Kollaborations-Tools für verteilte Teams: Die besten Funktionen in Wrike

Eine flexiblere Arbeitsplatzgestaltung ist in den letzten Jahren zu einem wichtigen Thema für moderne Arbeitnehmer geworden, die ihre eigenen Arbeitszeiten steuern und eine bessere Work-Life-Balance erreichen möchten. Laut einer 2019 von Upwork durchgeführten Studie werden bis 2028 in den USA 73 % aller Teams Mitarbeiter enthalten, die auf Vollzeitbasis von zuhause aus arbeiten.

Collaboration-Tools für verteilte Teams, wie beispielsweise in Wrike, schlagen eine Brücke zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen und in externen Büros und unterstützen gut organisierte Arbeitsabläufe. Auch Teams, die sich den letzten Wochen ganz auf Remote-Arbeit umgestellt haben, sehen sich mit Herausforderungen rund um Logistik und Zusammenarbeit konfrontiert.

Wrike versteht solche Teams. Viele unserer eigenen Kollegen arbeiten an externen Standorten, und die meisten von uns sind weltweit über sechs Niederlassungen verteilt. Diese Notwendigkeit, die Arbeit über diverse Städte und Zeitzonen hinweg zu koordinieren, bedeutet, dass auch wir uns auf die Funktionen von Wrike verlassen, um unsere eigenen Ziele zu erreichen. 

Wrike ist ganz auf die Bedürfnisse dynamischer Teams ausgerichtet und kann auch Ihren Mitarbeitern helfen, sich erfolgreich auf die Arbeit im Homeoffice einzustellen.

Dynamische Anfrageformulare

Wie ein aktueller Bericht zur Remote-Arbeit von Usefyi zeigt, ist die Kommunikation für komplett dezentrale Arbeitskräfte die größte Herausforderung. Die dynamischen Anfrageformulare in Wrike helfen Teams, das Rätselraten bei Anfragen zu eliminieren und Kommunikationshürden zu überwinden.

Wir alle haben sicherlich schon Meetings erlebt, bei denen unklare Anfragen gestellt und vage Deadlines festgelegt wurden. Nachher ist nicht einmal klar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann. Mit Wrike lässt sich dies vermeiden.

Sie können eingehende Anfragen und anstehende Aufgaben steuern, ohne je einen Sitzungsraum zu betreten. Anfrageformulare in Wrike helfen Teams, Anfragen aus anderen Abteilungen zu empfangen, die damit verbundenen Tätigkeiten zu spezifizieren und diese als Aufgaben an die Teammitglieder zu verteilen.

dynamische Anfrageformulare

Zeiterfassung

Wussten Sie, dass bis zu 15 % der anrechenbaren Beratungsarbeit nicht in Rechnung gestellt wird? Das ist kein unbedeutender Anteil – und mangelhafte Zeiterfassung kann durchaus eine Rolle spielen. Für kleinere Teams bedeutet das oft entgangene Einnahmen, verpasste Ziele und mehr.

Mit dem Zeiterfassungs-Tool in Wrike können Teams ihre Arbeitsstunden effizient protokollieren, die Dauer von Aufgaben erfassen und so sicherstellen, dass sie ihre wertvolle Arbeit präzise verfolgen und in Rechnung stellen.

Selbst wenn Sie keine verrechenbaren Stunden erfassen, hilft Ihnen die Messung der Aufgabendauer beispielsweise, zeitraubende Aktivitäten zu identifizieren, die Sie vielleicht automatisieren oder mithilfe von Vorlagen vereinfachen könnten.

Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Status

Keine zwei Teams funktionieren je auf die gleiche Weise. Die benutzerdefinierbaren Arbeitsabläufe und Status in Wrike helfen Teams, spezifische Arbeitsabläufe einzurichten und zwischen ihnen zu wechseln, je nach Aufgaben- und Projektlebenszyklus.

Nehmen wir z. B. an, Sie arbeiten in einem Team, das Prüfungen und Freigaben von mehreren Abteilungen braucht – zu Inhalt und Design. Mit Wrike können Sie einen Arbeitsablauf erstellen, der Ihren speziellen Freigabeprozess enthält.

Die benutzerdefinierbaren und farbcodierten Arbeitsabläufe sind ideal für Teams, die effektiv zusammenarbeiten müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Spaces

Wrike Spaces sind anders als Ordner und Projekte – sie stellen zentrale Orte bereit, an denen Ihre Abteilung Dokumente und Materialien teilen, sich über den aktuellen Stand von Aufgaben und Projekten informieren und einen kompletten Überblick über Ihre Tätigkeiten im Team gewinnen kann.

Mithilfe von Spaces lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiter ihre Arbeit duplizieren. Nutzer erhalten schnellen, zentralen Zugriff auf Unterlagen, ohne dauernd alte E-Mails und Slack-Nachrichten durchsuchen zu müssen. (Das kennen wir sicher alle, nicht wahr?)

Und für die ganz Organisierten unter uns gibt es persönliche Spaces für wichtige Informationen und Dokumente, die wir in unserer Arbeit brauchen.

Gantt-Diagramme und Kanban-Ansichten

Wie arbeiten Sie am effektivsten? Wenn Sie als Team gern den Gesamtüberblick haben, helfen Ihnen visuelle Tools wie Gantt-Diagramme und Kanban, Ihre Projekt-Lebenszyklen und Prioritäten immer im Auge zu behalten. Nutzen Sie Gantt-Diagramme, um sich auf einen Blick über Abhängigkeiten, Aufgabenumfang und potenzielle Engpässe zu informieren.

Agile Teams verschaffen sich viel Transparenz mit Kanban-Boards, um geplante, laufende und abgeschlossene Arbeit zu sortieren und zu priorisieren.

Stärken Sie Ihre verteilten Teams mit Collaboration-Tools von Wrike 

Wir von Wrike haben es zu unserer Mission gemacht, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie hatten vielleicht nicht geplant, in diesem Jahr komplett auf Homeoffice und verteilte Teamarbeit umzustellen – doch gibt es kaum Zweifel daran, dass dies die Zukunft der Arbeit sein wird. 

Die Tools von Wrike sind für flexible Teams konzipiert und helfen Ihnen, besser zusammenzuarbeiten, den Fokus zu bewahren und Ihre Ziele zu erreichen. Damit möchten wir Teams unterstützen, die sich derzeit mit den neuen Herausforderungen verteilter Arbeitsabläufe auseinandersetzen.

Aktuell erhalten Sie Wrike Professional sechs Monate lang kostenlos, wenn Sie sich für eine Testphase registrieren. Steigen Sie ein und entdecken Sie die vielen Collaboration-Tools für verteilte Teams in Wrike.

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