5 einfache, aber unverzichtbare Projektmanagement-Funktionen

Wenn Sie sich entschieden haben, in ein neues Projektmanagement-Tool zu investieren, möchten Sie auch sicher sein, dass Sie das beste Tool erwerben, mit all den Projektmanagement-Funktionen, die Sie benötigen.

Lassen Sie sich bei der Suche nach einer neuen Projektmanagement-Software nicht durch viel Schnickschnack ablenken. Das gleiche gilt für die Ästhetik — nur weil etwas schön aussieht, heißt das nicht, dass es auch Substanz hat. Man kann auch ohne oberflächliche Extras leben. Aber man darf keine wichtige Funktion außer Acht lassen, die für den Erfolg Ihres Teams wesentlich ist.

Manchmal sind es die scheinbar einfachsten Funktionen, die den größten Nutzen bieten. Hier sind fünf leistungsstarke und dennoch einfache Elemente, nach denen man bei der Suche eines Projektmanagement-Tools Ausschau halten sollte.

1. Arbeitseingangsformulare

Schon ein einfaches Projektmanagement-Tool sollte Funktionen für die Eingabe, Priorisierung, Verfolgung und Verwaltung von Arbeitseingangsformularen bieten.

Eine Arbeitsanfrage könnte Folgendes beinhalten:

  • Ein neues Projekt beginnen
  • Den Umfang eines Projekts vergrößern
  • Eine Änderung erledigen
  • Die nächste Phase einleiten
  • Eine Aufgabe beginnen

Ohne ein formelles Tool könnten diese Anfragen mündlich, über Instant Messenger, via E-Mail oder über einen anderen Kanal abgegeben werden. Es kann sehr mühevoll und verwirrend sein, Anfragen auf diese Weise zu verwalten, besonders wenn es eine große Anzahl davon gibt.

Wenn es keinen organisierten und zentralisierten Prozess gibt, kann es dazu kommen, dass Anfragen übersehen oder dupliziert werden - oder sogar widersprüchlich sind. Darüber hinaus könnten Änderungen am Projekt ohne Freigaben oder eine entsprechende Einschätzung der Auswirkungen gemacht werden.

Wegen dieser Risiken ist es so wichtig, dass man einen klaren Arbeitseingangsprozess mit standardisierten Formularen und Vorlagen hat.

Mit Formularen kann sichergestellt werden, dass alle Informationen gleich zu Beginn erfasst sind, Aufgaben ordnungsgemäß geplant und priorisiert werden und dass jedem klar ist, was getan werden muss.

Wenn diese Formulare und Prozesse in Ihrem Projektmanagement-System geführt werden, dann sind sie an einem einzigen zentralen Ort gelagert, der von allen Stakeholdern eingesehen werden kann, wodurch die Kommunikation und Rechenschaftspflicht verbessert werden.

Die Teammitglieder sehen dann nicht nur, woran sie selbst gerade arbeiten, sondern auch, was andere machen und was in Kürze auf sie zukommt.

Suchen Sie ein Tool, dass intelligent genug ist, die richtige Information rechtzeitig an die richtigen Leute zu senden. Statt den Arbeitsablauf jedes Mal neu definieren zu müssen, sollte er festgelegt sein und standardisierten Freigabe- und Benachrichtigungskanälen folgen.

2. Multiple Projekt- und Aufgaben-Ansichten

Wir sind alle verschieden und jeder von uns macht die Dinge ein wenig anders. Diese Vielfalt aufgeschlossen anzunehmen kann die Produktivität steigern, die Kreativität fördern und die Unternehmensgewinne wachsen lassen.

Indem man seinen Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, so zu arbeiten wie sie es mögen und das Tool an individuelle Bedürfnisse anzupassen, wird die Akzeptanz der Software steigern.

Bietet ein Projektmanagement-Tool keine einfachen Anpassungsmöglichkeiten, die verschiedene Aufgaben- und Projektansichten möglich machen, dann fehlt eine wichtige Komponente. Wenn Ihr Team die Software umständlich oder schwierig findet, dann werden sie sie nicht benutzen.  

Die einfache Lösung besteht darin, eine Software auswählen, die unterschiedliche Arbeitsweisen und Ziele berücksichtigt und ermöglicht. Man muss die Möglichkeit haben, bequem zwischen Ansichten zu wechseln, so dass die Stakeholder mit den Daten an einem einzigen Ort hantieren und sie dennoch in mehreren Formaten sehen können.

Einige Ansichten, nach denen Sie Ausschau halten sollten:

  • Tabellenansicht: Diese Ansicht ähnelt dem Standard-Layout einer Tabelle und ist das, womit viele Menschen bereits bequem arbeiten können.
  • Gantt-Diagramm bzw. Zeitleisten-Ansicht: Damit kann man das Projekt visualisieren und sehen, wie alle Aufgaben miteinander verknüpft sind. Diese 1910 erfundene Ansicht ist zu einem Standard im Projektmanagement geworden.
  • Listenansicht: Die Listenansicht ist ein ausgezeichneter chronologischer Überblick auf hoher Ebene, ähnlich einer „To-do“- bzw. Aufgabenliste.
  • Board-Ansicht: Diese Ansicht ist eine Kartenansicht, die oft bei Software-Entwicklungsteams und Agile-Projektmanagern beliebt ist. Damit lassen sich Aufgaben bequem in Spalten wie To-Do, In Arbeit und Erledigt ablegen.

3. Vorlagen

Mit den meisten einfachen Projektmanagement-Systemen lassen sich Vorlagen erstellen und verändern. Auch wenn man erwägt, ein kostenloses Projektmanagement-Tool zu verwenden, sollte man darauf achten, dass diese Funktion dabei ist.

Wenn gemeinsam genutzte, wiederkehrende Projekte als Vorlagen gespeichert werden können, haben Teams die Möglichkeit, diese dann für jedes neue Projekt einfach zu klonen. Statt jedesmal von vorne anfangen zu müssen, beinhaltet diese Funktionalität, dass die wichtigsten Komponenten wie Abhängigkeiten, Aufgabendauer, Arbeitsabläufe, zugeordnete Mitarbeiter und Reports einfach kopiert werden.

Vorlagen bieten folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis: Projekte und Aufgaben lassen sich schneller und effizienter erstellen, wenn man nicht jedesmal von vorne anfangen muss. Dadurch werden Ressourcen für komplexere oder maßgeschneiderte Projekte frei.
  • Verbesserte Planung: Vorlagen können als Checkliste dienen, sodass sichergestellt wird, dass die richtigen Fragen gestellt und alle wichtigen Projektvariablen berücksichtigt werden. Die Verwendung solider Vorlagen, erstellt aus erfolgreichen Projekten, kann vorhersehbare Ergebnisse und wiederholbare Gewinne fördern.
  • Geringeres Risiko: Mit der Verwendung von Vorlagen kann sichergestellt werden, dass wichtige Datenfelder und Projektaufgaben nicht übersehen werden. Wenn Ihre Vorlagen standardisierte Referenz- und Erfahrungswerte enthalten, werden die Projektrisiken weiter reduziert.
  • Besserer Vergleich: Wenn Vorlagen für alle ähnlichen Projekte verwendet werden, ist es viel einfacher, sie miteinander zu vergleichen. Dies ermöglicht ein besseres Programm- und Portfoliomanagement. Es kann auch dabei helfen, Abhängigkeiten deutlicher zu machen, da jeder Projektmanager in der Lage sein wird, die Zeitpläne anderer zu prüfen und zu verstehen.

4. Benutzerdefinierte Arbeitsablauf-Status

Eine weitere leistungsstarke und dennoch einfache Projektmanagement Software-Funktion ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu definieren, die an die einzigartigen Prozesse in Ihrem Team angepasst sind. Suchen Sie nach einem Tool, bei dem es möglich ist, die Arbeitsablauf-Status direkt an Ihre Prozessstufen anzupassen.  

Was wäre, zum Beispiel, wenn ein Tool nur die folgenden drei Optionen für Prozessstufen bieten würde?

  • In Arbeit
  • In Revision
  • Im Freigabe-Prozess

In welche Stufe würden Sie eine Aufgabe klassifizieren, wenn sie sich in der Testphase befindet? Ist das In Revision oder Im Freigabe-Prozess? Was ist, wenn die Grafik-Stufe getrennt sein soll von der Produktions-Stufe, aber Ihnen nur die Option In Arbeit zur Verfügung steht?

Es ist leicht zu erkennen, dass dieser Mangel an Anpassungsfähigkeit zu Missverständnissen, zu Verwirrung und zu ungenauen Fortschritt-Berichten führen kann. Die Kennzeichnung individueller Aufgaben durch Status, die mit Ihren Projektprozessen und Arbeitsabläufen übereinstimmen, macht es viel einfacher, zu erkennen, in welchem Prozessschritt sich eine Aufgabe befindet und ob sie planmäßig vorankommt.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass eine Projektmanagement-App, die Sie in Betracht ziehen, eine einfache, aber robuste Dashboard-Ansicht aller Arbeitsablauf-Status innerhalb eines Projekts zur Verfügung stellen kann. Wenn man auf diese Weise Projekte nach Status einsehen kann, wird auch leicht zu überblicken sein, wie die Arbeit die verschiedenen Prozesse durchläuft.

Das klingt simpel, kann aber vieles offenbaren, wie etwa:

  • Bleiben Projekte immer am gleichen Projektschritt hängen?
  • Wird ein Schritt oft übersprungen?
  • Gibt es ein wiederkehrendes Problem in einem der Prozesse?

Ein Beispiel für ein wiederkehrendes Problem wäre, wenn die Prüfung stets länger dauert als ursprünglich geplant. Ein anderes Beispiel wäre, wenn Änderungsanfragen regelmäßig vor der Freigabe zur Revision zurückgeschickt werden.

Wenn man solche Probleme erkennt, können Engpässe beseitigt, Arbeitsabläufe optimiert und die Qualität der Projektlieferungen verbessert werden.

5. Automatisierte Aufgabenzuweisung

Herauszufinden, wen man für eine Aufgabe oder ein Projekt um Hilfe bitten kann, kann zeitaufwändig sein. Insbesondere in größeren Unternehmen oder Organisationen mit hohem Umsatz kann es schwierig sein, zu wissen, wer wofür verantwortlich ist.

Eine Aufgabe kommt eventuell nicht bei der richtigen Person an, oder sie kann in einem bestimmten Schritt des Prozesses stecken bleiben, wenn sie nicht an die richtige Person zur richtigen Zeit übergeben wird. Werden Aufgaben nicht eng überwacht und verwaltet, kann es vorkommen, dass eine Anfrage wochenlang unbearbeitet bleibt, weil unklar ist, wer für sie verantwortlich ist.

Die Möglichkeit, Anfragen basierend auf Projektdetails automatisch der geeigneten Person zuzuführen, kann solche Probleme lösen. Darüber hinaus wird die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsablauf-Status an bestimmte Teammitglieder zu binden, dafür sorgen, dass Aufgaben automatisch an die richtige Person zugewiesen werden, wenn deren Einsatz erforderlich ist.

Statt sich darauf zu verlassen, dass jeder weiß wer wofür verantwortlich ist und dass eine rechtzeitige Weitergabe an diese Person erfolgt, können all diese Informationen in Ihrer Projektmanagement-Software gespeichert werden.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Maria Ihre leitende Korrekturleserin ist und sich um die Freigabe des Contents kümmert. Sie sollten nach einer Projektmanagement-Funktion Ausschau halten, die es Ihnen ermöglicht, eine der folgenden automatischen Aufträge einzurichten:

  • Option 1: Sobald eine Aufgabe in den Status Freigabe-Prozess gesetzt wird, wird sie automatisch Maria zugewiesen und Maria wird benachrichtigt, dass sie jetzt an der Reihe ist.
  • Sobald eine Aufgabe in den Status Freigabe-Prozess gesetzt wird, wird sie automatisch einer Person in der Position "Leitende Korrekturleserin" zugewiesen und diese Person wird benachrichtigt, dass sie jetzt an der Reihe ist.

Bei der Überlegung, welche Option Sie bevorzugen, ist es wichtig, die jeweiligen Vor- und Nachteile zu kennen.

Wenn Maria beispielsweise krank wird, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, dann könnte die Option 1 dazu führen, dass die Aufgabe stecken bleibt, sofern sie nicht automatisch an jemand anderes weitergeleitet wird. Option 2 reduziert das Risiko, dass eine Aufgabe bei jemandem stecken bleibt, weil diese Person für die Erledigung nicht mehr zur Verfügung steht.

Stehen andererseits mehrere leitende Prüfer im System zur Verfügung, könnte Option 2 dazu führen, dass dieselbe Aufgabe an mehrere Personen geht. Dies könnte zu Doppelarbeit oder Verwirrung darüber führen, wer eigentlich dafür verantwortlich ist.

Einfache, aber leistungsstarke Projektmanagement-Funktionen

Bei diesen 5 Funktionen könnte man meinen, dass sie so einfach sind, dass man sie in jeder webbasierten Projektmanagement-Software finden kann. Das ist aber nicht immer der Fall.

Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht von einer fantastischen Verpackung ablenken lassen, und prüfen Sie, dass diese wichtigen Komponenten inbegriffen sind. Ohne diese verlieren Sie wichtige Funktionen, die das Ergebnis Ihres Projektes erheblich verbessern könnten.

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