Gestión de proyectos Archives | Page 3 of 175 | Blog Wrike
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Gestión de proyectos

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Guía de prácticas recomendadas de gestión de proyectos
Gestión de proyectos 7 min leídos

Guía de prácticas recomendadas de gestión de proyectos

Planificar y supervisar un proyecto para finalizarlo a tiempo, sin salirse del presupuesto y cumpliendo las expectativas no es una tarea fácil. Los mejores gestores de proyectos saben cómo equilibrar las comunicaciones con las partes interesadas, estar atento a los riesgos y aclarar las funciones, las responsabilidades y las prioridades del equipo. Conoce los secretos de su éxito empleando estas 10 prácticas recomendadas de gestión de proyectos.  1. Comunícate con las partes interesadas puntual y frecuentemente Esta comunicación incluye a todas las personas que estén interesadas en los resultados del proyecto, es decir, los miembros del equipo, los patrocinadores y los usuarios finales. Siempre que puedas, reúnete en persona para mostrar tu entusiasmo por el éxito del proyecto, define unas expectativas claras, como la función de cada una de las partes. Además, ofrece información del estado constantemente, con datos y resultados reales, para que las partes interesadas estén involucradas.  2. Ocúpate de los patrocinadores del proyecto Contar con buenos patrocinadores del proyecto es el principal indicador del éxito del proyecto, y de hecho menos de 2 de cada 3 proyectos tienen patrocinadores activamente involucrados. La labor de un patrocinador es supervisar el progreso, ayudar a solucionar los problemas y liderar el proyecto de cara a otros ejecutivos, así como conocer el panorama general de cómo el proyecto se adecua a objetivos empresariales más grandes. Básicamente son el punto de unión entre el gestor del proyecto y sus superiores. Celebra reuniones de control regularmente con el patrocinador para hablar de los objetivos del proyecto y los recursos necesarios, y utiliza esta lista de comprobación de patrocinio de proyectos para orientar las charlas y aclarar las expectativas.  3. Gestiona los riesgos y las oportunidades Dedica tiempo a imaginar la peor situación posible y su solución, así como el modo en que podrías impedir que sucediera. A continuación, habla con tu equipo para que te dé su opinión y sé consciente de los problemas conocidos que podrían afectar al proyecto. Simplemente recuerda que no todas las incertidumbres son malas: no olvides controlar también las oportunidades, de forma que puedas ofrecer valor más allá de lo que se espera.  (Aprende a realizar una valoración de riesgos exhaustiva aquí). 4. Crea un plan de trabajo detallado, con el alcance, el programa y el presupuesto Redacta el plan del proyecto con los objetivos y los problemas que se abordan (y los que no), en lugar de simplemente enumerar las tareas que se han de completar. Esto te ayudará a centrar el trabajo y protegerte contra el síndrome del lavadero. A continuación, prioriza los objetivos del proyecto, identifica las entregas y calcula la duración de las tareas para configurar el programa y las dependencias.  5. Celebra una reunión de comienzo del proyecto La reunión de comienzo del proyecto establece el tono general del proyecto. Hazlo bien y tu equipo trabajará motivado, con energía y centrado. Así que aprovecha la oportunidad para establecer un objetivo común, aclarar las funciones y las responsabilidades, definir el modo de medir el éxito, revisar los riesgos, decidir cómo te vas a comunicar y elegir la metodología y las herramientas para gestionar el proyecto. Sé minucioso, pero intenta que la reunión de inicio del proyecto sea lo más breve y directa posible.  6. Documéntalo todo Documentar cada paso del proyecto es la clave para garantizar no solo que conoces lo que sucede, sino que tienes toda la información necesaria para analizar el rendimiento, tomar mejores decisiones y aprender de las experiencias. Si se te ha pasado un plazo, podrás saber por qué ha sucedido y cómo mejorar el proceso de trabajo para impedir que vuelva a suceder.  7. Programa comprobaciones con el equipo regularmente Cuando se gestiona un proyecto es fundamental estar sincronizado con el equipo. Una breve reunión semanal o incluso diaria con el equipo del proyecto es una forma segura de alinear las principales prioridades, obtener información rápidamente y ayudar a eliminar obstáculos o trabas que impiden que el equipo avance. La clave es ser breve y centrarse: ¿qué se hizo ayer? ¿En qué trabajan todos hoy? ¿Quién se encuentra estancado y qué podemos hacer para ayudar?  8. Pide información Como afirmó Cornelius Fichtner, la P de PM es tanto de personas como de proyectos. Los buenos líderes saben que nadie es perfecto y que todos tenemos aspectos que podemos mejorar. Pedir información a tu equipo es una de las mejores formas de crecer como gestor de proyectos e incrementar las probabilidades de éxito.  9. Gestiona el síndrome del lavadero Cuando comiencen a llegar nuevas solicitudes, plasma su repercusión en el programa y el presupuesto del proyecto. Si hay diferentes partes interesadas con solicitudes que entran en conflicto o competencia, reúne a todos para hablar y aclarar los objetivos, de forma que puedas avanzar con todos a bordo.  10. Realiza una retrospectiva del proyecto Incluso aunque hayas entregado el producto final, el proyecto no finaliza hasta que realizas una retrospectiva y registras las lecciones aprendidas. Dedica tiempo a revisar los aspectos positivos e identificar las prácticas recomendadas para su uso futuro. Discute también lo que se podría mejorar para determinar cómo realizar mejor el trabajo la próxima vez.  Con estos principios de gestión de proyectos, podrás entregar exitosos proyectos en cualquier sector: desde marketing a TI, construcción y demás.  Más prácticas recomendadas para gestores de proyectos:  Prácticas recomendadas de gestión de carteras de proyectos Prácticas recomendadas de gestión de proyectos de TI Prácticas recomendadas de gestión de recursos de TI Obtén más prácticas recomendadas, herramientas y asesoramiento sobre gestión de proyectos Consulta la guía definitiva de gestión de proyectos para obtener formación rápida sobre todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Encontrarás de todo: desde glosarios de términos y consejos de implementación de metodologías populares, a útiles plantillas y tutoriales detallados. 

Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike

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Seis motivos por los que Kevin McAllister, de Solo en casa, es un genio de la gestión de proyectos
Gestión de proyectos 5 min leídos

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Ha llegado ese momento del año: todo el mundo tararea villancicos, come turrón y vuelve a ver sus clásicos navideños favoritos. Durante un visionado de Solo en casa, aquí en la sede de Wrike, no pudimos más que darnos cuenta de las excelentes habilidades de gestión de proyectos del joven protagonista; y hemos tomado nota.

El método Kanban es un buen modo de gestionar tus proyectos
Gestión de proyectos 7 min leídos

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La mayor ventaja de este sistema es que permite, de una manera muy visual, tener plena conciencia de las acciones de un proyecto, de cómo va desarrollándose su cumplimiento y de qué componentes son claves para su desarrollo.

4 claves para colaborar eficazmente con los patrocinadores de un proyecto
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¿Trabajas habitualmente junto a patrocinadores en tus proyectos? Te contamos cómo colaborar eficazmente con ellos para poder lanzar tus proyectos con éxito.

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¿Qué es necesario para garantizar una implementación excelente al subcontratar a un gestor de proyectos? Estos son algunos consejos para la implementación satisfactoria de proyectos.

Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos
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¿Cuáles son las diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos? Para responder a esta pregunta, tenemos que empezar por otras dos: ¿qué es un programa? ¿Y un proyecto?

Guía de iniciación a las metodologías de gestión de proyectos

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¿Qué es Scrum? ¿Qué es PRiSM? Y, espera, ¿en qué se diferencian estas de PRINCE2?

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Consejos para un proyecto en crisis (infografía)
Gestión de proyectos 3 min leídos

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Cada nuevo proyecto viene acompañado por el riesgo de una nueva crisis de proyecto (o dos o tres). Como gestor de proyectos, el miedo al fracaso no puede disuadirte de ponerte manos a la obra. Resulta preferible estar mentalmente preparado para cualquier imprevisto para después poder afrontarlo con calma y eficacia. En toda crisis de gestión de proyectos pueden distinguirse tres fases: Antes de la crisis Durante la crisis Después de la crisis Esta infografía te indica lo que necesitas saber para manejar todas las fases anteriores con mano firme, de forma que puedas conducir a tu equipo a finalizar el proyecto con éxito independientemente de los obstáculos que se presenten. Lee esta breve y sencilla guía sobre las crisis de gestión de proyectos antes de iniciar cada nuevo proyecto para asegurarte de que estás preparado. Cuando un proyecto parezca estar fuera de control, recuerda que, como gestor de proyectos, dispones de la preparación y los recursos adecuados para manejar el problema: ¿Te ha gustado esta infografía? Compártela con tus compañeros de trabajo en las redes sociales o a través de tu blog:

La guía definitiva para la automatización del marketing digital
Gestión de proyectos 10 min leídos

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¿Qué es la automatización del marketing digital y cómo puede ayudar a los especialistas en marketing a reducir el estrés y las cargas de trabajo? Nuestra guía de herramientas de automatización del marketing lo explica todo.

