Интервью с Дмитрием Ильенковым: как выбрать идеальный подход в управлении проектами
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. Мы уже поговорили о том, как работать с распределенной командой. Во втором интервью с Wrike Дмитрий Ильенков, PMP, кандидат экономических наук, основатель Project Management Club, расскажет, как правильно выбрать фреймворк для управления проектами и на что следует опираться. Расскажите немного о Project Management Club. Чем вы выделяетесь на рынке? Мы платформа для развития проектных менеджеров и команд. Проектный менеджмент — это не профессия для избранных, а навык, который нужен всем. Мы рассказываем о проектном менеджменте на языке, который будет доступен и понятен каждому. Подписчики нашего Telegram-канала Project Management Club используют эту информацию в своей работе — мы регулярно получаем обратную связь, и это еще больше вдохновляет. Мы общаемся со многими нашими подписчиками и очень здорово наблюдать за их развитием. Например, кто-то прошёл наш курс и стал проджектом. Мы именно те, кто задает направление по личному развитию — это нас и отличает от других платформ. Зачем менеджеру проектов нужны какие-то стандарты или методологии? Они на самом деле могут быть полезны или все-таки достаточно развить базовые навыки проджекта и этого будет вполне достаточно? Любой подход — это структурированный набор лучших практик, которые могут помочь в работе. Многие стандарты и гайды создаются коллективно. Например, Свод знаний по управлению проектами PMBoK от PMI, выпущенный многомиллионным тиражом по всему миру — над его созданием работают десятки волонтёров, а любой член сообщества может внести свой вклад через ревью драфта. Изучать разные подходы необходимо, чтобы учиться не только на своих ошибках и находить новые инструменты. Но нужно помнить, что философского камня не существует — всегда будут какие-то препятствия и сложности. Поэтому любой подход нужно адаптировать под собственные нужды. А какие существуют руководства и подходы в управлении проектами? И чем они отличаются друг от друга? Мы уже говорили о PMBoK — сейчас актуальна 6 версия руководства, которая вышла в 2017 году. На его основе можно сделать собственную методологию, но действовать на 100% так, как описано в руководстве, будет технически невозможно. PRINCE2, изначально разработанный для британских чиновников, сейчас очень популярен в Европе. Scrum — прекрасный фреймворк, но он подходит далеко не всем. Он не сработает, если у вас нет кроссфункциональной команды, заказчик не готов оперативно давать обратную связь. Kanban гораздо более универсален, но его часто упрощают до доски с тремя колонками. Мне очень близок P3express — достаточно лёгкий и универсальный пошаговый фреймворк, который оставляет пространство для маневра. Если тебе нужна диаграмма Ганта — строй ее, если нужно больше гибкости — работай в другом формате, используй режим доски, который есть в Wrike. Подходов и стандартов очень много — они подходят к определенным сферам и ситуациям, не стоит ограничивать свои предпочтения каким-то одним. На что нужно обратить внимание при выборе фреймворка, чтобы не ошибиться? Самое главное, быть честным по отношению к себе и компании. И выбирать не тот подход, который тебе больше нравится, а тот, который подойдет именно для ваших проектов. Я бы выделил такие критерии: Применимость для проекта. Насколько он соответствует тому, что вы делаете? Получится ли достичь наилучшего результата? Применимость для команды. Есть ли в команде требуемые компетенции? Насколько команда сможет следовать процессам и практикам выбранного подхода? Применимость для компании. Насколько подход соответствует корпоративной культуре? Будет ли сопротивление? Как понять, что выбранный фреймворк действительно улучшит процессы и не усугубит ситуацию? Могу дать такой совет. Выберете 2-3 проекта и попробуйте посмотреть на результаты. Помогает ли фреймворк в достижении поставленных целей или нет? В любом случае, уйдет какое-то время на то, чтобы команда привыкла работать в новом формате. Очень важно, чтобы было уделено должное внимание обучению, чтобы сотрудники лучше поняли саму суть изменений и преимущества от внедрения нового подхода. Где можно подробнее узнать про руководства для управления проектами? (послушать, посмотреть, почитать) 21 канал для проджектов и продактов 11 Facebook пабликов для ПМов Делимся знаниями: 7 статей для проджект менеджеров 8 вебинаров для проджект менеджеров Проджект менеджмент 101: бесплатный онлайн-курс _________________________________________________________________________________________ О спикере: Дмитрий Ильенков - PMP, PhD, основатель Project Management Club. Более 10 лет опыта управления проектами в электроэнергетике, e-commerce и образовании. Доцент Финансового университета и приглашенный преподаватель НИУ ВШЭ. Президент Московского отделения PMI (2018-2019). Асессор конкурса «Проектный Олимп». Автор Telegram-канала Project Management Club.
