Comment maximiser la réussite de votre équipe grâce aux horaires flexibles et au travail à distance ?

Mardi matin, 9h. Vous vous aventurez, un café à la main, hors de votre bureau pour un petit tour rapide dans votre département. Vous savez qu'à cette heure-ci vos collègues commencent également leur journée et se mettent au travail.

Nos attentes en matière d'horaires au travail sont en train d'évoluer rapidement au sein des organisations aujourd'hui : 3 travailleurs sur 5 déclarent que les journées de travail de 9h à 17h font partie du passé, selon une étude de CareerBuilder réalisée en 2016.

L'agence de recrutement Yoh a révélé que 42 % des travailleurs quitteraient leur emploi pour un environnement de travail plus flexible. Au final, le plus important est d'accomplir ses tâches, l'endroit et le moment importent peu.

Seulement, ce besoin grandissant et revendiqué par un nombre toujours plus grands d'employés induit certaines difficultés : Comment les travailleurs peuvent-ils conserver une visibilité sur les objectifs et projets d'équipe ? Comment collaboreront-ils avec les autres membres de l'équipe ? Maintiendront-ils le même niveau de productivité ?

Des questionnements légitimes. Mais les postes exigeant une présence au bureau de 9h à 17h sont en train de disparaître, et les entreprises doivent s'adapter pour retenir leurs meilleurs talents et mettre sur pied des équipes performantes.

Même pour une journée traditionnelle de 9h à 17h, certains employés peuvent avoir réellement démarré à 7h et termineront celle-ci à minuit. Mais commençons par analyser le "vrai coupable" : la technologie.

Comment la technologie a bouleversé nos habitudes

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Pensez au monde du travail il y a une vingtaine d'années. Vous vous rendiez au travail le matin, vous y passiez huit bonnes heures, puis vous retourniez à la maison.

Il n'y avait aucun moyen d'accéder à vos messages et aux documents importants depuis votre canapé ou depuis un café. Vous deviez être dans votre bureau pour accomplir votre travail, point final.

Qu'en est-il aujourd'hui ? Nous sommes constamment connectés, ce qui facilite considérablement le travail n'importe où et à n'importe quand.

Selon une étude du Pew Research Center, 77 % des américains possèdent aujourd'hui un smartphone, soit un bond de 35 % par rapport à 2011. Près des 3/4 des adultes américains ont également un ordinateur portable ou de bureau. Consulter ses e-mails dans la queue d'un drive est aujourd'hui aussi facile que de travailler dans son bureau.

La technologie basée sur le cloud ne fait que renforcer cette commodité. Avec 47 % des données professionnelles actuellement stockées sur le cloud, les employés peuvent facilement accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, où qu'ils soient. Fini les armoires de classement pleines de documents importants, d'archives et de tableurs dans un coin poussiéreux de la salle de réunion.

La technologie a tellement amélioré la facilité d'accès qu'il n'est pas surprenant que près de 20% des entreprises françaises (18,30%) autorisent leurs salariés à travailler à domicile sans restriction.

Jeunes talents = évolution des attentes

Si l'accès illimité à la technologie est sans aucun doute un facteur facilitant le passage à des horaires de travail plus flexibles, les changements démographiques observés au sein de la force de travail jouent également un rôle capital à cet égard.

Nous avons tous entendu dire que les Millenials travaillaient différemment comparé à leurs aînés. Ils sont 70 % à vouloir des conditions de travail flexibles, obligeant les employeurs à cheval sur les horaires à changer leurs habitudes.

Aujourd'hui on parle de la génération Z, née après la génération Y (entre la moitié des années 1990 et le début des années 2000) suffisamment âgée pour faire partie de la force de travail. Si vous avez déjà montré du doigt les Millenials parce qu'ils étaient trop connectés, sachez que la génération Z n'a pas connu le temps où les réseaux sociaux, le shopping en ligne et les applications mobiles n'existaient pas.

Tout est accessible facilement, à la demande, et les jeunes s'attendent à ce que le travail le soit également.

Abandonner les horaires traditionnels : les avantages

Il existe encore beaucoup d'entreprises qui restent attachées à l'idée d'une journée de travail standard. Mais la majorité fait l'effort d'accorder plus d'importance au travail accompli qu'au moment et à l'endroit où il est accompli.