Gestión de proyectos descendente y ascendente
Colaboración 10 min leídos

Gestión de proyectos descendente y ascendente

En la actualidad se están produciendo cambios significativos en el ámbito de la gestión y especialmente en el de la gestión de proyectos. Se comenta que compañías como The New York Times, Tribune Co. o Ernst & Young han sustituido el llamado estilo de gestión «descendente» (top-down) por uno «ascendente» (bottom-up). Otras —entre ellas algunas de las compañías más grandes del mundo, como Toyota e IBM— han implementado elementos del estilo ascendente en algunos de sus departamentos. La popularidad del enfoque ascendente de gestión está en alza, pero, a pesar de ello, el debate entre los partidarios de los dos enfoques principales sigue vivo. ¿A qué viene ahora esa preocupación de las organizaciones por cambiar su estilo de gestión? Si comparamos los dos enfoques, la respuesta a esta pregunta quedará clara. ¿Necesitas una manera mejor de gestionar tus proyectos y tu equipo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo! Gestión de proyectos descendente El enfoque descendente sigue siendo extremadamente popular hoy en día en la gestión de proyectos. El término «descendente» hace referencia a que todas las instrucciones llegan desde arriba. Los objetivos de proyecto los deciden los altos directivos de la organización, quienes proporcionan directrices, información y planes de trabajo y asignan fondos para los procesos. Cada participante en el proyecto recibe instrucciones claras de lo que el gestor espera de él. Con este enfoque, la ambigüedad deja la puerta abierta a posibles errores, por lo que los gestores deberían ser lo más específicos posible al comunicar sus expectativas. La formalidad de los procesos es tremendamente importante en este tipo de planificación. Los problemas derivados del uso del enfoque descendente pueden verse en muchas organizaciones con un estilo de gestión tradicional. La experiencia demuestra que la gestión descendente tiene a menudo como resultado una menor productividad y causa cuellos de botella o los llamados lockdowns, estados de «acuartelamiento». Un lockdown da al gestor de proyecto un control total sobre su equipo. Estas situaciones pueden conducir a un malestar innecesario y retrasar considerablemente la finalización de un proyecto. Opciones para una gestión de proyectos ascendente Los factores anteriormente mencionados pueden desempeñar un papel decisivo en el fracaso de un proyecto, y este es el motivo de que un gran número de organizaciones haya decidido adoptar un estilo de gestión ascendente, o al menos algunos de sus elementos. El enfoque ascendente implica que los equipos de trabajo hacen aportaciones activas en el proceso ejecutivo del proyecto. Los miembros de los equipos son invitados a participar en todas las etapas del proceso de gestión. Las decisiones sobre la línea de actuación las toma el equipo de manera conjunta. El estilo ascendente permite a los gestores comunicar metas y el valor de estas, por ejemplo, a través de una planificación de objetivos intermedios. A continuación se anima a los miembros del equipo a elaborar listas de tareas personales con los pasos necesarios para lograr los objetivos por su cuenta. La elección de métodos y medios para realizar las tareas asignadas depende del propio equipo. La ventaja de este enfoque es que autoriza a los miembros del equipo a pensar de un modo más creativo. Por ello, se sienten integrados en el desarrollo del proyecto y saben que sus iniciativas son valoradas. La motivación de los miembros del equipo para trabajar y convertir el proyecto en un éxito se ve reforzada. Cada miembro del equipo recibe la oportunidad de idear soluciones para el proyecto más centradas en requisitos prácticos que en nociones abstractas. El proceso de planificación se ve además facilitado por la participación de varias personas, lo cual hace que avance mucho más rápido. Las listas de tareas de todos los miembros del equipo se integran en el plan general detallado del proyecto. Los programas, los presupuestos y los resultados son transparentes. El gestor de proyecto se encarga de señalar claramente todos los problemas a fin de evitar la mayor cantidad posible de sorpresas. La gestión ascendente de proyectos también puede considerarse un modo de hacer frente a la creciente brecha entre la información necesaria para dirigir a trabajadores cualificados y la capacidad de los gestores de adquirir y aplicar dicha información. Sin embargo, pese a todas sus ventajas, el estilo ascendente por sí solo no hará prosperar tus proyectos. Según muchos expertos, el enfoque ascendente no es la solución perfecta, ya que a veces genera falta de claridad y control. El método ideal es encontrar un equilibrio entre los dos enfoques contrarios y adoptar las mejores prácticas de cada