A principios de 2017, nuestro equipo de contenido de tres personas aquí en Wrike se enfrentó a un problema bastante grande. Debido a que revisamos todos los textos en inglés que aparecen en nuestra plataforma de cara al público, nos vimos desbordados con las solicitudes de más de 400 empleados para que escribamos y editemos correos, ayudemos con material de UI/UX, mensajes de páginas de destino, materiales para ventas e incluso descripciones de puestos de trabajo. Con este panorama, no teníamos tiempo de crear el contenido de marketing para el que nos habían contratado.

Como tampoco podíamos contratar a más personal, nuestra única opción era revisar la forma en la que estábamos haciendo las cosas para gestionar la entrada caótica de trabajo. Más específicamente, elegimos hacer el trabajo dentro de un marco Scrum.

Cómo usar Scrum para organizar el caos

Ya hemos escrito acerca de Scrum antes. Es un método de trabajo en el que los equipos usan los principios de la gestión Agile, aquellos que hicieron famosos los equipos pioneros de desarrollo de software en el año 2001.

Scrum es un proceso por el que los equipos dividen y acometen proyectos de gran envergadura en porciones, lo que permite que las interacciones mejoren el producto progresivamente. Aunque nació en el sector del desarrollo de software, es igual de efectivo en otros, desde fabricación a marketing, ¡pasando incluso por proyectos como la renovación de una casa!

Marcus Miller, el fundador de la agencia de marketing digital británica Bowler Hat comenta: "Después de haber tenido tanto éxito en el trabajo con Scrum, usé el mismo enfoque para renovar una casa que nos habíamos comprado. Estoy en el Reino Unido y tengo una casa victoriana de tres pisos que no se ha reformado en 30 años ni tiene calefacción. Necesitaba una reforma completa, desde la calefacción a la decoración. Scrum nos ayudó a gestionar el proyecto, y a mantener la cordura. Es muy flexible y no hay duda de que funciona bien fuera del mundo del desarrollo de software. Lo que tiene sentido, ya que LEAN en realidad viene de los principios de fabricación."

Scrum es una gran herramienta para enfrentarse a una gran lista de tareas por hacer, ya que su enfoque hace que los equipos se centren solo en los elementos que se han priorizado. Los proyectos de gran tamaño pueden completarse con éxito al dividirlos en porciones más pequeñas. 

Y lo que es mejor, en cada sprint se produce una nueva versión del producto final (el producto mínimo viable o MVP). Esto permite al equipo mejorar continuamente el proyecto con cada tiempo de trabajo, en lugar de intentar perfeccionar el producto una vez terminado.

Los elementos de Scrum

Para aprender cómo usar Scrum, tienes que saber que Scrum requiere que los participantes asuman tres funciones:

  • Un propietario del producto, que tenga autoridad sobre su alcance, sobre el trabajo pendiente y que pueda aclarar todas las preguntas.
  • Un Scrum Master, que facilite el desarrollo de las reuniones y busque la forma más eficaz de que el equipo haga su trabajo.
  • Los miembros del equipo, habitualmente multifuncional y bajo presión para terminar.
Scrum para novatos, funciones de Scrum para todos

El proceso de Scrum requiere:

  • Una tabla Scrum (física o digital) en la que el equipo puede ver en qué tareas se está trabajando, quién las está llevando a cabo y el estado de cada tarea.
  • Un propietario del producto que desglose un proyecto de gran tamaño en tareas individuales (el trabajo pendiente) y asigne prioridades a las tareas del trabajo pendiente.
  • Que miembros del equipo trabajen en sus prioridades durante un tiempo determinado, lo que antes de conocía como sprint (un día, una semana, dos semanas, un mes...).
  • Un Scrum Master que lidere la reunión diaria con una duración no superior a 10 minutos, en la que cada miembro del equipo informe a los demás del progreso de su trabajo.
  • Una retrospectiva al final de cada periodo de Scrum para valorar qué ha funcionado y qué se puede mejorar en el futuro (lecciones aprendidas).

Cómo hacer que Scrum funcione

¿Cuáles son las prácticas recomendadas a tener en cuenta cuando te planteas cómo usar Scrum por primera vez?

1. Dejar claras las prioridades dentro del trabajo pendiente

En primer lugar tienes que saber cuál es la tarea más importante que hay que llevar a cabo.

Esto significa que el propietario del producto debe enumerar qué objetivos se deben lograr y qué tareas son prioritarias. El Scrum Master facilita que el equipo contribuya con sus ideas sobre qué trabajo hay que realizar para lograr esos objetivos junto con sus cálculos (de tiempo, de esfuerzo o de presupuesto). El propietario del producto decide cuál es el MVP, qué se entrega y qué no. Después, el equipo decide cuántos de estos productos se pueden finalizar al final de un sprint.

Seth Messer, desarrollador senior de Vecteezy explica por qué este proceso es fundamental para saber qué hay que hacer para lograr el objetivo: "Los desarrolladores tenemos plazos (tenemos un objetivo final para una unidad de trabajo). Esto significa que sabemos lo que queremos hacer y en qué punto queremos tenerlo terminado. Por ejemplo, puede que queramos terminar una nueva versión de un sitio web antes de febrero de 2018. Comenzar con la carga de trabajo es sencillo, y sabemos cuál debería ser el resultado final (p. ej., un sitio web nuevo), pero el tiempo entre medias es más complicado. ¿Qué trabajo hay que hacer y cuándo?"

2. Hacer que las reuniones sean breves y precisas

La reunión diaria es una parte fundamental del proceso de Scrum, ya que permite al equipo reunirse para hablar de los problemas comunes y erradicarlos juntos. No debe tener una duración superior a 10 o 15 minutos, en función del tamaño del equipo. Aunque las reuniones son habituales en todo el mundo empresarial, es posible que las reuniones diarias no resulten cómodas para los equipos nuevos en Scrum.

Gavin Woods, SCRUM Master certificado por SCRUM Alliance, dirige proyectos de transformación digital para clientes de diversos sectores para PITSS y reconoce que puede costar que los equipos se acostumbren. Afirma que: "La verdad es que usar Scrum en algunas organizaciones puede conllevar un cambio radical de la cultura; debido a que requiere que la gente sea más abierta acerca de su trabajo, sus dificultades y que resuelvan los problemas juntos. Algunas personas no se sienten cómodas con eso".

"Cuando se empieza con Scrum por primera vez, el Scrum Master tiene que inculcar la cultura de ser abiertos, pero precisos", puntualiza Woods. "Para ello los Scrum Masters tienen que ser muy directos y, en ocasiones insistentes, para que los miembros del equipo aprendan a participar".

El truco para conseguir que las reuniones diarias sea breves, es (vaya sorpresa...) hacerlas de pie para que nadie tenga la tentación de hablar más tiempo del necesario. Y, después, pedir a cada miembro del equipo que responda de forma concisa a tres preguntas:

  • ¿Qué has conseguido?
  • ¿Qué estás haciendo actualmente?
  • ¿Qué obstáculos te has encontrado? / ¿Dónde necesitas ayuda?

Si algo va a llevar demasiado tiempo en explicar, se debe dejar para otra reunión. Si la tarea no concierne al resto del equipo, se puede mencionar de pasada.

La reunión de pie permite sacar a la luz los obstáculos que impiden el progreso de tu trabajo. Por ello, es fundamental ser sincero cuando necesites la ayuda de tu equipo en algún aspecto determinado.

3. Documentar las lecciones aprendidas

No te olvides de hacer una retrospectiva al final de cada sprint. Esto habitualmente consiste en una reunión de una hora de duración en la que el equipo repasa qué ha ido bien, qué se ha aprendido y qué se podría mejorar en sprints futuros.

Miller recalca en este artículo que: "Esta medida no está pensada para generar una larga lista de tareas, sino para identificar una o dos mejoras estratégicas para el proceso. Con frecuencia se usan uno o dos problemas para cada enfoque táctico".

Asegúrate de que las lecciones estén documentadas en una base de datos y que cualquier persona del equipo pueda acceder a ellas con facilidad. No dejes que los aspectos negativos hagan sombra a las victorias de tu equipo.

Woods opina que: "Es importante mantener el equilibrio con lo que ha ido bien, ya que la positividad inspira la creatividad".

¿Qué sucede cuando pones en práctica Scrum?

Al implementar el proceso Scrum de manera interna, nuestro equipo de contenidos descubrió rápidamente tres cosas:

  1. Que estábamos completando más rápidamente nuestro trabajo pendiente de creación de contenidos.
  2. Que éramos capaces de abordar más solicitudes ad hoc porque sabíamos cuándo y qué personas tenían capacidad para hacerse cargo de ellas.
  3. Que estamos funcionando de forma mucho más colaborativa, lo que hizo que acabar una tras otra tarea fuera mucho más fácil.

Obtenemos resultados similares con nuestros clientes que han implementado el método Scrum y usan Wrike como herramienta para gestionar el trabajo con una tabla Scrum.

Procurify, una empresa emergente de software de compras de Canadá, ahorró un 70% del tiempo de su equipo mediante la planificación de sus sprints en Wrike. Ahora tienen visibilidad del trabajo de los demás y la capacidad de colaborar entre diferentes equipos. Eugene Dong, cofundador y director de tecnología de Procurify, comenta que: "Al disponer de una herramienta central para gestionar todo el proceso, todos podemos ver lo que hace cada persona y si se adecua a los objetivos de la empresa."

Tactus desarrolla pantallas táctiles innovadoras con botones únicos que aparecen o desaparecen de la pantalla según sea necesario. Pero, a medida que aumentaban la velocidad de producción, quedó claro que sus comunicaciones no podían mantener el mismo ritmo. Al usar Wrike para aplicar el método Scrum acortaron sus sprints en un 80%, de una semana a un día. Curtis Ray, VP de ingeniería de Tactus, afirma que: "Mantener informados a tus compañeros sin tener que esperar a verlos en persona hace que la colaboración entre reuniones programadas sea mucho más sencilla".

Un último consejo para los novatos en Scrum

La perfección se consigue con la práctica. No entenderás bien cómo usar Scrum hasta que empieces y te comprometas con el proceso. Pero una vez que lo hagas, cambiará radicalmente la forma en la que tu equipo interactúa y colabora.

Gavin Woods nos regala esta verdad: "La manera correcta de implementar Scrum es un proceso. Si haces un curso y te conviertes en un Scrum Master certificado, de lo primero que te das cuenta es de que el perfeccionamiento de Scrum no se produce de la noche a la mañana. Absolutamente todo, desde el proceso a los principios, pueden necesitar no solamente formación, sino en ocasiones un cambio de cultura dentro de la organización y el equipo porque puede suponer un cambio radical en la forma en la que se hacen las cosas".

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