Cómo hemos utilizado Wrike para planificar nuestra primera conferencia de usuarios

El 1 de octubre de este año, llevamos a cabo nuestro mayor proyecto colaborativo hasta la fecha: la primera conferencia de usuarios anual. La llamamos Collaborate y en ella participaron 59 usuarios de Wrike procedentes de 2 continentes y 3 países diferentes, que se encargaron de planificar 29 sesiones, con 34 ponentes, 302 asistentes, 4 patrocinadores, 6 proveedores y 609 tareas. Muchos elementos podían fallar con tantas piezas implicadas, pero nos complace afirmar que fue un éxito rotundo.

De todas los comentarios recibidos al respecto, la pregunta más recurrente fue: “¿Cómo pudimos conseguir llevarlo a cabo?”

Invitamos a nuestra directora de eventos, Trish King, para que nos diera algunos datos de cómo planificamos y ejecutamos este increíble evento.

Cómo utilizamos Wrike para planificar nuestra conferencia de usuarios Collaborate

1. Dividimos el proyecto en fases asequibles

De las grandes tareas, como la elección de la sede del evento, a los millones de pequeños detalles del día: un evento de esta magnitud requiere la coordinación de miles de elementos. Gestionar la lista de tareas pendientes iba ganando complejidad a medida que entraban en juego las diferentes oficinas, los proveedores, los ponentes y los patrocinadores. Para ayudarnos a controlar tal caos, dividimos el plan en cuatro fases:

  • Propuesta: en esta fase, nos enfrentamos a algunas de las decisiones más importantes que afectarían al resto del evento. Redactar los temas a tratar durante el evento y las charlas, crear una lista de posibles ponentes y abrir solicitudes de compra son solo algunas de las tareas generales que realizamos durante esta primera fase.
  • Antes del evento: en este punto, empezamos a abordar lo esencial y a ejecutar detalles fundamentales del evento. Seleccionar ponentes, solicitar productos como alfombras, luces y comida, así como reservar los viajes de las personas que participaron son algunas de las tareas fundamentales que llevamos a cabo en esta fase. 
  • Durante el propio evento: mientras se desarrollaba el evento, nos centramos en asegurarnos de que todo funcionara de la mejor manera posible. Los detalles importan y todo el trabajo que hemos realizado antes de llegar a este punto podría haber quedado en nada si no fuéramos capaces de ejecutarlo de forma eficaz. Durante el evento, corríamos de un lado a otro para comprobar que hasta los detalles más insignificantes estuvieran a punto: la coordinación de los ponentes y las sesiones, el registro, o bien la hora de inicio de las pausas para el café y las comidas.
  • Después del evento: nuestro trabajo no finalizó al terminar el evento. Nos pusimos manos a la obra para analizar cómo lo habíamos hecho para buscar la manera de poder mejorar antes de que se presente el próximo evento. Durante esta fase final, recopilamos los informes de asistencia, comparamos todos los gastos con respecto al presupuesto y calculamos el retorno de la inversión del evento.

Collaborate requirió la colaboración de varios equipos de Wrike repartidos por diferentes oficinas. Para ayudar a cada equipo a aportar su trabajo al proyecto, creamos carpetas con cada una de estas fases en las que se encontraban las tareas asignadas al equipo. Esto ayudó a cada equipo a gestionar el evento a medida que se encargaban de cada uno de sus proyectos concretos. “Cada equipo sabía exactamente de qué aspectos se tenía que responsabilizar”, afirma Trish King, nuestra directora de eventos.

Además, cada equipo podía visualizar el proyecto con su vista de Wrike preferida. El equipo de diseño prefería usar la vista de tabla Scrum para visualizar el estado de cada parte creativa. Nuestro equipo de contenido utilizó la vista de lista para registrar las decenas de presentaciones de diapositivas que tuvimos que revisar. El equipo de marketing del evento utilizó la vista de Tabla para saber, de un vistazo rápido, cómo progresaban las cosas y la vista de archivo para comprobar cómodamente el estado de los banners, las imágenes, los folletos y otros elementos. Cada una de las vistas de Wrike satisface estilos y objetivos de trabajo concretos, lo que permite a los equipos personalizar la herramienta en función de sus necesidades sin tener que gestionar datos en diferentes fuentes.

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“Cada equipo sabía exactamente de qué aspectos se tenía que responsabilizar”. -- Trish King

2. Wrike como fuente única de información

La visibilidad y la accesibilidad son increíblemente importantes para que el evento se desarrolle sin contratiempos. Como la información procede de conversaciones de chat, correos electrónicos, documentos de Google y conversaciones de pasillo, los detalles fundamentales del evento a veces se pierden por el camino. Además, es fundamental poder obtener una visión general y poder profundizar rápidamente cuando haga falta.

Wrike fue nuestra única fuente de información. Cada conversación, solicitud y asignación se introdujo en el sistema, lo que permitió a todas las personas implicadas en el proceso ver y acceder a todo aquello que hiciera falta. De este modo, acabamos con toda confusión y nos libramos de tener que malgastar el tiempo. Una tarea sencilla como garantizar que todos tuvieran camisetas que ponerse para el evento podría fácilmente llevar horas si tienes que pedir las tallas y realizar el seguimiento en un equipo de más de 40 personas. Sin embargo, con Wrike, todo lo que tuvimos que hacer fue crear una tarea y asignársela al equipo con una sencilla lista de verificación. Desde aquí, pudimos ver de un solo vistazo quién había realizado la tarea y quién no sin tener que registrarlo todo manualmente. Estaba a la vista de todo el equipo y la presión de los compañeros ayudó a garantizar la realización de todas las tareas. Este sencillo método ahorró al equipo cantidad de horas de gestión de vuelos, así como de fechas de entrada y salida de los hoteles.

