Intentas hacer todo lo posible para que tu equipo (y tus proyectos) avancen por el buen camino. Pero, seamos sinceros, con más frecuencia de lo que nos gustaría, todo esfuerzo parece poco.
Los mensajes importantes se pierden una y otra vez, la información queda sepultada y extraviada, y siempre vas corriendo en el último minuto, o peor aún, el día de la entrega.
Sabes que algo tiene que cambiar, así que estás atento a las formas de impulsar la eficacia de tu equipo y evitar el temido barullo de última hora para que los proyectos lleguen a su meta.
Bueno, pues estás de suerte. Hemos recopilado una lista de herramientas de solución de problemas que abordarán algunos de los obstáculos más habituales e incrementarán la productividad en tu empresa.
Problema: no puedes determinar las dependencias de las tareas
Quieres pensar que tus proyectos fluyen sin problema y que este flujo es eficaz, pero parece que siempre hay algo que se desvía de su camino.
Plantéate esta pregunta: al planificar tus proyectos, ¿tienes en cuenta las dependencias entre las diferentes tareas? Si una tarea se retrasa, ¿sabes qué repercusión tendrá en el resto del proyecto?
Si no sabes bien cómo encajan las piezas del rompecabezas, inevitablemente perderás mucho tiempo persiguiendo los detalles que faltan y ajustando las cronologías; algo que, en última instancia, puede afectar negativamente al proyecto.
Según la encuesta del PMI de 2017, Pulse of the Profession, el 11 % de las organizaciones citaron la dependencia de las tareas como causa principal del fallo de los proyectos durante el último año.
Utiliza esta
herramienta de solución de problemas: diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt te permite detectar fácilmente estas dependencias de tareas en las fases de planificación de tu proyecto. De este modo, puedes tenerlas en cuenta de antemano en lugar de dejar que acaben siendo un problema en tu cronología.
Con un diagrama de Gantt, también puedes usar el método de la ruta crítica. Esto te ayudará a identificar la cadena más larga de actividades dependientes.
Si se produce un retraso en dicha ruta crítica, el proyecto en conjunto lo acusará. Con esta información, no solo comprendes cómo se conectan las tareas, sino también qué tareas tienen algo de margen para los retrasos (sin tener que ampliar la duración de todo el proyecto).
Más allá de planificar proactivamente las dependencias, los diagramas de Gantt pueden solucionar otros muchos problemas, entre los que se incluyen la coordinación de entregas y la visibilidad de todo el flujo de trabajo del proyecto.
Problema: todo parece tener una prioridad urgente
Tu equipo hace demasiados malabares. Tantos que, de hecho, muchas veces parece que estás tratando de mantener en el aire decenas de bolas diferentes, con los ojos vendados y una mano atada a la espalda.
Casi todo parece ser prioritario, algo que te puede llegar a paralizar. Dedicas tanto tiempo a averiguar cuál es el mejor lugar para empezar y sabes que estás malgastando un tiempo precioso y unas energías muy valiosas simplemente intentando lidiar con todas esas asignaciones que parecen tan urgentes.
Utiliza esta herramienta de solución de problemas: matriz Eisenhower
Cuando se trata de métodos y herramientas para la solución de problemas, una matriz Eisenhower te puede ayudar a identificar rápidamente las tareas más urgentes e importantes en curso.
Así funciona: dibuja un cuadrado y divídelo en cuatro cuadrantes. En la parte izquierda, etiqueta un cuadrante como “importante” y el otro como “no importante”. En la parte superior, un cuadrante debe tener la etiqueta de “urgente” y el otro ha de titularse como “no urgente”. El resultado sería algo parecido a esto:
Ahora, coloca las tareas en los cuadrantes según corresponda. Por ejemplo, ¿la entrada del blog es importante pero no urgente? Inclúyela en el cuadrante correspondiente. ¿Los gráficos del webinar son urgentes e importantes? También tienen un cuadrante asignado.
Una vez categorizadas todas las tareas, podrás saber de qué te has de ocupar de inmediato, qué se puede delegar y qué se puede posponer.
- Importante y urgente: estas tareas han de estar en la parte superior de tu lista de prioridades.
- No importante y urgente: estas han de estar en segunda línea o delegarse.
- Importante y no urgente: deja tiempo en el calendario para ocuparte de ello cuando el equipo no esté tan agobiado.
- Ni importante ni urgente: estas tareas ni siquiera deberían ser una preocupación para ti en este momento.
Puedes dibujar tu propia matriz sobre un papel o incluso crearla directamente en Wrike, lo que más te convenga. De cualquier modo, solo te llevará u minuto ordenar semejante barullo de tareas y descubrir por dónde has de empezar. Está demostrado que, a veces, las mejores herramientas para la solución de problemas son las más sencillas.
Problema: sabes que tu equipo no emplea sus horas de manera eficaz
Hay una estadística aterradora: para el trabajador medio, solo 2,8 horas diarias se dedican realmente a tareas productivas.
¡Oh, no! ¿Por qué tan bajo porcentaje de tu jornada se dedica al trabajo real? ¿A qué se destina el resto de la jornada y cómo puedes usar mejor las horas de tu equipo?
Es complicado saberlo a menos que tú y tu equipo controléis bien el tiempo.
Utiliza esta herramienta de solución de problemas: control del tiempo
Cuando valoras los diferentes tipos de herramientas de solución de problemas, a tu lista debes incluir un control del tiempo. Esta herramienta de análisis para la solución de problemas te puede ayudar a identificar las distracciones, averiguar qué tareas llevan más tiempo de lo que deberían y, por lo general, te ayudan a ser más eficaz con las horas que trabaja tu equipo.
Debes evitar cometer el error de controlar diligentemente el tiempo de cada miembro del equipo, emitir críticas y soltar reprimendas. En lugar de lo anterior, anima a los miembros del equipo a registrar sus horarios individualmente y, a continuación, mantén debates en grupo sobre las tendencias y las posibles mejoras. Esto ayudará a todo el mundo a ser más consciente sin necesidad de crear una atmósfera de microgestión.
Hay herramientas informáticas para la solución de problemas por todas partes y aquellas que controlan el tiempo son probablemente las más comunes de entre todas ellas, lo que implica que tendrás cantidad de opciones a tu disposición. Entre nuestras favoritas están las siguientes:
¿Algo más? Todas ellas se integran directamente con Wrike para una experiencia mejorada que fomenta la productividad aún más, pero también puedes registrar el tiempo invertido en tus tareas directamente en Wrike.
Problema: tus reuniones carecen de propósito y resultan improductivas
Las reuniones son una necesidad en el mundo laboral, pero también pueden sabotear silenciosamente la productividad de tu equipo. De hecho, el trabajador medio asiste a hasta 62 reuniones cada mes. ¿Podría ser aún peor? El 37 % de ellas se consideran totalmente improductivas.
Nunca acabarás con estas conversaciones y sesiones de intercambio de ideas del todo. Sin embargo, si estás valorando algunas técnicas y herramientas de solución de problemas con el fin de aumentar tu eficacia, es hora de poner a examen tus reuniones.
Después de todo, si no haces un uso eficaz del tiempo, estás distrayendo a tu equipo para que no haga lo más importante: su trabajo.
Utiliza esta herramienta de solución de problemas: esquemas de reuniones
Mantener el enfoque en las conversaciones puede ser una batalla, pero un esquema de reuniones te puede ayudar a conseguir lo que pretendes durante el debate.
Crea una plantilla para el esquema o el orden del día de la reunión que puedas utilizar más veces, de formas que todas y cada una de las reuniones tengan una estructura clara y un plan de acción. El aspecto exacto de esta plantilla es cosa tuya, pero asegúrate de incluir lo siguiente:
- El objetivo de la reunión
- Los asistentes a la reunión
- Los temas que se tratarán
- Quién va a dirigir el debate de cada tema
- Tiempo asignado a cada tema
Si hablamos de reuniones, es útil volver a evaluar las reuniones recurrentes que tienes programadas para tu equipo. Al hacerlo, te aseguras de que todas esas conversaciones sigan teniendo valor y no se conviertan en ese tipo de sesiones glorificadas para ponerse al día.
