Пять важных функций в системе управления проектами

Если вы решили вложиться в покупку программного обеспечения, сначала убедитесь, что выбрали самую подходящую для вас систему управления проектами. Главное — не забудьте о действительно важных функциях, необходимых для успешной работы команды.

Иногда самый простой функционал оказывается наиболее полезным. Предлагаем ознакомиться с пятью простыми, но мощными элементами, на которые стоит обратить внимание при выборе инструмента.

1. Формы входящих запросов

Даже в самой простой системе управления проектами должна быть возможность вводить, приоритизировать и отслеживать входящие запросы.

Запрос на выполнение работ может включать в себя следующие задания:

  • Создание нового проекта
  • Расширение объема работ
  • Внесение изменений
  • Запуск следующего этапа проекта
  • Выполнение новой задачи

Если у вас нет специального инструмента, такие запросы могут передаваться вам в устной форме, в мессенджерах, по электронной почте или другим каналам. В этом случае управление запросами, особенно если их много, потребует от вас огромных усилий и может приводить к путанице.

Если у вас не налажен организованный и централизованный процесс, вы можете столкнуться с пропущенными, повторными и даже противоречивыми запросами. И это может привести к тому, что в проект будут вноситься изменения, не прошедшие какой-либо оценки или утверждения.

Именно поэтому так важно наладить четкий процесс поступления задач, предусматривающий использование стандартных форм и шаблонов.

Благодаря формам вы сможете быть уверены, что вся необходимая информация будет получена с первого раза, что задачи будут внесены в календарь и расставлены по приоритетам. Каждому участнику команды будет ясно, что он должен делать.

Если вы поместите эти формы и запросы в систему управления проектами, они будут находиться в централизованном хранилище и станут доступными для просмотра каждому участнику. Это позволит улучшить обмен информацией внутри рабочей группы.

Участники команды будут видеть не только собственный объем работы, но и чем занимаются их коллеги, а также какие задания ждут их в ближайшем будущем.

Ищите интеллектуальный инструмент, позволяющий автоматически рассылать нужную информацию нужным людям, чтобы вам не приходилось каждый раз назначать рабочий процесс, внедрите его. Пусть он использует стандартные пути согласования и каналы распространения информации.

2. Различные режимы просмотра проектов и задач

Каждый из нас привык работать по-своему. Если вы позволите участникам своей команды работать, как им нравится, и адаптируете систему управления проектами к их личным предпочтением, это повысит показатель освоения программного обеспечения.

Если в системе управления проектами не предусмотрена простая возможность персонализации, позволяющая по-разному отображать проекты и задачи, значит в ней не хватает очень важного компонента. Если программное обеспечение покажется вашим коллегам неудобным в использовании, они не будут с ним работать.  

Самый простой выход из ситуации — выбрать программный инструмент, подходящий для различных стилей и целей работы. Вам нужна возможность легко и просто переключаться между разными режимами просмотра, чтобы участники проекта могли централизованно управлять данными и при этом отображать их в различных форматах.

Несколько режимов просмотра, которые вам могут пригодиться:

  • Таблица. Это представление данных в виде стандартной электронной таблицы, удобной и привычной для большинства пользователей.
  • Диаграмма Ганта или временная шкала. Она позволяет представить в наглядном виде весь проект и связи между отдельными задачами. Диаграмма Ганта была разработана в 1910 году и стала основным элементом в управлении проектами.   
  • Список. Режим списка позволяет просматривать общие элементы проекта в хронологическом порядке аналогично списку задач.
  • Режим доски. Здесь элементы проекта представлены в виде карточек, и такое представление очень популярно среди разработчиков программного обеспечения и менеджеров проектов, использующих Agile-подход. Задачи можно очень легко разносить по столбцам «К исполнению», «В работе» и «Выполнено».

3. Шаблоны

Большинство систем управления проектами позволяют создавать и изменять шаблоны. