Nous connaissons tous des jours peu productifs. Cela peut être parce que nous sommes préoccupés par un projet important, ou parce que nous éprouvons le multi-tâches, ce qui en réalité, ne nous rend pas plus efficace. Et il y a le coupable le plus connu des baisses de productivité : les réunions.
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Avoir réunion sur réunion est le meilleur moyen d'anéantir la productivité au sein de votre équipe. Pourquoi ?
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Bien qu'il puisse paraître nécessaire de faire un point et d'informer tout le monde sur les projets en cours, soyons honnête : les réunions se révèlent souvent inutiles, et représentent une perte de temps pour tout le monde.
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Selon notre enquête sur la gestion du travail de 2015, 34 % des gens assistent à un minimum de 6 réunions par semaine, et 44 % d'entre eux affirment que trop de réunions ou de téléconférences sabotent la productivité.
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Nous ne vous demandons pas de refuser toutes les réunions programmées. Nous souhaitons seulement vous aider à reconnaître lorsqu'il est réellement nécessaire de se rencontrer en personne et lorsque cela ne l'est pas.

Demandez-vous si une réunion est réellement nécessaire 

Cela peut paraître relever du bon sens, mais pensez au nombre de réunions mensuelles ou hebdomadaires auxquelles vous avez assisté et qui avaient un objectif imprécis, voire même pas d'ordre du jour du tout.
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Parfois, lorsque l'on programme une réunion individuelle ou de bilan périodique pour le suivi du travail, on omet de reconnaître l'inefficacité que cela représente pour tout le monde.
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L'un des moyens de juger si une réunion périodique est nécessaire consiste à vous poser des questions générales comme :
  • « Est-ce réellement nécessaire de se réunir cette semaine ? »
  • « Y a-t-il des éléments de suivi dont je n'ai pas encore été informé ? »
  • « Y a-t-il des actions qui doivent être annoncées à l'équipe ? »
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Le second moyen de juger si une réunion est nécessaire est d'utiliser l'arborescence de décisions suivante :
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Devons-nous maintenir cette réunion ? (arborescence de décisions #Infographic)

Simplifiez les réunions nécessaires grâce au bon outil

Qu'en est-il des réunions réellement nécessaires ? C'est là qu'entre en jeu l'utilisation d'un outil de collaboration tel que Wrike. Vous pouvez utiliser un outil pour rechercher des idées par brainstorming, suivre les projets et mesurer les performances. Vous pouvez même éviter la réunion en fournissant à chaque membre de l'équipe une visibilité sur l'état du projet.
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Eugene Dong de Procurify explique : « Depuis la mise en place de Wrike, nous avons chacun gagné au moins 6 heures hebdomadaires en réduisant les réunions de coordination que nous avions l'habitude de programmer. »
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Vous pensez que c'est impossible ? Vous allez être surpris. Nous allons vous présenter les moyens de limiter vos réunions en les remplaçant par Wrike.

1. Réunions de brainstorming

Dans certains cas, il est important d'effectuer la recherche d'idées ensemble. Ce moment de contact direct permet à votre équipe d'échanger des idées et de poser des questions sur les objectifs.
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Cependant, les séances de brainstorming en face à face peuvent engendrer des obstacles à la créativité comme la pensée unique ou la peur du jugement. Si vous ne suivez pas les règles du brainstorming, il est peut-être plus facile et plus efficace de chercher les idées individuellement.
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Dans Wrike, vous pouvez lancer un projet et partager immédiatement les objectifs avec votre équipe. Ensuite, vous assignez les membres de l'équipe à des tâches individuelles et vous leur demandez de proposer autant d'idées que possible par eux-même, sans échanger avec les autres. Cela aide les gens à penser de manière indépendante, sans subir l'influence des autres et sans empêcher les autres de partager leurs idées par intimidation.
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Redfoo, l'un de nos clients les plus célèbres, utilise Wrike pour le partage d'idées sur la musique et l'habillement de ses multiples sociétés. Ils ont créé un dossier d'idées dans Wrike pour prendre note des nouveaux concepts et les partager au sein des équipes. De cette manière, toutes les idées sont archivées dans un espace central et peuvent être facilement référencées.

2. Réunions-bilans

J'ai bien compris, vous voulez pouvoir faire le suivi des projets et des tâches en cours, et ceux-ci sont trop nombreux pour pouvoir être inclus dans un e-mail ou dans une discussion de chat. Mais pensez à la facilité avec laquelle vous pourriez visualiser tous vos projets en cours ET leurs statuts en un seul clic.
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C'est ce que Wrike vous permet de faire. Il vous suffit de paramétrer un tableau de bord pour visualiser tous vos projets importants et leur état d'avancement. À l'aide des flux de travail personnalisés, votre équipe peut créer une catégorie de statut afin de consulter rapidement le statut de chaque projet.
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Vous pouvez également paramétrer votre tableau de bord pour visualiser les projets par statut. Ceci est intéressant pour les équipes qui travaillent sur de nombreux projets similaires soumis aux approbations et aux délais des clients. Ainsi, vous pouvez visualiser dans un même espace tous les projets en cours, qu'ils soient « en cours », « envoyé pour approbation », « approuvé » ou « terminé ».
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L'équipe de recherche et développement de Nanometrics a pu réduire de 30 heures le temps passé en réunion, et ainsi libérer du temps pour se concentrer sur l'avancement du travail. Comme tout le monde peut voir les mises à jours des tâches dans Wrike, les réunions sont centrées sur la prise de décisions et la résolution de problèmes plutôt que sur le seul partage des mises à jour des statuts de projets.

3. Réunions sur les leçons tirées

Ce sont probablement celles qui sont les moins appréciées des trois, mais elles demeurent néanmoins essentielles pour vous apprendre à mieux connaître vos processus et à les améliorer.
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Au lieu de mener une discussion ouverte, demandez à chacun de noter les obstacles et les contretemps rencontrés durant une tâche, puis partagez cela avec l'équipe. Invitez les membres de votre équipe à partager ce qu'ils ont appris et à réfléchir sur les parties des processus qui peuvent être améliorées la fois prochaine.
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Il est utile de partager les leçons tirées lors d'une réunion, mais ce n'est pas forcément réalisable. Se souvenir des éléments à modifier à l'avenir devient difficile lorsque chacun les consigne de manière différente. Rédiger cela dans Wrike vous offre un moyen universel d'archiver les leçons tirées et d'y revenir, en les rendant facilement accessibles pour les références futures.

Remplacez votre prochaine réunion par Wrike !

Essayez Wrike et annulez votre prochaine réunion périodique. Faites nous part de la façon dont vous avez remplacé vos réunions avec succès grâce à Wrike dans les commentaires !
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