Руководство по ПО для управления проектами для малого бизнеса

Правильно подобранное ПО для управления проектами может стать существенным фактором успеха для малого бизнеса, в котором время имеет решающее значение, а ресурсы часто ограничены. Менеджеры проектов могут заниматься менее сложными проектами, но дополнительной проблемой будет меньшее количество ресурсов.

ПО для управления проектами помогает небольшим компаниям распределять ресурсы, соблюдать график и отслеживать выполнение проекта, независимо от того, где работает персонал — удаленно или в офисе. Этот важный инструмент централизует информацию, коммуникации, документы и ресурсы в т.н. едином источнике достоверной информации. Далее вы узнаете об особенностях и преимуществах ПО для управления проектами для малого бизнеса, в т.ч. как: 

  • Интегрировать ПО для управления проектами в ваш малый бизнес.
  • Обновлять ПО для управления проектами по мере роста вашей команды.
  • Выбирать ПО для управления проектами, оптимальное для вашего бизнеса.

Как интегрировать ПО для управления проектами в ваш малый бизнес

Интеграция ПО для управления проектами в малый бизнес поможет упорядочить рабочие процессы, ускорить работу и удержать проекты в рамках бюджета. Опишите, как в данный момент работает ваш бизнес, включая ресурсы, масштаб проектов, производственные процессы и другие важные сведения. Это поможет найти слабые стороны в ваших бизнес-процессах до того, как вы займетесь интеграцией ПО для управления проектами. Затем сделайте следующие шаги:

  • Опишите внутренние процедуры и бизнес-процессы. Перечислите все задачи, зависимости и ресурсы, необходимые для выполнения работы. Описание ваших процессов поможет выявить и приоритезировать функции, которые нужны вам в ПО для управления проектами.
  • Выявите проблемы и области с пониженной эффективностью. Распространенная ошибка, которую совершают предприятия — интеграция ПО для управления проектами без четких целей. Если вы не сможете определить, какие проблемы должно помочь решить ПО для управления проектами, вам будет трудно найти подходящее решение для вашего бизнеса.
  • Выпишите свои требования. Выявив свои слабые стороны, выпишите свои требования к ПО для управления проектами. Возможно, вашему бизнесу требуется улучшить управление ресурсами, чтобы более эффективно распределять нагрузку на сотрудников. Вам может помочь ПО с функцией диаграммы Ганта для отображения задач и сроков и выявления свободных ресурсов. 
  • Найдите ПО для управления проектами, лучше всего подходящее для ваших нужд. Далее в этой статье мы расскажем, что именно следует искать в ПО для управления проектами для малого бизнеса.
  • Не усложняйте процесс. Еще одна ошибка, которую часто совершают при интеграции ПО для управления проектами для малого бизнеса — попытка изобрести велосипед. Это часто приводит к нарушению рабочих процессов, разъединению команд и дезорганизации рабочего пространства. Все должно быть просто. Не нужно полностью перестраивать свою деятельность, чтобы использовать ПО для управления проектами. Дополняйте то, что уже работает.
  • Подготовьте свою команду к изменениям. Обучите свою команду работе с новым инструментом управления проектами. Объясните преимущества, которые принесут изменения, и покажите коллегами, как повысить производительность с помощью ПО. Выделите время для ответов на вопросы и установите крайний срок для перевода существующих работ, данных и проектов на новое ПО. 
  • Удостоверьтесь в соблюдении правил безопасности. Проверьте настройки системы и убедитесь, что ваши команды и данные в безопасности. Лучшее ПО для управления проектами предлагает для защиты вашего бизнеса двухфакторную аутентификацию. Если же ПО для управления проектами не предоставляет такой возможности, можно обратиться к сторонним решениям для аутентификации.

Какую выгоду малые предприятия получают от ПО для управления проектами?

Для малого бизнеса исключительно важны налаживание повторяющихся процессов и масштабирование эффективности. ПО для управления проектами помогает достичь и этих, и многих других целей. Ниже перечислены остальные преимущества инструментов управления проектами для малого бизнеса:

  • Согласованные цели. ПО для управления проектами помогает согласовывать проекты с основными целями бизнеса. Участники команды могут видеть, как задачи вписываются в общую картину деятельности компании и какой вклад они вносят в нее. 
  • Разбивка проекта. ПО для управления проектами разбивает проекты на задачи и подзадачи с понятными результатами и сроками исполнения. Это помогает равномерно распределить работу в команде и обеспечить своевременное выполнение проектов.
  • Управление рабочими процессами. ПО для управления проектами для малого бизнеса упрощает постановку и планирование задач в команде. Оно также создает отчеты, отражающие, сколько времени требуется на выполнение задачи, где возникают узкие места и другие критические показатели.
  • Контроль процессов. ПО для управления проектами сводит к минимуму ошибки и нестыковки. Надежное ПО для управления проектами, такое как Wrike, переносит сроки выполнения задач и сообщает членам команды о приближении крайнего срока. Это помогает избежать неорганизованности и подрыва доверия внутри команд.
  • Ответственность команды. Четкое определение ролей и распределение задач делает выполнение проекта плавным и эффективным. Участники команды знают, за что они отвечают, поэтому меньше задач остается не выполнено. Хорошее ПО для управления проектами обеспечивает прозрачность хода проекта и способствует тому, чтобы члены команды выполняли свою часть работы.
  • Отчеты и анализ. ПО для управления проектами предоставляет отчеты и аналитику по завершенным проектам, обеспечивая ценную информацию о том, как в следующий раз усовершенствовать выполнение работ. Эти данные помогут вам оценить эффективность работы всей компании и скорректировать ее на будущее.
  • Шаблоны. Лучшее ПО для управления проектами для малого бизнеса предлагает шаблоны для экономии времени, ускорения работы и гарантии использования лучших практик в ваших бизнес-процессах. Шаблоны уменьшают количество переделок и служат отправной точкой для новых проектов.

Какие функции должно иметь ПО для управления проектами для небольших компаний?

Обычно ПО для управления проектами содержит инструменты для облегчения планирования, совместной работы и управления расписанием. Ниже перечислены важнейшие характеристики, обязательные для ПО для управления проектами для небольших команд.

Встроенный инструмент общения

Лучшие системы управления проектами предлагают встроенные инструменты коммуникации, которые позволяют отправлять участникам команды уведомления и использовать встроенные функции чата для безопасного общения.

Панели задач

Панели задач обеспечивают обзор хода работы на уровне сотрудника, команды и отдела. Они отображают важные показатели по текущим проектам и выделяют проблемные области. Можно прикрепить к своей панели задач важные проекты и выбрать, за какими показателями следить.

Предоставление доступа к файлам

Предоставление доступа к файлам в ПО для управления проектами позволяет менеджерам и участникам команды обмениваться цифровыми активами и документами, хранить их и работать с ними на единой платформе.

Различные способы визуализации

Лучшее ПО для управления проектами для малого бизнеса предлагает различные способы визуализации для управления задачами и расписаниями. Это позволяет членам команды работать в своем стиле и рассматривать проекты с разных точек зрения. ПО для управления проектами, как правило, предлагает:

  • Режим просмотра электронной таблицы.
  • Временную шкалу и диаграмму Ганта.
  • Списки.
  • Доску.

Облачное хранение данных

Хорошее ПО управление проектами предоставляет службу облачного хранения данных, чтобы ваша информация и данные были доступны в любое время при наличии безопасного подключения к Интернету. Работая с ПО для управления проектами, участники команды могут загружать файлы и другую информацию непосредственно в облако. Это повышает гибкость и продуктивность удаленной работы. Независимо от того, где работают участники команды, задачи выполняются быстрее. 

Мобильные приложения

В условиях, когда команды работают удаленно после пандемии, правильное управление проектами позволяет вам контролировать реализацию проектов, где бы вы ни находились. Руководители малых предприятий и их команды могут работать, находясь в разных местах, не упуская при этом ни одной мелочи. Мобильные приложения для управления проектами гарантируют, что для участия в проекте не нужно сидеть за рабочим столом.

Шаблоны

Многие системы управления проектами предлагают шаблоны, которые можно настроить, чтобы не начинать каждый новый проект с нуля. Самые популярные шаблоны для управления проектами для малого бизнеса позволяют создавать обращения в поддержку, запускать продукты, предоставлять услуги, проводить маркетинговые кампании, планировать проекты, ставить цели и контролировать их выполнение.