Почему Wrike стоит использовать для управления SEO-проектами?
Управляйте кампаниями, сохраняйте результаты анализа ключевых слов и разработайте стратегию поисковой оптимизации. Используйте Wrike в качестве решения для управления SEO-проектами, чтобы раз за разом добиваться более высоких результатов.
Интервью с Антоном Шаяховым: секреты работы с удаленной командой
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. В первом интервью с Wrike Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг, поделился секретами работы с распределенной командой. Мы знаем, что как такового офиса у вас нет — сейчас вы работаете с распределенной командой. Ваш коллега по бизнесу живет в Польше и все сотрудники раскинуты по разным городам. До Аутмаркетинга вы работали в Aviasales, Яндекс.Навигаторе. В чем основное отличие удаленки с работой в офисе лично для вас? Да, вы правы. У нас нет как такового офиса и мы от него отказались намеренно. Наша команда стала распределенной по всему миру — кто-то работает из России, а кто-то из Европы. Самое главное отличие работы на удаленке — это, прежде всего, способность к самоорганизации. Когда работаешь дома или в коворкинге, постоянно хочется на что-то отвлечься — желание скатиться в прокрастинацию максимально высокое. Суметь эффективно организовать свою работу — это большой вызов самому себе. Как показывает практика, удаленка подходит далеко не всем. Реально ли на этапе собеседования понять, насколько человек сможет работать на удаленке? Мы со временем выработали собственный алгоритм, который еще на этапе собеседования помогает нам понять, насколько человек готов работать удаленно. Мы очень много ошибались — например, брали человека и через три месяца он уходил. При собеседовании мы обращаем внимание на то, чтобы сотрудник уже имел опыт работы на удаленке минимум полгода. Но, безусловно, мы обращаем внимание на его профессиональные навыки и дружелюбность в общении. Для нас очень важно, чтобы человек, которого мы нанимаем, был коммуникабельным. Мы всегда спрашиваем, что он любит читать, какие слушает подкасты, как относится к медитации (мы это очень пропагандируем в нашей компании и и у нас есть даже собственное приложение Практика — iOS-приложение для обучения медитации). Мы смотрим на ответы человека и понимаем, насколько он нам подходит по корпоративному духу. Возможно ли создать идеальную среду для удаленной работы? Или это миф, не имеющий ничего общего с реальностью? Идеальную среду (физическое окружение) каждый создает себе сам. Для кого-то удаленка — это возможность больше путешествовать, потому что ты не привязан к определенному месту. Мне же комфортнее работать из дома. Наша задача как компании состоит в том, чтобы создать идеальную среду в процессах. Мы работаем по Scrum. Мы видим, кто за что отвечает — все задачи и проекты фиксированы в таск-менеджере. Также у нас есть чек-листы, которые дают понять, что проект сделан на должном уровне, и написанные фреймворки для каждого процесса (например, как создать прототип сайта). Это определенный сценарий, который очень помогает в реализации проектов. Почему именно Scrum? Как вы к нему пришли? Я всегда работал по Scrum, во всех прошлых проектах. Когда мы запустили Аутмаркетинг, то у нас даже не было мысли работать по другой методологии. Прозрачность и быстрый темп создания продуктов — это то, что нужно именно нам. Scrum — один из столпов нашего агентства, ни на что другое переходить мы не собираемся. В командах особенно сложно контролировать выполнение задач, особенно если речь идет об удаленщиках, которые работают над одними и теми же проектами. Как вы делите зоны ответственности и решаете, кто за что отвечает? Так как мы работаем по Scrum, у нас все разбито на итерации. Одна итерация занимает одну рабочую неделю. Мы планируем задачи в понедельник и в пятницу подводим ретроспективу. Когда я работал по найму, мне такая процедура казалась излишней. Сейчас по сути у нас уходит целый рабочий день на планирование и подведение итогов. Но я понимаю, что это хорошая практика. Лучше потратить это время на обсуждения и составление чек-листов на неделю, в которых указаны сроки выполнения и все ответственные, нежели работать в хаосе. Это особенно актуально для распределенной команды, когда ты не видишь, кто чем занимается. Мы очень тщательно планируем каждую итерацию и распределяем между участниками задачи. У нас всегда есть промежуточные контрольные пункты, которые обязательно ревьюит другой член команды. Сотрудники созваниваются и дают друг-другу обратную связь. Также у нас назначены ежедневные звонки с командой на 10-15 минут, на которых мы обсуждаем текущие задачи, прогресс и результаты. Также у нас есть еще одна практика — это промежуточные этапы сдачи проекта клиенту. Мы ему никогда не показываем сразу готовый проект, а делимся сначала наброском, концептом, эскизом и так далее. Таким образом достигается прозрачность как для нас, так и для заказчика, чтобы для него конечный результат не был неожиданностью. Оцениваете ли вы вклад и эффективность удаленного сотрудника? Мы все задачи, которые планируем, оцениваем в часах. Например, написание текста займет один час, создание дизайна сайта — 10 часов и так далее. Мы оцениваем трудозатраты, основываясь на нашем предыдущем опыте (мы примерно понимаем, сколько времени уходит на ту или иную задачу). В начале каждой недели мы считаем количество задач, запланированное на каждого сотрудника, и итоговые часы, которые он будет работать. Таким образом, мы можем оптимально распределить нагрузку между всеми членами команды. Как вы поддерживаете командный дух и мотивацию внутри компании? Каждый месяц у нас проходит книжный клуб. Мы выбираем одну книгу, которая на наш взгляд поможет команде стать лучше. Мы её все читаем, потом созваниваемся и вместе обсуждаем. Каждый сотрудник должен выписать тезисы, которые он считает ценными как для бизнеса, так и личностного роста и развития. Сейчас, например, мы читаем книгу Тима Брауна “Дизайн-мышление в бизнесе”. Также у нас есть еще одно мероприятие, которое мы проводим каждые три месяца. Оно называется “Печа-куча” — это формат интеллектуальной вечеринки с представлением коротких докладов. Каждая презентация состоит из 20 слайдов, каждый из которых автоматически переключается через 20 секунд (в итоге получается 6 минут 40 секунд на весь доклад). Ребята презентуют различные бизнес-идеи и делятся полезной информацией для расширения кругозора. В том числе мы проводим оффлайновое трехдневное мероприятие, где собирается вся наша команда. В ближайшее время оно тоже пройдет —планируется стратегическая сессия и разные тимбилдинговые активности. Также у нас есть специальное упражнение, которое называется “Рефлексия” — все садятся в круг и дают друг-другу обратную связь. Опять же, это помогает нам становится лучше и продуктивнее. Если мы уже заговорили об источниках вдохновения, какие книги на ваш взгляд должен прочитать каждый маркетолог? Я смело могу порекомендовать книгу “iПрезентация”. Кармин Галло рассказывает, как Стив Джобс презентовал свои продукты, какие технологии убеждения и лайфхаки использовал. Также могу посоветовать книгу в большей степени для предпринимателей, она называется “Легко не будет”. Ее автор Бен Хоровиц рассказывает о том, как строятся компании, с какими сложностями сталкиваются бизнесмены и как они их преодолевают. И третья книга, которая подойдет широкому кругу читателей — “Цельная жизнь”. Она о том, как правильно определять свои цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. По началу я читал ее с большим скептицизмом, так как меня очень смутило название. Но в итоге эта книга меня очень впечатлила и многие рекомендации я применяю на практике. Какие можете дать советы нашим читателям по удаленной совместной работе? Мой ТОП-5 советов выглядит так: Нужно все-таки попробовать поработать на удаленке Описать процессы так, чтобы не было желания прокрастинировать Как можно чаще созваниваться друг с другом Устраивать оффлайн-встречи с командой Держать все задачи в одном таск-трекере и инструменте для управления проектами (например, Wrike). Подробнее об инструментах работы с уделенными командами читайте в нашей статье на Netology. _________________________________________________________________________________________ О спикере: Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг "Помогаем проектам выходить на рынок и наладить маркетинг. За 2,5 года реализовали более 40 проектов, среди которых сотрудничество с Яндексом, ВТБ, LEGO, BlaBlaCar, ПИК".
Туз в рукаве у директора: как Wrike помогает руководителям достигать бизнес-целей
Организация работы, эффективное сотрудничество и соблюдение сроков — залог успешного выполнения рабочих задач. Узнайте, как Wrike может стать вашим тузом в рукаве при завоевании рынка.
Как ваше предприятие осуществляет цифровую трансформацию?
На каком этапе цифровой трансформации находится ваша организация? В начале или в самом разгаре процесса? Это непростой путь, и не существует единственного «правильного» маршрута, подходящего для каждой организации. Недавний вебинар Wrike предлагает пищу для размышлений и тем компаниям, которые только начали процесс трансформации, и тем, кто его уже завершил.
Зачем использовать Agile-методологии для продажи услуг
Зачем использовать Agile-методологии? Затем, что они дают множество преимуществ и вам, и вашим клиентам. Из нашей статьи вы узнаете об этих преимуществах и о том, как применять Agile-методологии для продажи услуг.
Что такое идентификация рисков в управлении проектами?
Если задать Google строку поиска «почему проваливаются проекты», вы получите несколько страниц статей и ресурсов, включая нашу статью «Пять причин, почему не выполняются проектные планы и как их избежать». Многие причины носят процедурный характер и касаются, например, определения области действия, методологии и коммуникации, но есть и общая тема: отсутствие процесса выявления рисков. Плохое управление рисками — проблема, которая касается не только крупных компаний. Малые предприятия делают такие же ошибки, которые могут быть для них не менее (если не более) катастрофическими. Поэтому идентификацией проектных рисков должны заниматься не только крупные предприятия — она должна лежать в основе любого бизнеса. Что такое управление рисками? Управление рисками — это процесс выявления, отслеживания и обработки потенциальных рисков, которые могут повлиять на общее состояние бизнеса и его репутацию. Британская Ассоциация управления проектами (Association for Project Management, APM) описывает это так: «Анализ рисков и управление ими — это процесс, который позволяет видеть как отдельные рисковые события, так и общий риск, и проактивно ими управлять, достигая успеха путем снижения угроз, реализации возможностей и получения наилучших результатов». Проект, который не поддерживается руководством, в который не вовлечены стейкхолдеры и для которого не практикуется строгий подход к выявлению рисков и управлению, имеет повышенный риск неудачи. Рассматривать риски нужно в самом начале проекта, чтобы на основе сделанных выводов можно было принять решения относительно области воздействия, процессов и ресурсов. Управление рисками — это не просто процесс, это культура. Том Уилсон (Tom Wilson), директор по управлению рисками компании Allianz, напоминает: «Управление рисками — это культура, а не культ. И работает она только тогда, когда ее практикуют все, а не только лишь несколько первопроходцев». С другой стороны, существуют риски, которые могут пойти на пользу проекту. Например, изменение правил организации может устранить бюрократию и сэкономить ваше время. Такие позитивные риски называют «возможностями», в отличие от негативных рисков — «угроз». Подробнее об этом написано в нашем посте «Что такое позитивные риски в управлении проектами?» Что такое жизненный цикл и процесс идентификации риска? Первый шаг процесса управления рисками — идентификация рисков. Вот как этот шаг описан в нашем руководстве «Оценка рисков проекта»: «Составьте список всех возможных рисков и возможностей, которые только могут прийти вам в голову. Если вы будете сосредоточены на одних лишь угрозах, вы можете упустить шанс предложить заказчику неожиданную ценность». Последняя часть определения убедительно доказывает необходимость включения позитивных рисков в планирование — вы должны использовать любую возможность, чтобы удовлетворить стейкхолдеров. Как же выявляют риски? Для этого существуют различные концепции, и вы должны выбрать ту, которая лучше всего соответствует практике работы и ресурсам вашей организации. Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI), например, опубликовал исчерпывающее руководство, в котором подробно объясняется его модель выявления рисков. Жизненный цикл идентификации рисков работает, как подпроект, и представляет собой процесс, который обеспечивает ключевые элементы общего плана управления рисками. Процесс идентификации рисков имеет определенную структуру и состоит из шести этапов: Типовая спецификация Базовая идентификация Подробная идентификация Внешняя перекрестная проверка Внутренняя перекрестная проверка Завершение отчета Как определяются риски при управлении проектами Для краткости мы сосредоточимся на первых трех шагах, которые охватывают идентификацию рисков; последующие шаги необходимы для проверки и формализации выводов в отношении общего объема проекта. Типовая спецификацияЭто заявление о наличии риска, основанное на полученной информации о причинах, последствиях, воздействии, областях риска и событиях. Зафиксировать все это в определенной последовательности помогает структурированный шаблон. Базовая идентификацияЭто ответ на два вопроса о потенциальных рисках: почему с данными рисками должны (или не должны) столкнуться именно мы, и сталкивались ли мы с ними ранее. Первое можно получить с помощью SWOT-анализа, а второе обычно берется из отчета по результатам проекта или из базы знаний. Подробная идентификацияЭто более трудоемкий шаг, чем предыдущие, но он обеспечивает детализацию, необходимую для верной оценки риска. PMI называет пять необходимых инструментов: Интервьюирование Анализ предположений Анализ документов Дельфийский метод Мозговой штурм Завершив эти шаги, вы должны классифицировать риск на следующем этапе — в ходе внешней перекрестной проверки. Об этом мы пишем в статье «Структура разбивки рисков». Пятый этап — это внутренняя перекрестная проверка, в ходе которой риски сопоставляются с соответствующими частями работ. На этом этапе у вас начинает формироваться представление о том, какие части проекта более рискованны, чем другие, и какие стратегии снижения риска следует принять. В ходе завершения отчета выводы оформляются в виде серии диаграмм, охватывающих рискованные области, причины рисков и их действие. Совет: ведите по всем вашим проектам реестр рисков, к которому вы можете обращаться, приступая к новому проекту — для этого можно использовать такой инструмент, как Wrike. Примеры идентификации рисков Приведем пару примеров: первый основан на методологии PMI, описанной выше, а второй отражен в онлайн-реестре рисков. Пример идентификации риска 1 Пример идентификации риска 2 Эти два примера не обязательно представляют альтернативные подходы. Скорее, первый является шаблоном идентификации риска, а второй — пример из реестра рисков с той же информацией. При использовании онлайн-инструмента управления проектами становится намного проще управлять обоими процессами, обеспечивая прозрачность для заинтересованных сторон. Как составить план управления рисками Думайте о найденных вами рисках как об основе вашего плана управления рисками, в который обычно входят следующие части: Выявление рисков Оценка рисков Распределение ответственности за те или иные риски между участниками проектной команды Реакция на риски Планирование постоянного мониторинга новых рисков и их устранения К моменту завершения этапа выявления рисков у вас уже будет подробная информации по каждому риску, и вы сможете оценивать их, назначать ответственных и определять меры реагирования. Но на этом работа не прекращается. По мере реализации проекта нужно отслеживать и выявлять новые риски. Важна и ответственность за риски, поэтому должны быть определены процессы коммуникации и эскалации. И это приводит нас к следующему вопросу: кто должен контролировать риски? Кто должен контролировать риски? В крупных организациях риск-менеджеров назначают из числа руководителей высшего звена, часто формируются комитеты по рискам с участием представителей различных департаментов, которые отчитываются перед генеральным директором и советом директоров. В таких компаниях управление рисками также регулярно контролируется извне. Для небольших предприятий используется более легкая модель, но выявление рисков и управление ими всегда должно оставаться приоритетом. Рекомендуется распределять обязанности в самом начале проекта, соотнося при этом организационные роли участников команды и их обязанности. Вот как это может выглядеть для крупных организаций. Спонсор проекта Несет общую ответственность за проект, имеет представление о плане управления рисками и утверждает его. Менеджер проекта Несет общую ответственность за управление рисками, включая коммуникации и эскалации. Ответственный за риск Это может быть член команды проекта или стейкхолдер, который входит в команду и отвечает за тот или иной риск. Комитет по рискам Имеет представление о рисках каждого проекта организации. В небольших организациях владельцы бизнеса часто являются спонсорами проектов, а комитеты по рискам создаются реже. Наиболее добросовестные учредители оптимизируют для себя процессы управления рисками так, чтобы они работали достаточно эффективно. Использование Wrike для управления (и митигации) рисков Управление рисками — критически важная и весьма существенная часть управления проектами. К тому же оно довольно дорого стоит, если учесть, что на него может уходить до 20% всего проектного времени. Тем более странно, что многие крупные организации все еще полагаются на устаревшие инструменты управления рисками, такие как текстовые документы, электронные таблицы и электронная почта. По сути дела это само по себе создает всевозможные риски. Сколько файлов еще должно пропасть, и сколько раз должна всплыть старая версия документа, чтобы об этом задумались? Используя современный, универсальный и мощный инструмент управления проектами, такой как Wrike, вы одновременно повышаете эффективность ведения проекта и снижаете риски. И вот почему: Ваши процессы идентификации рисков и управления ими централизованы и легко доступны Для облегчения выполнения этапов плана управления рисками можно разрабатывать специальные рабочие процессы Чтобы проще было находить одни и те же риски в разных проектах, можно создавать для них дополнительные уровни категоризации и тегов Система предупреждает о наиболее критических и высокоприоритетных рисках Вы всегда в курсе событий и получаете отчеты одним щелчком мыши Коммуникации и совместная работа идут в режиме реального времени Если вам кажется, что это может помочь вам рационализировать ваши процессы управления рисками, вооружитесь Wrike для вашего следующего проекта. Прямо сейчас загрузите бесплатную двухнедельную пробную версию и начните использовать Wrike для управления рисками проектов любого размера.
Контрольный список для выбора безопасной платформы управления проектами
Безопасность данных — серьезная проблема для многих команд, поскольку соображения безопасности ограничивают возможности сотрудничества с клиентами. Этот контрольный список поможет вам выбрать безопасную платформу управления проектами и совместной работой.
5 причин, из-за которых ваш отдел дизайна пока не готов к росту
Творческие группы находятся под постоянным давлением — от них требуют проведения интересных, новаторских кампаний. Но под таким давлением и дышать трудно, не то что работать. Особенно когда вам не хватает времени и ресурсов. И как бы вам ни хотелось увеличить численность команды, сейчас мы объясним, почему вы к этому еще не готовы.
Как работать из дома, когда рядом дети?
Родителям всего мира приходится учиться работать из дома, когда рядом дети — начиная от грудных младенцев и заканчивая подростками. Узнайте, как Wrike помогает поддерживать сбалансированный график работы в домашних условиях.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.