Problema: la comunicación del equipo está dispersa
Cualquiera que haya trabajado en un equipo te dirá que la comunicación es muchas veces uno de los grandes caballos de batalla. Notas y mensajes importantes que se desperdigan, conversaciones que se cruzan y los progresos de los proyectos que sufren reveses importantes.
Según una encuesta de 2018 en la que participaron 1000 trabajadores a jornada completa de Estados Unidos, el 49 % de los participantes afirmaron que tenían problemas para ubicar los documentos que necesitan en el trabajo. Una encuesta independiente concluyó que el 86 % de los participantes culpaban a la falta de colaboración o a una comunicación ineficaz de los errores en el lugar de trabajo.
Sí, no podemos negar que existe un problema de comunicación extendido entre los equipos y que es responsabilidad de los líderes explorar los diferentes métodos de solución de problemas para agilizar estas conversaciones e informaciones.
Utiliza esta herramienta de solución de problemas: una plataforma de comunicación en tiempo real
La comunicación seguirá siendo un jaleo si no proporcionas a tu equipo un lugar central desde el que conversar entre ellos.
Empieza implementando una herramienta para la comunicación en tiempo real (Slack es una de las más conocidas) que permita a los miembros del equipo hablar de todo, desde información sobre el estado de los proyectos a conversaciones casuales, pero siempre documentando lo que se ha debatido.
Además, una plataforma de gestión del trabajo colaborativo lo mantiene todo, desde los documentos a las revisiones y los comentarios, centralizados en un cómodo lugar, para que los empleados puedan buscar y volver a consultar la información cuando lo necesiten.
Wrike se integra directamente con Slack para que puedas pasar sin problemas de una plataforma a otra y evitar esas temidas conversaciones cruzadas.
Problema: las tareas rutinarias ocupan demasiado tiempo
¿Sabes otro de los aspectos que, tal vez no sepas, pero que podría estar robando demasiadas horas a tu equipo? Las tareas rutinarias y repetitivas. Por supuesto, técnicamente son productivas, pero esas asignaciones que se hacen irracionalmente no son probablemente el mejor uso de las habilidades y las capacidades del equipo, y malgastan un tiempo valiosísimo. Solo piensa en todo lo que podría conseguir tu equipo si eliminaras parte de ese trabajo rutinario de sus jornadas.
Utiliza esta herramienta de solución de problemas: automatización
Tan solo la palabra “automatización” podría inspirar visiones de robots y flujos de trabajo complejos. Pero, no temas, esto no tiene que ser complicado ni agobiante para ser eficaz.
Una solución como Zapier (que se integra directamente con Wrike) es una de nuestras favoritas. Con Zapier, es muy sencillo configurar flujos de trabajo repetibles para las tareas habituales. Por ejemplo, puedes crear automáticamente tareas de Wrike desde las filas de las hojas de cálculo de Google o bien crear eventos de calendario a partir de las tareas de Wrike.
Al no tener que zambullirte durante horas en esta tipo de responsabilidades, tu equipo puede canalizar más esfuerzo y energía en el trabajo creativo importante en el que quieres que se concentren.
Utiliza estas herramientas de solución de problemas y aumenta la productividad de tu empresa
Lógicamente, quieres que tu equipo trabaje a su máximo potencial y funcione como una máquina bien engrasada. Pero eso no ocurre sin más. Como líder, tienes que identificar los problemas y, a continuación, implementar planteamientos para la solución de problemas para que todo funcione a la perfección.
No hay precisamente pocas herramientas de calidad para la solución de problemas, pero te recomendamos que empieces con las siguientes:
- Diagrama de Gantt
- Matriz Eisenhower
- Controlador del tiempo
- Orden del día de reuniones
- Herramienta de comunicación en tiempo real
- Automatización
Pon estas (y otras que puedas encontrar) en acción y acabarás con gran parte de los problemas a la vez que mejoras la eficacia y la productividad de tu equipo.
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