4 Anzeichen dafür, dass Ihr Projekteingangsprozess veraltet ist

Erinnern Sie sich an die Episode von „I Love Lucy“, wo Lucy in einer Schokoladenfabrik arbeitet und nicht mit dem Fließband-Zustrom an Schokolade mithalten kann?



Manchmal fühlt es sich so an, wenn man versucht, die Flut eingehender Projekte zu bewältigen. In einer Umfrage von RingCentral zur Überlastung von Kommunikations-Apps am Arbeitsplatz gaben 70 % der Mitarbeiter an, dass ihr Kommunikations-Volumen eine große Herausforderung darstellt. Die Mitarbeiter wechseln bis zu zehnmal pro Stunde zwischen den Apps hin und her und wenn das der Fall ist, dann berichten 31 %, dass sie ihren Gedankengang verlieren. Wenn Ihr Team mit neuen Aufgaben aus allen Richtungen überschwemmt wird und sie mehrere voneinander unabhängige Tools verwenden müssen, können die Projekte einfach nicht mit der Geschwindigkeit abgeschlossen werden, wie Ihr Unternehmen es benötigt.

Klingt das nach Ihrem aktuellen Prozess zur Entgegennahme von Arbeitsprojekten? Wenn ja, ist es Zeit für ein Update. Die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen ist selten eine eindeutige Sache. Best Practices für den Projekteingang anzuwenden wird Ihr Unternehmen einen riesigen Schritt voranbringen. Nachfolgend erläutern wir vier Anzeichen dafür, dass Ihr Projekteingangsprozess veraltet ist sowie einige einfache Schritte, um einen klar definierten Projekteingangsprozess aufzubauen, der Ihr Team in die Zukunft führt.

Anzeichen Nr. 1: Arbeitsanfragen werden manuell erfasst und gehen über mehrere Kanäle ein

E-Mail, Sofortnachrichten und Anfragen kurz im Vorbeigehen – oh je! Bei so vielen verschiedenen Tools und Kommunikationsarten kommen eingehende Arbeitsanforderungen aus allen Richtungen auf Sie zu und es entsteht Chaos. Und genau wie in der „I Love Lucy“-Szene werden Dinge übersehen, die Arbeit ist nicht auf dem neuesten Stand, und ein Burn-out steht vor der Tür.

Bei kleinen Teams mag eine laxe Kommunikation gut funktionieren, aber während Ihr Geschäft skaliert benötigen Sie einen Projektanfrage-Prozess, der Ihnen hilft, sowohl Ihre aktuelle als auch Ihre eingehende Arbeit richtig zu verwalten. Im CIO Magazine erklärt Mike Brannan, VP of Technology and Marketing bei Centric Consulting, dass Führungskräfte nur dann mit den Geschäftsanforderungen und der sich ändernden Technologien Schritt halten können, wenn sie getrennte Prozesse und Arbeitseingangsmechanismen entwickeln, um mit allen neuen Dingen umzugehen, während sie gleichzeitig strenge und kontrollierte Prozesse für alle betrieblichen Dinge weiterführen.

Führungskräfte müssen in der Lage sein, sowohl ihren aktuellen Arbeitsaufwand als auch ihre Projektanfragen zu bewältigen. Recherchen von McKinsey & Company zeigen jedoch, das Teams bis zu 45 % ihrer Zeit mit der Aufnahme von Arbeit verschwenden, nämlich mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten – etwa das Zusammenführen von Anfragen und deren Zuweisung an geeignete Mitarbeiter. Je mehr Anfragen eingehen, desto zeitaufwendiger und monoton wird dieser Prozess.

Auch wenn Ihr Team bereits ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool einsetzt, wenn neue Projektanfragen aus mehreren Kanälen dennoch manuell gesucht und eingegeben werden müssen, sparen Sie keine Zeit und laufen Gefahr, dass Fehler oder doppelte Einträge auftreten.

Machen Sie Ihren Arbeitseingangsprozess zukunftssicher, indem Sie… einen einzigen Anfrageprozess für den Arbeitseingang einrichten

Führen Sie Arbeitsanfragen aus Instant Messaging, E-Mails und Chats über einen einzigen Trichter in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool. Leistungsstarke Teams nutzen Anfrageformulare, um eingehende potenzielle Projekte zu konsolidieren und sie direkt dort weiterzuleiten, wo ihre Projekte leben. Anfrageformulare sind eine Art Fragebogen zur Projektaufnahme, den Antragsteller ausfüllen, um einem Team zu helfen, das Projekt an den richtigen Ort zu bringen. Sie sind eine gute Möglichkeit, der Arbeitsannahme Konsistenz zu verleihen, sodass Ihrem Team erspart wird, nach wichtigen Details suchen zu müssen, was zu Projektverzögerungen führen würde.

Verlangen Sie, dass jede neue Anfrage über diesen einen Prozess eingereicht wird, da das Team sie sonst nicht in die Warteschlange stellt. Andere Teams könnten sich zunächst zurückhalten, aber sie werden bald sehen, dass ihre Anfragen schneller durchgeschleust werden.

Das Marketing-Produktionsteam von Esurance verringerte beispielsweise die Anzahl der E-Mails in ihrem Posteingang um monatlich mehr als 400, indem man dort Anfragen aus dem E-Mail Vorgang herausnahm und eine Single Source of Truth für alle eingehenden Projekte einführte. Mit einem klaren Prozess für die Verwaltung von Arbeitsanfragen durch Wrike hat sich die interne Zusammenarbeit drastisch verbessert und andere Abteilungen sind zufrieden, weil sie wissen, dass Anfragen organisiert und zeitnah bearbeitet werden. Hier ist ein Beispiel für ein Projekteingangsformular, das ein Team wie das ihre verwenden würde.

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Anzeichen Nr. 2: Es gibt keinen formalen Prozess, um Anfragen in Projekte umzuwandeln

Während das Trichtern von Anfragen in einen einzigen Kanal der erste Schritt ist, müssen Sie auch in der Lage sein, diese Anfragen in Projekte umzusetzen. Wenn verschiedene Teams zusammenarbeiten, bestimmen Sie, welchen Prozess Sie folgen werden, und beschreiben Sie die Verantwortlichkeit und die Erwartungen.

In Wrike’s Umfrage zum Projektmanagement für die Fachdienstleistungsbranche gaben 32 % der Befragten an, dass es schwierig ist, die Anforderungen eingehender Anfragen zu erfüllen, und 28 % gaben an, dass die Projektierung und Terminierung eine große Herausforderung ist. Selbst wenn sich die Anfragen an einem einzigen Ort befinden, können Teams Schwierigkeiten haben, diese in erfolgreiche Projekte umzusetzen. Tatsächlich geben 97 % der Befragten an, dass sich ihre Projekte immer bis zu einem gewissen Grad verzögern. Das größte Problem? Sich verändernde Anforderungen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, all diese Anfragen in erfolgreiche Projekte umzusetzen, oder wenn Ihre Projekte anscheinend immer wieder Verzögerungen erleiden, stehen Sie nicht allein da. Eine unter 300 Agenturleitern durchgeführte Umfrage stellte heraus, dass 52 % der Befragten der Meinung sind, dass es bei Kreativ-Briefings an Fokus mangelt. Und in einer separaten Umfrage, sagten 82 % der Agenturkunden, dass sie einen Bedarf an besseren Briefings sehen. Damit Teams ein Anfrageformular annehmen und in ein Projekt umsetzen können, benötigen sie die richtigen Informationen und einen leicht verständlichen Kick-off-Prozess.

Machen Sie Ihren Arbeitseingangsprozess zukunftssicher, indem Sie… erfolgreiche Projekt-Kick-offs automatisieren

Der Arbeitseingang kann unglaublich komplex erscheinen. Sie halten Ihre aktuelle Arbeit, Ziele und Ressourcen im Gleichgewicht. Wie können Sie neue Anfragen in diesen Ablauf einbinden? Hier sind einige Best Practices für den Projekteingangs-Prozess.

  • Verwenden Sie dynamische Anfrageformulare in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool.

    Dynamische Anfrageformulare geben Ihnen die Möglichkeit, Informationen in unterschiedlichen Formaten zu erfassen, einschließlich kurzer Antworten, Absätze, Auswahlkästchen, Termine, Dropdowns, Numerik, Dateianhänge und mehr. Die Formulare passen sich dabei automatisch an, um die erforderlichen Informationen auf der Grundlage der bereits eingegebenen Informationen abzufragen, sodass Ihr Team nicht manuell nach Daten fragen oder diese eingeben muss.

  • Richten Sie Ihr Tool so ein, dass Anfragen mithilfe von Vorlagen automatisch in Projekte umgewandelt werden.

    In Tools wie Wrike können Sie Auslöser festlegen, die Anfragen automatisch in Aufgaben oder Projekte umwandeln und ihnen die richtigen Personen zuweisen, damit alles so umgesetzt wird, wie beabsichtigt. Und wenn Ihr Team konsistente Projektanfragen erhält, können Sie mithilfe von Vorlagen den Zeitaufwand für das Erstellen und Verwalten wiederholbarer Aufgaben und Projekte drastisch reduzieren. Werfen Sie einen Blick auf Wrikes vorgefertigte Vorlagen, um loszulegen.

  • Ernennen Sie einen Projektleiter für Anfragen oder legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Anfragen fest.

    Unabhängig davon, ob Sie eine Projektvorlage oder die Zuweisung von Verantwortlichen automatisieren, bestimmen Sie eine Person, die eingehende Anfragen verwalten. Sie können auch festlegen, wann Anfragen überprüft werden. So prüft beispielsweise das Wrike-Designteam jede Woche am Montag Anfragen, damit sie ihre Projekte planen und ungestört arbeiten können. Die Anfragesteller schätzen diese festgelegten Erwartungen und die Transparenz.

Durch die Definition eines Prozesses, den Einsatz von Tools zur Automatisierung der Arbeit und die Erfassung von Anfragen im Voraus vermeiden Sie Projektverzögerungen und verbessern die Kommunikation zwischen den Teams.

Anzeichen Nr. 3: Ihre Projekte sind eine To-do-Liste, die nicht strategisch auf größere Ziele ausgerichtet ist

Während die „I Love Lucy“-Szene komödiantisch ist, ist die Realität einer endlosen Reihe von Projekten nicht so lustig. Steuern Sie Ihren Arbeitseingang reaktiv oder proaktiv? Besteht das Ziel darin, alle Pralinen schön zu verpacken, oder geht es mehr um die Menge?

Für viele Teams fühlt sich der Strom eingehender Anfragen wie ein endloses Förderband an, auf dem die Dinge ankommen, aber dann ohne wirkliche Strategie weiterverarbeitet werden. Man kann nicht erkennen, wie sich zusätzliche Arbeit auf die KPIs auswirkt, und das kann im Team dazu führen, dass man sich nicht verbunden, sondern unzufrieden fühlt.

In einer CMO Insights-Umfrage zur Marketingbranche gaben 61 % der Marketer an, dass sie sich unter Druck gesetzt fühlen, ihren Wert zu beweisen, und eine weitere Umfrage zu Stress und Burn-out bei Mitarbeitern ergab, dass 39 % der Marketingspezialisten mindestens 5 Überstunden pro Woche arbeiten, um alle Anforderungen zu erfüllen. Unsere Fachdienstleistungs-Umfrage zeigt, dass 31 % der Befragten an drei Tagen pro Woche jeweils mehr als 8 Stunden täglich arbeiten — und 18 % arbeiten an jedem Arbeitstag mehr als 8 Stunden.

