Новая автоматизированная функция в Wrike: мгновенное назначение проектов, исполнителей и сроков на основе входящих запросов

Часто ли вашей команде приходится выполнять похожие друг на друга запросы? Если да, то у вас есть возможность повысить эффективность и объемы выполняемой работы.

Недавнее исследование, проведенное Глобальным институтом McKinsey, показало, что более 70% временных затрат на сбор и обработку данных можно сократить благодаря автоматизации, применив современные технологии.* Тогда как время, затрачиваемое на общение с заинтересованными лицами (24%), использование полученных знаний (23%) и управление и обучение персонала (14%), пока еще невозможно существенно сократить с помощью автоматизации.

Если вы еще не автоматизировали поступление наиболее распространенных входящих запросов, пора этим заняться. Автоматизировав такую рутинную работу, как сбор и оценка данных, вы сможете переключить свое внимание на более творческие, сложные и высокоэффективные задачи.

Недавно мы представили новую функцию Wrike, позволяющую автоматически присваивать рабочие задания на основе входящих запросов. Теперь вы можете настроить форму запросов таким образом, чтобы создать проект на основе нужного шаблона в зависимости от потребностей заказчика, указанных в раскрывающемся списке. Сроки нового проекта будут согласованы с датами начала и окончания, указанными автором запроса. Также вы можете настроить форму для добавления исполнителей, владельцев или папок в зависимости от отмеченных флажков или выбора, сделанного в раскрывающемся списке.

А что в итоге? Экономия времени для участников ваших команд и стандартные, созданные без ошибок проекты, в которые с самого начала введена вся необходимая информация. Вы сможете быстрее приступить к работе благодаря мгновенному назначению входящих заданий.

Четыре шага к автоматизации приема входящих заданий

1. Выявите самые простые и часто повторяющиеся рабочие процессы.
Запишите самые распространенные виды информации, необходимые, чтобы успешно выполнить работу без дополнительных выяснений.

2. Создайте шаблон проекта, чтобы обозначить этапы работы.
Назначьте исполнителей для каждого этапа и составьте график выполнения задач с достаточными промежутками (числом свободных дней) между задачами.


3. Создайте динамическую форму запросов и добавьте в нее все необходимые поля.
Включите в нее раскрывающийся список, чтобы создавать на основе шаблонов различные виды проектов в зависимости от основных потребностей вашего клиента.

Пример динамической формы запроса (страница 1)
Если автор запроса на 1 странице выбирает кампанию по рассылке электронных сообщений, а не кампанию в социальных сетях, на следующей открывшейся странице будут представлены другие вопросы о требованиях.


4. Создайте панель задач или отчет для отслеживания рабочего процесса или сбалансируйте загруженность сотрудников на графике рабочей загрузки.

Формы запросов — мощный инструмент для сбора полной информации о требованиях внутреннего или внешнего клиента. Теперь вы можете автоматизировать назначение рабочих заданий сразу после получения входящего запроса.

Чтобы получить дополнительную информацию о динамических формах запросов или о том, как автоматически назначать задачи, проекты или проекты, созданные на основе шаблона, смотрите видео, зарегистрируйтесь для участия в вебинаре или прочтите справочную статью.

Формы запросов доступны только пользователям аккаунтов Wrike Business и Wrike Enterprise. Чтобы перейти на улучшенную версию аккаунта, обратитесь по адресу support@team.wrike.com или начните пользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией Wrike Business.

* Глобальный институт McKinsey, «Будущее уже наступило: автоматизация, занятость и эффективность», январь 2017 г.

comments powered by Disqus