Nous présentons aujourd'hui les feuilles de temps, une amélioration de Wrike Resource visant à renforcer la flexibilité, la transparence et la facilité d'utilisation. Les feuilles de temps offrent un moyen simple de suivre le temps passé sur les tâches.
Pour de nombreux professionnels, la gestion de projet est souvent reléguée au second plan. Le développement de l'entreprise et le ROI sont deux des principales priorités des dirigeants, alors que la gestion de projet est généralement loin de leurs préoccupations. La plupart des gens ignorent que, en l'absence d'un processus de gestion de projet efficace, ils perdent de l'argent. Nous avons mené un entretien avec Robert Kelly, Directeur de BGP et Directeur associé de Kelly Project Solutions, LLC, concernant la valeur que représente la gestion de projet et son impact sur les activités d'une entreprise. Nous avons également discuté des moyens de lutter contre le ralentissement chronique de la productivité, de l'évolution des technologies de GP et de ses prévisions pour 2020 en ce qui concerne la gestion de projet. Pour lire l'intégralité de l'entretien : 1. Parlez-nous un peu de vous. Je suis fier d'être le papa de trois merveilleux enfants, ainsi que l'heureux époux de ma femme Jasmin, depuis 12 ans maintenant. Sur le plan professionnel, c'est le hasard qui a fait de moi un directeur de projet et je continue encore à me perfectionner après 15 ans. En tant que co-fondateur et hôte de #PMChat sur Twitter, je collabore en permanence avec quelques-uns des meilleurs experts au monde en matière de leadership, de gestion de projet et d'autres volets professionnels. Dernièrement, je suis devenu directeur associé de Kelly Project Solutions, une société de consultance spécialisée dans la gestion de projet et le leadership en matière de communication pour les petites et moyennes entreprises. 2. Quels sont les principaux problèmes que vous rencontrez en tant que directeur d'un BGP ? Je pense que tout directeur de BGP doit relever plusieurs défis, partagés dans l'ensemble de l'entreprise : 1. Talent de qualité. L'idée de faire de la gestion de projet un produit (modèles clés en main, méthodologies miracles, etc.) a édulcoré le réservoir de talents avec des candidats qui connaissent le jargon mais sans pour autant être efficaces. Cela rend difficile pour les recruteurs de trouver un solide directeur de projet. 2. Investissement. Trop de BGP sont encore considérés comme des centres de coûts et non comme une source de revenus. Quelle que soit l'activité professionnelle, la gestion de projet est un service. Le gestionnaire de projet a beaucoup plus de points de contact avec le client (externe en particulier) que les commerciaux ou les cadres de l'entreprise. Une recherche menée par Technology Services Industry Association (TSIA) révèle qu'un modèle de vente impliqué (même quand il s'agit d'infogérance) a 15 fois plus de points de contact qu'un service purement commercial. Le revenu issu de la rétention et la satisfaction du client contribuent à une croissance à deux chiffres, tandis que les coûts associés aux cycles de vente et à l'acquisition de clients la freinent drastiquement. Les entreprises doivent investir dans la formation de leurs gestionnaires de projet, les outils utilisés par les clients et les budgets liés aux déplacements en vue d'établir des relations. Cela s'applique également aux PMO internes. 3. Crise identitaire. Les BGP ont souvent été appelés à choisir entre être un réservoir de ressources ou une instance de gouvernance, et ce défi n'a que prendre de l'ampleur avec le développement du «shadow IT». Les BGP doivent avoir une orientation claire de la part du DSI, sans quoi cela restera un défi majeur en 2016. 3. En tant que directeur de BGP visionnaire, pensez-vous qu'il soit impératif pour les entreprises d'adopter des méthodologies de GP standard ? Pourquoi ? En faisant attention au -« s », je dirais oui. Si vous examinez Lean Six Sigma, Stage Gate classique, Agile, MS Dynamics Implementation, etc., vous serez en mesure de développer une boîte à outils contenant des outils et processus de base adaptés à votre entreprise et à votre type de projet commun. Ceci étant dit, limitez au maximum les variations car l'un des avantages clés de la gestion de projet est notamment le caractère évolutif et reproductible des processus, pouvant être appris et mis en place rapidement dans l'ensemble de l'entreprise. Lorsque l'on applique une méthodologie et un vocabulaire communs, les gestionnaires de projet, les membres des équipes et les partenaires peuvent rapidement travailler à un rythme soutenu. Les enseignements tirés et les mesures peuvent servir de points de référence et être comparés pour assurer un environnement d'amélioration continue. 4. En quoi la gestion de projet peut-elle avoir un effet sur l'entreprise ? Sans vouloir dramatiser, une entreprise peut s'effondrer en raison d'une mauvaise gestion de projet. Des exigences médiocres peuvent produire des horreurs, qui seront lancées sur le marché et qui affecteront l'image de la marque pendant des années ! Si vous évoluez dans un environnement hautement réglementé, l'absence de processus documentés peut vous coûter des années de pénalités, pertes de licences, etc. Au quotidien, sans une solide gestion de projet, l'entreprise duplique généralement ses efforts, utilise mal les ressources, perd de l'argent en raison des demandes de modification, ainsi que du temps suite à une communication médiocre, etc. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix="— @rkelly976"]"Une entreprise peut s'effondrer en raison d'une mauvaise gestion de projet"[/inlinetweet] 5. En quoi la technologie change-t-elle la gestion de projet et la façon dont les employés la perçoivent ? La technologie constitue un outil formidable pour les gestionnaires de projet, qui leur permet d'améliorer la collaboration, la planification et l'efficacité de leurs projets. Une seule plate-forme pour planifier, communiquer, gérer les budgets et gagner du temps chaque semaine ! Pour le BGP, un grand nombre de plates-formes GPP permettent une meilleure gestion, pour mieux suivre/planifier l'utilisation des ressources, consulter les tableaux de bord indiquant la situation du projet, les problèmes, etc. Ces outils GPP permettent aux équipes de projet de se libérer des questions de la direction concernant l'état d'avancement et de FAIRE le travail. 6. Quels sont les 3 conseils que vous donneriez aux personnes rencontrant des problèmes de productivité dans le cadre de leur travail ? 1. Terminez la journée en accordant du temps à l'organisation. Passez la journée en revue : devez-vous quelque chose à quelqu'un avant de partir ? Pensez à demain : à quoi ressemble calendrier ? Quelles sont les principales choses à faire au cours des 24-48 heures ? Cela permettra de limiter les « pièges » qui vous attendent en cours de journée et de vous préparer mentalement à la journée du lendemain. 2. Tirez parti des rappels Que votre plate-forme de projet soit sophistiquée ou non, la plupart des messageries possèdent un système de rappel. Réglez les dates et les heures, avec fenêtres de rappel s'affichant au moment opportun. 3. Retirez-vous Dans un monde aujourd'hui dominé par les espaces ouverts, il vous suffira parfois de réserver une salle de conférence durant 30 minutes pour rattraper le temps perdu et rester concentré sans interruption à huis clos. 7. Comment la gestion de projet évoluera-t-elle (ou pas) à l'horizon 2020 ? Elle évoluera d'une manière ou d'une autre. Si nous n'abandonnons pas le modèle clé en main, la GP deviendra une compétence élémentaire que tout employé pourra exploiter, quel que soit son département. Dans la mesure ou un nombre croissant de technologies se transforment en libre-service, l'automatisation dans le nuage présente de plus en plus de risques. Je sais, quelqu'un doit créer la plate-forme en libre-service... Tout comme les grands parcs de serveurs ne nécessitant que quelques ingénieurs, ces plates-formes ne nécessiteront qu'une poignée de GP. L'autre possibilité est que les GP professionnels comme nous aillent au-delà du mandat de projet et du processus pour développer le leadership et les compétences métier. Si nous pouvons mettre davantage de valeur sur la table en tant que profession/discipline, alors nous pourrons gérer davantage d'initiatives stratégiques alignées sur les objectifs de l'entreprise. En apportant plus de valeur, nous serons davantage liés au DSI et au CEO de l'entreprise. 8. Quelle est la nouvelle tendance importante qui, selon vous, n'est pas suffisamment prise en compte ? Les BGP en tant que service. Les entreprises s'appuient depuis longtemps sur les services d'un consultant en GP, parce que les activités sont insuffisantes pour engager une personne à temps plein. Malheureusement, le turnover des consultants et la nécessité de familiariser les nouveaux avec l'entreprise engendrent des frais, réduisant ainsi les bénéfices que l'entreprise espérait engranger. Aujourd'hui, les individus souhaitent uniquement payer ce qu'ils consomment, mais ils recherchent aussi la personnalisation. Un BGP comme modèle de service atteint cet objectif. Une entreprise peut se tourner vers la même plate-forme BGP en tant que service lorsqu'elle en a besoin et le prestataire peut proposer le même GP ou veiller à son intégration en vue de le préparer. L'entreprise ne doit plus dépenser de l'argent en certifications, niveaux de GP, licences pour logiciel GPP, etc. Nous avons observé beaucoup d'intérêt pour ce modèle. Quelles ont été les conséquences pour votre entreprise d'une gestion de projet réussie ? Faites part de vos témoignages dans les commentaires. Nous espérons que chacun pourra en tirer un enseignement mutuel. Economisez l'argent de votre entreprise et améliorez les résultats de vos projets en commençant votre essai gratuit de Wrike dès aujourd'hui. Bio : Robert Kelly est gestionnaire de projet et chef d'équipes de projet depuis 15 ans. Ses équipes de projets et ses résultats s'étendent à plus de 40 pays et couvrent un portefeuille diversifié de projets, incluant les ventes, le marketing, les initiatives IT dans plusieurs entreprises. Robert est Directeur associé chez KPS, une société de consultance en gestion de projet basée à Raleigh en Caroline du Nord. Il est également co-fondateur et hôtes de #PMChat, une communauté mondiale de gestionnaires de projet et directeurs d'entreprise pratiquant l'échange de bonnes pratiques et d'expériences via Twitter. Suivez-le sur Twitter @rkelly976
Derrière chaque relation pluridisciplinaire prospère se trouve un ensemble d'outils permettant d'améliorer la communication et la productivité. Voici trois flux de travail que chaque société devrait connecter afin d'optimiser l'expérience du client.
Vous vous afférez pour connaître les dernières avancées en Technologies Marketing, générer du contenu, élaborer des campagnes, identifier les profils d'acheteurs ou agir comme référent pour votre équipe (et la liste ne s'arrête pas là). Toutes ces activités vous empêchent de vous demander comment le travail est effectué, tant qu'il est mené à bien. . Ne pas réaliser le travail de la manière la plus efficace possible affecte la productivité de votre équipe. Peut-être qu'au lieu d'automatiser les flux de travail, vous réalisez toutes les tâches manuellement, ce qui ne constitue pas une utilisation du temps très optimale. Vous pensez que tant que cela n'affecte pas votre chiffre d'affaires, ce n'est pas un problème ? . Voyons cela de plus près... . Admettons que votre équipe augmente sa productivité de seulement 10 %. Pour 300 employés, avec un salaire horaire moyen de 50 $ et un gain de productivité de 5 $ de l'heure, vous observerez un gain de productivité annuel moyen de 2,7 millions. . Êtes-vous maintenant convaincu de la nécessité d'optimiser les flux de travail ? . Observons les problèmes de flux de travail les plus courants qui entravent bien souvent la productivité de votre équipe, et leurs solutions : Erreur n°1 : pas de processus formel pour la collecte et la mise en œuvre des idées Vous tenez probablement des séances de brainstorming et vous encouragez un mode de pensée original, mais permettez-vous réellement la mise en œuvre de ces idées ? Utiliser un tableur Google Sheet, ou (si vous êtes de la vieille école) un crayon et du papier, est une excellente façon de prendre note des idées. Néanmoins, en utilisant ces seuls outils, vous n'avez aucun moyen de lier les idées au projet global ou aux tâches individuelles. Votre équipe perd du temps... et gaspille de l'encre. . Instituez plutôt une méthode formelle pour rendre plus efficace la recherche d'idées, en essayant des techniques de brainstorming approuvées. Nous ne vous demandons pas de jeter votre crayon à papier ; en fait, certaines techniques telles que l'idéation rapide vous encouragent à utiliser le plus de moyens possibles. . Cependant, nous vous recommandons de trouver une plateforme qui vous permette de cimenter toutes les idées et de les mettre en œuvre en les associant aux objectifs. À l'aide des outils de gestion de travail adéquats, vous pouvez archiver toutes les idées en lien avec un thème ou un objectif particulier afin de les rendre facilement accessible à votre équipe. Erreur n°2 : pas de méthode pour gérer les demandes entrantes Selon notre rapport de gestion du travail, pour lequel 1 400 travailleurs du savoir ont été sondés, le principal obstacle pour 60 % des répondants est de « travailler sur un nombre trop important de choses en même temps », suivi de « priorités incertaines » (31 %) et de « trop de demandes annexes » (28 %). . Il n'est pas surprenant que les demandes ad hoc figurent parmi les principales gênes à la productivité au travail, mais il faut se résigner : les demandes ad hoc sont inévitables. Recevoir des demandes