Четыре шага к более эффективному управлению проектами
Успешное управление проектом требует знаний, подготовки и тщательно подобранного персонала. Для выполнения работы руководители должны точно определить круг требований как к своим подчиненным, так и к вышестоящему начальству. Предлагаем четыре шага, которые позволяют повысить эффективность управления проектами.
Три проблемы, стоящие перед офисом управления проектами
Офис управления проектами остается неотъемлемой частью любой успешной организации. С развитием новых технологий, когда компании стремятся внедрять все больше и больше инноваций, офис управления проектами также должен развиваться, чтобы сохранить свою ценность. Что же представляет собой офис управления проектами, и какую пользу он приносит компании?
Три основных требования к управлению креативными проектами
Если вы думаете, что управление творческими проектами и творческими коллективами ничем не отличается от управления проектами по разработке программного обеспечение и производственными бригадами, вы сильно ошибаетесь. В каждой группе есть свои особенности и уникальные проблемы, которые необходимо учитывать, если вы хотите стать хорошим лидером. Далее мы рассмотрим три важных требования, которые необходимо соблюсти для успешного руководства творческими проектами.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Лучшие советы по снижению рисков для менеджера строительных проектов
В ходе каждого строительного проекта возникают свои проблемы и сложности. Но эффективная система реализации проектов может помочь менеджерам, работающим в строительстве, устранить серьезные риски. Узнайте, как вам может помочь Wrike.
Ответы на 3 самых распространенных возражения противников облачных сервисов
Хотя современные инструменты организации труда необходимы для эффективной работы, сама мысль об управлении проектами с помощью облачных решений у многих вызывает отторжение. В результате некоторые руководители до сих пор требуют, чтобы управление проектами в их компаниях осуществлялось с помощью электронной почты и таблиц Excel (чего мы настоятельно не рекомендуем), или даже с помощью стикеров и лекционных досок. У достаточно многочисленных противников облачного ПО есть свои резоны. Но на каждый их аргумент найдется убедительное возражение. Давайте их рассмотрим. Аргументы противников облачных решений для управления проектами 1. «Управление проектами в облаке небезопасно». Все компании, предлагающие решения по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), прекрасно понимают, что не смогут привлечь корпоративных клиентов, не обеспечив безопасность на уровне мировых стандартов. Для поставщиков облачного ПО защита всех конфиденциальных данных, поступающих в системы управления проектами, всегда будет важнейшим приоритетом. На самом деле облачные инструменты гораздо безопаснее, чем программное обеспечение, установленное на сотнях компьютеров. Многим компаниям не по карману содержание высокооплачиваемых специалистов для защиты локального ПО, но поставщики облачных приложений с тысячами клиентов могут позволить себе нанять экспертов по информационной безопасности для защиты своих серверов. На этапе ознакомления попросите провайдера облачных услуг объяснить, как у него организован процесс обеспечения безопасности. Пусть он докажет, что ваши корпоративные данные будут надежно защищены от рисков и угроз. 2. «Перейти на облачное ПО — значит потерять контроль над собственными данными». Еще одно частое возражение касается кажущейся «потери контроля» над данными. Мы часто слышим: «Если мы начнем пользоваться облачным ПО, то перестанем контролировать собственную информацию — и можем всю ее потерять!» Чтобы этого не случилось, заключайте договора с теми поставщиками облачных услуг, чья репутация в отношении сохранности данных клиентов безупречна. Попросите, чтобы они изложили свой план действий в случае чрезвычайной ситуации. 3. «Облачное ПО для управления проектами слишком дорого, и его поддержка требует больших усилий». Этот довод — наследие тех далеких дней, когда развертывание, обновление и обслуживание локального ПО было весьма трудоемким процессом и проводилось штатной ИТ-командой. Однако на самом деле он неверен. Обслуживание облачных решений выполняют сами поставщики. Управление программным обеспечением осуществляется на их серверах, и поэтому пользователям не приходится ничего устанавливать на своих компьютерах или мобильных устройствах. Они просто получают доступ к программному обеспечению через веб-браузеры. Все обновления выполняются автоматически в фоновом режиме специалистами компании, которая предоставила вам решение для управления проектами. Поскольку программное обеспечение используется удаленно, вы полностью избавляетесь от расходов на его обслуживание. Фактически сейчас гораздо выгоднее выбрать облачное решение, а не локальное, требующее установки, обновлений, а иногда и целого ИТ-отдела, который будет выполнять все эти обновления. Вас это удивляет? Сравните цены и убедитесь сами. Если вы знаете другие популярные возражения по поводу использования облачных сервисов, поделитесь ими в комментариях.
