Посты, Управление проектами

Четыре шага к успешному спонсированию проекта

new-biz-passing-torch-02

Спонсирование проекта — это важнейший фактор в достижении успеха [1]. Но на практике полноценную поддержку спонсоров получают менее двух третей всех проектов [2]. При этом по статистике вовремя, без превышения бюджета и в полном соответствии с требованиями и спецификациями выполняются менее 40% всех проектов [3], а это значит, что потребность в хороших спонсорах высока как никогда.

Как обеспечить эффективную спонсорскую поддержку?

1. Убедитесь, что спонсоры понимают, насколько важна их роль для успешного завершения проекта.

Срывы проектов обходятся компаниям в 109 млн долларов на каждый инвестированный миллиард [2]. Так что показывайте руководителям и спонсорам статистику — конкретные суммы и цифры — чтобы убедить их в том, что они обязаны играть активную роль в управлении проектом, а не пассивно наблюдать за стараниями менеджеров.

2. Разъясните спонсорам проекта их функции и обязанности.

Спонсор проекта, особенно если он впервые выполняет эту роль, может не вполне понимать, в чем состоит его задача и какие отношения ему необходимо поддерживать с менеджером проекта. А если он этого не понимает, то и и не сможет делать то, что от него требуется. Как утверждает Рон Розенхед (Ron Rosenhead), спонсор проекта должен отслеживать его выполнение, содействовать в решении проблем и обеспечивать поддержку проекта со стороны других руководителей, служа связующим звеном между менеджером проекта и вышестоящим начальством. Хороший спонсор помогает оперативному принятию решений и получению нужных ресурсов, чтобы менеджеру проекта не приходилось сталкиваться с препятствиями на каждом шагу. Но при этом спонсор проекта должен всегда сохранять объективность суждений и понимать, как конкретный проект согласуется с более крупными бизнес-целями и стратегией компании.

3. Регулярно проводите совещания со спонсорами и как можно раньше обеспечьте эффективный обмен информацией.

Секрет успешных взаимоотношений спонсора и менеджера проекта прост: главное здесь — взаимная информированность. С самого начала работ по проекту установите график регулярных совещаний, будь то раз в неделю, дважды в месяц или ежемесячно. На первом совещании обсудите цели проекта и все, что необходимо каждому из вас для достижения этих целей. Воспользуйтесь контрольным списком по спонсированию проекта, чтобы выстроить обсуждение и точно выяснить, чего вы ожидаете друг от друга.

4. Помогите спонсорам проекта получить организационную поддержку.

85% руководителей организаций, принявших участие в исследовании Питера Тейлора (Peter Taylor), заявили, что у них есть спонсоры проектов. При этом 83% опрошенных признались, что не делают ничего для поддержки, обучения или информирования таких спонсоров [4]. В результате роль спонсора проекта оказывается чисто номинальной — сами спонсоры не понимают, насколько она важна, и не знают, в чем должен заключаться их вклад в успешное выполнение проекта. Для начинающих спонсоров проектов (в отличие от менеджеров) существует очень мало внешних ресурсов с информацией о наиболее эффективных методиках спонсирования. Спонсирование проектов, включающее в себя постоянное обучение и активный подход к обмену эффективными методиками и знаниями, должно стать в организации одним из главных приоритетов. Поэтому, отчитываясь об успешном выполнении проектов, обязательно подчеркивайте вклад спонсоров и напоминайте о том, что эффективная подготовка спонсоров для новых проектов отвечает интересам всей организации.

Советы по взаимодействию с «трудными» спонсорами

Если спонсор вашего проекта слишком занят, не успевает отслеживать меняющиеся бизнес-цели или просто не считает ваш проект приоритетным, попробуйте наладить с ним взаимоотношения, воспользовавшись этими советами:

  • Обсуждайте возможные последствия для проекта. Скажите спонсору: «Это действие (или бездействие) приведет к такому-то результату. А такие варианты действий помогут исправить положение». При обсуждении исходите из того, что вы оба стремитесь к успешному выполнению проекта, и сосредоточьтесь на том, что можно сделать сообща для достижения совместной цели.
  • Дайте спонсору понять, что именно от него зависит, получите ли вы поддержку высшего руководства, достаточные ресурсы и т. д., и следовательно, он отвечает за успех проекта в той же степени, что и вы.
  • Учитывайте мнение начальства. Вы сможете заручиться помощью и поддержкой вашего спонсора, если будете знать, чего на самом деле хочет его начальник. Напоминайте спонсору о том, что ваше эффективное сотрудничество поможет ему завоевать расположение высшего руководства.

Если вы готовы поделиться своим опытом с коллегами в комментариях, мы будем только рады.

Источники: 
1. «Executive Sponsor Engagement: Top Driver of Project and Program Success», PMI, 2014 г.
7. SensiblePM.com, «Strategies for Project Sponsorship» — #PMHangout21
comments powered by Disqus