Durch die vielen Arbeiten überwältigt, prüfen einige Teams ausstehende Anfragen erst, nachdem sie die aktuelle Aufgabe fertiggestellt haben, und bereit sind, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen. Dieser ultra-lineare Ansatz bedeutet, dass dringende Anfragen, die für das eine Team von hoher Priorität sind, für ein anderes Team eine niedrige Priorität haben könnten. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Aufteilung nach Arbeitsstil und Zielen wirkt sich negativ auf Produktion und Leistung aus. Rund 97 % aller Mitarbeiter und Führungskräfte sind davon überzeugt, dass mangelnde Abstimmung innerhalb eines Teams sich direkt auf das Ergebnis eines Projekts auswirkt. Selbst wenn Sie also den besten Eingangsprozess haben, bedeutet es wenig, wenn Sie nicht auch in der Lage sind, Anfragen zu priorisieren.

 

 

Machen Sie Ihren Arbeitseingangsprozess zukunftssicher, indem Sie… eingehende Projekte den Zielen Ihres Teams zuordnen und die Arbeit strategisch und nicht „in Listenform“ priorisieren

Unternehmen, die einen wirkungsvollen Eingangsprozess haben, organisieren und bearbeiten eingehende Projekte nach Priorität. Jetzt, da sich Ihre Anfragen an einem einzigen Ort befinden und für den Kick-off organisiert sind, ist es an der Zeit, die Arbeit an sich zu verbessern! Um das zu erreichen, müssen Sie außerhalb Ihres Teams denken.

In einem Forbes-Artikel darüber, wie Unternehmen Barrieren abbauen können, nennt der Autor Brent Gleeson „conflicted leadership“ (konfliktgeladene Führung) als Hauptgrund für das Vorhandensein von Silos. Manager und Führungskräfte sollten den Ton angeben, um Silos aufzubrechen, Informationen auszutauschen und effektiv zusammenzuarbeiten, rät er.

OKRs sowohl intern, als Team, als auch extern, als Unternehmen, etablieren. Richten Sie Projekte an diesen OKRs aus. Führen Sie regelmäßige Meetings durch, um Ihre KPIs zu überprüfen, planen Sie die anstehenden Arbeiten, und sorgen Sie dafür, dass die Anfragen, die Sie priorisieren, wirklich die Ziele Ihrer Abteilung und des Unternehmens fördern. Bei Wrike visualisieren wir dieses Konzept gerne als Leiter.

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Wenn Unternehmensleiter die Ziele auf diese Weise betrachten, erkennen sie die Struktur, an der man Projekte ausrichten und priorisieren kann. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, wie er einen Mehrwert für das Unternehmen schafft und die Teammitglieder haben das Gefühl etwas zu erreichen.

Ein Bestandteil Ihres Projekteingangsprozesses sollte es sein, Anfragen an größere Unternehmensziele abzubilden. Stellen Sie Fragen wie:

  • Was ist das ultimative Ziel dieses Projektes?
  • Wie wird der Erfolg gemessen?
  • Entspricht dieses Projekt den OKRs?

Wenn Sie solche Fragen stellen, können Sie eingehende Anfragen priorisieren und Ihre Antwort strategischer und weniger reaktiv gestalten.

Der Prozess der Entwicklung von Zielen als Unternehmen hilft Führungskräften auch bei der Überprüfung des Marktes und der Verbesserung der Strategie. Eine Hinge Marketing Studie zur Fachdienstleistungs-Branche offenbarte, dass Unternehmen, die systematisch Forschungen zu ihren Zielgruppen betreiben, schneller wachsen und profitabler sind. Diese Art von fokussierter Forschung und Unternehmensausrichtung zwingt die Teams, Projekte in einem kollaborativeren Licht zu bewerten.

Anzeichen Nr. 4: Sie haben keine Möglichkeit, die aktuelle Arbeit Ihres Teams zu visualisieren und zu teilen

Eine weitere große Herausforderung für Lucy und ihre Freundin war, dass sie nicht erkennen konnten, welche Pralinen auf sie zukamen, sodass sie ihre Arbeit nicht bestmöglich planen konnten.