Как создать канбан-доску в Wrike
Если вы уже работали со средствами управления задачами и пытались адаптировать рабочий процесс в этих системах под методы работы вашей команды, то вы должны знать, что далеко не все инструменты дают такую возможность. Однако в Wrike она реализована. Наши настраиваемые статусы — это уникальная функция Wrike Enterprise, позволяющая создавать рабочие процессы, идеально подходящие для вашей команды. В сочетании с возможностями панелей задач они могут дать вам полное представление о любом аспекте текущей работы. Мы покажем, как наилучшим образом организовать панели задач с помощью настраиваемых рабочих процессов, но сначала вспомним, что такое настраиваемые статусы. Что такое настраиваемые статусы? Настраиваемые статусы позволяют описать уникальные этапы рабочего процесса подробнее, чем с использованием статусов задач Wrike по умолчанию. Последовательность настраиваемых статусов, которую проходит каждая задача, формирует ваш настраиваемый рабочий процесс. Вы можете создавать отдельные рабочие процессы для каждой команды и назначать любой настраиваемый рабочий процесс в качестве стандартного для папок в вашем рабочем пространстве. Например, вы можете создать рабочий процесс для рекламы, где статусы будут меняться в следующем порядке: «Запланировано», «В процессе», «Внутренняя проверка», «Утверждение заказчиком» и, наконец, «Опубликовано». Как использовать настраиваемые статусы для создания виджетов? Создавая виджеты панелей задач на основе настраиваемых статусов, вы сможете в реальном времени следить за состоянием задач и процессов, требующих вашего внимания. Например, если на этапе «Утверждение заказчиком» часто возникают задержки, настройка виджета для отслеживания задач, имеющих такой статус, позволит предпринять нужные шаги еще до того, как возникнут проблемы. Пример панели задач с настраиваемыми статусами Вот как можно создать виджет панели задач на основе настраиваемого статуса: Перейдите к папке или проекту, данные по которым вы хотите отслеживать. В большинстве случаев это папка отдела или команды, которая содержит нужные вам задачи. Допустим, вам нужно создать панель для задач маркетингового отдела с настраиваемым статусом «Ожидает утверждения». Перейдите в главную папку маркетинга. Нажмите значок «Фильтры», чтобы открыть список фильтров на панели справа Найдите настраиваемый рабочий процесс с настраиваемым статусом «Ожидает утверждения» и выберите только этот статус. Вернитесь на центральную панель и нажмите кнопку «Меню» в виде трех точек. Нажмите «Добавить на панель задач», затем выберите панель, где следует разместить виджет. Назовите созданный виджет. Теперь на вашей панели задач есть виджет, показывающий все задачи со статусом «Ожидает утверждения». Его можно проверять каждый день, чтобы следить за задачами, выполнение которых затянулось. Примечание: если статус задачи меняется с «Ожидает утверждения» на какой-либо другой, она будет автоматически убрана из виджета. Создание канбан-доски с настраиваемыми статусами Добавляя на панель задач виджеты на основе статусов, вы можете создать собственную канбан-доску. Выполняйте шаги, указанные выше, чтобы создавать новые виджеты для каждого статуса в рабочем процессе. Затем разместите их на панели задач в нужном порядке с помощью перетаскивания. Также в одном виджете можно совместить разные настраиваемые статусы, чтобы отслеживать сразу несколько шагов рабочего процесса. Например, если вам нужно наблюдать за тремя основными этапами работы, виджеты можно организовать следующим образом: Виджет 1 — «НУЖНО СДЕЛАТЬ»: добавьте сюда все статусы, означающие, что работа еще не начата (например, «Идея», «Предложение», «В обсуждении», «Запланировано»). Виджет 2 — «В РАБОТЕ»: добавьте сюда все статусы, означающие, что работа уже идет (например, «В процессе», «В разработке», «Контроль качества», «Проверяется»), или разделите статусы по этапам, как вам будет удобно. Виджет 3 — «ГОТОВО»: добавьте сюда все статусы, означающие, что работа выполнена (например, «Готово», «Опубликовано», «Выпущено», «Завершено»). Выбирайте такие категории виджетов, которые подходят вам, наглядны и удобны. Например, вы можете создать отдельный виджет для задач, которые ожидают отклика от других групп в вашей компании (статус «Проверяется»). При изменении настраиваемого статуса задачи, например с «Запланировано» на «В процессе», задача будет перемещена в соответствующий виджет. За дополнительной помощью в создании канбан-доски для вашей команды обращайтесь к нашей команде поддержки: [email protected]. Дополнительная информация: Справка: настраиваемые статусы Видеоурок: как создавать настраиваемые виджеты панели задач Справка: создание виджетов панели задач Создание процесса утверждения в Wrike Хотите попробовать настраиваемые статусы и поля в деле? Настраиваемые статусы и поля доступны пользователям с подпиской Wrike Enterprise. Если вы еще не перешли на подписку Wrike Enterprise, начните бесплатный пробный период и испытайте эти функции. Остались вопросы или нужна помощь? Свяжитесь с нами по адресу [email protected].
Новый продукт: как наладить сотрудничество маркетологов и разработчиков
Запуск нового продукта — очень важный шаг, от успешности которого может зависеть будущее бизнеса. Для предотвращения ошибок, которые могут очень дорого обойтись, нужны объединенные усилия всех подразделений компании. Главным приоритетом становится эффективное сотрудничество, особенно между двумя ключевыми отделами: маркетинга и разработки. Разработчики должны прислушиваться к отзывам и пожеланиям пользователей, чтобы создать идеальное решение, а маркетологи — привлекать внимание клиентов, апеллируя к их потребностям. Однако скоординировать действия этих двух непохожих друг на друга групп может быть очень непросто. У них разные стили работы, приоритеты, а зачастую и способы взаимодействия с коллегами. Если же эти подразделения работают в разных зданиях, ситуация становится еще сложнее. Преодолеть коммуникационные проблемы поможет Wrike, сервис для организации совместной работы. Стирание границ между подразделениями Когда идет подготовка к выпуску нового продукта, и маркетологи, и разработчики трудятся, не покладая рук. Разработчики день и ночь добавляют новые функции, тестируют код и исправляют ошибки, а маркетологи без устали готовят материалы для рекламных кампаний и стараются получить точное и актуальное представление о конечном продукте. Подразделения обмениваются множеством электронных писем, пересылают файлы и проводят нескончаемые совещания, чтобы держать друг друга в курсе новостей, которые становятся неактуальными сразу же, как только совещание заканчивается. Полезная информация буквально тонет в массе сообщений, и сотрудники зря тратят время на работу с устаревшими данными до очередной планерки. Вы можете избавиться от этой суматошной гонки, предоставив своим маркетологам и разработчикам единое рабочее пространство, где они смогут организовать совместную деятельность в реальном времени без лишней траты времени и сил. Wrike позволяет видеть все, что делают коллеги и на каком этапе работы они находятся, без обмена электронной перепиской и долгих совещаний. Каждый сотрудник получит единую точку доступа к информации, ресурсам и нужным специалистам, и успешному запуску уже ничто не сможет помешать. Четыре способа скоординировать усилия ваших сотрудников 1. Общий доступ к настраиваемым панелям задач Для разработки продукции без нарушения сроков необходима четкая расстановка приоритетов. Создайте панель задач для запуска продукта и предоставьте доступ к ней всем участникам проекта. Она позволит очень легко следить за выполнением важных этапов работ и сразу видеть, кто за что отвечает. 2. Подзадачи Свяжите задачи, выполняемые разными отделами, чтобы лучше организовать работу обеих команд. Создайте подзадачу для выпуска пресс-релиза или брошюры, связанную с задачей разработки ключевой функции, чтобы ваши маркетологи были в курсе последних событий и могли в любой момент получить свежую информацию о ходе работ. Вы также можете воспользоваться интеграцией Zapier для Wrike, чтобы автоматически создавать новую задачу при добавлении заявки или уведомления о новом функционале в Jira. В результате маркетологи будут оперативно получать обновления и точные сведения без необходимости лишний раз отвлекать разработчиков. 3. @Упоминание групп пользователей Пользуйтесь @упоминаниями для мгновенной рассылки запросов, инструкций или отзывов отдельным сотрудникам или группам пользователей. Разработчик может @упомянуть весь отдел маркетинга, чтобы в считанные секунды предупредить его сотрудников о переносе сроков релиза или о добавлении новой важной функции. Все @упоминания и новые задания сохраняются в центре уведомлений каждого пользователя, которого они касаются, поэтому информация не затеряется. 4. Настраиваемые рабочие процессы У любой компании есть собственные оптимальные процессы, поэтому так важно пользоваться гибким инструментом, способным подстроиться под особенности каждого рабочего коллектива. Создавайте в Wrike настраиваемые рабочие процессы для задач и проектов, охватывающие все стадии жизненного цикла продукта: от начального этапа разработки до вывода на рынок. Разработчики могут передать результаты своей работы маркетологам буквально одним щелчком мыши, так как достаточно обновить задачу, чтобы перенести ее на следующую стадию рабочего процесса. Взаимодействие подразделений в Wrike Wrike упрощает совместную работу всех подразделений, что позволяет ускорить запуск продукции, сократить период от идеи до внедрения и укрепить позиции компании на рынке. Рабочее пространство для взаимодействия в режиме реального времени позволяет каждому сотруднику видеть, что делают другие, и координировать усилия для повышения эффективности и в конечном итоге для развития бизнеса в целом. Чтобы узнать, как раскрыть потенциал ваших сотрудников с помощью Wrike, начните с бесплатной пробной версии.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Как выполнять учебные проекты в срок с помощью временной шкалы Wrike
Если вы учитесь в вузе или аспирантуре, то наверняка знаете о нашей новой программе Wrike for Students. Мы готовы предоставить вам аккаунт Wrike для отслеживания всех заданий, коллективных проектов и отдельных задач совершенно бесплатно — просто потому, что вам и так приходится платить за учебу. У студенческих проектов, особенно коллективных, есть свои уникальные особенности. Вам необходимо научиться эффективно сотрудничать, и эта задача оказывается еще сложнее, если вы не можете ежедневно встречаться. Использование временной шкалы Wrike — один из способов, позволяющих выполнять все ваши задания в срок. Организация коллективного проекта Для начала создайте в Wrike новый проект и предоставьте доступ к нему всем участникам команды. В рамках проекта создайте отдельные задачи для каждого шага, ведущего к достижению конечной цели. Назначьте ответственных за выполнение задач в аккаунте Wrike и укажите продолжительность и срок завершения каждой задачи. Например, если вам нужно совместно написать отчет