Пять советов по внедрению системы управления проектами в маркетинге

В наши дни маркетинговым командам приходится решать много серьезных проблем. Контроль над информацией постепенно переходит от брендов к потребителям, ожидания клиентов взлетели до небес, а из-за конкуренции услышать эти ожидания становится очень непросто.

Для проведения глобальных маркетинговых кампаний в десятках разных регионов, на десятках каналов и языков, маркетинговые команды инвестируют в новое поколение решений для управления проектами и совместной работы, которые обещают:

  • Согласовать действия специалистов из различных команд и регионов
  • Повысить качество выполняемой работы
  • Свести к минимуму недоразумения и лишние затраты
  • Увеличить объем и результативность работы

Но многие маркетинговые команды не видят отдачи от своих инвестиций. В чем же причина? 

Компании постоянно сталкиваются с недостаточным освоением пользователями новых инструментов, а в некоторых случаях даже сообщают о снижении продуктивности после их внедрения. При таких результатах неудивительно, что программное обеспечение часто оказывается бесполезным, и после напрасного расходования ресурсов на его приобретение люди начинают бояться пробовать новые программные решения.

Уровень освоения инструментов для управления проектами и совместной работы может быть очень разным, хотя обычно такие решения обещают примерно одинаковые результаты. По данным недавнего опроса маркетинговых руководителей, большинству команд удается добиться стопроцентного освоения Wrike меньше чем за один месяц.

Мы изучили собранную информацию, и нам удалось выявить самые распространенные причины, по которым маркетологи не пользуются системами управления проектами, и способы решения этой проблемы.

Пять причин, по которым маркетинговым командам не удается внедрить систему управления проектами

Причина 1. Неэффективный процесс адаптации

Неудачный опыт освоения платформы для управления проектами может оставить после себя негативный осадок, который не пройдет и через несколько недель или даже месяцев.

Многие имеющиеся на рынке системы для совместной работы сложны в освоении и не могут предложить качественные услуги технической поддержки, в результате чего у маркетологов остаются о них очень неприятные воспоминания.

Как это исправить?

  • Как можно больше вкладывайте в процесс освоения. Большинство корпоративных программных решений предлагают услуги специалистов по поддержке клиентов, которые помогут вашей команде добиться целей и получить отдачу от нового инструмента. Эти услуги поддержки могут включать в себя: обучение на объекте клиента, консультации по телефону, электронной почте или в чате, видеоконференции, справочные центры в Интернете и множество других вариантов. Воспользуйтесь этими предложениями.
  • Сделайте любые вспомогательные ресурсы доступными для команды. Обычно вместе с решениями для управления проектами и совместной работы предлагаются электронные книги, обучающие вебинары, сообщества пользователей в Интернете — множество разнообразных ресурсов для самостоятельно изучения. Они помогут вашей команде приступить к работе, следуя наилучшим практическим рекомендациям.
  • Проводите краткие сеансы обучения для участников команды. Внедрение нового инструмента может быть трудной задачей для любой команды, но люди с определенным складом характера нуждаются в обучении больше, чем остальные. Например, Университет Нотр-Дам сделал обучение работе с Wrike забавным и увлекательным, учредив церемонию вручения собственной награды — Wrikie. Старайтесь мыслить нестандартно и не теряйте чувства юмора!

Причина 2. Это еще один инструмент, который приходится изучать и использовать

Сектор маркетинговых SaaS-решений очень разнообразен, и простая мысль о том, чтобы освоить и использовать очередной инструмент, может привести людей в панику. Добавьте к этому тот факт, что в большинстве организаций имеющиеся инструменты используются лишь частично, и вы поймете, почему люди скептически относятся к новым решениям и не хотят перемен.

Как это исправить?

  • Используйте возможности интеграции и API-интерфейсов. Ваше решение для управления проектами и совместной работы должно создавать порядок из хаоса, выполняя роль «единого источника достоверной информации». Подключите к нему как можно больше имеющихся инструментов, чтобы повысить прозрачность и в то же время дать возможность людям использовать любимые приложения. Гибкий API-интерфейс может помочь специалистам вашей организации настроить инструменты для определенных сфер применения и извлечь из них максимальную пользу.
  • Автоматизируйте процессы поступления рабочих заданий и создания проектов. Ввод данных в систему управления проектами может восприниматься как монотонная работа и лишняя трата времени. Используйте шаблоны, чтобы значительно сократить время, необходимое для создания повторяющихся задач и проектов и управления ими. Как можно активнее используйте автоматизацию рабочих процессов, чтобы дать возможность команде сосредоточиться на более важных рабочих заданиях. Формы запроса — отличный способ создать последовательный процесс приема задач, позволяющий сотрудникам не тратить время на выяснение важнейших сведений и не задерживать начало проекта.

Причина 3. Универсальных решений не существует

У каждой платформы управления проектами есть свой способ подачи информации, будь то доска, сетка или электронная таблица с совместным доступом. Прекрасно, если этот режим подходит для вашей деятельности и для стиля работы конкретного пользователя. Но в каждой организации, в каждой команде и у каждого отдельного сотрудника есть свой подход. Универсальное решение редко подходит для всех. Когда участники команды узнают, что его сложно подстроить под свои нужды, они просто перестают им пользоваться.

Как это исправить?

  • Выясните, что каждый сотрудник и/или каждая команда хотят получить от инструмента. Изучив потребности каждой команды и каждого пользователя и характер работы, которую они выполняют, вы сможете подобрать наилучшее решение. Обращайте внимание на сходство или точки взаимодействия между командами и на их подход к выполнению задач. Если рабочий процесс согласован, вы сможете настроить использование инструмента в рамках всей организации и упростить его освоение.
  • Делайте все возможное, чтобы адаптироваться к стилям работы сотрудников. Если вы позволите людям работать так, как им удобнее, это приведет к более эффективному освоению инструмента пользователями. Например, Wrike предлагает 9 различных режимов просмотра, так что каждая команда сможет найти тот, что ей подходит.

Причина 4. Ограниченные мобильные возможности

Современные сотрудники находятся в постоянном движении. Они с детства привыкли к различным устройствам, и им нужны гибкие рабочие приложения с возможностью удаленного доступа. Если участники вашей маркетинговой команды не смогут подключаться к системе управления проектами с сотовых телефонов, планшетов или ноутбуков прямо на ходу, они не станут ей пользоваться.

Как это исправить?

  • Выбирайте решение, удовлетворяющее потребности современного персонала. Вашим командам не нужен простой доступ для чтения — им нужна возможность работать по-настоящему. Убедитесь, что все важнейшие функции доступны с мобильных устройств.
  • Используйте нативные мобильные приложения для iOS и Android. Лучшие системы управления проектами предлагают мощные нативные приложения, позволяющие эффективно работать и в офисе, и в пути. Эти приложения не просто предназначены для мобильных устройств — они часто предлагают улучшенный интерфейс и возможность работать в автономном режиме, позволяя выполнять работу где угодно и когда угодно.

Причина 5. Зачем нужны инструменты для управления проектами, если можно хранить данные в блокноте

Система управления проектами — это не просто список дел или программа для управления рабочим процессом. Она предназначена для сотрудничества. Компании все еще учатся пользоваться этими инструментами для организации полноценной совместной работы, и некоторые важнейшие инновации еще не применяются в полном объеме. Участники вашей команды должны испытать на себе, что такое истинное сотрудничество, и тогда они смогут использовать больше возможностей вашего нового инструмента.

Как это исправить?

  • Подчеркивайте преимущества использования этого инструмента всей командой. Помимо отслеживания задач система управления проектами повышает прозрачность данных, экономит время и ресурсы, помогает избежать недоразумений и так далее, и так далее. Многие из этих преимуществ становятся очевидны только при участии всех сотрудников, так что говорите об этом с самого начала.
  • Используйте систему для подтверждения своих достижений перед сотрудниками и начальством. Указывайте на положительные результаты, чтобы напомнить о своих достижениях участникам команды и руководителям. Когда люди увидят, что улучшенная прозрачность данных помогает им получить признание за выполненную работу, они постараются активнее использовать эту возможность.

Маленькие изменения, большие результаты

Будет ли освоение новой системы удачным или нет, может зависеть от какой-нибудь мелочи. Но если уровень освоения не достигнет 100%, это сократит окупаемость ваших инвестиций в программное обеспечение. Всего лишь несколько маленьких, но важных изменений помогут привлечь участников вашей команды к использованию нового решения.

Wrike предлагает самый гибкий интерфейс на рынке и очень мощный функционал. Если ваша команда ищет решение для управления проектами и совместной работы, способное удовлетворить потребности каждого из сотрудников, попробуйте бесплатную версию.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности