Abhängigkeiten oder benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Wann Sie welche Funktion in Wrike nutzen sollten
Wrike ist ein unglaublich flexibles Tool: es bietet mehrere Möglichkeiten, um Projekte zu erstellen, den Aufgabenstatus zu verfolgen und Ihre Ziele zu erreichen. Wenn man Wrike benutzt, kann es einem so vorkommen, als ob man in einer Eisdiele vor 20 verschiedenen Eiscremesorten steht und alle probieren möchte. Nutzer von Wrike stehen oft vor der Entscheidung, ob sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe oder eine Kette von Abhängigkeiten für die Überprüfung ihrer Projekte anwenden wollen. Wir geben Ihnen einige hilfreiche Tipps, um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen. Vergessen Sie nicht – es geht nicht um entweder/oder, da Sie beide Methoden kombinieren können, um Ihre Arbeit effizient zu organisieren. Wann bei Wrike die Nutzung einer Kette von Abhängigkeiten empfehlenswert ist Die Erstellung einer Kette von verknüpften Einzelaufgaben mit Hilfe von Abhängigkeiten ermöglicht Ihnen, sich einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, welche Abläufe wann stattfinden, in welcher Reihenfolge und von wem sie ausgeführt werden. Abhängigkeiten sind von enormer Bedeutung und Wert für jedes projektbasierte Team, das bestimmte Ergebnisse zu festgelegten Terminen liefern muss. Es gibt zwei Gründe, warum Sie in Betracht ziehen sollten, ihre Arbeitsabläufe auf diese Art zu organisieren: 1. Zeitleisten, die sich automatisch aktualisieren Abhängigkeiten in Wrike geben an, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Zum Beispiel: Sie haben 5 Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden sollen (Aufgabe 1 und dann Aufgabe 2 usw.). Zeitleisten, die sich automatisch anpassen, helfen Ihnen dabei, die Fristen von verknüpften Aufgaben zu ändern, wenn Ihre Pläne vorrücken oder sich verzögern. Falls bei Aufgabe 3 mehr Zeit beansprucht wurde, können Sie dort den Fertigstellungstermin ändern. Das Anfangsdatum und der Fertigstellungstermin von Aufgabe 4 und 5 werden automatisch dem neuen Terminplan angepasst. Das funktioniert auch andersherum: Wenn Sie feststellen, dass Aufgabe 2 schneller erledigt werden konnte, können Sie die Verkürzung der Dauer in der Aufgabe angeben, was automatisch den Fertigstellungstermin von Aufgabe 2 auf ein früheres Datum verschiebt und somit auch die Termine der Aufgaben 3 bis 5 – es wäre schließlich sinnlos, herumzusitzen und auf den nächsten Anfangstermin zu warten, um weiterarbeiten zu können. 2. E-Mail-Benachrichtungen, sobald Sie loslegen können Die größten Engpässe in einem Projekt entstehen, wenn Sie nicht merken, dass Sie anfangen können an dem Teil des Projektes zu arbeiten, der ihnen zugewiesen wurde. Im Normalfall müssen Sie entweder die Arbeitsvorgänge Ihrer Kollegen genau überwachen (was Ihren Kollegen ganz bestimmt auf die Nerven gehen wird, das können wir ihnen versichern) oder Ihre Kollegen müssen Ihnen sofort mitteilen, wenn sie ihre Aufgabe beendet haben (was sie garantiert nicht tun werden, großes Indianer-Ehrenwort), oder Sie müssen Sie auf das nächste Statusmeeting warten, um zu erfahren, dass Sie schon vor drei Tagen mit der Projektbearbeitung hätten anfangen können. Stattdessen können Sie eine Kette von verknüpften Aufgaben bei Wrike nutzen, um sofort per E-Mail benachrichtigt zu werden, wenn die Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, erledigt wurde. Richten Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ein und versichern Sie sich, dass Sie der Aufgabe zugeordnet sind, für die Sie im Arbeitsablauf zuständig sind. Sobald Peter bei Aufgabe 1 auf “Erledigt” klickt, bekommt der Beauftragte für Aufgabe 2 eine E-Mail, die ihm mitteilt, dass es an der Zeit ist, mit der Arbeit loszulegen. Wrike bietet Ihnen hiermit die Möglichkeit, die Projektabläufe zu beschleunigen, weil Ihr Team keine Zeit mehr damit verschwendet, die einzelnen Aufgaben zu überwachen. Allerdings sollten Sie beachten, dass eine Kette von abhängigen Aufgaben eventuell zu unflexibel für Ihr Team ist. Wenn Sie nicht zu sehr an Ihren Zeitplan gebunden sind, ist es einfacher, ihren Arbeitsablauf zu ändern, wenn Sie benutzerdefinierte Status- und Arbeitsabläufe nutzen. Alles Ungeplante (z.B. eine weitere Zwischenaufgabe, unvorhergesehener Zeitmangel usw.) wird Ihre Zeitleiste beeinflussen und muss in Ihre Kette von Abhängigkeiten eingegliedert werden, was zusätzliche Arbeit bedeuten kann. Wir empfehlen, dass jemand, der Abhängigkeiten verwenden möchte, sich vorher unbedingt etwas Zeit nimmt und mindesten einen Grundkurs in Projektmanagement belegt, um sich mit Themen wie kritischer Pfad, Scope Creep und Risikomanagement vertraut zu machen. Vorteile von Abhängigkeiten: Präzise Zeitleisten mit übersichtlichen Fertigstellungs- und Meilensteinterminen Verantwortungen werden auf transparente Weise delegiert – jeder weiß, wer wann an was arbeitet und in welcher Reihenfolge Die Übersicht, in verschiedenen Schichten dargestellt, ermöglicht dem Projektmanager komplexe Initiativen zu überwachen, während Mitarbeiter sich nur auf das konzentrieren müssen, was sie gerade bearbeiten Anhand Ihres Basisplan-Diagramms können Sie überprüfen, wie die Aufgaben-Fertigstellung von Ihrem Team, im Vergleich zum ursprünglichen Plan, verlaufen ist. Sehr gut geeignet, wenn Sie nur zwei oder drei voneinander abhängige Aufgaben verknüpfen wollen, um die Sofort-loslege-E-Mails zu erhalten Nachteile von Abhängigkeiten: Die Methode basiert auf stark ausgeprägten Projektmanagement-Praktiken und Teamvereinbarungen über Fristen und Verantwortlichkeiten Erfordert die permanente Überwachung durch die Projektträger, um sicherzustellen, dass keine Planänderungen notwendig sind Nicht einfach bei Projekten einzusetzen, die viele nicht planbare, unvorhergesehene Elemente enthalten, wie zum Beispiel Freigaben, Bewertungen oder mehrfache Bearbeitungen Wann es sinnvoll ist, den benutzerdefinierten Arbeitsablauf von Wrike zu nutzen Wrike Enterprise ermöglicht Ihre Prozesse mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen flexibler zu machen. Es gibt zwei Gründe, um eine Aufgabe mit Hilfe von individuellen Status-Bezeichnungen in einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf zu bewältigen: 1. Informationen erhalten Wenn Sie Inhalte erstellen, deren Ergebnis vom Beitrag von mehreren Personen abhängt, ist es ungünstig, Abhängigkeiten zu verwenden. Sie würden Ihre Version in einer Datei an die Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person in der Aufgabenkette benachrichtigen. Diese Person wäre gezwungen, erstmal zurück zu Ihrer Aufgabe zu gehen und Ihre Datei runterzuladen, um die Version zu bearbeiten. Danach müsste dieses Teammitglied seine Datei an die eigene Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person benachrichtigen usw. Stattdessen können Sie mit der Versionsverwaltungs-Funktion in Wrike den ganzen Arbeitsablauf Ihres Teams rationalisieren, indem Sie alle Ihre Dateien und Versionen an einem einzigen Ort speichern und dann nur noch den benutzerdefinierten Status und den Beauftragten innerhalb einer einzigen Aufgabe ändern müssen. Ebenso sind Notizen im Beschreibungsfeld, die von einer Person zu anderen weitergegeben werden müssen, wesentlich einfacher zu finden und zu bearbeiten. Sie sind besser für alle zugänglich, wenn sie in einer einzigen Aufgabe gespeichert werden, als wenn sie zwischen Aufgaben hin und her geschickt und mehrfach dupliziert werden. Indem Sie alles in einer einzigen Aufgabe abwickeln, können Sie vermeiden, dass Teammitglieder Ihre Zeit vergeuden müssen, um die aktuellste Information in verschiedenen Aufgaben ausfindig zu machen. 2. Nichtlineare Prozesse Wenn Sie von A bis Z gehen, fangen Sie manchmal bei A,B,C an und gehen alle 26 Buchstaben der Reihe nach durch, um Ihr Projekt zu beenden. Aber meistens verlaufen Projekte nicht so. Sie tanzen im Viereck, müssen zwischen den einzelnen Schritten und verschiedenen Personen hin und her, usw. bis Sie endlich bei Z angekommen sind. So etwas kann bei einem Arbeitsablauf vollkommen normal sein, allerdings könnte es ein Chaos auslösen, wenn sie eine Aufgabenkette, mit einem festgelegten Ablauf aufgestellt haben. Wenn Sie allerdings einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf anwenden, können Sie sich frei zwischen den verschiedenen Status bewegen und den “Staffelstab” für die weitere Bearbeitung an jegliche Person je nach Bedarf weitergeben. Die Erstellung von Inhalten ist auch hier ein wunderbares Beispiel! Die Erstellung von Inhalten beginnt oft mit einer Idee, die dann verfasst, bearbeitet, formatiert, mit Grafiken versehen, freigegeben und veröffentlicht wird. Die Problematik besteht darin, dass ein Teil des Inhalts unzählige Male bearbeitet und entworfen werden kann, womit es quasi unmöglich ist, vorher festzulegen, wie viele “Überprüfungs-Schritte” notwendig sind. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf verwenden, können Sie den Inhalt-Status ganz leicht von “Entwurf” auf “Überprüfen” ändern oder umgekehrt und das so oft Sie wollen. Das einzige was Sie tun müssen, ist angeben, wer für diese Phase verantwortlich ist. Vorteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Große Flexibilität (wie oben dargestellt) Ausführliches Reporting, vor allem mit Dashboards. Es wird genau angegeben, in welchem Status sich eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Prozesses befindet und Manager haben einen klaren Überblick darüber was noch „zu Überprüfen“ ist und wofür eine Freigabe gebraucht wird Farbcodierung ermöglicht den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben auf einen Blick zu erfassen Verringert die Anzahl der Aufgaben und macht ihren Arbeitsbereich übersichtlicher Deutliche Fortschrittsanzeiger verringern die Notwendigkeit, zusätzliche Status-Update-Meetings zu organisieren Nachteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Fertigstellungstermine sind nicht mit Statusänderungen verbunden. Was bedeutet, dass sie ständig den Fertigstellungstermin der Aufgabe ändern müssen, um anzugeben, wann der nächste Schritt eingeleitet werden soll Nicht sehr wichtig, aber erwähnenswert: Beauftragte sind nicht an einen Status gebunden, dementsprechend wenn eine Person für das Schreiben zuständig ist und eine andere für die Überprüfung, müssen entweder, (1) beide für diese Aufgabe zuständig sein und wissen wer für welchen Status verantwortlich ist oder (2) der Beauftragte muss jedes Mal gewechselt werden, wenn sich der Status ändert Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können Deswegen haben wir sie entwickelt! Sich nur auf eine lange Kette von Anordnungsbeziehungen zu verlassen, kann ohne die richtige Projektmanagement-Ausbildung sehr schwierig sein. Vergessen Sie nicht, dass diese zwei Methoden kombiniert werden können, um unglaublich effektive Collaboration zu erzielen! Einige Projektschritte innerhalb einer Zeitleiste brauchen eventuell einen besonderen Status, können aber ohne Weiteres in eine längere Aufgabenkette, die durch Abhängigkeiten verbunden sind, eingegliedert werden. Letztendlich haben unterschiedliche Projekte unterschiedliche Anforderungen und wir sind dafür da, Sie auf die Art und Weise zu unterstützen, wie Sie am besten arbeiten. Wenn Sie sich immer noch nicht ganz im Klaren darüber sind, wie Sie am besten benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können und gerne mehr darüber erfahren möchten, dann setzen Sie sich bitte mit uns per E-Mail in Verbindung ([email protected]) oder reden Sie mit uns in den Kommentaren weiter unten. Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen!
Warum ist es so schwierig, Arbeit zu delegieren?
Bei allen größeren Projekten kommen Sie irgendwann an den Punkt, an dem sie Teile Ihrer Aufgabe an andere Personen weitergeben müssen. Allerdings ist es manchmal wirklich schwierig, die Zügel abzugeben. In einer Umfrage der Stanford University zum Thema Coaching von Führungskräften im Jahr 2013 gaben 35% der Manager an, dass sie das Delegieren unbedingt verbessern wollen, und 37% sagten, dass sie zu diesem Zeitpunkt aktiv daran arbeiten, diese Fähigkeit zu verbessern. Warum sind über ein Drittel aller Führungskräfte der Meinung, dass sie ihre Fähigkeit, erfolgreich zu delegieren, verbessern müssen? Ich habe über Slack-Chat mehrere Manager, Vorgesetzte und Geschäftsinhaber darüber befragt, warum das Abgeben von Aufgaben von Natur aus so schwierig ist und ich habe drei hervorragende Antworten bekommen, die die verschiedenen Barrieren für effektives Delegieren gut zusammenzufassen. 1. Delegieren bedeutet nicht, dass man auch die Verantwortung überträgt Einer der Manager teilte seine Meinung mit mir: “Man zögert grundsätzlich ein bisschen, wenn man delegiert. Während man den Erfolg mit seinem Team teilt, ist man für die Misserfolge ganz alleine verantwortlich—natürlich nur bis zu einem gewissen Grad.” Wahrscheinlich ist die Verantwortung die größte und häufigste Hürde für das Delegieren. Wenn man eine Aufgabe delegiert, überträgt man auch die Verantwortung für die Ausführung. Aber als Manager steht man weiterhin für den Erfolg oder das Scheitern dieser Aufgabe gerade: Man wird am Output des Teams gemessen und belohnt oder möglicherweise sogar bestraft. Auf einmal scheint sogar das Delegieren der Erstellung einer PowerPoint-Präsentation für den Vorstand eine ziemlich riskante Entscheidung, besonders in Bezug auf den zweiten Punkt. 2. Delegieren bedeutet Kontrollverlust Eine der Antworten auf diese Frage im Slack Business-Chat war: “Weil ich es viel besser machen kann!” Das klingt sinnvoll. Es ist sehr schwierig, Aufgaben an andere Personen weiterzugeben und darauf zu vertrauen, dass sie es so gut machen werden, wie man es selber machen würde. Dieser Kontrollverlust – den Sie eventuell mit minderwertigem Output gleichsetzen – ist ein häufiger Grund, warum Manager die Aufgaben nicht an ihre Kollegen weitergeben möchten. 3. Delegieren nimmt Zeit und Mentoring in Anspruch Ein Geschäftsinhaber legte Folgendes dar: “Ich bin der Meinung, dass Delegieren eine Management-Herausforderung ist. Wenn ich jemanden anweisen kann eine Aufgabe so auszuführen, wie ich es möchte, dann habe ich meinen Job als Vorgesetzter gut gemacht. Das bedeutet, den Mitarbeiter am Anfang an der Hand zu nehmen und allmählich loszulassen. Wenn ich nicht mehr für die Arbeitsausführung gebraucht werde, dann habe ich meine Arbeit erledigt.” Delegieren ist wie eine Gratwanderung, vor allem bei Neuangestellten. Oft verbringt man genauso viel Zeit damit, den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten, als man für das Erledigen der Aufgabe gebraucht hätte. Aber es gibt leider keine schnellere Alternative. Damit diese Person gute Arbeit leisten kann, muss man nicht nur die Ziele der Arbeit, sondern auch die wesentlichen Details des eigenen Arbeitsvorgangs angemessen übertragen. Dies wird sehr gut durch dieses alte Sprichwort verdeutlicht: Gibt man einem Mann einen Fisch, hat er Ernährung für einen Tag, bringt man ihm aber das Fischen bei, kann er sich sein Leben lang selber ernähren. Wie können Sie erfolgreich delegieren? Um die Angst und Unsicherheit, die mit dem Delegieren verbunden sind, zu bewältigen, müssen Sie das Fundament für den Erfolg legen. Wir empfehlen Ihnen vier konkrete Maßnahmen, die Ihnen helfen werden, effektiver zu delegieren: Bevor Sie anfangen, verschaffen Sie sich ein klares Bild darüber, was genau delegiert werden muss. Welche Aufgaben können problemlos von anderen übernommen werden? Welche Aufgaben können nur Sie ausführen? Wenn Sie delegieren, erklären Sie deutlich die Absichten und die Ziele jeder Aufgabe, damit die verantwortliche Person genau weiß, was von ihr erwartet wird und welche Rolle die Aufgabe im Großen und Ganzen spielt. Legen Sie die Fertigstellungsfristen und Meilensteintermine fest (oder wie oft Sie die Arbeit überprüfen werden). Vermitteln Sie Ihren Teammitgliedern, dass Sie ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen, wenn Probleme oder Zweifel auftauchen. Letztendlich, trotz des inneren Konflikts, ist Delegieren absolut notwendig, wenn wir uns auf die Prioritäten konzentrieren und unser Unternehmen erfolgreich an die Spitze bringen wollen. Denken Sie daran: Wenn Sie ihre Arbeit übertragen, gibt es eine richtige Art zu kommunizieren. Lesen Sie den Blog-Artikel 10 Sätze die Sie beim Delegieren vermeiden sollten.
Neuer Navigations-Header vereinfacht Ihre Aufgabenliste
Heute schalten wir den neuen Navigations-Header der Aufgabenliste in Ihrem Wrike Workspace live. So können Sie und Ihr Team intuitiver und effizienter in Wrike arbeiten, weil die Funktionen übersichtlicher angeordnet sind.
So wird’s gemacht: Projektaufgaben optimieren mit automatisierten Arbeitsabläufen
Kleine und repetitive Aufgaben können für Unternehmen sehr teuer sein. Erfahren Sie, wie Sie mit Workflow-Management-Software und Anwendungen zur Automatisierung von Aufgaben Ihre Prozesse optimieren und Ihr Unternehmen voranbringen können.
Arbeit verwalten leicht gemacht mit Jobnummern
Für alle, die Jobnummern verwenden, um ihre Arbeit zu organisieren, werden in Wrike jetzt für jede Aufgabe eindeutige Kennzahlen angezeigt, die Sie für Such- und Referenzzwecke verwenden können. Jobnummern: Wieso nützlich? 1. Unterscheidung zwischen Aufgaben mit dem gleichen Namen Wenn Aufgabentitel nicht ausreichen, erleichtern für alle Aufgaben vergebene eindeutige Jobnummern die Kommunikation in Ihrem Team. Arbeitet Ihr Team häufig an Aufgaben mit ähnlichen Namen, können Sie die Aufgaben unter Nennung ihrer Jobnummern angeben, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten. "Haben Sie 'Kampagnenergebnisse teilen, ID: 25133' bereits erledigt?" 2. Ausgangsdateien für Drucksachen problemlos wiederfinden Wenn Ihr Unternehmen Flyer oder Ähnliches druckt, dann fügen Sie die Jobnummer der Aufgabe mit der Ausgangsdatei in Kleinschrift am unteren Ende Ihres Druckerzeugnisses ein. So finden Sie in Wrike schnell und einfach die Ausgangsdateien für Nachdrucke jeglicher Materialien. "Ich benötige 5.000 weitere Exemplare von Flyer #54351." 3. Als Ticket-Nummern für die Software-Entwicklung oder den Support Support- und Software-Entwicklungs-Teams müssen auf die Arbeit, die sie für interne Teams oder externe Kunden durchführen, Bezug nehmen und diese nachverfolgen können. Jobnummern dienen diesen Teams als eindeutige Ticketnummern. "Wie ist der Status von Support-Ticket #24531?" 4. Aufgaben mit Rechnungsstellungen synchronisieren Nutzen Sie bei der Erstellung von Rechnungen Jobnummern, um Wrike-Aufgaben und die darin enthaltenen Informationen zu referenzieren. "Siehe Aufgabe #976342." So nutzen Sie Wrike Jobnummern Jobnummern stehen in der Tabellenansicht, der Aufgabenansicht und für Suchen zur Verfügung. Sie werden Aufgaben automatisch zugeordnet und können nicht verändert werden. So ist gewährleistet, dass jede in Ihrem Account vorhandene Aufgabe über ihre eigene eindeutige Jobnummer verfügt, und das unabhängig von den verschiedenen Ansichts-Berechtigungen für die Aufgaben und Ordner in Ihrem Account. Über die Tabellenansicht schalten Sie Jobnummern für Ihre Aufgaben ein. Wählen Sie als erstes in Ihrem Ordner-Baum den Ordner aus, für den Sie Jobnummern benötigen. Wechseln Sie dann in die Tabellenansicht dieses Ordners. Wählen Sie unterhalb des Zahnrad-Symbols in der linken oberen Ecke die Spalte "ID", um die Jobnummern für alle Aufgaben in diesem Ordner sichtbar zu machen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Ordner, in dem Jobnummern angezeigt werden sollen. Wurden die Jobnummern einmal über die Tabellenansicht eingeschaltet, werden sie in Ihren Aufgaben immer neben dem Namen des Aufgaben-Erstellers angezeigt. Um nach Aufgaben mit einer speziellen Jobnummer zu suchen, geben Sie "ID:" und dann die entsprechende Nummer ein (z.B. ID:50782873). Wrike erhält regelmäßig neue Funktionen! Wir hoffen, dass Ihnen die neueste Erweiterung Ihres Wrike Workspaces gefällt. Behalten Sie unseren Blog im Auge, um auch zukünftig keine Wrike-Updates zu verpassen!
