Как Wrike помог нам организовать первую конференцию для пользователей

1 октября 2018 года мы провели первую конференцию для пользователей — Wrike Collaborate. На ней присутствовали представители 59 компаний, использующих Wrike, из трех стран и с двух континентов. Всего было запланировано 29 семинаров с 34 докладчиками, 302 участниками, 4 спонсорами, 6 поставщиками и 609 задачами по проекту. Очень многое могло пойти не так, но мы справились и добились успеха!

Мы получили множество положительных отзывов от гостей, докладчиков, спонсоров и поставщиков. Но чаще всего у нас спрашивали, как нам удалось реализовать этот проект.

Мы предложили Триш Кинг, Директору по организации мероприятий, подробнее рассказать о том, как мы использовали Wrike для планирования конференции. 

1. Мы разбили проект на удобные этапы.

Для мероприятия нам пришлось согласовать множество деталей. Контрольный список задач становился все более громоздким по мере привлечения новых поставщиков, спонсоров и докладчиков. Чтобы справиться с этим хаосом, мы разбили план проекта на четыре этапа:

  • Предложения. На этом этапе мы приняли несколько важных решений, оказавших влияние на все мероприятие. Подготовка тем докладов и отдельных обсуждений, составление списка возможных спикеров — вот лишь несколько важных задач, выполненных на первом этапе.
  • Перед мероприятием. Мы уделили больше внимания мелочам и занялись решением более детальных задач. Например, выбор докладчиков, организация кофе-брейков, бронирование билетов для спикеров.
  • В ходе мероприятия. Во время самого мероприятия мы полностью сосредоточились на том, чтобы все прошло как можно более гладко. Важна была каждая деталь — мы регистрировали гостей и следили за тем, чтобы перерывы на кофе-брейк и ланч начинались вовремя.
  • После мероприятия. C закрытием конференции наша работа не закончилась. Мы собрались проектной группой и подвели итоги. На последнем этапе мы составили отчеты о количестве гостей, сравнили расходы с заложенным бюджетом и рассчитали рентабельность мероприятия.

Чтобы помочь различным командам выполнить свою часть проекта, мы создали папки в рамках каждого из этапов, и вложили в эти папки назначенные задачи.  «Каждая команда точно знала, за какие результаты она отвечает», — говорит Триш Кинг.

Кроме того, проектные группы могли просматривать проект в удобном для себя формате. Дизайнеры использовали режим доски, чтобы видеть статусы всех задач по созданию креативных материалов. Группа разработки контента пользовалась списком, чтобы следить за десятками презентаций, которые нужно было согласовать. Команда событийного маркетинга использовала режим таблицы, чтобы сразу видеть, как продвигаются дела, а также режим просмотра файлов, чтобы проверять статус готовности баннеров, изображений, брошюр и так далее. Каждый режим просмотра в Wrike подходит для определенных целей и стилей работы, позволяя командам подстраивать инструмент под себя без необходимости в управлении данными в разных системах.

How_We_Used_Wrike_to_Plan_Our_First_User_Conference_2

«Каждая команда точно знала, за какие результаты она отвечает». (Триш Кинг)

2. Мы использовали Wrike как единый источник достоверной информации

Наглядность и доступность невероятно важны для успешного проведения мероприятия. Поскольку информация поступает из чатов, электронных сообщений, Google Документов, важные детали иногда могут теряться. 

Wrike был нашим единым источником достоверной информации. Каждое обсуждение, запрос и назначение заносилось в систему, чтобы все участники могли получать доступ ко всей необходимой информации в едином хранилище данных. Это избавляло нас от возможной путаницы и длительной переписки. Даже решение такой простой задачи как заказ брендированных футболок могло бы занять долгие часы, если бы нам пришлось выяснять размеры у каждого сотрудника по отдельности. Но благодаря Wrike мы просто создали задачу и назначили ее команде, используя обычные кнопки-флажки. В результате можно было сразу увидеть, кто указал свой размер, а кто еще нет. Также нам удалось сэкономить время, когда пришлось согласовывать рейсы и даты проживания в гостинице.

Настраиваемые формы делают эту задачу еще проще. Пользователям придется только выбрать правильный вариант (размер футболки, предпочитаемую авиакомпанию, даты проживания в отеле и т. д.), и все важные данные будут собраны и отформатированы автоматически. «Управлять этими небольшими задачи с помощью электронных таблиц — сплошная боль, — объясняет Кинг. — Попытки убедить всех участников правильно внести данные в электронную таблицу и использовать при этом последнюю версию файла могут превратиться в настоящий кошмар. К тому же бывает трудно понять, все ли данные заполнены и обновлены. Электронные таблицы не напоминают вам о том, что нужно сделать, а Wrike напоминает».

Участники команды могут подписаться на любую из задач. В результате не придется тратить время на отслеживание данных и предупреждение сотрудников о внесенных изменениях.

Кроме того, Wrike был нашим хранилищем документов. Все счета, публикации, контракты и квитанции хранились в системе. Сотрудникам не приходилось подолгу искать нужный документ или не получать необходимой информации, потому что владелец документа отсутствовал в офисе.

«Электронные таблицы не напоминают вам о том, что нужно сделать, а Wrike напоминает». (Триш Кинг)

3. Мы проводили продуктивные совещания

Личные встречи — это очень важный способ согласовать действия всех участников, ответить на вопросы и объявить о новостях. Но слишком длинные и непродуктивные совещания могут отнимать время, замедлять работу и сильнее запутывать ваших сотрудников. Wrike избавляет нас от необходимости проводить регулярные совещания. А те, что проводятся, становятся более целесообразными и эффективными.

Все наши совместные совещания записываются с помощью сервиса Zoom, и видеозаписи прикрепляются напрямую к задачам. «Благодаря сохранению видеозаписей каждого совещания в Wrike все сотрудники получают самую свежую информацию независимо от того, удалось им побывать на встрече или нет».

Повестка дня для каждого из совещаний также создается и сохраняется в Wrike. Когда к участию в проекте привлекаются новые сотрудники. На их адаптацию уходит минимум времени, потому что они видят все обсуждения и ход работ в Wrike.

«Благодаря сохранению видеозаписей каждого совещания в Wrike все сотрудники получают самую свежую информацию независимо от того, удалось им побывать на совещании или нет». (Триш Кинг)

4. Мы назначали ответственных

Подотчетность трудно наладить, но еще труднее оценить. Очень сложно уведомлять исполнителей о приближении конечных сроков для задач, координировать действия с поставщиками и докладчиками, следить за выполнением запросов и соблюдать сроки отправки данных. Wrike помогает информировать участников о том, что от них ожидают, и напоминает о важных датах и сроках.

«Все данные сохраняются в Wrike и становятся доступными для каждого, каким бы устройством он ни пользовался. Никто не сможет сказать, что он чего-то не знал или что-то не получил», — объясняет Кинг. Благодаря использованию Wrike у нас была подлинная подотчетность и все задачи доводились до конца.

Соблюдение этого правила не только помогло нам успешно провести конференцию, но также упрощает планирование последующих мероприятий. 

«Все данные сохраняются в Wrike и становятся доступными для каждого, каким бы устройством он ни пользовался. Никто не сможет сказать, что он чего-то не знал или что-то не получил». (Триш Кинг)

Все сводится к мелочам

How_We_Used_Wrike_to_Plan_Our_First_User_Conference_3

Организация мероприятия требует согласованных действий множества сотрудников и команд, а также эффективное использование ресурсов. Любое упущение может поставить под удар результаты уже проделанной работы. К счастью для нас, даже небольшие задачи были выполнены безукоризненно, и все наши гости получили удовольствие от конференции. 

Успех мероприятия напрямую связан со способностью учесть каждую деталь— именно в этом нам очень помог Wrike. Если вы захотите повторить наш рабочий процесс, мы создали новый шаблон управления мероприятием, которым вы можете воспользоваться для проведения успешной конференции. Начните пользоваться нашим новым бесплатным шаблоном «Управление мероприятиями» в Wrike уже сейчас! 

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности