Comment créer une incroyable expérience d'intégration pour vos nouvelles recrues
Vous venez de recruter une personne pleine de talent pour rejoindre votre équipe, et vous voulez lui garantir une première expérience exceptionnelle au sein de l'entreprise. Vous espérez qu'elle dise à tous ses amis et à sa famille à quel point sa nouvelle entreprise est fantastique. Mais à quand remonte la dernière évaluation — voire amélioration — de votre procédure d’intégration ? N'oubliez jamais que votre procédure d'intégration est la première impression qu'aura votre nouvel employé(e) sur les rouages internes de votre organisation. En d'autres termes, vous devez la réussir ! Afin de vous aider à créer une expérience d'intégration inoubliable pour vos nouvelles recrues, nous mettons à votre disposition ce guide d'intégration pratique. Il inclut de nombreuses recommandations que nous utilisons pour intégrer de nouveaux membres d'équipe au sein de notre entreprise, aussi nous espérons qu'il pourra vous aider. 

Définissez les attentes avant même qu'elles ne commencent à travailler

La première expérience de vos nouvelles recrues au sein de votre entreprise se fait en réalité avant leur premier jour de travail. Vous avez une chance de les épater avant même qu'elles aient mis un pied à l'intérieur du bâtiment. Donnez-leur un aperçu de ce à quoi elles peuvent s'attendre lors de leur arrivée le premier jour.
  • Où peuvent-elles garer leur véhicule ?
  • Quels sont les restaurants locaux favoris près du bureau où elles pourront déjeuner ?
  • Quel est leur ordre du jour pour leur première journée ?
  • À quelle heure doivent-elles arriver au travail ?
Il s'agit de questions courantes auxquelles vous devez répondre afin d'alléger leur anxiété due à cette première journée.

Faites une forte impression le premier jour 

Cela permet réellement à vos nouvelles recrues de se sentir à l'aise lorsqu'elles s'assoient à leur bureau la première fois et qu'elles ont déjà tout ce qu'il faut pour démarrer. Voici quelques éléments que vous devez avoir préparés sur le bureau de vos nouvelles recrues lorsqu'elles arrivent :
  • Les outils nécessaires à la réalisation de leur travail : clavier, souris sans fil, support d'ordinateur portable, etc.
  • Un dossier d'intégration : il s'agit d'un guide de style de A à Z personnalisé pour travailler au sein de votre entreprise. Il doit également inclure les rôles et responsabilités de leur poste, en guise de rappel.
  • Un joli cadeau de bienvenue : un T-shirt, bracelet, stylo, chapeau ou autre, avec le nom de l'entreprise.
  • Une liste aide-mémoire d'intégration : il s'agit des 10 à 15 choses essentielles sur votre entreprise que chaque membre de votre équipe doit connaître. Elle doit inclure des informations telles que l'historique de votre entreprise, les profils de l'équipe dirigeante, la mission et les valeurs essentielles de votre entreprise.

Décalez la date de leur arrivée à un jour où se tient une réunion générale avec l'ensemble des membres de l'équipe

Dans mon entreprise, nous avons une réunion générale chaque lundi de 12 h 00à 13 h 00 afin de passer en revue les mises à jour importantes pour l'entreprise et d'assurer notre formation de développement personnel appelée la « Séance Sensei ». Nous intégrons toujours les nouveaux employés le lundi afin de les présenter de manière appropriée au cours de notre réunion à l'ensemble du personnel. Nous présentons généralement les nouvelles recrues à l'ensemble de l'organisation et leur demandons d'indiquer leur nom, leur rôle, d'où elles viennent et de fournir une petite information intéressante ou singulière les concernant. Nous ajoutons aussi un peu d'éclat à nos présentations. Notre Directeur Acquisition de talents joue la musique d'ambiance des intros de la formation initiale des Chicago Bulls de 1996 et utilise un mégaphone pour présenter chacune des nouvelles recrues comme si elles étaient sur le point d'entrer sur le plancher du United Center. https://www.youtube.com/watch?v=9jK-NcRmVcw

Accordez-leur du temps pour rencontrer le directeur de chaque service

Au cours de leur première semaine de travail, il est important que le nouveau membre de votre équipe ait une chance de découvrir les rôles et responsabilités de chaque service. De cette manière, il comprendra mieux les différentes parties en mouvement au sein de votre entreprise. Programmez des réunions de 15 minutes avec chaque directeur de service afin que votre nouvelle recrue puisse apprendre qui travaille dans quel service et ce qu'ils font au quotidien.

Organisez un déjeuner avec un cadre pendant la première semaine

Il existe de plus en plus d'exemples d'entreprises qui réussissent avec une structure organisationnelle horizontale. Une structure horiozontale donne les moyens aux individus de devenir des meneurs et de prendre des décisions. Pour atteindre cet objectif, les employés doivent avoir des lignes de communication ouvertes et cohérentes avec l'équipe dirigeante. Une manière étonnante pour favoriser une structure horizontale au sein de votre entreprise consiste à ce que le PDG ou le Président invite votre nouvelle recrue à partager un déjeuner. Cela leur donnera l'occasion d'établir une relation avec une personne de l'équipe des cadres dirigeants et de prouver que chaque membre de l'équipe est apprécié.

Fournissez-leur un questionnaire sur les « valeurs fondamentales » à la fin de leur première semaine

Si vous mettez l'accent sur la culture, chaque membre de l'équipe doit connaître les valeurs fondamentales de votre entreprise en interne et à l'extérieur. Rédigez un questionnaire sur les valeurs fondamentales auxquelles vos nouvelles recrues devront répondre avec succès à la fin de leur première semaine. Si vous n'avez pas encore défini vos valeurs fondamentales, vous devez absolument le faire. Voici un guide rapide en 5 étapes pour démarrer.

Créez des points de contrôle le long du parcours

Lorsqu'une personne démarre un nouveau travail, des difficultés inattendues peuvent surgir. Elle peut ne pas s'entendre avec un collègue, ou son responsable direct peut ne pas la former suffisamment. Vous pouvez venir à bout de ces problèmes en programmant des entretiens de contrôle. Votre responsable des embauches ou Directeur des RH doit avoir un entretien de contrôle à la fin de la première semaine, du premier mois et du troisième mois. L'objectif de cet entretien est de voir comment se déroulent les choses, d'écouter les difficultés qui n'ont pas été abordées avec leur responsable, et de fournir une réponse professionnelle afin de les aider à réussir.
Biographie de l'auteur : Sean Kelly est le PDG de SnackNation, un service de livraison de collations saines pour les bureaux à travers toute l'Amérique. Sean est également le fondateur de AwesomeOffice.org, une association engagée pour aider les entreprises à optimiser l'engagement, la productivité et le bien-être des employés.
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