Guía de gestión de proyectos
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¿Qué es un marco de gestión de proyectos?

Un marco de gestión de proyectos consta de los procesos, las tareas y las herramientas que se utilizan para llevar a cabo un proyecto de principio a fin. Abarca todos los componentes clave necesarios para planificar, gestionar y dirigir proyectos.

El marco de gestión de proyectos se puede dividir en tres partes:

Ciclo de vida del proyecto: este es el ciclo por el que pasa un proyecto de principio a fin. Consta de cinco fases:

  • Inicio
  • Planificación
  • Ejecución
  • Supervisión y control
  • Cierre

Ciclo de control del proyecto: el ciclo de control es el proceso de seguimiento y control del proyecto.

Herramientas y plantillas: los planes de proyectos, los informes de gestión de proyectos y los registros de riesgos son herramientas y plantillas comunes que se utilizan para gestionar proyectos.

Seis marcos de gestión de proyectos

Hay muchos marcos de gestión de proyectos entre los que elegir.

Estos son seis de los más comunes:

  • PRINCE2: este marco está muy estructurado y pone un gran énfasis en la planificación inicial.
  • CCPM (gestión de proyectos de cadena crítica): la cadena crítica se centra principalmente en la asignación de recursos durante todo el proyecto.
  • Lean: un marco Lean se centra en minimizar el esfuerzo y los recursos desperdiciados. Las técnicas de mejora de procesos a menudo se incorporan a este marco.
  • XPM (gestión de proyectos extrema): XPM se diseñó para proyectos complejos que se dan en entornos que cambian rápidamente. Se hace hincapié en la gestión de las partes interesadas, ya que los planes y programas cambian rápidamente.
  • Scrum: este marco también se diseñó para industrias que experimentan cambios rápidos. Con este marco, los proyectos a menudo se desglosan y planifican en sprints de dos a cuatro semanas.
  • Cascada: este marco es uno de los enfoques tradicionales para la gestión de proyectos. La cascada requiere que un proyecto se planifique de principio a fin, sin que ninguna fase del mismo comience hasta que finalice la anterior.

Cómo elegir un marco de gestión de proyectos

No hay un único marco que funcione para todos los proyectos, por eso se han creado tantos a lo largo de los años. A la hora de decidir qué marco es mejor para tu proyecto, ten en cuenta lo siguiente:

  • Si tu industria, tecnología o producto está cambiando rápidamente, se recomienda un marco adaptable como XPM o scrum.
  • Si la entrega del proyecto no está bien definida y es de naturaleza intangible (como el software), un enfoque de sprints (como scrum) puede funcionar mejor.
  • Si el proyecto está bien definido y es estable, planificarlo en su totalidad disminuye los riesgos. Por lo tanto, PRINCE2 o el método en cascada deberían funcionar mejor.
  • Se pueden elegir los marcos en función de lo que conozca tu organización y las partes interesadas. Si tu empresa nunca ha realizado un proyecto XPM antes, presentar uno puede ser difícil.
  • Las prioridades de tus partes interesadas afectarán al marco. Si el desperdicio es una preocupación crítica, se puede elegir un marco Lean.
  • Los marcos están diseñados para ser flexibles y adaptarse a las necesidades de un proyecto. Es posible que acabes tomando prestadas piezas de marcos independientes a medida que cambien las circunstancias de tu proyecto.

Lectura adicional:

Project framework examples

There are many project management frameworks you can choose to use.

Here are six of the most common ones:

  • PRINCE2: This framework is highly structured with a heavy emphasis on upfront planning.
  • CCPM: Critical chain project management focuses primarily on resource allocation across the project.
  • Lean: A lean framework focuses on minimizing wasted effort and resources. Process improvement techniques are often incorporated into this framework.
  • XPM: Extreme project management was designed for complex projects that occur in fast-changing environments. Emphasis is on stakeholder management as plans and schedules are rapidly changing.
  • Scrum: This framework was also designed for industries undergoing rapid change. Using this framework, projects are often broken down and planned in 2-4 week sprints.
  • Waterfall: This framework is one of the traditional approaches to project management. Waterfall requires a project to be planned from beginning to end, with no phase of a project beginning until the previous one has ended.

How to choose a project management framework

One single framework does not work for all projects, which is why so many of them have been created over the years. When deciding which framework is best for your project, consider the following:

  • If your industry, technology, or product is fast-changing, an adaptable framework such as XPM or Scrum is recommended.
  • If the project deliverable is not well defined and is intangible in nature (such as software), a sprint-based approach (such as Scrum) may work best.
  • If the project is well defined and stable, planning it out in its entirety decreases risks. Therefore, PRINCE2 or Waterfall should work best.
  • Frameworks may be chosen based on what your organization and stakeholders are familiar with. If your company has never completed an XPM project before, introducing one may be difficult.
  • The priorities of your stakeholders will impact your framework. If waste is a critical concern, a lean framework may be chosen.
  • Frameworks are designed to be flexible and adapt to a project’s needs. It may be that you will end up borrowing pieces of separate frameworks as the circumstances of your project change.

What are the benefits of following a project management framework?

A framework in project management can be a useful toolkit for project managers and teams alike, enabling them to adapt and apply best practices to each situation. According to Parallel, when a framework is in place, team members are more capable of handling unforeseen changes in a project.

Some other benefits of project management frameworks include: 

  • Consistency: With a project management framework, processes are consistent across the organization.  This allows for greater precision in planning projects and setting deadlines.
  • Clarity: A framework clearly lays out all project tasks and the tools needed to complete them, meaning there is no confusion when teams get to the execution stage. 
  • Simplification: When large projects are broken down into smaller tasks, it is easier for project managers to delegate tasks and for teams to tackle the workload. 
  • Optimization: A project management framework can help managers assess how much time and money is spent on each project. This enables them to successfully allocate and optimize resources for future projects.
  • Communication: By meeting regularly with teams as outlined in their chosen framework, project managers can effectively communicate with colleagues and boost information flow.

Who outlines project management frameworks?

A project manager chooses the framework for their team. As the person who oversees all project progress, they know best how their colleagues work and are therefore best suited to choosing a project management framework that matches the team’s working style. The project manager will outline the framework to be followed, host regular meetings in line with this methodology, and monitor progress to ensure it is the right project management framework to achieve key deliverables.

Further Reading: