Projektmanagement ist äußerst vielschichtig und kompliziert. Da bei jedem einzelnen Projekt so viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen, müssen Projektmanager extrem vielseitig und erfahren sein. Anders als Entwickler, Ingenieure oder Architekten, die sich mit dem technischen Teil eines Projekts auseinandersetzen, müssen Projektmanager nicht nur mit allen technischen Details vertraut sein, sondern sich auch um die sozialen und unternehmerischen Aspekte kümmern. Als ob das nicht schon genug ist, jonglieren sie oft mit mehreren Projekten gleichzeitig.
Darüber hinaus müssen Projektmanager sicherstellen, dass die Kommunikationswege zwischen den Abteilungen offen bleiben, so dass sich die Teams aufeinander abstimmen können und potentielle Projekt-Risiken nicht unerkannt bleiben. Dieser vielschichtige Verantwortungsbereich ist natürlich ein äußerst fruchtbarer Boden für unzählige Probleme. Hier nun die drei größten Kopfschmerzverursacher bei Projektmanagern nebst einigen praktischen Lösungen.
Kopfschmerz Nr. 1: Projektzeitpläne aktuell halten
Es versteht sich von selbst, dass jedes Projekt einen Zeitplan erfordert, damit alle Beteiligten den Überblick über ihre Fortschritte, Verantwortlichkeiten und etwaige Meilensteine behalten können. Der Projektmanager muss alle Aktivitäten des Teams im Auge behalten, den Projektstatus aktualisieren und als Bindeglied zwischen dem Team und allen Stakeholdern, einschließlich der oberen Führungsebene, fungieren. Diese Aufgaben kosten Projektmanager jedoch extrem viel Zeit, die sie viel besser dafür nutzen könnten, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen in das eigentliche Projekt, statt in Verwaltungsaufgaben, einzubringen.
Lösung: Automatisieren Sie Zeitplan-Aktualisierungen wann immer möglich, so verschwenden Sie keine Zeit damit, die Informationen einzeln zusammenzusuchen. Es ist äußerst zeitraubend, alle Mitglieder Ihres Teams einzeln zu Aufgaben-Status zu befragen, vor allem in Anbetracht der Tatsache, dass es Projektmanagement- und Collaboration-Tools gibt, in denen Ihr Team Aufgaben oder Meilensteine einfach nur als erledigt markieren und somit Status-Aktualisierungen und Reports in Echtzeit bieten kann. Sparen Sie Zeit bei Verwaltungsaufgaben, dann können Sie Ihre Anstrengungen und Ihr Fachwissen dort einbringen, wo es wirklich darauf ankommt.
Kopfschmerz Nr. 2: Multitasking
Ihre To-do-Liste ist endlos lang, da ist Multitasking doch unvermeidlich, oder? Interessanterweise hat sich herausgestellt, dass Multitasking in Wirklichkeit Ihre Produktivität hemmt, die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigt und massive Zeitverluste verursachen kann. Zum Beispiel führt eine Verzögerung in einem Arbeitsbereich zwangsläufig zu Problemen bei allen abhängigen Aufgaben, deren Bearbeitung nicht beginnen kann, bevor die erste Aufgabe beendet wurde. Und schon bahnen sich weitere Zeitverluste an.
Lösung: Tun Sie alles Ihnen Mögliche, um die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte einzuschränken. Lassen Sie, wenn möglich, nicht mehr als 25 bis 50 % Ihrer Projekte simultan laufen, so erzielen Sie eine bessere Arbeitsqualität und weniger Verzögerungen. Als Projektmanager erleichtern Sie sich Ihre Arbeit, wenn weniger Projekte Ihre Zeit und Aufmerksamkeit gleichzeitig in Anspruch nehmen. Nutzen Sie auch die vielen Online-Tools, die Ihnen einen Teil Ihrer Last abnehmen können. Eine Instant Messaging-App wie Slack ermöglicht Ihnen Echtzeit-Kommunikation, Nachrichten-Archivierung und eine einfache Suche, falls Sie sich spezielle Gesprächsdetails wieder ins Gedächtnis rufen müssen.
Kopfschmerz Nr. 3: Einschätzungen der Projektdauer
Falls Sie nicht zufällig eine funktionierende Glaskugel zur Hand haben (und falls doch - können wir sie uns ausleihen?), können Sie einfach nicht im Voraus wissen, wie lange die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Trotzdem müssen Sie den Stakeholdern und Kunden mit allen relevanten, Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen eine Einschätzung liefern. Und das Erreichen des von Ihnen veranschlagten Fertigstellungsdatums wird dann auch von Ihnen erwartet.
Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie einschätzen können, wie viel Zeit Ihr Team benötigen wird, um ein Projekt abzuschließen. Aber auch wenn Sie jeder Aufgabe eine veranschlagte Dauer zuweisen, kann Ihre Einschätzung Sie dennoch in Bedrängnis bringen - das heißt, dass Ihr Team für Sie in die Bresche springen und verlorene Zeit wieder aufholen muss. Und das bedeutet nicht nur Stress, sondern gegebenenfalls auch Qualitätseinbußen, Budgetüberschreitungen und verpasste Deadlines.
Lösung: Statt Ihre Teammitglieder um eine einzige Einschätzung der Bearbeitungsdauer ihrer jeweiligen Aufgaben zu bitten, versuchen Sie es mit der Zwei-Zeiten-Methode (Best Case, Worst Case). Der Vorteil der Zwei-Zeiten-Methode liegt darin, dass sie es Ihnen erlaubt, Ihre geschätzte Arbeitsdauer zu überschreiten, da sie Ihnen genug Puffer bietet, damit Sie das Projekt vor Ablauf der letzten Deadline abliefern können. Diese Methode ist natürlich keine Garantie dafür, dass Sie jedes Projekt pünktlich abgeben können, aber sie dient Ihnen als eine Art Sicherheitsnetz.
Mit diesen nützlichen Strategien und Tools wird es Ihnen möglich sein, Projekte besser zu planen und durchzuführen und sie helfen Ihnen und Ihrem Team, produktiver und stressfreier zu arbeiten und trotzdem die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen (oder zu übertreffen!).
Über die Autorin:
Diana Clark ist Digital Marketing-Expertin und Marketing Operations-Projektmanagerin. Sie arbeitet mit ihrem erfolgreichen Marketing-Team bei Aussiewriter. Sie teilt gerne ihre Arbeitserfahrungen mit anderen und schreibt als Bloggerin über ihre Ideen.
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