Anfang Oktober letzten Jahres haben wir unser bisher größtes gemeinsames Projekt erfolgreich durchgeführt – unsere erste jährliche Nutzerkonferenz Collaborate! Lassen wir mal kurz die Zahlen sprechen: 59 Wrike-Mitarbeiter aus 3 Ländern und 2 Kontinenten waren an der Planung beteiligt, 29 Sitzungen mit 34 Referenten wurden geplant, wir hatten 302 Teilnehmer, 4 Sponsoren - und 609 Aufgaben in Wrike. Bei so vielen beweglichen Teilen kann so manches schief gehen, aber es war ein voller Erfolg war:

Aus allen Rückmeldungen, die eingingen, war die häufigste Frage: „Wie habt ihr das eigentlich geplant?“

Wir haben mit Trish King, Director of Events bei Wrike, gesprochen, um einige Einblicke zu vermitteln, wie wir diese Großveranstaltung geplant und ausgeführt haben.

Wie wir mit Wrike die Collaborate Nutzerkonferenz geplant haben

1. Wir haben das Projekt in überschaubare Phasen unterteilt.

Von den großen Entscheidungen wie der Auswahl des Veranstaltungsortes bis hin zu den vielen kleinen tagtäglichen Details müssen bei einem Event dieser Größenordnung Tausende von beweglichen Teilen zueinander ausgerichtet werden. Die Verwaltung der Aufgaben-Checkliste wird schwieriger, je mehr Niederlassungen, Lieferanten, Referenten und Sponsoren involviert sind. Um dieses Chaos zu ordnen, haben wir unseren Plan in 4 Phasen unterteilt:

  • Vorschläge - In dieser Phase nehmen wir einige große Entscheidungen in Angriff, die sich auf den Rest der Veranstaltung auswirken. Dazu gehört zum Beispiel das Ausarbeiten der Event- und Präsentationsthemen, das Aufstellen einer Liste der möglichen Referenten und das Einreichen von Ausgaben- und Kaufanfragen.
  • Vor der Veranstaltung - Die zweite Phase ist dafür da, dass man sich in die Einzelheiten einarbeitet und wichtige Details der Veranstaltung ausführt. Referenten auswählen, Bestellungen aufgeben - etwa für Licht, Ton und Catering - und Reisen für die Beteiligten buchen; das sind nur einige der wichtigen Aufgaben, die wir hier ausführen.
  • Während der Veranstaltung - In dieser Phase der Veranstaltung konzentrieren wir uns darauf, dass alles möglichst reibungslos abläuft. Einzelheiten sind wichtig und die ganze Vorarbeit kann für die Katz sein, wenn keine effiziente Ausführung erfolgt. Während der Show sind wir damit beschäftigt, überall anwesend zu sein und selbst die kleinsten Details zu prüfen, vom Einlass und der Anmeldung bis zur Koordination von Referenten und Sitzungen – und sicherzustellen, dass die Kaffee- und Mittagspausen pünktlich sind.
  • Nach der Veranstaltung - Unsere Arbeit ist nicht vorbei, wenn die Veranstaltung zu Ende ist. Wir machen uns sofort daran, alles zu analysieren, um schon vor der nächsten Veranstaltung nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Während dieser letzten Phase erstellen wir Anwesenheitsberichte, wir prüfen alle Ausgaben im Vergleich zum geplanten Budget und wir ermitteln den ROI der Veranstaltung.

Diese Nutzerkonferenz erforderte die länderübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Teams bei Wrike. Um jedem Team zu helfen, den jeweiligen Teil des Projekts abzuliefern, haben wir in jeder einzelnen Phase Ordner mit den Aufgaben erstellt, die dem jeweiligen Team zugeteilt wurden. Dadurch konnte jedes Team die Veranstaltung als ihr eigenes separates Projekt verwalten. „Jedes Team wusste genau, für welche Aufgaben es verantwortlich war und welche Ergebnisse abgeliefert werden mussten“, sagt Trish King, Director of Events.