Offrir aux employés ce plus grand niveau de flexibilité présente un avantage important. Tout d'abord, leur donner la possibilité de travailler en dehors de l'espace de travail et des horaires habituels n'est pas seulement le gage d'un niveau de productivité similaire ; cela peut en réalité la stimuler.

Une étude réalisée par FlexJobs a révélé que 66 % des travailleurs s'estiment plus productifs s'ils travaillent à distance. Les raisons de cette nouvelle motivation sont nombreuses aux yeux de ces derniers : ne plus avoir à faire la navette ou être moins interrompus par les collègues en sont quelques-unes.

Un autre point en faveur de la flexibilité ? Selon une étude de la Cass Business School et de la Cranfield School of Management, la flexibilité au travail augmenterait la satisfaction professionnelle. Une étude de cas montre comment Best Buy a réduit la rotation du personnel de pas moins de 45 % après avoir instauré un environnement de travail exclusivement axé sur les résultats.

Enfin, il existe un avantage d'une importance capitale, même s'il est difficile à mesurer : la confiance. Lorsque les dirigeants font confiance à leurs employés quant à leur capacité à accomplir le travail, sans avoir besoin de les surveiller attentivement, les travailleurs se sentent investis de responsabilités et sont plus engagés.

Personne n'aime avoir un manager ultra pointilleux sur le dos. La flexibilité démontre à vos employés que vous leur faites confiance pour s'approprier les projets, nul besoin de les babysitter.

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Abandonner les horaires 9h - 17h : comment s'y prendre correctement

Vous êtes convaincus que vous devez arrêter de regarder votre montre et lâcher les rênes pour donner plus de liberté aux membres de votre équipe. Mais ce changement vous angoisse. Voici quelques conseils pour que vous ne soyez pas constamment en train de vous demander si le travail est bel et bien exécuté.

1. Favorisez une culture propice à la flexibilité

La première étape pour surmonter les exigences des horaires traditionnels est de favoriser une culture de l'autonomie et de la responsabilisation. Les horaires de travail flexibles ne conviennent pas si les employés ne s'approprient pas les projets et requièrent un suivi constant.

Commencez par vous assurer que les membres de l'équipe comprennent comment leurs tâches individuelles s'intègrent dans un projet plus large et qu'ils saisissent les conséquences de leurs actes. Cela renforcera leur sens des responsabilités, non seulement envers vous, en tant que leur manager, mais aussi envers les autres membres de l'équipe.

En outre, résistez à la tentation de faire de la microgestion. Lorsque vous donnez une plus grande flexibilité à votre équipe, il est tentant de vouloir surveiller leur moindre geste, juste pour vous rassurer sur la bonne tenue des processus.

Donnez plutôt à votre équipe les moyens de tracer leur propre chemin et de mener les projets comme bon leur semble. Vous devez absolument faire le point régulièrement pour donner un retour et conseiller votre équipe. Mais n'entravez pas leur sentiment d'appropriation en questionnant continuellement leur progrès et leur approche.

2. Clarifiez les attentes

Il faudra également que vous leur expliquiez clairement ce que vous attendez d'eux. Si cela est toujours important, cela l'est d'autant plus lorsque les gens travaillent hors du bureau à leur propre rythme.

Fournissez à l'avance toutes les informations et les exigences relatives au projet pour éliminer tout risque de confusions et de malentendus et éviter les échanges de communication inutiles.

Aussi, définissez les jalons, les objectifs à atteindre et les indicateurs clés de performance lors du lancement des projets. Au lieu de vous focaliser sur le temps passé à accomplir une tâche, réfléchissez au travail qui doit être exécuté et à la valeur que l'on peut en retirer.

3. Commencez doucement

Si vous suffoquez à l'idée de dire à votre équipe de travailler quand cela lui chante, envisagez de procéder petit à petit.

Par exemple vous pouvez peut-être commencer par proposer à vos employés de travailler à la maison un jour par semaine ou par mois. Vous pouvez aussi leur proposer d'assister à une réunion lambda à distance afin que leur présence au bureau ne soit pas obligatoire pour y participer.

Ces petits changements vous permettent, à vous et aux membres de votre équipe, de vous essayer à la flexibilité sans vous sentir dépassé par un changement radical et soudain.

De plus, prendre le temps de faire les choses vous donne l'occasion d'améliorer les processus et de résoudre les failles avant de donner à tout le monde un contrôle total sur leurs propres horaires de travail.

4. Utilisez une plateforme de gestion de projet

Utiliser une plateforme de gestion du travail collaboratif (telle que Wrike) est une autre décision judicieuse. Stocker les communications et documents de façon centralisée vous permet d'accomplir de grandes choses :

  • Définir le succès et aligner les équipes : identifier les jalons et les indicateurs de performance est important. Vous pouvez déterminer des OKR ou KPI pour l'équipe et le département et les enregistrer sur votre plateforme de gestion du travail. Cela offre une meilleure visibilité aux collaborateurs et leur rappelle constamment ce à quoi ils œuvrent, mais leur permet également de faire état de leur progrès vers l'atteinte des objectifs qu'ils se sont fixés, quel que soit le moment ou le lieu où ils travaillent.
  • Rester connecté et minimiser le syndrome FOMO (angoisse à l'idée de rater quelque chose) : lorsque l'on est pas au bureau, on a tendance à se préoccuper et à se demander si on est pas en train de rater quelque chose d'important. Des jalons clés, aux statuts de projets spécifiques, en passant par l'endroit où se trouvent les membres de l'équipe, un outil de collaboration en temps réel comme Wrike vous offre tout type d'informations vous permettant de rester connecté à votre équipe (et permettant aux membres de celle-ci de rester connectés entre eux !), même s'ils ne travaillent pas ensemble sur les mêmes horaires. Utiliser une plateforme de gestion du travail offre en outre à tout le monde un endroit pour revenir sur les communications et les réétudier afin de replacer certains projets dans leur contexte.
  • Effectuer un suivi des horaires de travail flexibles et du travail exécuté à distance : Vous verrez ci-dessous comment certaines équipes à distance utilisent la fonctionnalité du calendrier personnalisé de Wrike pour mettre tout le monde à jour. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité du calendrier pour indiquer si les personnes travaillent au bureau ou à l'extérieur.

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  • Limiter les réunions et rendre celles-ci plus productives : c'est un fait, les horaires flexibles rendent plus difficiles les réunions en personne. Mais vos réunions sont-elles vraiment productives ? Avec un outil de collaboration, les mises à jour des statuts sont simplissimes, ce qui permet d'éviter les nombreuses réunions qui ne servent qu'à informer sur les progrès des projets. Et lorsque vous décidez finalement d'organiser une réunion, vous pouvez définir l'ordre du jour sur la plateforme de gestion du travail, puis enregistrer les notes prises en réunion dans le même fichier, qui est facilement accessible et que tous les membres de votre équipe peuvent consulter comme référence.
  • Gagner en visibilité et en confiance : un outil de gestion du travail collaboratif comme Wrike dispose de tableaux de bord qui donnent aux membres de l'équipe et aux managers un aperçu des projets, et la possibilité d'en avoir une vision plus détaillée lorsqu'ils en ont besoin. Les tableaux de bord personnalisés permettent d'afficher le statut de tous les projets assignés à votre équipe, ainsi que la charge de travail de chacun des membres. Cela permet non seulement à vos collaborateurs de rester organisés, mais également de vous assurer que le travail progresse, que les employés travaillent au bureau ou à l'extérieur.

Arrêtez de regarder votre montre

La journée de travail typique s'est longtemps reposée sur l'horaire 9h - 17h. Mais les choses changent rapidement et constamment. Les employés d'aujourd'hui ne se contentent pas d'apprécier la flexibilité et la confiance chez leurs employeurs, ils l'exigent.

Si souhaitez diriger une équipe engagée, productive et extrêmement performante à tous les niveaux (ce que nous supposons), alors il n'y a pas moyen d'y échapper : vous devez laisser à vos employés la marge de manœuvre nécessaire pour organiser leurs horaires de la façon qui leur convient le mieux, tout en croyant en leur capacité à mener à bien des projets.

Vous êtes prêt à arrêter de regarder votre montre ? Wrike peut vous aider. Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours et voyez comment la gestion du travail collaboratif donne à votre équipe la flexibilité dont ils ont besoin pour réussir.

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