4 claves para colaborar eficazmente con los patrocinadores de un proyecto

Un buen patrocinador constituye el principal impulsor del éxito de un proyecto [1]. Sin embargo, ni siquiera dos tercios de los proyectos que se realizan cuentan con patrocinadores implicados de manera activa [2]. Considerando que menos de un 40 % de los proyectos se terminan a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las especificaciones [3], los buenos patrocinadores de proyectos son más necesarios que nunca.

Cómo colaborar eficazmente con los patrocinadores de un proyecto

1. Asegúrate de que los patrocinadores del proyecto entienden que su participación es fundamental para el éxito del proyecto.

Los proyectos fallidos cuestan a las empresas 109 M$ por cada 1000 M$ invertidos [2]. Así que muestra a los ejecutivos y patrocinadores las estadísticas, que contienen cifras claras y precisas, para convencerlos de que no pueden ser simples observadores pasivos del trabajo y los resultados de los proyectos: tienen que tomar un papel activo en su dirección.

2. Define con claridad las funciones y responsabilidades del patrocinador del proyecto.

Es posible que el patrocinador de tu proyecto, especialmente si es nuevo en el puesto, no sepa muy bien qué se espera de él o qué relación ha de tener contigo como gestor del proyecto. Y si no entiende cuál es su papel, no podrá desempeñarlo eficazmente. Tal y como explica Ron Rosenhead, la tarea del patrocinador de un proyecto es controlar sus progresos, ayudar a resolver problemas y apoyar el proyecto ante otros ejecutivos; en general, servir de enlace entre el gestor de proyecto y los altos directivos. Un buen patrocinador allana el camino para que las decisiones se tomen a tiempo y haya un fácil acceso a los recursos, de manera que el gestor de proyecto pueda ocuparse del trabajo diario sin encontrar obstáculos a la vuelta de cada esquina. Pero los patrocinadores también mantienen la objetividad, sin perder de vista en ningún momento cómo encaja el proyecto en los objetivos generales y la dirección global de la empresa.

3. Reúnete regularmente y establece buenos hábitos de comunicación con el patrocinador desde un principio.

Una relación eficaz entre el patrocinador y el gestor de un proyecto no es distinta de cualquier otra: la clave es que haya una buena comunicación. Debes fijar un programa de reuniones al comenzar el proyecto: semanales, bisemanales o mensuales. En vuestra primera reunión, hablad sobre los objetivos del proyecto y qué necesitará cada uno de vosotros del otro para poder alcanzar dichos objetivos. Utiliza esta lista de control para patrocinadores de proyecto a fin de guiaros en vuestra comunicación y dejar totalmente claro lo que esperáis el uno del otro.

4. Ayuda a recabar apoyo por parte de la organización para los patrocinadores de proyecto.

El 85% de las organizaciones que respondieron a la encuesta sobre gestión de Peter Taylor declaró contar con patrocinadores de proyecto, pero el 83 % admitió asimismo que no hace nada en cuanto a su formación, apoyo u orientación [4]. El resultado son patrocinadores de proyecto nominales, que no tienen claro lo importantes que son para el éxito de los proyectos ni cómo pueden contribuir mejor a ese éxito. A diferencia del caso de los gestores de proyectos, los patrocinadores sin experiencia disponen de muy pocos recursos externos para aprender las prácticas más adecuadas de su nuevo papel. Lograr un buen patrocinio de proyectos ha de ser una prioridad en todos los sectores de la organización, lo cual incluye una formación continua y un enfoque proactivo en lo que respecta a compartir las prácticas más adecuadas y las lecciones aprendidas. Así que procura destacar las contribuciones de tu patrocinador al informar de los logros de tus proyectos y haz hincapié en lo mucho que beneficiaría a la organización continuar fomentando un patrocinio de proyectos eficaz.

Consejos para tratar con un patrocinador de proyectos problemático:

Ya esté tu patrocinador excesivamente ocupado en muchas cosas distintas, tenga problemas para alcanzar unos objetivos que no paran de cambiar o simplemente considere que tu proyecto no es una prioridad, te presentamos a continuación una serie de consejos que puedes aplicar para aumentar la implicación de tu patrocinador en el proyecto.

  • Comunica los efectos sobre el resultado del proyecto. Dile: «Esta acción (o inacción) está afectando al proyecto de este modo; nuestras opciones para solucionarlo son las siguientes...». Enfoca la conversación desde la perspectiva de que ambos queréis que el proyecto tenga éxito y céntrala en cómo podéis colaborar para alcanzar vuestra meta conjunta.
  • Ayuda a los patrocinadores a comprender que ellos son quienes te impiden o permiten acceder al apoyo de los ejecutivos, a recursos suficientes, etc., y por tanto tienen la misma responsabilidad que tú sobre el éxito del proyecto.
  • Ten presentes a los altos directivos. El secreto para mantener a tu patrocinador involucrado en tu proyecto es saber lo que su jefe quiere conseguir en último término. Recuerda a tu patrocinador que vuestra colaboración ayudará a mantener contento a su jefe y transmitirá una buena impresión de ambos.

¿Tienes algún consejo a la hora de trabajar con patrocinadores de proyecto? Comparte tus experiencias con otros colegas de profesión en los comentarios. Y después accede a la sabiduría colectiva de la comunidad #PMChat a fin de hallar las claves para una gestión eficaz de las partes interesadas.

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Referencias: 
7. SensiblePM.com, Strategies for Project Sponsorship – #PMHangout21
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