uno. Encuentra el equilibrio perfecto para tu gestión Si has tratado de introducir las prácticas recomendadas del estilo ascendente en tu organización, probablemente te haya sido difícil si para ello has utilizado herramientas de gestión de proyectos tradicionales. El software de gestión de proyectos habitual, como Microsoft Project, se diseñó principalmente para encajar con el enfoque descendente, por lo que no resulta apropiado para el estilo opuesto. Este software se centra en el gestor de proyecto, al que sitúa en el centro de las comunicaciones. Es muy habitual que los miembros del equipo no puedan hacer ninguna contribución ni cambio al plan de proyecto, solo leerlo. Por ello, los empleados envían sus actualizaciones al gestor de proyecto en archivos individuales a través del correo electrónico. El gestor de proyecto tiene entonces que recopilar todos los datos e introducir la información manualmente en el plan de proyecto. A continuación, deberá comunicar los cambios a la ejecutiva de la empresa. Todos estos procedimientos rutinarios conducen a una situación en la que el talento de los gestores de proyecto se ve sepultado por la burocracia. A menudo, la ingente cantidad de trabajo mecánico de control o sincronización apenas deja tiempo al gestor de proyecto para las tareas de dirección. La buena noticia es que la situación está cambiando gracias a las transformaciones que se están produciendo en la forma de compartir y recibir información. Han aparecido más métodos para implementar con éxito las prácticas que propone el estilo de gestión ascendente. Entre esos métodos figuran las tecnologías de la empresa 2.0: wikis, blogs, redes sociales, herramientas de colaboración, etc. Estas están abriéndose paso en las organizaciones y cambiando la forma de realizar proyectos. Han actualizado la gestión de proyectos tradicional a la versión 2.0, y traen consigo nuevas pautas de colaboración basadas en la compartido de manera eficaz en un entorno colaborativo y flexible creado por un software de gestión de proyectos de segunda generación. El gestor de proyecto es quien dirige el trabajo de su equipo y elige la dirección adecuada para el desarrollo del proyecto, basándose en la información recibida por cada empleado. Así, el gestor de proyecto desempeña un papel en los cambios de este último. El software de gestión de proyectos 2.0 facilita la delegación. Ello implica que el personal se vuelve menos dependiente del gestor como generador de tareas. Y este pasa entonces de ser un simple capataz a un director de proyecto. Su función es facilitar la comunicación interna, proporcionar un entorno de trabajo creativo y guiar al equipo. Se convierte así en alguien capaz de predecir circunstancias futuras, aprovechar los puntos fuertes y débiles del equipo y ajustar el desarrollo del proyecto en función de diversos cambios externos. Los miembros del equipo tienen no obstante la libertad y la responsabilidad de idear el modo de alcanzar su siguiente objetivo en el proyecto. Con la ayuda de las herramientas de gestión de proyectos de segunda generación, los gestores pueden combinar las ventajas de los enfoques ascendente y descendente. Estas herramientas les ayudan a aunar control y colaboración, claridad de las metas del proyecto y visibilidad de los procesos internos de la organización. Miles de empresas han confirmado que la gestión de proyectos ascendente, implementada con ayuda de las herramientas de la empresa 2.0, mejoró su rendimiento comercial. Algunas compañías crearon blogs corporativos para agilizar las comunicaciones de los proyectos; otras introdujeron wikis para recibir los comentarios de sus clientes. Incluso gigantes como IBM se han dado cuenta de los beneficios de permitir a los colaboradores una participación más activa en la organización del trabajo conjunto. Mi conclusión a todo lo dicho es que la democratización de la gestión de proyectos no debe ser nunca un fin en sí mismo. El objetivo principal ha de ser siempre encontrar maneras de hacer más eficaz dicha gestión y la colaboración en los proyectos. Las nuevas tecnologías aplicadas a los proyectos nos ofrecen la oportunidad de que estos alcancen mejores resultados y los equipos de trabajo ganen productividad. A fin de cuentas, así los proyectos se entregan más rápido y ello redunda en beneficio de todos.

Cómo los equipos de servicios profesionales acaban con el ciclo de pérdida de clientes (infografía)
Gestión de proyectos 3 min leídos

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Hemos encuestado a más de 1000 equipos de servicios profesionales para conocer las principales dificultades a las que se enfrentan en cuanto a la retención de clientes, la gestión de recursos, la colaboración, la tecnología, los procesos de los proyectos y mucho más.

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