Wir alle kennen diese Arbeitsanfragen, die über den Instant Messenger von einem Kollegen kommen und die man "mal eben schnell" erledigen soll - wie zum Beispiel auf den letzten Drücker ein Dokument zu prüfen.  Sie hatten ursprünglich vereinbarten, es bis zum Ende der Woche zu erledigen, aber dann kam etwas dazwischen und Ihr ganzer Zeitplan wurde umgeworfen. Das Problem dabei: Die besagte Vereinbarung wurde im Pausenraum beim Kaffeemachen getroffen – und prompt vergessen. Ups.

Die Verarbeitung, Priorisierung und die Verfolgung eingehender Arbeitsanfragen bedeutet eine Menge Aufwand, vor allem wenn diese Anfragen aus vielen verschiedenen Kanälen auf Sie einströmen: E-Mails, Meetings, Instant Messages, Pausenräumen und mehr. Die Verwaltung dieser Flut von Anfragen ist zeitaufwendig, umständlich und wird immer schwieriger, je größer Ihr Unternehmen wird.

Halten Sie sich an diese Best Practices, um Ordnung in das Chaos der eingehenden Anfragen zu bringen, damit Sie mehr Zeit mit dem Abschluss wichtiger Projekte verbringen können, anstatt mit Entschuldigungen, weshalb Sie eine Deadline verpasst haben.

Best Practices für Arbeitseingangsprozesse

1. Bestehen Sie auf einen formellen Eingangsprozess für alle Arbeitsanfragen

Es ist an der Zeit, eine klare Linie festzulegen. Sie sollten klar machen, dass ein Projekt solange nicht bearbeitet wird, bis es über ein Anfrageformular eingereicht wird - auch wenn das Projekt offiziell in einem Meeting besprochen, informell im Flur erwähnt oder per E-Mail angefragt wurde. 

Wenn Sie auf einen klaren Arbeitseingangsprozess bestehen, werden Ihnen von Anfang an immer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Das erspart Ihnen viel Nacharbeit und Rätselraten. Mit einem verständlichen Formular für Arbeitsanfragen entfällt die Notwendigkeit, das Rad für jedes Projekt neu erfinden zu müssen. Außerdem wissen Sie genau, an wen Sie sich bei Fragen oder für Klarstellungen wenden müssen.

Skizzieren Sie die unterschiedlichen Anfragen, die bei Ihrem Team eingehen, sowie alle Informationen, die das Team für die Erledigung dieser benötigt. Vergewissern Sie sich dann, dass alle, die mit Ihrem Team arbeiten, den neuen Prozess verstehen und genau wissen, wo die entsprechenden Anfrageformulare zu finden sind.

Profi-Tipp: Sie verspüren Widerstand gegen einen formellen Anfrage-Prozess? Bitten Sie das Team, dem Prozess eine Chance zu geben, und messen und vergleichen Sie dann, wie lange die Fertigstellung der angeforderten Aufgaben im Gegensatz zu Ad-hoc-Anfragen dauert. Der Vorteil, sich einige Momente Zeit zu nehmen, um eine Anfrage auszufüllen, wird schnell deutlich werden!

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2. Speichern Sie alle Ihre eingehenden Arbeitsanfragen an einem einzigen Ort

Neue Anfragen sollten automatisch an eine zentrale Stelle weitergeleitet werden, etwa eine Projektmanagement-Software, wo sie organisiert, priorisiert und verfolgt werden können.

Das Marketing-Produktionsteam von Esurance verringerte die Anzahl der E-Mails pro Monat um mehr als 400, indem sie Arbeitsanfragen nicht mehr über E-Mails laufen ließen und eine einzige Quelle der Wahrheit für alle eingehenden Projekte annahmen. Durch den klaren Prozess für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen hat sich die interne Zusammenarbeit drastisch verbessert. Und die anderen Abteilungen sind ebenfalls glücklich, weil Sie wissen, dass ihre Anfragen strukturiert und rechtzeitig behandelt werden.

Wenn alle ihre Anfragen über einen Kanal kommen, statt verstreut über jede Menge E-Mails, Haftnotizen, mündliche Anfragen oder Tabellen, geht nichts verloren oder wird vergessen. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist, was deren Status ist und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden.

3. Projektannahme und -priorisierung im Voraus angehen

Einige Teams prüfen ausstehende Arbeitsanfragen erst, nachdem sie eine Aufgabe fertiggestellt haben und bereit sind, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen. Dieser ultra-lineare Ansatz führt dazu, dass dringende Anfragen und schnell herannahende Fristen durch das Netz fallen. Unternehmen, die einen wirkungsvollen Annahmeprozess haben, organisieren und bearbeiten eingehende Projekte nach Priorität.

Wrikes dynamische Anfrageformulare wandeln Arbeitsanfragen sofort in komplett aufgebaute Aufgaben oder Projekte aus vordefinierten Vorlagen um. Teams haben es dann leicht, Arbeit schon im Voraus zu priorisieren und sicherzustellen, dass sie an den richtigen Aufgaben zur rechten Zeit arbeiten.

Die Arbeit bleibt dadurch im Fluss und Ihr Team kann schneller arbeiten. Mitarbeiter können genau sehen, worauf sie sich bei der Arbeit als Nächstes konzentrieren sollen, statt herum zu rätseln oder Däumchen zu drehen, während auf Entscheidungen oder auf Anweisungen gewartet wird.

4. Ernennen Sie jemanden, der die eingehende Arbeit beaufsichtigt

Egal ob es sich um einen Team Lead, einen Projektmanager oder einen Abteilungsleiter handelt, es ist wichtig, dass man eine Person hat, die den Anfragefluss verwaltet und Prioritäten setzt. Diese Person sollte einen großräumigen Überblick über alle eingehenden Arbeiten haben, sowie die Befugnis, Projekte zuzuweisen oder Fristen nach Bedarf zu verschieben.

Diese Strategie sorgt dafür, dass Ihr Team ausgerichtet bleibt und sich auf die wichtigsten Arbeiten konzentriert. Sie ermöglicht es Ihnen auch, sich der Aufgabe zu widmen, statt sich Gedanken zu machen über das was als nächstes ansteht oder ob sie an der richtigen Sache arbeiten.

5. Planen Sie eingehende Arbeitsanfragen auf der Grundlage Ihrer strategischen Ziele

Es ist schwer, ein Projekt effektiv durchzuführen, ohne ein klares Verständnis davon zu haben, warum etwas gemacht wird und was mit dem Endergebnis erreicht werden soll. Wie können Sie wissen, ob das Projekt erfolgreich war? Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Führen Sie regelmäßige Meetings durch (monatlich oder vierteljährlich), um Ihre KPIs zu überprüfen, planen Sie die anstehenden Arbeiten und sorgen Sie dafür, dass die Anfragen, die Sie priorisieren und für die Sie Ressourcen einsetzen, wirklich die wichtigsten Ziele Ihrer Abteilung und des Unternehmens fördern.

Pflegen Sie die folgenden Fragen in Ihre Anfrageformulare mit ein:

  1. Was ist das ultimative Ziel dieses Projektes?
  2. Wie wird der Erfolg gemessen?

Die Antworten auf diese Fragen können nicht nur Ihr Team befähigen, zurück zu schauen und festzustellen, ob ihre Arbeit die Zielsetzung erfüllt hat oder nicht, sondern es ermöglicht auch den Managern, die Auswirkungen der Arbeit ihrer Teams besser nachzuweisen.

Arbeitsanfragen in Wrike verwalten

Am Anfang eines Projekts wird der Ton für den Rest der Arbeit gesetzt. Wenn der Annahmeprozess schon chaotisch ist, kann sich das leicht durch das ganze Projekt ziehen.

Folgen Sie diesen fünf Tipps, um den Auftragsannahmeprozess neu zu gestalten:
1) Verlangen Sie einen formellen Einreichungsprozess
2) Sammeln Sie alle Anfragen an einem einzigen Ort
3) Priorisieren Sie Projekte während der Annahme
4) Ernennen Sie einen Mitarbeiter, der die Anfragen verwaltet
5) Ordnen Sie Anfragen den größeren Zielen zu

Wenn Sie kein System für Arbeitsmanagement haben, probieren Sie doch mal Wrike Anfrageformulare, damit Ihre Arbeitsanfragen organisiert bleiben und Ihr Team reibungslos läuft.

Quellen: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com

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