Ohne Sichtbarkeit, wie sollen da Teamleiter eingehende Arbeiten planen und annehmen? Sie müssen in der Lage sein, eine Momentaufnahme davon zu erhalten, wo ihre Projekte stehen, und sehen, welche Projekte auf dem Vormarsch sind. Anstatt sich auf eine gemeinsame Anstrengung zur Erreichung dieser Unternehmenskennzahlen zu konzentrieren, horten sie Ressourcen und werden zu Silos. Das kann zu Projektverzögerungen führen, zu Doppelarbeit, verwirrende Kommunikation und zu einem stressigen Arbeitsumfeld.

Hat Ihr Team eine Kalenderansicht mit allen aktuellen und anstehenden Fälligkeitsterminen? Nutzen Sie Arbeitsablauf-Status, um die Stakeholder über den Status der angeforderten Projekte zu informieren? Mit den richtigen Tools können Sie Ihr Team befähigen, in die Zukunft zu blicken.

Machen Sie Ihren Arbeitseingangsprozess zukunftssicher, indem Sie… ein Arbeitsmanagement-Tool nutzen, das Ihnen mehrere Ansichten Ihrer Arbeit bietet.

Der erste Schritt zur Verfeinerung Ihrer Projektplanungstechniken besteht darin, mit den richtigen Projektmanagement-Tools aufzurüsten. Die Möglichkeit, Ressourcen zu visualisieren, zu verwalten und zu messen, hilft Ihnen bei der Prognose, wo Sie neue Anfragen strategisch annehmen können, ohne Engpässe zu riskieren.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Marketing-Team mit vielen verschiedenen gleichzeitig laufenden Projekten. Sie erhalten eine Anfrage, eine Kundenfallstudie zu schreiben. Woher wissen Sie, ob und wann Ihr Team die Kapazitäten für diese Aufgabe hat? Eine gemeinsam nutzbare, in mehreren Ebenen gestaltbare Kalenderansicht in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool kann Ihnen helfen, zu visualisieren, wo Sie die gewünschten Projekte platzieren können. Mit Wrike Kalendern ist es dagegen einfach, Arbeit sowohl intern als auch extern zu planen, zu verfolgen und zu teilen. Farbkodieren nach Status, Kanal, Zielgruppe usw. und die Kalender anderer Teams anzapfen, um einen Echtzeit-Überblick über geplante Projekte zu erhalten.

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Eine Sichtbarkeit zu schaffen, durch die klar wird, was tatsächlich geleistet wird, fördert das Gefühl einer echten Zusammenarbeit. Auf Teamebene zu sehen, wie die Arbeit jedes Einzelnen mit dem Ganzen verbunden ist, verleiht der Arbeit Bedeutung und spornt alle an, im Einklang miteinander zu arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Auf der externen Ebene können Sie leichter mit externen Teams zusammenarbeiten, wenn Sie ihnen zeigen können, wo ihr Projekt hineinpasst.

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Eine weitere Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, an die eigene Situation angepasste Arbeitsablauf-Status zu verwenden. Ein kurzer Blick reicht aus und Anfragesteller oder Stakeholder sehen, wo ein Projekt steht. Keine unnötigen Status-aktualisierungs Meetings mehr. Wenn Teams in der Lage sind, sich gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen und effektiv zu kommunizieren, können sie mehr Arbeit übernehmen. In der Lage zu sein, die eigene Arbeit zu sehen, rüstet einen aus, sowohl die aktuelle Arbeit als auch eingehende Arbeitsanfragen zu verwalten.

Sind Sie bereit, Ihren Projekteingangs-Prozess einen riesigen Schritt voranzubringen?

Gegenwärtig fühlt sich Ihr Team vielleicht wie Lucy und ihre Freundin an und versucht verzweifelt, mit dem Zustrom von Aufgaben Schritt zu halten. Befolgen Sie diese Best Practices für den Projekteingangs-Prozess und Sie werden feststellen, dass Sie nicht nur mit dem Arbeitsförderband Schritt halten, sondern sogar schneller sind!

Eine Projektmanagement-Plattform wie Wrike kann Ihnen beim Einstieg helfen. Probieren Sie noch heute eine kostenlose 2-wöchige Testversion aus.

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