TGI Fridays повысил количество и качество выполнения стратегических проектов за счет слаженной работы разных отделов

Мередит Сэлден

Директор по интеграции процессов

Кимберли Отт

Руководитель проектов по обновлению меню

TGI Fridays — знаменитая сеть ресторанов, насчитывающая более 900 заведений в 60 странах. Слоган компании, в которой работают больше 74 000 человек: «Здесь у нас всегда пятница».

Их история

Американская сеть TGI Friday's запускает все больше стратегических проектов силами маркетинговой команды и совместной работы нескольких отделов.

Занимается этими проектами большая команда сотрудников из отделов маркетинга, стратегических операций, развития, финансов, снабжения и ИТ, и число задач, которые они выполняют в рамках каждого проекта, может доходить до нескольких сотен. Поскольку основной результат — это печатная продукция, распространяемая по ресторанам сети, для ее создания с учетом сроков и бюджета требуется значительное время. Успешность проектов, таких как запуск нового меню, определяется по росту показателей продаж и по таким операционным критериям, как отсутствие необходимости в дополнительной печати тиража в будущем.

До внедрения Wrike управление проектами велось с помощью шаблонов Word и Excel и электронной почты. «Пытаться справиться со всеми деталями в Excel — почти невыполнимая задача, — рассказывает Мередит Сэлден, директор по интеграции процессов. — В какой-то момент мне приходилось работать с пятнадцатью таблицами в одном файле, но я понять не могла, как проекты накладываются друг на друга и каковы их критические пути». «Подробности терялись в переписке. Мы или не могли найти последние версии файлов, или оказывалось, что они уже устарели», — вспоминает Кимберли Отт, руководитель проектов по обновлению меню.

Сэлден и ее команда сравнили Wrike со Smartsheet и JIRA и в итоге решили отдать предпочтение именно Wrike. «Wrike мне понравился больше всего, потому что его интерфейс показался мне самым понятным. Я протестировала его с десятью сотрудниками из нашей проектной команды», — рассказывает Сэлден.

Company story photo/image
«Это как небо и земля. Мы получили возможность управлять зависимостями задач на временной шкале, определять критические пути, делать скриншоты временной шкалы и показывать их заказчикам проектов, чтобы они всегда были в курсе дел».

Мередит Сэлден

Директор по интеграции процессов

Wrike выводит работу на новый уровень. Нам с трудом удавалось отслеживать детали каждой задачи, чтобы знать наверняка, что все будет готово к моменту запуска. Но с Wrike мы смогли более точно контролировать ход проекта, и это привело к снижению затрат.

Мередит Сэлден

Директор по интеграции процессов

Их победа

Сэлден и Отт разработали поэтапный план развертывания Wrike и последовательно внедрили его в одном отделе за другим.

«Я постаралась вовлечь в тестирование некоторых авторитетных и влиятельных пользователей, чтобы сразу заручиться их поддержкой, — рассказывает Сэлден. — Я провела тренинги во всех отделах. Даже составила презентацию и показала всем, как я хочу использовать новое решение, чтобы перевести наши процессы на новые рельсы. После внедрения я ежедневно или еженедельно помогала тем, кто не сразу смог разобраться в работе с Wrike». Среди первых сотрудников, прошедших тренинг, были специалисты из ИТ-отдела и отдела обучения и повышения квалификации. Они быстрее освоили новый продукт, так как уже имели опыт работы с системами для управления проектами и для обмена файлами (такими как JIRA и Basecamp).

Оптимизация запуска новых продуктов и достижение результатов

Сэлден и Отт использовали Wrike, чтобы оптимизировать сложные процессы внедрения новых позиций в меню. Обычно такие проекты требуют участия команды из 30 человек из различных отделов и влияют более чем на 900 ресторанов. Чтобы быть уверенной, что все детали проекта учтены, назначены к исполнению и запланированы, Сэлден создала шаблоны проектов. «Польза от них в основном связана с качеством внедрения, — объясняет Отт. — Wrike выводит работу на новый уровень. Нам с трудом удавалось отслеживать детали каждой задачи, чтобы знать наверняка, что все будет готово к моменту запуска. Но с Wrike мы смогли более точно контролировать ход проекта, и это привело к снижению затрат».

Благодаря повышению скорости работы и снижению административной нагрузки после внедрения Wrike команда TGI Fridays смогла увеличить количество стратегических проектов в параллельной работе примерно на треть, не нанимая новых сотрудников.

Наш успех стал успехом для всех местных ресторанов. «Наша задача — упростить жизнь работникам ресторанов. Если мы не выполним свою работу в срок, они перестанут нам доверять», — говорит Отт. «За последние полгода мы получаем все больше положительных откликов из ресторанов сети. Их сотрудники говорят, что мы стали больше о них думать. Наша реакция на их запросы стала быстрее и качественнее, — добавляет Сэлден. — Они сами вызываются участвовать в эксперименте. Многие рестораны активно выражают свое согласие на участие в таких проектах. А если этого хочет подавляющее большинство франшизополучателей, то их примеру могут последовать и все остальные».

«Мы намерены использовать Wrike не только в маркетинговых, но и во всех проектах на территории США, — рассказывает Сэлден, — чтобы любой отдел мог применять Wrike для выполнения проектов. Это поможет нам лучше прогнозировать использование ресурсов, чтобы выявлять все узкие места и вовремя их устранять».

Company story photo/image

Прозрачность проектов для топ-менеджеров и руководителей

Отчеты и панели задач помогают сообщить руководителям и другим отделам информацию о текущем статусе проекта. «Мы решили перенести всю информацию в Wrike, — говорит Сэлден. — Мы открываем доступ руководителям к показателям эффективности, в том числе к спискам всех выполненных и просроченных задач. В режиме просмотра аналитики мы создаем настраиваемую сводку по всем папкам верхнего уровня. Эти данные очень важны для эффективности нашей работы и настроены таким образом, чтобы охватывать деятельность нескольких команд. Мы делаем это для проектов, связанных с брендами, и включаем информацию по ИТ, финансовому и интернет-департаментам. Также мы отслеживаем все просроченные задачи на конкретную дату. Это помогает нам определить объем загрузки и количество просроченных задач».

Быстрая адаптация новых сотрудников

Благодаря Wrike новые сотрудники могут быстрее разобраться в тонкостях совместных проектов. «Нам стало проще вводить в курс дела новых сотрудников. Wrike помог нам организовать работу, продумать различные рабочие процессы и назначать исполнителей таким образом, чтобы они могли брать задачи на вкладке "Моя работа" и сразу приниматься за дело».

В Wrike любой проект становится прозрачным, доступным для всех участников.

Кимберли Отт

Руководитель проектов по обновлению меню

Любимые возможности

Power icon

Панели задач в совместном доступе для команд и руководителей

Сэлден использует панели задач для отслеживания работы над проектами. «Мы открываем доступ к панели задач всей команде, чтобы все могли видеть важнейшие вехи по каждому проекту, — говорит она. — Еще мы даем ссылку на панель задач в мобильном приложении, а также я создала настраиваемые панели задач для руководителей, чтобы показывать им, какие задачи оказались просроченными. Этими данными они могут быстро воспользоваться на встречах».

Power icon

Шаблоны проектов

После внедрения шаблонов проектов Wrike управление крупными совместными проектами значительно улучшилось. «Если проект загружен в Wrike, все могут его видеть, — говорит Отт. — Участники проекта получили доступ ко всей необходимой информации. Теперь работать стало спокойнее, нам проще понять, движемся ли к намеченной цели и действительно ли воплощаются в жизнь различные части проекта».

Power icon

Гибкие режимы просмотра

Отдельные сотрудники выполняют свою часть работы, пользуясь тем режимом просмотра, который им удобен. «Я обычно пользуюсь вкладкой "Моя работа" и смотрю, где возникают накладки, — это невероятно удобно, — говорит Отт. — Мне нравится лента новостей, где можно следить за всеми обновлениями и доступом к файлам. За это я и люблю Wrike — всегда можно найти самый последний, самый лучший файл. Вы всегда знаете, когда в документ вносились последние правки, и это очень помогает. А кроме того, мне нравится отмечать, какие задачи уже выполнены».

Другие истории

Успевайте больше
с системой управления проектами Wrike!

Рабочий адрес эл.почты
/