désordonnées de différentes équipes fait partie intégrante de la collaboration. . Donc, au lieu gaspiller toute l'énergie de votre équipe en renvoyant et en évitant ces demandes, trouvez un moyen de les intégrer à votre flux de travail afin de pouvoir mieux les gérer. . Adopter une méthodologie Agile qui permette à votre équipe Marketing de s'adapter à chaque difficulté rend votre flux de travail bien plus flexible quant à la gestion des demandes entrantes. . . De même, avoir un emplacement centralisé vers lequel vous pouvez diriger toutes les demandes entrantes et recevoir toutes les informations dont vous avez besoin pour travailler vous aidera à mieux gérer les surcharges. Erreur n°3 : pas de méthode pour réunir les retours d'informations Bien sûr, deux têtes pensantes valent mieux qu'une, mais au-delà de deux, cela peut faire trop de monde. Attendre que les autres fassent des commentaires engendre de la confusion car on ne sait plus qui écouter, et cela crée des goulots d'étranglement dans le flux de travail. . Sans processus clair pour traiter et hiérarchiser les retours d'informations, vous recevez des messages instantanés, des e-mails, des textos et des tapes sur l'épaule, tous rendant des commentaires contradictoires sur la dernière campagne. . Lorsque vous demandez des retours, il est important d'impliquer uniquement les parties prenantes clés, plus peut-être une ou deux personnes d'autres équipes qui, selon vous, peuvent apporter une valeur ajoutée. Une fois votre flux d'approbation ou de retour d'informations adéquat mis en œuvre et partagé avec les parties prenantes, fixez un délai pour apporter les retours, de sorte que cela ne figure pas sur leur liste des tâches pendant des semaines. Erreur n°4 : mesurer la performance à la fin seulement Il y a toujours un certain degré de supposition dans la création de contenu et la conception de campagnes. Cependant, ne pas intégrer les données et les métriques des clients dans les décisions importantes affecte vos résultats. . Selon le rapport d'analyses Marketing comparatives de Demand Metric, tandis que 92 % des responsables Marketing estiment que les analyses sont importantes pour gérer les processus Marketing, seulement 39 % d'entre eux utilisent les analyses Marketing de manière efficace. . L'une des raisons expliquant cela est le fait que les responsables Marketing se penchent sur leurs analyses une fois seulement, plutôt qu'à plusieurs stades dans le flux de travail Marketing. . Lorsque vous établissez votre flux de travail, créez un espace sur lequel les membres de votre équipe puissent se connecter et évaluer l'avancement. Quels publics est-ce que nous ne visons pas ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Qu'est-ce que nous devrions soumettre à un test A/B ? Répondre à ces questions tout au long du flux de travail plutôt que lors des étapes finales uniquement peut aider votre campagne à gagner en vitesse. Erreur n°5 : ne pas revenir sur les enseignements tirés On dit que faire quelque chose toujours de la même manière et attendre des résultats différents est la définition de la folie. Par conséquent, il convient de ne pas tomber dans la folie et d'apprendre de nos erreurs pour multiplier les succès. . Ne pas revenir sur les enseignements tirés pousse tout simplement votre équipe à reproduire les mêmes erreurs, et ne lui permet pas de comprendre pourquoi certains aspects ont été fructueux. . Discuter des enseignements tirés est utile, mais cela ne facilite pas leur mise en œuvre. Trouvez un outil avec lequel vous puissiez noter ces enseignements et rendre vos conclusions accessibles. De cette manière, chaque équipe peut partager ses enseignements et apprendre des vôtres. Avancer en toute confiance En fin de compte, il vous revient de reconnaître les lacunes dans le flux de travail de votre équipe. Trouvez les moyens de remédier à ces manques pour vous permettre de : Instituer un processus formel pour mettre en œuvre les idées nouvelles. Adopter une méthode Agile pour vous permettre de mieux traiter les demandes ad hoc. Limiter le nombre de parties impliquées dans les retours d'informations. Observer les analyses et mesurer la performance tout au long de la campagne. Revoir et noter les enseignements tirés pour qu'ils soient accessibles à tous. En renforçant ces processus, vous faites de la productivité une priorité et vous permettez à votre équipe de collaborer de manière efficace. Les conséquences sur vos résultats en seront bien visibles. Quelles améliorations de flux de travail avez-vous réalisées récemment ? Partagez vos conseils avec nous dans les commentaires.
Le progrès est impossible sans le changement, et ceux qui ne peuvent pas changer leur mentalité ne pourront rien changer. - George Bernard Shaw . Imaginons que vous ayez besoin de trouver une nouvelle solution de réunions en ligne afin de pouvoir collaborer avec votre équipe à distance, évoluant sur différents fuseaux horaires. Vous lancez votre moteur de recherche favori et commencez vos recherches avec vos trois principales priorités en tête : coût, qualité et facilité d'utilisation. . Après une semaine d'appels avec les fournisseurs et une myriade de démonstrations gratuites, vous trouvez un outil qui correspond à votre budget et répond à tous vos besoins. Vous vous formez, vous testez et approuvez le concept, et êtes satisfait des résultats. Vous vous dites : « Maintenant il ne me reste plus qu'à le mettre en place au sein de l'équipe et l'affaire est réglée ! ». . Pas si vite. . Déployer un nouvel outil à l'échelle d'une équipe ne peut être un processus « vite fait bien fait ». La mise en place d'un nouvel outil demande beaucoup d'efforts, et une planification minutieuse. Obliger votre équipe à utiliser un nouvel outil engendrera instantanément de la réticence et vous conduira à l'échec. . Par ailleurs, offrir la possibilité à votre équipe d'utiliser l'outil de leur choix ne vous permettra d'obtenir qu'un taux d'adoption inférieur à 30 %. Si l'outil n'est utilisé que par une minorité au sein de votre équipe, alors vous feriez mieux de ne pas l'utiliser du tout. . De toutes façons, que l'ensemble de l'équipe l'utilise ou ne l'utilise pas, les mentalités et les réflexes ne changent pas si facilement. . C'est la raison pour laquelle la gestion du changement peut facilement échouer. Des études menées pendant les 40 dernières années montrent que les projets de conduite du changement au sein des organisations présentent un taux d'échec de 60 à 70 %. . Malheureusement, il n'existe pas de solution unique de gestion du changement. Vous devez comprendre ce qui est important pour votre équipe (dans son unicité) et considérer les techniques qui fonctionnent le mieux pour la mise en place. Qu'est-ce que la gestion du changement ? La gestion du changement est le processus qui consiste à guider et soutenir les employés pour qu'ils adoptent avec succès une nouvelle façon de travailler. Les situations sont diverses et variées : du passage à un nouveau système d'e-mail, jusqu'à l'utilisation de bureaux en position debout uniquement (Oh la la !). . La gestion du changement est un défi qui requiert non seulement de la patience et de la persévérance, mais également une forte motivation et de la transparence. . Le but ultime n'est pas seulement le lancement d'un nouveau produit ou l’introduction d'un changement de culture, c'est aussi l'application d'un mode de pensée plus efficace et la nécessité pour tout le monde de comprendre l'objectif du nouveau système et de le soutenir. . . [inlinetweet] Le but ultime de la #gestionduchangement n'est pas seulement le lancement d'un nouveau produit, c'est aussi l'application d'un mode de pensée plus efficace via @jerrymanas @wrike [/inlinetweet] Si la mise en place se fait à grande échelle, la gestion du changement est généralement prise en charge par un tiers ou par le département des ressources humaines. Cela créé souvent une coupure dans la responsabilité, et ne permet pas aux responsables de renforcer leur capacité à gérer le changement. Cela n'apporte pas de transparence non plus. En fait, le motif du changement devient souvent obscur lorsque le processus change de main. Pourquoi la gestion du changement ne fonctionne pas ? Il existe plusieurs théories sur les raisons pour lesquelles la gestion du changement représente une telle difficulté depuis de nombreuses années. . Selon Quiet Leadership, le livre de David Rock sur la transformation du leadership au travail, la gestion du changement échoue en raison de la façon dont les gens pensent et réagissent. . Rock dit ceci : « Obliger les gens à changer en leur disant comment faire déclenche la connexion du cortex préfrontal aux amygdales. Plus vous tentez de les convaincre que vous avez raison et qu'ils ont tort, plus ils sont réticents. Le cerveau tente de se défendre des menaces. » . Un autre point de vue identifie la gestion et le leadership comme responsables d'un faible taux d'adoption. Jerry Manas, consultant en leadership, a écrit une série de 10 