Los formularios personalizados lo hicieron todo aún más fácil. Fuimos capaces de configurar los detalles con antelación, de forma que lo único que todos tuvieron que hacer fue seleccionar las opciones correctas (tallas de camiseta, aerolíneas preferidas, fechas de hotel, etc.) y todos los datos fundamentales se recopilaron y formatearon de forma automática. “Gestionar estos tipos de detalles es laborioso con hojas de cálculo”, explica King. “Garantizar que todo el mundo rellene la hoja de cálculo correctamente y empleando la versión más reciente de los archivos puede ser una pesadilla. Es complicado saber si se ha completado y actualizado todo. Las hojas de cálculo no te recuerdan lo que tienes que hacer, pero Wrike sí”.

Que todo el mundo disponga da la información más reciente es muy sencillo gracias a Wrike. Los miembros del equipo pueden suscribirse a cualquier tarea que quieran sin tener que perder el tiempo con seguimientos e informando a la gente de los cambios.

Wrike también fue nuestro repositorio de documentos. Todas las facturas, los comunicados, los contratos y los recibos se conservaban en Wrike. Al tener todo en un lugar común y de cómodo acceso, el equipo no se tenía que detener a intentar conseguir la documentación esencial, ni tenía que esperar si el responsable del documento estaba fuera de la oficina.

“Las hojas de cálculo no te recuerdan lo que tienes que hacer, pero Wrike sí”. -- Trish King

3. Celebramos reuniones productivas

Las reuniones cara a cara son una forma estupenda de coordinar al equipo, responder a preguntas y dar información. Sin embargo, las reuniones largas o improductivas pueden hacer que pierdas el tiempo, ralentizar el progreso e incluso aportar confusión en caso de que no se gestionen adecuadamente. Wrike nos ayuda a eliminar la necesidad de celebrar muchas reuniones y las que se siguen manteniendo son más útiles y eficaces.

Todas nuestras reuniones sobre Collaborate se grabaron con Zoom y la grabación se adjuntó directamente a la tarea. “Con las grabaciones de vídeo de cada reunión almacenadas en Wrike, todos podían estar al tanto y beneficiarse de ellas tanto si pudieron asistir como si no”, afirma King.

El orden del día de cada reunión se conservó en Wrike para que todos tuvieran tiempo suficiente para concebir reflexiones, preguntas o ideas. Como se incorporaron nuevos miembros del equipo al proyecto, el tiempo dedicado a que cogieran el ritmo fue mínimo, porque pudieron ver cómo progresaba la conversación y el trabajo en Wrike.

“Con las grabaciones de vídeo de cada reunión almacenadas en Wrike, todos podían estar al tanto y beneficiarse de las reuniones tanto si pudieron asistir como si no”. -- Trish King

4. Hicimos que los integrantes del equipo se responsabilizaran del proceso

La responsabilidad es complicada de asignar e incluso más difícil de medir. Es una lucha constante tener que notificar a los asignados que la fecha de entrega de la tarea se acerca, coordinar con los proveedores y los ponentes, realizar el seguimiento de las solicitudes de diseño y cumplir los plazos de entrega. Wrike ayudó a todo el mundo a dejar claro qué se esperaba de ellos y nos recordó las fechas y los plazos importantes.

“Cada detalle se guarda en Wrike y está disponible para todo el mundo, en cualquier dispositivo. Nadie puede decir que no sabía o que no recibió algo”, explica King. Gracias a Wrike, disfrutamos de un reparto de responsabilidades y un seguimiento genuinos.

Amoldarnos a esta estricta plantilla no solo nos ayudó a que el evento fuera todo un éxito, sino que ahora nos facilitará la planificación del próximo, o incluso que otra persona del equipo coja y planifique un evento si hace falta. Es fundamental definir con claridad el proceso lo antes posible y que todo el mundo se adapte a él para disfrutar de sus ventajas.

“Cada detalle se guarda en Wrike y está disponible para todo el mundo, en cualquier dispositivo. Nadie puede decir que no sabía o que no recibió algo”. -- Trish King

La clave está en los detalles

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Los eventos son asuntos complicados que requieren la coordinación de varias personas, equipos y recursos. Collaborate requirió la correcta realización de miles de tareas a cargo de cientos de colaboradores. Cada fallo podía poner en peligro el arduo trabajo que realizamos para el evento. Por suerte para nosotros, incluso el más insignificante de los detalles se ejecutó fantásticamente con el fin de mejorar la experiencia de todos nuestros invitados. Recibimos muchas opiniones acerca de lo bien que gestionamos el evento, tanto de los asistentes, como de los ponentes invitados, los patrocinadores y los proveedores.

Wrike no sustituye directamente a una gran visión, un trabajo arduo y un seguimiento, pero elimina muchas de las interminables tareas que nos hacen malgastar el tiempo y provocan confusión. El éxito de los eventos se consigue gracias a los detalles más pequeños y nos enorgullece decir que Wrike nos ha ayudado a conseguirlo. Si quieres reproducir nuestro proceso, hemos creado una nueva plantilla de gestión de eventos que podrás utilizar para llevar a cabo un evento de éxito. Empieza con la nueva plantilla gratuita de gestión de eventos de Wrike.

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