¿Tu equipo recibe muchas solicitudes similares? Si es así, puedes aumentar su productividad y el volumen de proyectos.
Según un estudio reciente de McKinsey Global Institute, más del 70 % del tiempo dedicado a recoger y procesar los datos se puede automatizar con las tecnologías actuales.* En cambio, es menos probable que el tiempo destinado a interactuar con las partes interesadas (24 %), aplicar los conocimientos especializados (23 %), y gestionar y desarrollar el potencial de las personas (14 %) se pueda automatizar en un futuro próximo.
Si todavía no has automatizado la entrada de las solicitudes más habituales, ya es hora de que lo hagas. Automatiza la recopilación y la asignación del trabajo más rutinario para poder centrarte en las labores más creativas, complejas y que más visibilidad tienen de cara a los clientes y las partes interesadas.
Acabamos de presentar una nueva función de Wrike para asignar automáticamente el trabajo adecuado desde las solicitudes entrantes. Ahora puedes configurar los formularios de solicitud para activar la plantilla de proyecto adecuada en función de las necesidades concretas del solicitante, que se recopilan en unos campos de respuestas desplegables. El nuevo proyecto se puede adecuar a las fechas de inicio y finalización preferidas del solicitante, y tú puedes configurar el formulario para añadir asignados, propietarios o carpetas en función de lo seleccionado en el desplegable o los campos de casillas.
¿El resultado? Ahorro de tiempo para los equipos, así como proyectos estandarizados sin errores que se crean con toda la visibilidad necesaria desde el inicio. El trabajo se puede empezar antes porque las solicitudes entrantes se asignan de inmediato.
Cuatro pasos rápidos para automatizar el trabajo entrante
1. Identifica los flujos de trabajo más sencillos y repetitivos.
Determina cuáles son los tipos más comunes de información necesarios para completar este trabajo correctamente sin tener que andar de allá para acá.
2. Crea una plantilla de proyecto para definir los pasos.
Asigna miembros del equipo a cada paso, y crea un programa de tareas con tiempo suficiente (número de días) entre cada tarea.
3. Crea un formulario de solicitud dinámico e incorpora los campos necesarios.
Incluye un campo desplegable para iniciar diferentes tipos de proyectos a partir de plantillas en función de la necesidad principal de tu cliente.
Ejemplo de formulario de solicitud dinámico (página 1)
Si un solicitante elige una campaña de correo electrónico frente a una campaña de tipo social en la página 1, aparecerá una página diferente de preguntas sobre los requisitos.
4. Crea un panel o un informe para registrar el flujo de trabajo, o bien equilibra la carga de trabajo entre los miembros del equipo utilizando la vista de carga de trabajo.
Ejemplos: vistas de panel, informe y carga de trabajo de proyectos creados desde las solicitudes entrantes
Los formularios de solicitud son una forma útil de recopilar de forma completa los requisitos de cualquier cliente interno o externo. Ahora también puedes automatizar la asignación del trabajo adecuado directamente al recibir una solicitud entrante.
Para obtener más información acerca de los formularios de solicitud dinámicos o cómo asignar de forma automática tareas, proyectos o proyectos desde plantillas, mira nuestro vídeo, regístrate en un webinar o consulta nuestro artículo de la página de ayuda.
Los formularios de solicitud son una función disponible únicamente para los planes Wrike Business y Wrike Enterprise. Para mejorar tu cuenta, ponte en contacto con support@team.wrike.com o inicia ahora una prueba gratuita de dos semanas del plan Wrike Business.
* McKinsey Global Institute, “A Future That Works: Automation, Employment and Productivity“, enero de 2017.
