Маркетинговые команды постоянно работают под давлением. Им не хватает персонала, материалы они обязаны были сдать еще вчера, а инструменты и технологии у них должны быть самые передовые. Они могут сотрудничать удаленно (часто из различных географических регионов), и им приходится обращаться к сторонним консультантам, дизайнерам и в агентства. Им необходимо привлекать постоянный приток клиентов и предлагать инновационные материалы как независимым СМИ, так и платным каналам продвижения контента.

В компании Wrike я внедрил особый подход к руководству командой, занимающейся созданием контента, работой в социальных сетях и поисковой оптимизацией. Раньше мне приходилось работать в мире электронной переписки, долгих совещаний и «расширения набора инструментов». И хочу сказать, что использование правильных процессов и приложений действительно позволяет наладить централизованное общение!

Вот как я организовал совместную работу и выполнение рабочего процесса в маркетинговой команде.

1) Начните с персональной продуктивности и управления задачами

Я настроил в своем аккаунте Wrike, закрытом от остальных, систему GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»). Я добавлял задачи, где бы ни находился — дома, в офисе, даже на пробежке. Добавлял их напрямую или отправлял по электронной почте в папку. Все начиналось с моего «почтового ящика» GTD. Из него я при необходимости перемещал задачи в другие папки («список действий», «напоминания», «когда-нибудь быть может», «справочная информация» и т. п.).

Если для какого-нибудь действия требовалась помощь, я просто назначал задачу (оставляя ее в своей папке) и помечал ее как зависимую, чтобы можно было сгруппировать в одной папке все зависимые задачи. Помимо действий и идей, оказавшихся в верхней части моего списка, я позже покажу, как мы настроили аналогичную структуру для всей команды.

Если хотите больше узнать о внедрении GTD с использованием Wrike, скачайте бесплатную электронную книгу «Как привести дела в порядок с помощью Wrike».

Как настроить папки GTD в Wrike.

2) Выстраивайте взаимодействия вокруг структуры и целей команды

Структура и цели команды всегда взаимосвязаны. Другими словами, цели команды по созданию контента основаны на результатах контент-маркетинга. Цели SMM-менеджера связаны с потенциальными клиентами и трафиком в социальных сетях. Цели специалистов по поисковой оптимизации вращаются вокруг трафика, ключевых слов и потенциальных клиентов.

Аналогичным образом мы организуем папки в Wrike. Кроме папки «Стратегия» у нас есть папки «Контент», «Социальные сети», «Поисковая оптимизация», «Статьи приглашенных авторов» и «Блоги». Это помогает руководителям соответствующих направлений контролировать свои сферы деятельности и сразу видеть, над чем ведется работа в данный момент.

Как организовать папки в среде Wrike – по отделам

Кроме того, я создал и другие папки, позволяющие отслеживать определенные задачи с использованием различных режимов просмотра. Например, у нас есть папка «Материалы по дизайну». Каждый раз, когда мы передаем проект в группу дизайна, мы отмечаем его тегом, чтобы он отображался и в исходной папке, и в папке «Материалы по дизайну». Это позволяет нам следить за контентом, дожидающимся, пока за него возьмутся дизайнеры.

В каждой папке есть подпапки, посвященные определенной сфере или рабочему процессу. Например, «Работа с блоггерами» — это набор мероприятий и ресурсов в папке «Социальные сети». Мы настраиваем эти папки, вносим в них задачи и назначаем исполнителей или уведомляем гостевых пользователей о порученном им проекте или определенных задачах.

3) Управляйте контентом и файлами

Мы используем для прикрепления файлов и документов либо непосредственно Wrike, либо решения наших партнеров — Google Drive, DropBox или Box. Поскольку все они интегрированы, управление задачами, гостевыми пользователями и контентом остается совершенно гладким.

Также мы управляем в Wrike календарем блогов и контентом. Что касается написания текстов, то все наши авторы вводят контент непосредственно в задачи Wrike, в том числе не только тексты, но и ссылки, изображения, сопутствующие материалы и примечания. Чтобы выполнить внутреннюю проверку, достаточно @упомянуть коллегу и запросить проверку текста.

Поскольку Wrike автоматически сохраняет всю работу и добавляет временные метки для каждого действия, все изменения контента можно просматривать с помощью ползунка времени или ссылки на обновления описаний в ленте комментариев. При необходимости всегда можно вернуться к предыдущей версии текста, перетащив назад ползунок.

4) Настройте процессы и политики совместной работы

Поскольку Wrike предлагает широкие возможности настройки, мы настраиваем свои рабочие процессы и политики таким образом, чтобы они максимально соответствовали нашей фактической деятельности в текущий момент (или тому, какой бы мы хотели видеть свою деятельность в идеальном мире). Другими словами, наш подход к проведению совещаний и наши способы взаимодействия можно легко воспроизвести в программном решении. Процесс, описывающий запись идей, их утверждение, воплощение в виде контента, проверку и отправку дизайнерам, можно так же легко выбрать и внедрить.

Пример панели задач для рекламного отдела

5) Интегрируйте внешних участников в ваш рабочий процесс

Нам, маркетологам, часто приходится сотрудничать со сторонними агентствами, подрядчиками или консультантами. Мы хотим, чтобы они работали с нами, но вовсе не собираемся отдавать им ключ от квартиры, где деньги лежат! Поэтому я использую Wrike, чтобы открывать внешним участникам ограниченный доступ к определенным проектам или задачам.

Любой из пользователей может пригласить гостевого пользователя и настроить гибкие ограничения доступа. Это значит, что нам не придется взаимодействовать со сторонними исполнителями в отдельной резервации (например, по электронной почте), в то время как рабочее общение с командой будет осуществляться в другой программе, например, в Wrike. Еще одно полезное свойство Wrike — это возможность вести учет времени, затраченного гостевыми пользователями, и всегда знать, что именно они делают и долго ли. А они в свою очередь смогут записывать затраченные часы для последующего выставления счетов.

Дополнительную информацию о гостевых пользователях в Wrike см. в нашем справочном центре.

6) Проводите еженедельные совещания, чтобы не замедлять темп выполнения работ

Еженедельные, ежедневные или ежемесячные совещания могут быть тем еще геморроем, если вы пользуетесь одной лишь электронной почтой и календарем для составления повестки дня, приглашения участников, предварительной подготовки, ведения протокола, планирования последующих действий и т. д. Вместо этого мы планируем рассылку приглашений и сам ход совещания в Wrike (повестку дня, мероприятия и т. п.), используем приложение для проведения совещаний (GoToMeeting, Join.Me, Skype) и объединенное хранилище документов (см. выше).

Не забудьте составить повестку дня (сотрудники получат уведомления о ней автоматически) и не отклоняйтесь от нее!

А как организована совместная работа в вашей маркетинговой команде?

Так я использую инструменты для совместной работы, руководя группой контент-маркетинга в компании Wrike и управляя сотрудниками в трех различных географических регионах и многочисленными сторонними исполнителями. Благодаря централизации мы всегда знаем, в каком направлении двигаться дальше, и можем расходовать меньше времени на поиск данных, а больше — на выполнение работы.

А как вы управляете маркетинговой командой? Какие рабочие процессы или действия вам труднее всего контролировать? Поделитесь своим опытом в комментариях.

комментарии 0