articles de blog sur la bonne gestion du changement organisationnel au travail. Selon Manas, « personne ne s'impliquera dans la mise en place d'un outil ou d'un processus, à moins que cela ne les aide à faire plus facilement leur travail. Si le changement n'aide pas les personnes directement (il se peut que ce soit le cas), il faut alors lancer un cri de ralliement ou exprimer un besoin urgent et leur demander de participer à sa résolution. . Même s'il y existe plusieurs choix de processus possibles, nombre de ces derniers ignorent la complexité du comportement humain. . Les gens se sentent stables et en sécurité quand ils suivent une routine. La réticence face au changement survient simplement parce que le changement représente souvent l'inconnu, un manque de sécurité et la perturbation de tout type de routine. . D'un point de vue psychologique, il manque une compréhension de ce qui motive réellement les gens à changer. Plusieurs processus de gestion du changement sont dérivés du concept du célèbre béhavioriste des années 1950, B.F. Skinner. Son modèle est basé sur la théorie selon laquelle le comportement positif doit être récompensé et que le comportement négatif doit être corrigé. Son message de cause à effet repose littéralement sur l'idée que la conscience ne permet pas la compréhension du comportement humain, et que le meilleur moyen de comprendre le comportement est d'envisager une action et ses conséquences (c'est le « conditionnement opérant »). . Bien que cette forme de mesure incitative fonctionne pour comprendre le bien et le mal et pour remplir les objectifs de ventes trimestriels, il est avéré que cela n'a pas d'effets positifs, à long terme, sur le changement. Appliquer le modèle du conditionnement opérant de Skinner sur le long terme peut en fait saper nos motivations personnelles et nuire à nos idéaux et nos motivations en société. Le problème des récompenses externes est qu'elles peuvent réellement réprimer nos motivations internes et nos valeurs, ce qui engendre finalement des conséquences négatives sur le comportement et la performance. Qu'est-ce qui doit changer pour que la gestion du changement fonctionne ? De très nombreux employés ressentent la « fatigue du changement » due au chaos continu provoqué par l'adoption de nouvelles technologies et l'adaptation face aux changements culturels au travail. Il est donc important de connaître ce qui peut être fait pour améliorer le processus de la gestion du changement aujourd'hui. . Dans le monde actuel, passer à un nouveau système requiert plus que de simples présentations et séances de formation. Il est également important de parler de l'aspect humain du changement. Sachez que certaines personnes vont résister, et préparez-vous à cette situation. . Analysez la disposition des personnes. Votre équipe est-elle prête pour le changement ? Est-ce le bon moment ? Organisez une brève réunion pour discuter de vos idées et écouter leurs opinions. Avoir une idée de leur charge de travail et de leurs emplois du temps vous aidera à déterminer un moment approprié pour mettre en place le changement. . Soyez transparent. Dès le début, assurez-vous que votre équipe connaisse les motifs pour lesquels vous avez décidé de passer à un nouveau système de travail. Informez-les régulièrement sur votre évaluation des outils ; dites-leur ce que vous recherchez et expliquez-leur les efforts que vous y consacrez. Cela les aidera à comprendre la raison du changement et, avec un peu de chance, à soutenir l'initiative. . Selon Jerry Manas, « Il est important de clarifier toute inquiétude de leur part, et idéalement, de trouver un moyen pour eux de satisfaire leurs besoins en soutenant les vôtres. » [inlinetweet] La #Gestionduchangement consiste à trouver un moyen pour votre équipe de satisfaire ses besoins en soutenant les vôtres. via @jerrymanas @wrike [/inlinetweet] . Abordez les inquiétudes. Après avoir annoncé le changement, faites des permanences dans votre bureau ou dans une salle de réunion privée, où vos employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et échanger sur leurs difficultés. Cela va non seulement leur permettre de se sentir impliqués dans la décision, mais également les aider à comprendre les choses sous une nouvelle perspective et à résoudre les difficultés avant qu'elles ne prennent trop d'ampleur. . Mesurez le succès. Comment savoir si votre transition a été un