Официальное объявление! С радостью сообщаем о том, что компанию Wrike приобрел Citrix. Подробности в cтатье основателя нашей компании.
Введите действующий адрес эл. почты
Ошибка сервера, попробуйте еще раз через несколько минут.
Введите действующий адрес эл. почты
Ошибка сервера, попробуйте еще раз через несколько минут.
Войти Свяжитесь с нами

Как студия Grafit структурировала свои проекты и процессы

Как студия Grafit структурировала свои проекты и процессы
Grafit — аутсорс-студия с более чем 10-летним опытом создания иллюстраций, концепт-арта, 3D графики, анимации и маркетингово-рекламной продукции на российском и зарубежном рынках. Среди её клиентов такие компании как Activision, Applibot, Bethesda, CD Projekt Red, Riot Games, ELEX, Playrix, Tencent, Wargaming, Game Insight, Playkot, а также издательства Paizo, AST и EKSMO.

Их история

Студии Grafit нужно было структурировать работу над арт-проектами и улучшить взаимодействие между исполнителями и заказчиками.

Команда Grafit насчитывает более 70 сотрудников в офисах в Санкт-Петербурге, Воронеже и Москве, а также включает фрилансеров из разных уголков России. Большая часть сотрудников, около 80%, представлена арт-отделом, включающим 2D-художников, 3D-моделлеров и аниматоров. Оставшиеся 20% штата входят в административный отдел, состоящий из менеджеров проектов, продюсеров, PR-менеджеров, HR, бухгалтеров и финансистов.

Полина Соколова, Менеджер проектов
Wrike позволил в два раза сократить время с момента получения брифа от заказчика до старта работы над проектом — это очень ценно для нас.

О том, как команде удалось перенести свои проекты в Wrike и сделать процессы более прозрачными, мы спросили у Романа и Полины.

— Как вы раньше организовывали рабочий процесс в команде?

Роман: Много лет назад мы пользовались сервером с резервным хранилищем данных, где находился графический контент и информация по проектам. После этого были долгие эксперименты с различными версиями SVN, а также Google Drive и Dropbox, через которые мы также обменивались файлами с клиентами.

— Почему вы пришли к тому, что вам нужно решение для управления проектами?

Полина: Как только штат нашей студии достиг определенного количества сотрудников, текущие инструменты стали быстро терять свою эффективность. Стало очень сложно управлять потоками информации и отслеживать, когда и кем были внесены последние изменения. Мы просмотрели более 10 решений для управления проектами, включая такие платформы как Jira, Trello, Asana, Basecamp, и в итоге остановились на Wrike.

— Расскажите, пожалуйста, почему вы сделали выбор в пользу Wrike.

Роман: Нам очень понравилась отзывчивость отдела технической поддержки на этапе внедрения инструмента. Нашей команде потребовалось мало времени, чтобы ознакомиться с минимальным инструментарием Wrike по сравнению с Asana или Jira, которые становятся комфортными только через некоторое время использования.

Быстро изучить сервис также помогли обучающие видео, в которых подробно рассказывается о возможностях платформы. Одним словом, чем больше мы пользовались Wrike, тем больше мы его любили.

C Wrike у меня освобождается часть времени, которое я могу уделить на решение стратегических задач. В любой момент я могу получить доступ к проектам, над которыми работает наша команда, увидеть прогресс и результаты.

Их победа

Как только мы получаем бриф от клиента, то сразу создаем задачу в Wrike.

— Как помог Wrike в работе над проектами? Что изменилось?

Роман: Если мы знаем, что проект будет повторяться, то создаем шаблоны проектов с определенной структурой папок. В Wrike хранится вся история сообщений — в любой момент можно получить доступ к комментариям и обсуждениям. Мы также делимся рабочим пространством с клиентами. Эта возможность позволяет сократить объемы переписки и ускорить цикл согласования.

— Как Wrike повлиял на процессы и команду?

Полина: Учитывая специфику нашей творческой работы, нам очень важно понимать, сколько времени тратят художники на реализацию тех или иных задач и проектов. Раньше команда фиксировала время в Google Docs и Excel, но данные были неточными. После того, как мы на ежедневной основе стали пользоваться инструментом «Учёт времени» мы смогли добиться максимальной прозрачности и точности в отслеживании затраченного на каждую задачу времени.

Данная функция в Wrike не только помогает учитывать и планировать рабочую загрузку, анализировать работу и трудозатраты, но и также является отличным инструментом для мотивирования наших сотрудников на получение бонуса, поскольку теперь они могут отслеживать свои собственные результаты и представлять их на суд руководства.

Еще одна важная задача, которую помог решить этот инструмент — возможность точной оценки времени, необходимого на выполнение каждого приходящего к нам заказа. Когда мы получаем новый запрос от клиента, нам очень важно оценить время, которое уйдет на реализацию проекта. Благодаря функции «Учет времени» мы можем спрогнозировать объем работы на примере прошлых задач, а также предоставить заказчику максимально точные сроки, в которые проект будет завершен.

— Как вы измеряете эффективность настроенных процессов?

Роман: Wrike нас делает более экологичными — на совещаниях мы используем не распечатанные версии документов, а виджеты платформы. В один клик мы получаем самую актуальную информацию по всем проектам. Это делает наши встречи еще более продуктивными — команды активно участвуют в обсуждениях и чувствуют себя вовлеченными в процесс. Когда проекты хорошо структурированы и нет множества каналов, через которые поступает информация, гораздо проще принимать решения.

Полина: Самый главный положительный эффект от внедрения Wrike — значительное улучшение коммуникации между заказчиком и командами, а также коммуникации внутри отдельной команды исполнителей, включая тех, кто работает удаленно.

С Wrike пропал эффект “испорченного телефона” — вся информация открыта и находится в одном источнике, к которому все сотрудники имеют доступ. Это исключает возможность возникновения недопонимания и помогает экономить то время, которое ранее нам требовалось на выяснение дополнительных деталей.

Роман: Когда у человека есть доступ к определенным проектам, он может не только принимать в них участие, но и видеть, как другие коллеги решают подобные задачи. Прежде всего, это стимул для того, чтобы учиться чему-то новому и взять что-то себе на вооружение. Или же, наоборот, подсказать коллегам, что можно было бы улучшить.

— Расскажите, пожалуйста, о реальных кейсах, в реализации которых вам помог Wrike.

Роман: Любой из наших проектов можно назвать историей успеха с Wrike. Мы принимали участие в работе над фильмом “Последний богатырь”, создали множество иллюстраций для карточной игры крупнейшей польской студии CD Projekt Red, а также поучаствовали в создании "Elder Scrolls: Legend Decks" и "League of Legends" компании Riot Games . Грамотно поданный бриф от заказчика легко трансформируется в проект и заносится в систему — все процессы очень понятны и прозрачны.

— Как вам помог Wrike в личном отношении?

Роман: Для меня Wrike является не только рабочим инструментом. У меня создано собственное рабочее пространство, в котором я веду свои личные задачи. Это позволяет мне находить время на семью, друзей, расти и развиваться — в задачах я отмечаю прогресс их выполнения, описываю принятые решения. Wrike заменил такие планировщики задач как Evernote и Notes — теперь у меня нет необходимости переключаться с одного инструмента на другой, так как все хранится в одном месте. Благодаря Wrike, work-life balance становится еще более достижимым.

Полина: Благодаря тому, что рабочие процессы стали более структурированными, у меня появилось больше времени для изучения новых направлений и подходов в моей работе, освоения чего-то нового, что всегда было мне интересно, но на что катастрофически не хватало времени. Возможность всё время учиться новому вместе с Wrike позволяет мне избегать рутины, всё время развиваться и получать от своей работы больше радости и удовлетворения.

Любимые возможности

Отчеты

Отчеты очень помогают команде в ежедневных совещаниях - в режиме реального времени можно отследить прогресс по проектам, что делает встречи еще более продуктивными.

Интеграция с MS Excel

Интеграция сильно упрощает процесс финансового планирования будущих оплат и учета эффективности, который команда проводит ретроспективно.

Учет времени

Учет времени позволяет увидеть время, затраченное на задачу, а также оценить трудозатраты и эффективность каждого сотрудника.

Успевайте больше с системой управления проектами Wrike!

Свяжитесь с нами