Ferner konnte jedes Team das Projekt in der eigenen bevorzugten Wrike-Ansicht betrachten. Das Grafikteam war begeistert von der Board-Ansicht, um den Status jeder Komponente der Kreativarbeit zu sehen. Mit der Listen-Ansicht konnte unser Content-Team den Überblick über die Dutzenden von Präsentationen behalten, die sie prüfen mussten. Das Veranstaltungsteam benutzte sowohl die Tabellenansicht, um schnell zu erkennen, wie die Dinge vorankommen, als auch die Dateiansicht, um bequem den Status der Banner, Bilder, Broschüren und sonstiger Assets zu prüfen. Jede Ansicht in Wrike eignet sich besonders für spezielle Arbeitsweisen und Ziele, wodurch unterschiedliche Teams das Tool an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können, ohne Daten in mehreren Quellen verwalten zu müssen.

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„Jedes Team wusste genau, für welche Aufgaben es verantwortlich war und welche Ergebnisse abgeliefert werden mussten.“ -- Trish King

2. Wir haben Wrike als Single Source of Truth benutzt

Sichtbarkeit und Zugänglichkeit sind für eine reibungslose Veranstaltung unglaublich wichtig. Bei den vielen einströmenden Informationen aus IM-Chats, E-Mails, Google Docs und Flurgesprächen, kann es manchmal passieren, dass wichtige Veranstaltungs-Details durchs Netz rutschen. Es ist wichtig, die Dinge sowohl aus der Vogelperspektive sehen zu können als auch umgehend einen tiefen Einblick in die Details zu bekommen.

Wrike war unsere Single Source of Truth. Jedes Gespräch, jede Anfrage und jede Aufgabe wurden in das System eingepflegt, sodass alle Beteiligten eine einzige Anlaufstelle hatten, um die notwendigen Dinge zu sehen und darauf zuzugreifen. Dadurch wurden Missverständnisse reduziert und weil es kein langes Hin und Her gab, konnten wir Zeitverlust vermeiden. Selbst eine einfache Aufgabe, wie etwa sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre T-Shirts für die Veranstaltung haben, kann schnell Stunden dauern, wenn man für 40+ Leute Größen einholen und die Sache nachverfolgen muss. Aber mit Wrike mussten wir nur eine Aufgabe erstellen und diese mit Hilfe einfacher Auswahlkästchen dem Team zuweisen. Danach konnten wir auf einen Blick erkennen, wer die Sache weiterverfolgt hatte und wer nicht, ohne allen hinterher laufen zu müssen. Es war für das ganze Team sichtbar, und der Gruppenzwang sorgte dafür, dass alles gemacht wurde. Durch diese einfache Methode haben wir unzählige Stunden für die Flugbuchungen und beim Handling von Hotel-Terminen für das Team gespart.

Benutzerdefinierte Formulare machen es noch einfacher. Einzelheiten können vorab so konfiguriert werden, dass die Beteiligten einfach nur die richtigen Optionen (T-Shirt-Größen, bevorzugte Fluggesellschaften, Hotel-Termine, usw.) wählen müssen, damit alle wesentlichen Daten automatisch gesammelt und formatiert werden. „Diese Art Information in Tabellen zu verwalten ist echt anstrengend“, erklärt King. „Dafür zu sorgen, dass jeder die Tabelle korrekt ausfüllt und die aktuellste Version der Datei verwendet, kann ein Alptraum sein. Es ist schwer zu erkennen, ob alles ausgefüllt und auch aktualisiert ist. Tabellen erinnern einen nicht daran, was man machen muss – Wrike schon.“

Mit Wrike ist es ein Kinderspiel, alle Personen auf dem neuesten Stand zu halten. Teammitglieder konnten Mitteilungen zu beliebigen Aufgaben abonnieren, sodass keine Zeit verschwendet wurde, den Leuten hinterher zu gehen und sie über Änderungen informiert zu halten.

Wrike diente auch als unsere Dokumentenablage. Alle Rechnungen, Freigaben, Verträge und Quittungen wurden in Wrike aufbewahrt. Wenn sich alles an einem einzigen Ort befindet, dann bleiben die Leute nicht bei der Suche nach wichtigen Dokumenten hängen, noch kommt es zum Stillstand, wenn derjenige, der für das gesuchte Dokument verantwortlich ist, gerade nicht im Büro ist.

„Tabellen erinnern einen nicht daran, was man machen muss - Wrike schon“ -- Trish King

3. Unsere Meetings waren produktiv

Persönliche Meetings sind eine wichtige Möglichkeit, alle Beteiligten in Einklang zu bringen, Fragen zu beantworten und Aktualisierungen bekannt zu geben. Aber lange oder unproduktive Meetings können Zeit verschwenden, den Fortschritt verlangsamen und sogar Verwirrung verursachen, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Wrike hilft uns dabei, unnötige Meetings zu vermeiden, und diejenigen, die erforderlich sind, zielgerichtet und effektiv zu gestalten.

Alle unsere Meetings für die Nutzerkonferenz wurden in Zoom aufgezeichnet und die Video-Aufnahme wurde direkt an die Aufgabe angehängt. „Mit den in Wrike gespeicherten Videoaufnahmen aller Meetings konnte jeder auf dem neuesten Stand bleiben und Nutzen aus den Meetings ziehen, egal ob sie anwesend sein konnten oder nicht,“ sagt King.

Die Tagesordnung für jedes Meeting wurde in Wrike zur Verfügung gestellt, damit jeder genügend Zeit hatte, sich Gedanken oder Fragen zu machen oder Ideen zu haben. Der Zeitaufwand, um die zum Projekt neu hinzukommenden Teammitglieder auf den aktuellen Stand zu bringen, war daher minimal, da sie den Verlauf der Arbeit und der Gespräche in Wrike verfolgen konnten.

„Mit den in Wrike gespeicherten Videoaufnahmen aller Meetings konnte jeder auf dem neuesten Stand bleiben und Nutzen aus den Meetings ziehen, egal ob sie anwesend sein konnten oder nicht.“ -- Trish King

4. Die Beteiligten mussten sich an den Prozess halten

Es ist kein leichtes Unterfangen, Verantwortliche über herannahende Fristen zu benachrichtigen, sich mit Referenten und Anbietern zu koordinieren, Grafik-Anfragen nachzuverfolgen und Abgabetermine einzuhalten. Wrike trug dazu bei, dass allen klar war, was von ihnen erwartet wurde, und erinnerte uns an wichtige Termine und Fristen.

„Jedes Detail wurde in Wrike gespeichert und war für alle Beteiligten zugänglich. Niemand konnte sagen, dass er etwas nicht wusste oder etwas nicht erhalten hatte“, erklärt King. Mit Wrike konnten wir eine echte Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht schaffen.

Das Festhalten an dieser strengen Vorlage hat nicht nur dazu beigetragen, dass unsere erste Nutzerkonferenz zu einem Erfolg wurde, sondern es wird auch unsere Planung für die nächste Veranstaltung erleichtern. Bei Bedarf kann sogar jemand anderes im Team eine Veranstaltung darauf aufbauend planen. Um diese Vorteile zu ernten, ist es wichtig, den Prozess so früh wie möglich zu definieren und dass alle Beteiligten sich daran halten.

„Jedes Detail wurde in Wrike gespeichert und war für jeden zugänglich. Niemand konnte sagen, dass er etwas nicht wusste oder etwas nicht erhalten hatte.“ -- Trish King

Auf die Details kommt es an

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Veranstaltungen sind komplizierte Angelegenheiten, bei denen mehrere Personen, Teams und Ressourcen auf dieselbe Linie gebracht werden müssen. Collaborate machte es erforderlich, dass Tausende von Aufgaben durch Hunderte von Mitarbeitern erfolgreich abgeschlossen werden mussten. Jede Nachlässigkeit hätte dazu führen können, unsere harte Arbeit für die Nutzerkonferenz zu untergraben. Zum Glück für uns wurden selbst kleinste Details wunderbar ausgeführt, wodurch unsere Gäste ein noch besseres Erlebnis hatten. Von den Teilnehmern, Gastreferenten, Sponsoren und Anbietern haben wir überwältigendes Feedback darüber bekommen, wie gut die Veranstaltung ausgeführt wurde.

Wrike ersetzt weder eine kraftvolle Vision noch harte Arbeit und Durchhaltevermögen, aber es reduziert viel unnötiges Hin und Her, durch das Zeit verschwendet und Verwirrung gestiftet wird. Bei erfolgreichen Veranstaltungen geht es darum, selbst kleinste Details festzumachen, und wir sind stolz darauf, sagen zu können, dass Wrike uns dabei unterstützt hat. Wenn Sie unseren Prozess replizieren möchten, können Sie unsere brandneue Veranstaltungsmanagement-Vorlage verwenden, die wir extra erstellt haben. Machen Sie Ihr Event zu einem Erfolg, mit unserer neuen Event Management Vorlage in Wrike – kostenlos.

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