Как команде Papa Carlo удалось перестроить основные бизнес-процессы под Wrike
Их история
Команда Papa Carlo задумывалась о платформе, в которой удобно было бы вести коммуникацию по проектам. Ей стал Wrike.
Штат Papa Carlo насчитывает 180 сотрудников. Все они творческие люди, профессионалы своего дела. С клиентами работают аккаунт-менеджеры, а увидеть свет проектам помогают обслуживающие подразделения: производство, продакшн, креативный отдел, бэк-офис, руководство компании и IT-служба.
В среднем агентство ведёт 150–200 объёмных проектов одновременно, и работа над ними требует слаженного взаимодействия. Ранее переписка между подразделениями велась через электронную почту, а статус проектов отслеживался в таблице Excel. Однако отсутствие структурированности сильно тормозило шестерёнки механизма Papa Carlo. Необходимо было решение, которое объединило бы все бизнес-процессы в одном источнике.
Команда пробовала работать с Basecamp и Jira. Но вскоре стало понятно, что агентству нужен продукт более широкого профиля. Им стал Wrike, а именно, тарифный план Wrike Marketing — инструмент для многоканальных кампаний.
Максим отмечает: «Papa Carlo — проектная компания, без системы управления очень сложно работать. Наша стратегия нацелена на диджитализацию и оптимизацию процессов. Поэтому мы используем современные инструменты, которые помогают нам решать задачи более оперативно и качественно. Wrike — один из них».
Wrike — наш надежный помощник в решении основной бизнес-задачи. Наша цель — увеличить производительность команд на 30% и правильно настроенные внутренние процессы помогают нам её достичь.
Их победа
Вместе с Wrike в агентство пришла и систематизация. Различным подразделениям стало проще воспринимать проекты и взаимодействовать друг с другом.
В течение 3х месяцев в Wrike были интегрированы все основные процессы. Образовалась четкая структура — сотрудники разделились на проектные группы, которые отвечают за те или иные кампании клиентов.
Команда внедрила дополнительный процесс — согласование договоров. Благодаря нему увеличилась скорость работы юридической службы и значительно снизилась нагрузка подразделения. Также был создан шаблон для договоров гражданско-правового характера (ГПХ), который в разы облегчил работу с документами.
Wrike также очень помогает креативному отделу — у команды есть четкое понимание не только о количестве задач, но и о времени, которое уходит на их выполнение. График рабочей загрузки позволяет планировать и распределять ресурсы сотрудников.
За время использования Wrike командой Papa Carlo было выполнено свыше 2800 задач!
Раз в месяц Максим проводит 2х часовую лекцию про Wrike для новичков и сотрудников, которые хотят больше узнать про платформу. «Я рассказываю про то, как взаимодействовать с подразделениями и службами, а также использовать возможности системы на максимум. У нас есть специальные рассылки об обновлениях внутри Wrike и база знаний — инструкция для всех сотрудников нашего агентства», — комментирует Максим.
Любимые возможности
Дополнение Wrike Proof
Наглядные инструменты разметки позволяют сотрудникам агентства и клиентам оставлять отзывы и комментарии как на визуальный контент, созданный креативным отделом, так и на документы и текстовые файлы.
Шаблоны проектов
Команда запускает проект, просто копируя его из стандартизированного шаблона, и все даты переносятся автоматически в зависимости от дедлайна.
Режим комментирования
Благодаря режиму комментирования, процесс согласования и утверждения по проектам стал занимать гораздо меньше времени.