Роли и разрешения на основе ролей в команде

Когда вы приглашаете в свой проект другие команды и внешних исполнителей, важно настроить проектные роли. Одним участникам потребуется доступ только для просмотра, другим — полные права администратора. Лучшее ПО для управления проектами для небольших команд предоставляет разрешения для пользователей и ролей и права доступа, которые определяют, какую информацию пользователи могут просматривать и редактировать в программе.

Бесшовная интеграция

Процессы управления проектами — основа вашего бизнеса. Лучшие программные средства управления проектами легко соединяются и интегрируются с другими рабочими приложениями, такими как Salesforce для отделов продаж, образуя безопасную централизованную платформу для ваших бизнес-данных, проектов и отчетов. Без интеграции вам придется извлекать данные из отдельных приложений и вручную объединять их для анализа, что повышает риск ошибок. 

A Guide to Project Management Software for Small Businesses 2
Фото Headway из базы Unsplash

Какой может быть ценовая политика для систем управления небольшими проектами?

Цены на ПО для управления проектами обычно зависят от количества пользователей, функциональных возможностей и периодичности выставления счетов, например, раз в год или ежемесячно. Большинство программ для управления проектами предлагают модели пользования freemium или бесплатные пробные версии

Когда вы сформулируете свои бизнес-потребности, у вас появится ясность относительно того, что вам нужно от ПО для управления проектами. Зная это, выберите ПО, которое предоставит необходимые вам функции управления проектами по разумной цене. Следует также рассчитать стоимость обучения ваших команд работе с ПО.

Можно ли перейти на платную версию ПО для управления проектами при масштабировании бизнеса?

Начните с бесплатной версии выбранного вами ПО для управления проектами, а по мере роста вашей команды выбирайте подходящие тарифные планы. Лучшие программные платформы для управления проектами предусматривают возможность добавления пользователей, функциональность и возможности поддержки для малых предприятий и команд по мере их расширения.

В зависимости от ваших требований к ПО для управления проектами вам, возможно, стоит связаться со службой поддержки, чтобы получить индивидуальное предложение и демонстрацию продукта до перехода на платную версию. Прежде чем инвестировать в коммерческое ПО для управления проектами для малого бизнеса стоит ознакомиться с обзорами и отзывами.

Подходят ли инструменты управления проектами для малого бизнеса для удаленной работы?

Одно из важнейших преимуществ ПО для управления проектами для малого бизнеса — возможность удаленной работы и сотрудничества с внутренними и внешними командами и исполнителями. 

Работаете ли вы в офисе, дома или в других местах, ПО для управления проектами может стать удаленной штаб-квартирой для вашего бизнеса. Приглашайте членов команды и сотрудников присоединиться к вашему цифровому рабочему пространству. Убедитесь, что вы назначили им соответствующие разрешения для общения, работы и просмотра информации в ваших проектах. 

Какое ПО для управления проектами больше всего подходит для малого бизнеса?

Мы рекомендуем ПО для управления проектами для малого бизнеса и команд Wrike. В дополнение к основным функциям, которые предлагает большинство программ для управления проектами, Wrike предоставляет возможности, описанные ниже. 

Лента реального времени

Лента новостей в Wrike объединяет управление проектами с чатом и обновлениями в режиме реального времени, предоставляя руководителям малого бизнеса и командам быстрый доступ к интерактивным возможностям сотрудничества в удаленном режиме или в офисе. Это позволяет наблюдать общую картину текущего состояния проектов. Члены команды могут редактировать задачи и информацию о проекте, при этом все изменения автоматически сохраняются в Wrike.

Руководители малых предприятий и команды могут в реальном времени перемещаться между новостями проекта и подробностями отдельных задач. Завершение очередного задания или обновления проекта автоматически отображаются в ленте. Лента Wrike держит всех участников проекта в курсе дел, повышая эффективность совместной работы.

Прием рабочих задаx и динамические формы запросов

Динамические формы запросов позволяют создавать и назначать задачи, исходя из потребностей вашего бизнеса. Например, небольшая строительная компания и небольшое агентство цифрового маркетинга будут иметь формы запроса с разными полями ввода. Формы запросов Wrike позволяют обрабатывать различные поля и управлять входящими запросами как задачами, проектами или проектами из шаблона Wrike.

Вопросы формы меняются в зависимости от информации, которую вводит пользователь. Благодаря этому команды малых предприятий легко получают необходимую информацию, чтобы быстро приступить к работе, не задавая лишних или избыточных вопросов. Динамические формы Wrike автоматически назначают задания подходящим членам команды сразу после подачи заявки.

Интеграция с более чем 400 бизнес-приложениями

Wrike легко интегрируется с Salesforce, Google, Microsoft, Slack и многими другими важными бизнес-приложениями. Дополнение Wrike Integrate подключается к облачным и локальным приложениям и позволяет реализовать в Wrike пользовательскую автоматизацию. Это значительно сокращает время на передачу информации и переключение между приложениями. Высвобождая мощь автоматизации, оно позволяет создавать непрерывные рабочие процессы.

Интеграция с другими приложениями позволяет создавать отчеты и аналитику, важные для совершенствования вашего бизнеса. Развитые возможности интеграции и автоматизации Wrike обеспечивают глубокую настройку ПО для нужд вашего бизнеса и мощную автоматизацию рабочих процессов, исключающую ручную работу. 

Функциональность проверки и согласования

Wrike предлагает функциональные возможности проверки и согласования. Исполнители, ведущие совместную работу, видят комментарии, оставленные коллегами, и обрабатывают отзывы в режиме реального времени. Пользователи с полномочиями для редактирования и согласования могут вносить изменения в документ, цифровой актив, веб-содержимое или на страницы веб-сайтов. Правки удаляются по мере их обработки, задание получает пометку «рассмотрено» или «одобрено».

Функция проверки Wrike упрощает процессы проверки и утверждения, ускоряя выполнение проектов и устраняя риск ошибок. Отзывы, комментарии и пометки одобрения отслеживаются и хранятся в едином централизованном хранилище. Это позволяет внутренним и внешним рецензентам высказывать их мнение о незавершенной работе, не начиная переписку по электронной почте и не теряя времени.

Полная прозрачность проектов и команд

Когда приоритет отдается более срочным задачам, некоторые проекты могут затеряться в череде повседневной деловой активности. Иногда о важных, но не срочных задачах забывают до тех пор, пока не становится слишком поздно. Wrike решает эту проблему, обеспечивая полную прозрачность всех текущих проектов. Система может демонстрировать как общую, так и подробную информацию о текущих проектах — сколько проектов находится в работе, кто над чем работает, как часто соблюдаются или пропускаются сроки — и это помогает руководителям малого бизнеса всегда оставаться в курсе последних событий. Wrike позволяет глубоко анализировать состояние проектов, задач и отчетов, оценивая усилия команды, ход проекта и другие важные показатели. Это поможет вам следить за выполнением бизнес-целей и принимать решения на основе данных в режиме реального времени.

Круглосуточная техническая поддержка

Даже очень простое ПО может вызвать вопросы и проблемы. Большинство малых предприятий не имеют специальных ИТ-команд, но и здесь на помощь приходит Wrike. Wrike предоставляет пользователям несколько способов поддержки:

  • Ответы на часто задаваемые вопросы и другие ресурсы. Чтобы найти ответы на вопросы, посетите страницу Wrike Вопросы и ответы, регулярно обновляемую библиотеку ресурсов и блог
  • Чат. Чат Wrike можно найти в вашей панели задач и на сайте Wrike.
  • Электронная почта. Поддержка по электронной почте доступна всем пользователям Wrike.
  • Телефон. Платные пользователи могут непосредственно связаться с Wrike по телефону. Телефонная поддержка доступна пользователям с премиальным планом поддержки круглосуточно и всем платным пользователям Wrike круглосуточно в рабочие дни. 
  • Встроенная поддержка. Легкий доступ к чату Wrike непосредственно из приложения.
  • Справочная система. Справочная система Wrike содержит подробную информацию и постоянно обновляется.
  • Форум сообщества. Форум сообщества Wrike обеспечивает еще больше поддержки для пользователей.
  • Обучение. Wrike регулярно предлагает обучающие вебинары для пользователей.

Благодаря новому бесплатному тарифному плану с неограниченным количеством пользователей, бесплатным хранилищем объемом 2 ГБ и управлением подзадачами (в дополнение к обычным возможностям управления задачами), программа управления проектами Wrike для малого бизнеса позволяет командам экономить много времени и сил. Если вы владелец малого бизнеса или руководитель, которому нужно, чтобы его сотрудники работали эффективно и слаженно, начните с двухнедельной бесплатной пробной версии программного обеспечения Wrike уже сегодня.

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie