Martes a las 9 de la mañana. Te atreves a salir de la oficina con una taza de café en la mano para dar una vuelta rápida por tu departamento. ¿Qué esperas ver? ¿Crees que te encontrarás a todos los empleados sentados en sus mesas y trabajando sin más?

Esa es la corriente de pensamiento tradicional. Pero las expectativas tradicionales de horarios de 9 a 5 están cambiando a un ritmo imparable en las plantillas modernas orientadas hacia la obtención de resultados. Tres de cada cinco empleados creen que la jornada laboral de 9 a 5 es cosa del pasado, según una encuesta de 2016 realizada por CareerBuild.

Y no solo tienen clara esta idea, sino que la persiguen activamente. La empresa de contratación Yoh descubrió que el 42 % de las personas dejarían su puesto de trabajo por un entorno laboral más flexible, incluyendo la opción de trabajo remoto. Siempre que las tareas se saquen adelante, no debería importar cuándo o dónde se realizan, ¿no es así?

No obstante, esta expectativa conlleva algunas dificultades para los responsables: ¿Cómo pueden los trabajadores mantener la visibilidad en los objetivos y proyectos del equipo cuando optan por el trabajo remoto? ¿Cómo se informará a los miembros del equipo pertinentes? ¿Mantendrán el mismo nivel de productividad?

Estas son preocupaciones normales. Sin embargo, los horarios tradicionales de 9 a 5 y el personal encadenado a una mesa están desapareciendo, por lo que las empresas tienen que adaptarse para conservar a sus mejores empleados y dar más poder a los equipos que más rinden.

Es imposible detectar el momento justo en el que la jornada tradicional de 9 a 5 empezó a desaparecer, si fue a media noche o a las 7 de la mañana. Pero empecemos con la principal responsable: la tecnología.

Cómo la tecnología inspiró el cambio

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Piensa en cómo era el panorama laboral hace tan solo un par de décadas. Ibas a trabajar por la mañana, hacías las ocho horas del tirón y, después, te ibas a casa.

No había forma de acceder a tus mensajes y a la documentación importante desde la comodidad de tu sillón o desde una cafetería de Praga. Tenías que estar en la oficina para hacer el trabajo y punto.

¿Y ahora? Estamos constantemente conectados, lo que facilita el trabajo remoto desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin complicaciones ni obstáculos.

El 77 % de los estadounidenses tienen ahora un smartphone, ni más ni menos que un 35 % más que en 2011, según un estudio de Pew Research Center. Cerca de tres cuartas partes de los adultos estadounidenses también tienen un portátil o un ordenador de sobremesa. Consultar el correo del trabajo mientras esperas en la cola del banco ahora es tan fácil como trabajar en la mesa de la oficina.

La tecnología basada en la nube solo suma comodidad. Con un 47 % de los datos de empresas almacenados actualmente en la nube, los empleados pueden acceder fácilmente a la información que precisan para realizar su trabajo desde donde quieran. Los documentos, los registros y las hojas de cálculo importantes ya no quedan relegados a un armario archivador en una esquina polvorienta de la sala de reuniones.

Como la tecnología ha impulsado tanto la accesibilidad, poco sorprende que el 43 % de los estadounidenses afirmen pasar al menos parte de la jornada disfrutando de la opción de trabajo remoto.

Personal más joven = Cambio en las exigencias

Aunque el acceso sin restricciones a la tecnología es realmente un factor importante en el cambio de la jornada tradicional de 9 a 5, la evolución demográfica del personal también tiene un papel importante.

Todos hemos escuchado hablar de que los milenials trabajan de forma diferente a las generaciones anteriores. El 70 % de los milenials quieren disfrutar de opciones de trabajo remoto y flexible, lo que obliga a los empleados centrados en el tiempo a cambiar sus hábitos.

Y ahora también está la Generación Z, la de los nacidos después de los milenials (entre mediados de los 90 y principios de los 2000) que tienen la edad suficiente para formar parte de una plantilla de trabajadores. Si alguna vez has señalado a los milenials por ser culpables de estar demasiado conectados, recuerda que la Generación Z no se acuerda de una época en la que no existían las redes sociales, las compras en línea y las aplicaciones móviles.

Todo está cómodamente bajo demanda y esperan lo mismo del trabajo.

Las ventajas de acabar con las expectativas de la jornada de 9 a 5

Sigue habiendo una gran cantidad de empresas que se aferran a la idea de una jornada laboral estándar. Pero la mayoría está cambiando y se preocupa más de lo que hacen los empleados, y menos de cuándo y dónde lo hacen.

Ofrecer a los empleados este nivel de flexibilidad tiene una ventaja fundamental. Ante todo, dar a los empleados la opción del trabajo remoto y de horarios flexibles no solo conlleva una productividad igual, sino que puede aumentarla.

Una encuesta de FlexJobs concluyó que el 66 % de los profesionales creen que serían más productivos si optaran por el trabajo remoto. Estos trabajadores atribuyen esta motivación extra a varios factores que van desde evitar transportes a sufrir menos interrupciones de compañeros.

¿Quieres otro punto para la columna de los pros de la flexibilidad? Un trabajo flexible puede incrementar realmente la satisfacción, según un estudio de Cass Business School y Cranfield School of Management. Otro estudio demostró que Best Buy redujo la rotación de personal en un impresionante 45 % tras pasar a un “entorno de trabajo enfocado hacia la consecución de resultados”.

Finalmente, hay una ventaja increíblemente importante, aunque difícil de cuantificar: la confianza. Cuando los responsables confían en sus empleados para sacar el trabajo adelante, sin necesidad de vigilarlos en todo momento, los trabajadores sienten que tienen más poder y se implican más.

A nadie le gusta sentir la respiración de un microgestor en el cogote y la flexibilidad demuestra a los empleados que confías en ellos para que se responsabilicen de sus proyectos, sin tener que actuar como una niñera.

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Dejar atrás las jornadas de 9 a 5: cómo hacerlo correctamente

Estás convencido de que tienes que dejar de mirar al reloj y dar un poco más de margen a los miembros del equipo. Sin embargo, realizar tal cambio puede ser abrumador. Aquí tienes algunos consejos para hacerlo de forma que no te quedes preguntándote si las tareas se están realizando realmente.

1. Fomenta una cultura que abogue por la flexibilidad

El primer paso para superar las expectativas de la jornada de 9 a 5 es fomentar una cultura de autonomía y responsabilidad. Los horarios de trabajo flexibles no servirán de nada si los empleados no se responsabilizan de los proyectos y precisan un seguimiento constante.

Empieza por asegurarte de que los miembros del equipo entienden cómo encajan sus tareas concretas en el panorama general, así como qué consecuencias tienen sus actos. Eso aumenta su sentido de la responsabilidad de cara, no solo a ti como su jefe, sino también a sus compañeros de equipo.

Además, tendrás que luchar contra la microgestión. Cuando das más flexibilidad a tu equipo, es tentador querer supervisar cada movimiento que realiza, solo para estar tranquilo con el proceso. En lugar de ello, da más poder a los miembros del equipo para que tracen sus propios caminos y aborden los proyectos como ellos crean necesario hacerlo. Desde luego, seguirás teniendo seguimientos regularmente para ofrecer información y orientación. Pero sin aplastar su sentido de propiedad cuestionando constantemente el progreso y el planteamiento.

2. Deja claras las expectativas

También tendrás que dejar las expectativas explícitamente claras. Aunque esto siempre es importante, es fundamental cuando el personal trabaja fuera de la oficina en su propio horario.

Proporciona toda la información y los requisitos necesarios del proyecto de antemano para evitar confusiones y malentendidos posteriormente, además de impedir que se pierdan las comunicaciones en el fragor de la batalla.

Asimismo, define hitos clave, objetivos finales y métricas de éxito al inicio de los proyectos. Estos cambios pasan de centrarse en las horas en las que se realizan las tareas a hacerlo ahora en el trabajo que se ha de sacar adelante y el valor que este debe producir. 

3. Empieza poco a poco

Si estás ahora mismo respirando en una bolsa de papel con solo pensar en decir a tu equipo que trabaje cuando quiera, considera la opción de empezar con cambios pequeños.

Por ejemplo, puedes empezar dando a los empleados un día de trabajo desde casa a la semana o al mes. También puedes empezar ofreciendo la opción de participar en las reuniones habituales de forma remota, para que los empleados no tengan que estar presentes en la oficina para asistir a ellas.

Estos pequeños cambios te permiten, tanto a ti como a los miembros del equipo, tomar contacto con la flexibilidad sin pasar por el agobio de afrontar un gran cambio repentino.

Además, hacerlo poco a poco te da la oportunidad de mejorar los procesos necesarios y resolver los defectos antes de dar a todos control total sobre sus propios horarios de trabajo.

4. Utiliza una plataforma de gestión de proyectos

Usar una plataforma de trabajo colaborativa (como Wrike) es otro planteamiento inteligente. Al tener las comunicaciones y la documentación importantes centralizadas se consiguen varias cosas fundamentales:

  • Definir el éxito y alinear equipos: identificar los hitos clave y las métricas de éxito es importante. Puedes definir OKRs o KPIs para el equipo o el departamento y registrarlos en tu plataforma de gestión del trabajo. No solo incrementa la visibilidad y sirve como recordatorio constante de la dirección hacia la que trabaja tu equipo, sino que los trabajadores también pueden actualizar su progreso hacia los objetivos de los que son responsables, independientemente de cuándo o desde dónde trabajen.
  • Estar conectados y minimizar el miedo a perderse algo: es fácil preocuparse y preguntarse si te estás perdiendo algo importante cuando no estás en la oficina. Desde hitos clave al estado de proyectos concretos y el paradero de los miembros del equipo, una herramienta en tiempo real como Wrike te mantiene conectado al equipo (y mantiene a sus miembros conectados entre ellos), incluso aunque no trabajen paralelamente en los mismos horarios. Además, usar una plataforma de gestión del trabajo da a todo el mundo un lugar hacia el que mirar y ver la comunicación sobre determinados proyectos en contexto.
  • Registrar los horarios flexibles y remotos: consulta a continuación cómo algunos equipos dispersos por la geografía usan la función de calendario personalizado de Wrike para que todo el mundo esté informado del paradero de los miembros del equipo. También puedes utilizar esta función de calendario para mostrar si las personas están trabajando en la oficina o si han optado por el trabajo remoto.

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  • Limitar las reuniones y hacer que sean más eficaces: es verdad, los horarios flexibles y el trabajo remoto dificultan la programación de reuniones cara a cara. ¿Pero cómo de productivas son tus reuniones realmente? Una herramienta de colaboración facilita las actualizaciones de estado, lo que elimina la necesidad de celebrar muchas reuniones solo para informar de cómo van los proyectos. Y cuando celebres reuniones, podrás definir el orden del día en la plataforma de gestión del trabajo y, a continuación, registrar las notas de la reunión en el mismo archivo, al que todo el mundo puede acceder y consultar como referencia.
  • Mejor visibilidad y más confianza: una herramienta de gestión del trabajo colaborativa como Wrike cuenta con paneles que dan a los miembros del equipo y los responsables de estos una visión general de los proyectos, así como la opción de profundizar cuando haga falta. Los paneles personalizados pueden mostrar el estado de todo el trabajo asignado al equipo, así como la carga de trabajo de cada miembro. Esto no solo mantiene a los miembros del equipo organizados, además aporta la confianza en que el trabajo avanza, estén los empleados en la oficina o no.

Deja de mirar el reloj

El horario de 9 a 5 ha sido uno de los antiguos pilares de la jornada de trabajo media. Pero las tendencias cambian rápida y constantemente. Actualmente los empleados no solo valoran, sino que esperan contar con la flexibilidad y la confianza de sus responsables.

Si pretendes dirigir un equipo implicado, productivo y que rinde constantemente a su más alto nivel (algo que damos por supuesto), entonces no hay forma de evitarlo: tienes que dar a los empleados espacio para que respiren con el fin de que estructuren sus horarios de la forma que más les convenga y tengan la opción de trabajo remoto, además de confiar en ellos para que sus proyectos alcancen el mayor de los éxitos.

¿Preparado para dejar de mirar el reloj? Wrike te puede ayudar. Regístrate para disfrutar de una prueba gratuita de 14 días y verás cómo la gestión colaborativa del trabajo ofrece a tu equipo la flexibilidad que necesita para prosperar.

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