succès ? Observez ce système de notation développé par Harvard Business Review qui permet d'attribuer une note à un projet. À l'aide de ce système de note DICE, les organisations peuvent déterminer le succès de leurs programmes en demandant aux responsables de noter chacun des quatre facteurs constituant le DICE : durée, intégrité, implication et effort. . Continuez à évaluer. L'évaluation ne se termine pas une fois le système sélectionné ou le processus de signature électronique DocuSign lancé . Une à deux fois par mois, il est utile de tenir des réunions de vérification avec votre équipe pour que les choses avancent bon train et pour vous assurer que vous exploitez au maximum votre nouvel outil. Cela sert également de rappel concernant l'utilisation du nouvel outil et d'opportunité d'obtenir des retours sur le nouveau processus. Avancez en toute confiance Comme vous avez pu le constater, la route du changement est rarement linéaire. Il y aura des accidents de parcours et des doutes concernant le changement. Si vous prenez en compte l'aspect humain dans la gestion du changement et que vous comprenez que le changement est rarement accueilli avec éloges et approbations, vous serez mieux équipé pour gérer cette tâche. . Souvenez-vous que le changement est inévitable dans toute organisation. En mettant en place le bon planning, vous pouvez lancer une transition réussie qui transformera et perfectionnera votre société et votre équipe.
Nous connaissons tous des jours peu productifs. Cela peut être parce que nous sommes préoccupés par un projet important, ou parce que nous éprouvons le multi-tâches, ce qui en réalité, ne nous rend pas plus efficace. Et il y a le coupable le plus connu des baisses de productivité : les réunions. . Avoir réunion sur réunion est le meilleur moyen d'anéantir la productivité au sein de votre équipe. Pourquoi ? . Bien qu'il puisse paraître nécessaire de faire un point et d'informer tout le monde sur les projets en cours, soyons honnête : les réunions se révèlent souvent inutiles, et représentent une perte de temps pour tout le monde. . Selon notre enquête sur la gestion du travail de 2015, 34 % des gens assistent à un minimum de 6 réunions par semaine, et 44 % d'entre eux affirment que trop de réunions ou de téléconférences sabotent la productivité. . Nous ne vous demandons pas de refuser toutes les réunions programmées. Nous souhaitons seulement vous aider à reconnaître lorsqu'il est réellement nécessaire de se rencontrer en personne et lorsque cela ne l'est pas. Demandez-vous si une réunion est réellement nécessaire Cela peut paraître relever du bon sens, mais pensez au nombre de réunions mensuelles ou hebdomadaires auxquelles vous avez assisté et qui avaient un objectif imprécis, voire même pas d'ordre du jour du tout. . Parfois, lorsque l'on programme une réunion individuelle ou de bilan périodique pour le suivi du travail, on omet de reconnaître l'inefficacité que cela représente pour tout le monde. . L'un des moyens de juger si une réunion périodique est nécessaire consiste à vous poser des questions générales comme : « Est-ce réellement nécessaire de se réunir cette semaine ? » « Y a-t-il des éléments de suivi dont je n'ai pas encore été informé ? » « Y a-t-il des actions qui doivent être annoncées à l'équipe ? » . Le second moyen de juger si une réunion est nécessaire est d'utiliser l'arborescence de décisions suivante : . Simplifiez les réunions nécessaires grâce au bon outil Qu'en est-il des réunions réellement nécessaires ? C'est là qu'entre en jeu l'utilisation d'un outil de collaboration tel que Wrike. Vous pouvez utiliser un outil pour rechercher des idées par brainstorming, suivre les projets et mesurer les performances. Vous pouvez même éviter la réunion en fournissant à chaque membre de l'équipe une visibilité sur l'état du projet. . Eugene Dong de Procurify explique : « Depuis la mise en place de Wrike, nous avons chacun gagné au moins 6 heures hebdomadaires en réduisant les réunions de coordination que nous avions l'habitude de programmer. » . Vous pensez que c'est impossible ? Vous allez être surpris. Nous allons vous présenter les moyens de limiter vos réunions en les remplaçant par Wrike. 1. Réunions de brainstorming Dans certains cas, il est important d'effectuer la recherche d'idées ensemble. Ce moment de contact direct permet à votre équipe d'échanger des idées et de poser des questions sur les objectifs. . Cependant, les séances de brainstorming en face à face peuvent engendrer des obstacles à la créativité comme la pensée unique ou la peur du jugement. Si vous ne suivez pas les règles du brainstorming, il est peut-être plus facile et plus efficace de chercher les idées individuellement. . Dans Wrike, vous pouvez lancer un projet et partager immédiatement les objectifs avec votre équipe. Ensuite, vous assignez les membres de l'équipe à des tâches individuelles et vous leur demandez de proposer autant d'idées que possible par eux-même, sans échanger avec les autres. Cela aide les gens à penser de manière indépendante, sans subir l'influence des autres et sans empêcher les autres de partager leurs idées par intimidation. . Redfoo, l'un de nos clients les plus célèbres, utilise Wrike pour le partage d'idées sur la musique et l'habillement de ses multiples sociétés. Ils ont créé un dossier d'idées dans Wrike pour prendre note des nouveaux concepts et les partager au sein des équipes. De cette manière, toutes les idées sont archivées dans un espace central et peuvent être facilement référencées. 2. Réunions-bilans J'ai bien compris, vous voulez pouvoir faire le suivi des projets et des tâches en cours, et ceux-ci sont trop nombreux pour pouvoir être inclus dans un e-mail ou dans une discussion de chat. Mais pensez à la facilité avec laquelle vous pourriez visualiser tous vos projets en cours ET leurs statuts en un seul clic. . C'est ce que Wrike vous permet de faire. Il vous suffit de paramétrer un tableau de bord pour visualiser tous vos projets importants et leur état d'avancement. À l'aide des flux de travail personnalisés, votre équipe peut créer une catégorie de statut afin de consulter rapidement le statut de chaque projet. . . Vous pouvez également paramétrer votre tableau de bord pour visualiser les projets par statut. Ceci est intéressant pour les équipes qui travaillent sur de nombreux projets similaires soumis aux approbations et aux délais des clients. Ainsi, vous pouvez visualiser dans un même espace tous les projets en cours, qu'ils soient « en cours », « envoyé pour approbation », « approuvé » ou « terminé ». . L'équipe de recherche et développement de Nanometrics a pu réduire de 30 heures le temps passé en réunion, et ainsi libérer du temps pour se concentrer sur l'avancement du travail. Comme tout le monde peut voir les mises à jours des tâches dans Wrike, les réunions sont centrées sur la prise de décisions et la résolution de problèmes plutôt que sur le seul partage des mises à jour des statuts de projets. 3. Réunions sur les leçons tirées Ce sont probablement celles qui sont les moins appréciées des trois, mais elles demeurent néanmoins essentielles pour vous apprendre à mieux connaître vos processus et à les améliorer. . Au lieu de mener une discussion ouverte, demandez à chacun de noter les obstacles et les contretemps rencontrés durant une tâche, puis partagez cela avec l'équipe. Invitez les membres de votre équipe à partager ce qu'ils ont appris et à réfléchir sur les parties des processus qui peuvent être améliorées la fois prochaine. . Il est utile de partager les leçons tirées lors d'une réunion, mais ce n'est pas forcément réalisable. Se souvenir des éléments à modifier à l'avenir devient difficile lorsque chacun les consigne de manière différente. Rédiger cela dans Wrike vous offre un moyen universel d'archiver les leçons tirées et d'y revenir, en les rendant facilement accessibles pour les références futures. Remplacez votre prochaine réunion par Wrike ! Essayez Wrike et annulez votre prochaine réunion périodique. Faites nous part de la façon dont vous avez remplacé vos réunions avec succès grâce à Wrike dans les commentaires !
Certaines personnes parlent de problèmes, d’autres de solutions : les activités de résolution de problèmes sont une excellente façon d’apprendre à connaître le fonctionnement de votre équipe (à la fois de chacun de ses membres et de l’équipe dans son ensemble). De plus, ces activités permettront à votre équipe de découvrir des stratégies qui l’aideront à réagir rapidement lorsqu’elle sera confrontée à un obstacle l’empêchant d'atteindre ses objectifs.
Quelle est la meilleure solution pour afficher tous les projets en cours d'une équipe ? Un endroit centralisé pour visualiser et organiser le travail. Ce qui revient à dire : les tableaux de bord et les rapports Wrike.
