Comment créer un processus d'approbation dans Wrike

Quel que soit le secteur, il existe certains éléments concrets que partagent toutes les entreprises. Les e-mails et les réunions en font partie. L'un des éléments souvent négligé mais qui pourtant prend du temps est le processus d'approbation. Les documents, livrables, contenus, demandes d'achat... tous doivent passer par un processus d'approbation pour garantir qu'ils sont conformes aux attentes et aux exigences de qualité que l'entreprise impose à ses salariés et clients. Lorsque cette processus d'approbation est inexistante ou non suivie, certaines choses passent à travers les mailles du filet. D'après l'une de nos enquêtes sur la gestion du travail, 49 % des employés déclarent que le fait d'attendre une réponse à leurs demandes est l'un des principaux freins à leur productivité. Un processus d'approbation établie permet de savoir où en est le projet, mais d'aussi d'offrir aux autres une visibilité sur le statut actuel de chaque demande. Dans cet article, vous découvrirez comment mettre en place rapidement et simplement un processus d'approbation dans Wrike.

1. Réfléchissez bien à toutes les étapes

Dès que vous créez un processus, pensez bien aux étapes impliquées. Différenciez les étapes qui sont réellement nécessaires de celles que vous pouvez supprimer afin de simplifier le processus.

Par exemple, un document qui doit être approuvé peut suivre le cycle suivant :

Proposition d'idée >> En cours >> En révision >> Demande d'approbation >> Approbation>> Finalisation

L'étude de toutes les possibilités vous aidera à décider ce que vous devez inclure dans votre processus d'approbation dans Wrike.

2. Construisez votre flux de travail

Les statuts personnalisés font gagner beaucoup de temps car ils vous permettent de connaître d'un seul coup d'œil le statut d'une tâche donnée. Une fois les différentes étapes de votre processus d'approbation déterminées, commencez à construire votre flux de travail à l'aide de statuts personnalisés.

N'incluez que des statuts réalisables. Par exemple « Demande d'approbation » peut être une étape, mais pas forcément un statut à inclure. Voici quelques statuts que je vous recommande :

1. Proposition
2. En cours
3. En révision
5. Approbation
6. Finalisation
7. En attente
8. Reporté
9. Annulé

Comment créer un processus d'approbation dans Wrike 2

 

3. Configurez votre tableau de bord

Pour finir, vous devez construire un tableau de bord pour savoir facilement où en sont tous les projets. Ce tableau de bord permet à l'ensemble de l'équipe de classer les projets par catégories selon leur statut.

Imaginons que vous voulez créer un tableau de bord de tous les projets en attente d'approbation pour que votre responsable ou directeur puisse les voir et les étudier facilement. Donnez un nom au tableau de bord et créez un widget appelé En attente d'approbation et un autre appelé Approuvé. Vous inclurez dans ce widget tous les projets En révision de façon à ce que votre responsable sache quels sont les projets qui nécessitent son attention. Une fois leur statut mis à jour par le directeur, ces projets passeront automatiquement dans le widget correspondant et vous verrez le statut actuel de chaque élément.

 

Voici un exemple de tableau de bord d'une équipe créative :

Comment créer un processus d'approbation dans Wrike 3

Les approbations sont une étape nécessaire dans la quasi-totalité des entreprises. Ne laissez pas votre productivité diminuer par manque de fluidité du processus d'approbation.

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