и вы хотите закончить первичный сбор информации за полтора месяца до сдачи, установите срок выполнения для задачи «Завершить первичный сбор информации» на полтора месяца раньше, чем для задачи «Распечатать и сдать финальную версию отчета». Просмотр календарного плана работ с помощью временной шкалы После создания коллективного проекта в Wrike, фиксации сроков выполнения и раздачи заданий все участники команды смогут отслеживать ход работ по проекту на временной шкале Wrike. На ней отображаются уже выполненные задачи (зеленым цветом), просроченные (красные) и те, для которых срок завершения еще не наступил (синие). Фиксация ключевых дат в виде вех Любую дату в проекте, которую невозможно изменить, следует зафиксировать в виде вехи. Пример такой вехи — окончательный срок сдачи, указанный преподавателем, или дата защиты. Дата вехи не будет автоматически сдвигаться при переносе сроков остальных задач. Создание зависимостей для автоматического переноса сроков задач Если в вашем проекте есть цепочка задач, которые зависят друг от друга (например, вы не можете начать задачу «Написать черновик отчета», пока не закончите задачу «Завершить первичный сбор информации»), настройте зависимости на временной шкале. Всего есть четыре типа зависимостей: Нельзя начать задачу Б, пока не выполнена задача А. (Это наиболее распространенный сценарий.) Нельзя начать задачу Б, пока не начата задача А. Нельзя выполнить задачу Б, пока не выполнена задача А. Нельзя выполнить задачу Б, пока не начата задача А. Если вы свяжете все задачи с помощью зависимостей, перетаскивание любой из них на временной шкале автоматически перестроит весь график проекта (за исключением вех). Эта возможность оказывается очень полезной, если работа затягивается или, напротив, выполняется с опережением. Стоит вам передвинуть одну из задач на три дня вперед или назад, и все зависимые задачи тоже сдвинутся. Добавление пропущенных задач в график работ Если вы организовали проект, но пропустили в нем важный этап, вы можете создать новую задачу прямо на временной шкале и сразу же задать срок выполнения и настроить зависимости. Затем можно будет открыть новую задачу, нажав на нее, и назначить ее участнику команды. Дополнительная информация об использовании Wrike для выполнения студенческих проектов Узнать больше о возможностях использования Wrike для выполнения студенческих проектов вы можете из Подробного руководства по использованию онлайн-инструмента Wrike для создания диаграмм Ганта. Если вы учитесь в вузе и хотите использовать Wrike для выполнения учебных заданий, напишите на [email protected], чтобы создать бесплатный студенческий аккаунт.
В чем преимущества каскадной методологии управления проектами?
Когда руководители планируют рабочие процессы для отделов разработки программного обеспечения и других подразделений, каскадная методология управления проектами и Agile-методология оказываются в числе наиболее популярных подходов. Но, прежде чем сделать выбор между этими двумя моделями, руководителям надо хорошо понимать преимущества каждой из них. Используя подходящую методологию и располагая программным решением для организации работы, руководители получают возможность успешно выполнять проекты и действовать в соответствии со стратегическими целями компании. Проведя определенные исследования, вы можете решить, является ли каскадная модель наиболее оптимальной. Понятие о каскадной методологии управления проектами Суть каскадной модели, впервые описанной в 1970 году, понятна по ее названию. В соответствии с этой концепцией проект выполняется последовательно, и каждый из этапов ведет к следующему. Хотя существует множество модифицированных версий, базовая модель делится на серии из шести этапов. В качестве примера давайте рассмотрим проект разработки программного обеспечения. Каскадное управление проектом начинается с этапа определения требований или составления списка предполагаемых функций и характеристик системы. Разработчики создают архитектуру программного обеспечения на этапе проектирования. Далее идет этап реализации, в ходе которого осуществляется разработка и интеграция ПО. На этапе тестирования и отладки команда находит и исправляет ошибки. Далее идет этап установки, в ходе которого выполняется развертывание программного продукта. Последняя фаза — сопровождение, предусматривающая поддержку нормального функционирования программного продукта. Каскадная модель возникла в таких отраслях, как строительство и производство, где используются жесткие рабочие процессы. Этот подход направлен на создание финального продукта с наилучшим качеством без необходимости в улучшениях и обновлениях после завершения проекта. Поскольку современные технологии делают целесообразным внедрение более гибких методологий, становятся популярными другие способы разработки ПО и создания различной продукции, но каскадная методология по-прежнему применяется очень широко. Основы управления рабочими процессами с использованием Agile-методологии Использование Agile-методологии позволяет создать структуру построения систем, предусматривающую большие возможности для взаимодействия, пользовательских настроек и частых обновлений. Одной из первых таких методологий был скрам, разработанный в 1986 году и воплощающий в себе концепцию гибких требований. Подразумевается, что в реальности потребности и ожидания клиента в отношении программного обеспечения могут измениться по сравнению с тем, что планировалось изначально, поскольку после релиза перед ним могут встать новые задачи. Именно на такие случаи и рассчитана эта методология, способная благодаря своей гибкости отвечать на изменившиеся потребности клиента. При использовании Agile-методологии работа команды осуществляется краткими циклами (спринтами), что позволяет вносить постоянные улучшения. В основе такой концепции разработки лежат следующие основные принципы: Главным приоритетом команды является удовлетворенность клиента, достигаемая за счет быстрого и стабильного создания продукции или оказания услуг. Разработчики тесно сотрудничают с другими заинтересованными лицами. Участники команды должны быть настроены на достижение наилучших результатов и обеспечены всеми необходимыми инструментами и ресурсами. Все направлено на техническое развитие и упрощение конструкции. Разработка осуществляется в постоянном и неменяющемся темпе. Команды добиваются наилучших результатов благодаря самоорганизации, а также должны постоянно улучшать рабочие процессы для максимального повышения эффективности. Такой подход к процессу разработки помог оптимизировать работу многих компаний-разработчиков программного обеспечения. А также он пользуется популярностью и в других отраслях, например в финансовой, маркетинговой и образовательной сфере. Выбор правильного подхода Проведя сравнительную оценку Agile-методологии и каскадной методологии управления проектами, вы убедитесь, что каждая из них имеет свои достоинства и недостатки. В то время как использование Agile-методологии позволяет разрабатывать новые функции с более высокой скоростью, каждое изменение требует определенных временных затрат на исправление ошибок. При более строгом каскадном процессе новые версии выпускаются в более завершенном виде, что теоретически упрощает планирование денежных, временных и трудовых затрат на выполнение проекта. Если судить с точки зрения клиента, то постоянный процесс разработки с использованием Agile-методологии приводит к постоянному улучшению имеющегося продукта и позволяет использовать новые модели доставки, например ежемесячную подписку. При каскадной разработке возможности для появления новых продуктов и инноваций ограничены, но простое ожидание очередной версии может вызвать у потребителей радостное предвкушение. К тому же команды, использующие каскадную методологию, ориентированы на удовлетворение требований клиентов и повышение качества обслуживания, а не на создание возможностей для инноваций. Используйте инструмент, позволяющий применять как каскадную, так и Agile-методологию Wrike, мощное решение для управления проектами, позволяет руководителям применять медоды, наилучшим образом подходящие для достижения их целей. Настраивайте каскадные рабочие процессы с помощью диаграмм Ганта, или настраивайте Agile-процессы с помощью панелей задач и настраиваемых рабочих процессов. Какой бы метод вы ни выбрали, вы сможете отслеживать прогресс с помощью временной шкалы проекта, взаимодействовать с участниками команды и заинтересованными лицами и легко обмениваться важной информацией и документами.
Создание процесса утверждения в Wrike
Некоторые бизнес-элементы остаются неизменными независимо от типа и рода деятельности организаций. К ним можно отнести системы обмена электронной почтой и организации собраний. Однако такому важному элементу, как процесс утверждения, зачастую уделяется незаслуженно мало внимания. Документы, отчеты о результатах, запросы на закупку и т. д. проходят через процесс утверждения, в рамках которого проверяется их соответствие требованиям и рекомендациям политик для сотрудников и клиентов, которых придерживается компания. Если этот процесс не организован должным образом, могут возникать существенные проблемы. По данным нашего недавнего исследования, посвященного организации труда, 49% сотрудников считают ожидание ответа на их запросы одним из наиболее серьезных факторов, ухудшающих производительность. Наличие продуманного процесса утверждения позволяет эффективно отслеживать состояние проекта, а также контролировать текущий статус своих запросов. В этой публикации мы расскажем о том, как быстро и легко построить процесс утверждения в Wrike. 1. Разбейте весь процесс на отдельные этапы При создании процесса перечислите все его этапы. Выделите те этапы, которые являются обязательными, и те, которые можно исключить в целях оптимизации. Например, цикл утверждения документа может включать в себя такие этапы, как «Первоначальный проект», «В разработке», «На проверке», «Отправлено на утверждение», «Утверждено» и «Завершено». В некоторых случаях к ним могут добавляться этапы «Приостановлено», «Отменено» и «Отложено». Оцените необходимость всех этих этапов процесса утверждения. 2. Разработайте собственный рабочий процесс Одной из самых популярных возможностей Wrike являются настраиваемые статусы. С их помощью вы можете сэкономить много времени, с первого взгляда определяя статус конкретной задачи. Итак, после определения этапов процесса утверждения самое время добавить в него настраиваемые статусы. Помните, что следует использовать только имеющие практическую ценность статусы. Например, «Отправлено на утверждение» — это, скорее этап, чем необходимый статус. Мы рекомендуем использовать следующие статусы как один из возможных вариантов: «Рассматривается». «В разработке. «На проверке. «Утверждено». «Завершено». «Приостановлено». «Отложено». «Отменено». 3. Настройте панель задач На заключительном этапе следует настроить панель задач, в которой вы сможете в любой момент времени легко отслеживать состояние любого проекта. С ее помощью вы сможете распределять проекты по категориям в зависимости от их статуса. Допустим, вы хотите настроить панель задач для проектов, которые должны быть утверждены вице-президентом вашей компании. Присвойте панели соответствующее название и создайте виджеты «Ожидается утверждение» и «Утверждено». В первый из них можно добавить все проекты со статусом «На проверке», которые требуют внимания вице-президента. После того как вице-президент изменяет статус проекта, мгновенно перемещается в соответствующий виджет, благодаря чему вы всегда будете видеть актуальный статус любого элемента. Процессы утверждения применяются практически во всех компаниях. Их неправильная организация может привести к заметной потере производительности. Чтобы протестировать процессы утверждения, воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike. Как вы настроили собственный процесс утверждения в Wrike? Опишите свой рабочий процесс в разделе комментариев.
Повышение уровня безопасности при управлении совместной работой
Об очередных утечках информации мы слышим чуть ли не каждый день. По данным недавнего отчета некоммерческой организации Identity Theft Resource Center и компании CyberScout, занимающейся вопросами безопасности и конфиденциальности, за 2018 год в США было заявлено о 1244 утечках информации. Хотя эта цифра ниже рекорда, установленного в 2017 году (более 1600 инцидентов), число записей, раскрывающих конфиденциальную информацию, возросло на 126%. И это без учета 1,26 млрд разглашенных записей, которые не были конфиденциальными. Чем больше генерируется данных и чем большее число компаний начинает вести свою деятельность в цифровом пространстве, тем более масштабными становятся такие утечки. Прежде всего, организации должны думать о повышении уровня безопасности. Баланс между гибкостью и безопасностью в облаке Из-за стремления сохранить контроль и избежать утечек данных некоторые компании отказываются внедрять облачные приложения от сторонних производителей, выбирая взамен локальные решения. Таким образом, они теряют возможность использовать преимущества быстрых и новаторских облачных приложений, позволяющих решать проблемы масштабирования, обновления программного обеспечения, мобильной связи и так далее. В эпоху мобильных устройств, удаленно работающих специалистов, клиентов, желающих получать круглосуточное обслуживание, облачное программное обеспечение становится необходимым условием для сохранения конкурентоспособности — даже для самых консервативных предприятий и отраслей. И хотя быстроразвивающиеся и способные к адаптации малые предприятия обычно предъявляют гораздо менее строгие требования к безопасности в сравнении с крупными корпорациями, компании всех размеров должны быть одинаково озабочены растущим уровнем рисков. Как ни странно, гибкость и безопасность — вовсе не взаимоисключающие понятия. Компания должна понять что обеспечение безопасности — это постоянная и непрерывная работа. И тогда можно будет предпринять необходимые шаги для защиты своих данных, снижения текущего уровня рисков и прогнозирования будущих угроз. Именно поэтому компания Wrike всегда была сконцентрирована на безопасности в сфере управления совместной работой. Защита данных остается для нас главным приоритетом, пока мы расширяем нашу базу корпоративных клиентов, выходим на новые рынки и осваиваем новые направления. Защита сферы управления совместной работой и повышение уровня безопасности Более 250 тысяч организаций внедрили решения для управления совместной работой. Многие поставщики уделяют особое внимание устранению проблем, связанных с низкой производительностью, неэффективной совместной работой и несогласованными рабочими процессами. Удовлетворение уникальных для данной компании потребностей в безопасности должно оставаться для них первостепенной целью. Например, рассмотрение вопроса об управлении увеличивающимся объемов данных. Wrike не ограничивается соблюдением минимальных отраслевых требований безопасности для предприятия. Безопасность всегда была для нас краеугольным камнем. Мы постоянно выходим за рамки решения проблем, связанных с совместной работой и управлением рабочими процессами. Мы понимаем, что лучшие решения для управления совместной работой должны предлагать пользователям не только безопасность и контроль, но также удобство и прозрачность. Наши клиенты хотят хотят работать сообща, но в то же время им нужна защита — от внешних и от внутренних угроз, как случайных, так и злонамеренных. Поэтому мы так стремимся учитывать эту двойственность при разработке новых функций и продуктов для платформы Wrike. Представляем новые настройки безопасности корпоративного уровня Стратегия безопасности Wrike включает в себя комплексный подход, охватывающий вопросы физической и сетевой безопасности, безопасности систем и приложений, а также проблемы, связанные с человеческим фактором. Вот наши новые функции безопасности: Wrike Lock — дополнение, которое позволяет клиентам самостоятельно управлять ключами шифрования для данных Wrike, а также контролировать и проверять доступ к данным, даже если данные хранятся в облаке. Поддержка интеграции с CASB позволит клиентам использовать выбранное предложение CASB для обязательного применения корпоративных политик безопасности к данным Wrike, чтобы легко отслеживать необычные действия пользователей и улучшить защиту хранящихся в облаке данных. Настройка ролей доступа обеспечит более высокий уровень конфиденциальности и целостности контента благодаря возможности создавать роли с уникальными наборами разрешений, позволяющими удовлетворить различные требования к предоставлению доступа. Отчеты о доступе позволяют быстро и легко увидеть, какие пользователи имеют доступ к тем или иным папкам, проектам и задачам, а также какое количество задач с вложениями отдано на проверку внешним гостевым пользователям. Выборочное предоставление доступа позволяет настроить папки и проекты таким образом, чтобы они не наследовали настройки доступа от родительских папок или проектов. За счет этого расширяются возможности управления доступом к определенным подпапкам и подпроектам. Новый интерфейс доступа делает изменение настроек доступа более простым и интуитивно-понятным, расширяет возможности пользователей и позволяет им лучше контролировать доступ к объектам