Cómo responder a las preguntas más comunes en una entrevista para un puesto de gestor de proyectos

 

Has conseguido acceder a esa entrevista para el puesto de gestor de proyectos que habías solicitado recientemente. ¡Enhorabuena! Tu próxima prioridad es destacar en la entrevista y estamos aquí para ayudarte contándote cómo responder a algunas de las preguntas más comunes en una entrevista para un puesto de gestor de proyectos junior o senior.

Desde luego, si ya tienes experiencia como gestor de proyectos, te haces una idea de lo que puedes esperar en la entrevista, especialmente en cuanto a preguntas sobre comportamiento o situaciones. Sin embargo, si eres nuevo en la gestión de proyectos, también tienes algo de experiencia que te permite acceder al puesto. Si no fuera así, no te habrían seleccionado para pasar a la fase de entrevistas.

En ese caso, simplemente es cuestión de enmarcar tu experiencia en el contexto de gestión de proyectos y demostrar que comprendes las responsabilidades y las expectativas del cargo. Y eso es justo de lo que vamos a hablar aquí. 

Dicho lo anterior, profundicemos en las principales preguntas sobre gestión de proyectos y las correspondientes respuestas.

Cómo responder a las preguntas más comunes de una entrevista para un puesto de gestor de proyectos 

1. ¿Cuáles son las habilidades y las cualidades más importantes para el puesto de gestor de proyectos?

A fin de cuentas, la habilidad más importante que necesita un gestor de proyectos es la de poder llevar un proyecto hasta su finalización, a tiempo y sin salirse del presupuesto. Aunque suene muy simple, implica varias cualidades, entre las que se incluyen las siguientes:

  • Comunicación eficaz
  • Excelentes habilidades organizativas
  • Pensamiento analítico y crítico 
  • Gestión del tiempo
  • Habilidades de liderazgo

Por supuesto, una buena respuesta a la entrevista exige algo más que simplemente enumerar una lista de rasgos deseables. Lo más importante es que comprendas —y así se lo comuniques al entrevistador— por qué estas habilidades y atributos son importantes para el puesto de gestor de proyectos. 

Por ejemplo, las habilidades comunicativas son necesarias para que el gestor de proyectos interactúe de manera eficaz con todas las partes implicadas, desde los miembros del equipo a los cargos intermedios, los ejecutivos y todos los que tienen un cargo entre medias. El pensamiento crítico, la toma de decisiones y la flexibilidad son fundamentales para dirigir un proyecto con buen criterio sorteando las dificultades o las interrupciones que puedan surgir durante cada una de las fases. 

2. ¿Cuál es tu estilo comunicativo y cómo difiere entre los miembros del equipo, las partes interesadas, los proveedores, etc.?

Con el fin de comunicarse eficazmente con todas las personas implicadas o afectadas por un proyecto, los gestores tienen que adaptar tanto el mensaje como el estilo comunicativo en función de las necesidades de cada uno. Por ejemplo, las partes interesadas querrán saber los rasgos generales del proyecto y sus plazos. En cambio, los miembros del equipo necesitarán un nivel mucho mayor de detalle.

Independientemente del estilo que requiera la situación, toda la comunicación se tiene que documentar —preferiblemente en una herramienta de gestión de proyectos— a la que todas las partes puedan acceder y que envíe notificaciones cuando se produzcan actualizaciones importantes. Esto no solo aporta visibilidad de la cadena de eventos del proyecto, sino que también permite aclarar la información o complementarla según proceda.

3. Dime cuál sería un proyecto complicado para ti y cómo lo gestionarías.

Como el entrevistador espera que te anticipes a esta pregunta, espera que cuentes con una respuesta elaborada. De hecho, la única forma de confundirte con esta pregunta es no prepararla. 

Recuerda que, aunque nunca antes hayas sido gestor de proyectos, posees una experiencia importante que puedes enmarcar en el contexto de la pregunta. Cuando hayas identificado un ejemplo de situación adecuado, elabora tu respuesta utilizando la fórmula siguiente: 

  1. El problema al que tienes que enfrentarte (el proyecto complicado u otra situación problemática)
  2. Tu solución
  3. El beneficio para el proyecto o la situación (y, en última instancia, tu jefe)

4. ¿Cómo te das cuenta de que un proyecto no avanza según lo previsto y qué medidas tomas para que vuelva a entrar en plazo?

Como gestor de proyectos, recae en ti la responsabilidad de comprender el propósito general del proyecto y los objetivos concretos, supervisar la creación de los productos, y garantizar que el proyecto se adhiera a los plazos expuestos en la fase de planificación. Si un elemento del proyecto se topa con un retraso, debes saber exactamente cuál es el problema, cómo se está gestionando y cuándo se solucionará. 

Dicho esto, sabes que un proyecto no avanza según lo previsto si no sabes dónde se encuentran los diferentes elementos en un momento dado del ciclo vital del proyecto. Naturalmente, las dificultades aumentarán durante el curso de un proyecto, pero el gestor debe saber exactamente qué sucede y poder ofrecer una explicación del estado cuando se le pida. 

Utilizar una solución de gestión de proyectos que ofrezca visibilidad del trabajo en tiempo real, gestión eficaz de los recursos y flujos de trabajo automatizados personalizables te dará más poder como gestor de proyectos y te ayudará a estar fácilmente informado de varios proyectos desde su inicio hasta su finalización.

5. ¿Cómo gestionarías a los miembros del equipo que no trabajan a su máximo potencial?

A menudo, los miembros del equipo que no llegan a su máximo potencial simplemente no sienten su trabajo como algo propio. En estos casos, es fundamental dar más poder a la persona y la oportunidad de demostrar que estás equivocado; o mejor, demostrar que tenía la razón. 

Esto muchas veces se consigue con conversaciones guiadas en las que planteas preguntas concretas y permites a la persona llegar a una solución por sí misma en lugar de simplemente dar instrucciones y exigir. Incluso aunque conozcas la respuesta al problema o tengas una visión para el producto en cuestión, los miembros del equipo estarán normalmente mucho más dispuestos a ejecutar ideas que sienten como propias en lugar de aquellas que se les imponen.

Recuerda que los fundamentos del puesto de gestor de proyectos no se basan en guiar, sino en animar a todo el equipo y conducirlo a un éxito colectivo.

6. ¿Cuál es el mayor error que has cometido mientras gestionabas un proyecto?

Una vez más es importante tener una respuesta sincera preparada para esta pregunta. Todos los gestores de proyectos han cometido errores en algún momento. Decir lo contrario no solo parece falso, sino que, además, refleja un ego excesivo. Tu entrevistador quiere ver que tienes la capacidad de reflexionar y valorar los errores o las debilidades, y que actúas con integridad para hacerte cargo y admitirlos. 

Un error habitual en la gestión de proyectos es no dedicar suficiente tiempo a la fase de planificación. A veces, la gerencia o los ejecutivos pueden centrarse en exceso en la ejecución y precipitar la planificación. En estos casos, es fundamental para el gestor de proyectos mantenerse firme y garantizar la claridad del plan para cada aspecto del proyecto. Como gestor de proyectos, te dispones a fallar si falta claridad en la fase de planificación, así como en las fases de ejecución y supervisión. 

7. ¿Qué herramientas de gestión de proyectos y programas informáticos prefieres y por qué?

Sin un sistema eficaz o una suite de herramientas que te ayude a planificar, supervisar y elaborar informes sobre los proyectos, tendrás problemas como gestor. Con esta pregunta, el entrevistador se hará una idea de tu grado de familiaridad con los programas de gestión de proyectos, así como con los procesos y los flujos de trabajo. 

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos incluirán un diagrama de Gantt para ayudarte a asignar y planificar cada fase de un proyecto, así como a programar, elaborar informes y documentar el uso compartido de las funciones. Si eres capaz de descubrir los sistemas y las herramientas de gestión de proyectos concretos que utiliza la empresa que te está entrevistando, no te vendría nada mal analizarlos y debatir cómo se comparan con otros que hayas utilizado. 

Ya estás preparado para brillar en tu próxima entrevista para el puesto de gestor de proyectos

Como con cualquier otra entrevista de trabajo, la clave para un buen resultado es la preparación. Te permitirás impresionar a tu entrevistador y te ganarás el puesto de gestor de proyectos si:

  • Investigas y te familiarizas con la empresa que te va a entrevistar.
  • Preparas tus respuestas a las preguntas más habituales sobre gestión de proyectos.
  • Estudias las últimas tendencias del sector y ofreces una perspectiva nueva sobre las complicaciones a las que la empresa podría tener que hacer frente.

Para profundizar en los aspectos básicos de la gestión de proyectos —incluida una visión general de las metodologías de gestión de proyectos—, asegúrate de consultar nuestra guía sobre gestión de proyectos.

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