в Wrike. Новая антивирусная программа будет сканировать файлы на наличие вирусов перед загрузкой в Wrike, чтобы лучше защитить устройство пользователя и снизить риск загрузки или выгрузки зараженных файлов в/из Wrike. Эта функция станет доступна во втором полугодии 2019 года. Компания Wrike только что прошла сертификацию ISO 27001:2013 в Британском институте стандартов (BSI). Сертификация ISO/IEC 27001:2013 означает, что Wrike использует полную сквозную инфраструктуру защиты, основанный на оценке риска подход к управлению информационной безопасностью, а также зрелую и надежную стратегию безопасности. ISO/IEC 27001 — наиболее уважаемый и единственный международно признанный стандарт для создания и сертификации системы управления информационной безопасностью (СУИБ). Он формулирует набор требований к СУИБ и создает системный, основанный на управлении рисками подход к людям, процессам и ИТ-системам для защиты конфиденциальной информации компании. Выход на новый уровень В современном цифровом мире стоит вам только поверить в свою безопасность, как вы сразу же становитесь уязвимым перед атакой или кражей данных. И не важно, какого размера ваша компания. Сертификация Wrike по стандарту ISO, дополнение Wrike Lock и все наши новые и будущие функции безопасности демонстрируют наше стремление сделать Wrike самой безопасной платформой управления рабочими процессами. По мере того как проблема угроз безопасности становится все острее, а риски — все выше, Wrike продолжает повышать уровень безопасности своих услуг и ужесточать стандарты в сфере управления совместной работой. Более подробную информацию о методиках обеспечения безопасности Wrike вы можете получить на странице «Безопасность». Также мы опубликовали пресс-релиз.
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Три способа создания календаря проектов
Если вы пытаетесь составить календарь проектов на следующий месяц или год, возможно, вам стоит задуматься о поиске наилучшего метода. Поскольку вы уже переросли классический (но неэффективный) подход, предусматривающий использование ручки, линейки и бумаги, предлагаем три способа составить календарь проекта (в Excel, Google календаре и Wrike), которые могут рассматривать ваши сотрудники на совещании, посвященном планированию проекта. Какой же из этих трех способов подходит для вашей команды? 1. Электронная таблица Excel: самый привычный инструмент, самый неэффективный календарь проектов Microsoft Office — один из первых пакетов программ, с которым знакомятся начинающие пользователи компьютеров. Именно поэтому Excel используется везде, где можно представить данные в виде таблицы, в том числе при создании календарных графиков. В Excel даже есть готовый шаблон календаря, так что вам не придется тратить время на подготовку, и вы сможете сразу приступить к планированию. (Изображенный выше календарь — это один из примеров готового шаблона Excel.) Если вы используете электронную таблицу Excel для составления календаря проектов, у участников вашей команды, скорее всего, не возникнет проблем с открытием и редактированием этого документа. Но хоть Excel и является «родным» офисным инструментом, совместная работа над календарем проекта с его помощью оказывается наименее эффективной. После того, как вы введете вехи, вам придется искать лучший способ открыть общий доступ к файлу и совместно его редактировать. Если вы перешлете этот документ по электронной почте, он может очень легко затеряться в бездонной папке «Входящие» вашего коллеги. Платформы обмена файлами, такие как Google Drive, Dropbox или Box, позволят вашим сотрудникам загружать обновленные версии календаря независимо друг от друга, и это значит, что все эти версии впоследствии нужно будет объединять. Это очень утомительная обязанность для руководителя группы. Excel прекрасно подходит для создания финальных версий календаря, но не может служить эффективной платформой для совместного планирования проектов. 2. Google Календарь: знакомый инструмент, относительно удобный метод Решением для команд, желающих совместно планировать проекты и делать это в режиме реального времени, может стать такой онлайн-инструмент, как Google Календарь. В статье на сайте Betteri.ru описано, как управлять графиками проектов с помощью Google Календаря. Воспользовавшись возможностью Google Календаря создавать множество календарей и выбирать любой из них для просмотра, вы можете организовать свои календари одним из двух способов: 1. По исполнителю. Создайте по отдельному календарю для каждого участника команды и вносите их вехи-задачи в их персональные календари. Руководитель группы сможет следить за рабочей загрузкой каждого участника или нескольких участников команды, чтобы видеть приближающиеся сроки. 2. По проекту. Создайте отдельный календарь для каждого крупного проекта, над которым работает ваша команда, и вводите в него сроки выполнения задач и вехи. Вы сможете сравнивать графики различных проектов, чтобы видеть, когда необходимо перераспределить работу для оптимизации загрузки по другим проектам. Google Календарь — гораздо более эффективный метод для совместного планирования проектов, но по-прежнему не идеальный. В отличие от электронных таблиц Excel, Google Календарь позволяет всем участникам команды одновременно получать доступ к задачам и редактировать их, и вам не придется беспокоиться об управлении версиями. Ограничения Google Календаря проявляются, когда вам приходится углубляться в детали планирования проектов — отмечать, какие задачи зависят от других задач, и искать места и причины возникновения затруднений при работе над проектом. 3. Диаграмма Ганта: самый непривычный инструмент, самый эффективный метод Диаграммы Ганта — необходимый инструмент для руководителей и команд, желающих получать подробную информацию о своих проектах. Самые эффективные диаграммы Ганта — это онлайн-инструменты со встроенными возможностями автоматизации. Они позволяют настраивать все задачи и вехи проекта в режиме реального времени, что помогает совместно планировать график проекта. Диаграмма Ганта также позволяет отображать продолжительность задач, устанавливать зависимости, отмечать исполнителей и сравнивать ход выполнения проекта с критическим путем проекта, чтобы видеть' отставания от графика. Также вы можете следить за несколькими проектами на одной и той же диаграмме Ганта, чтобы видеть, как они согласуются. Поскольку этот инструмент мало знаком сотрудникам, которые не являются менеджерами проектов, участникам вашей команды может понадобиться некоторое время, чтобы привыкнуть к нему. Но такие диаграммы специально предназначены для планирования проектов и поэтому представляют собой наиболее эффективный способ составления календаря проектов. Ограничения, с которыми сталкиваются многие команды при использовании Excel и Google Календаря, не свойственны диаграммам Ганта. Как только вы научитесь ими пользоваться, вы поймете, что это самый эффективный способ составления календаря проектов. А как планирует проекты ваша команда? Диаграмма Ганта — это лучший способ составить календарь на 2018 год, но используют ее довольно редко. Если вы хотите больше узнать об использовании диаграмм Ганта для упрощения планирования проектов, поработайте с интерактивными диаграммами Ганта в бесплатной пробной версии Wrike. Хотите отслеживать ход работы с помощью лучшего инструмента для управления проектами? Попробуйте бесплатную версию Wrike! Связанные статьи:• Подробное руководство по созданию диаграмм Ганта в Wrike• Диаграмма Ганта — важнейший инструмент для управления проектами (инфографика)
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.
Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: планирование проектов (часть 2 из 5)
Как одному из руководителей компании, продающей решения для управления проектами, мне приходится выслушивать множество интересных историй от клиентов, инвесторов и кураторов. Я хочу поделиться с вами некоторыми из них и надеюсь, что они помогут вам улучшить ваши управленческие навыки. Эта статья — вторая в серии под общим названием «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами». Прежде чем приступить к чтению, рекомендуем ознакомиться с первой статьей: «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: чрезмерный контроль (часть 1 из 5)». Ошибка №2. Недостаточно серьезный подход к планированию проектов Часто возникает сильное искушение не углубляться в планирование, а сразу же приступить к выполнению. В компании, где каждый проект должен вносить свой вклад в общую прибыль, такой шапкозакидательский подход может привести к провалу. Помните: чаще всего проекты срываются потому, что не выполняется план проекта. Если плана не существует, или он не используется, неполон, устарел или плохо составлен, это неизбежно приводит к ошибкам в ходе реализации проекта. Большинство ошибок при управлении проектами возникают из-за отсутствия эффективного и свежего плана. Если вы не можете вовремя обновлять планы проектов, значит, вы не можете отслеживать проекты и влиять на ход их выполнения. Кроме того, вы будете тратить лишнее время и даже выбьетесь из бюджета. В результате участники команды начнут задерживать выполнение задач. И все это в итоге отразится на фактической дате сдачи проекта. Выигрышная стратегия №2. Составляйте реалистичные планы и вовремя их обновляйте Что же нужно сделать, чтобы план проекта всегда был реалистичным и актуальным? Вот три главных правила: Проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте Если вы хотите, чтобы все ваши проекты были выполнены вовремя и в рамках бюджета, очень важно ежедневно отслеживать ход работ по каждому из проектов. А участники вашей команды должны стремиться к достижению целей проекта и соблюдению графика. Для этого необходимо регулярно проверять и обновлять планы, а иначе они будут бесполезны. План проекта должен быть гибким Когда вы управляете несколькими проектами одновременно, нужно уметь мгновенно реагировать на неожиданные изменения и вносить соответствующие поправки в план проекта. Это избавит вас от последствий нарушения первоначального графика. Держите всю информацию под рукой Для успешного выполнения проектов необходимо, чтобы вы могли сразу находить всю нужную информацию и быстро реагировать на изменения в проектах. Не позволяйте ценным сведениям быть похороненными в груде не связанных между собой файлов! Объедините все данные и держите все относящиеся к проекту файлы в едином хранилище. Позаботьтесь, чтобы доступ к этим файлам был открыт всем соответствующим сотрудникам. Когда вся информация находится у вас под рукой, вы всегда будете знать, на какой стадии выполнения находится тот или иной проект в данный момент времени.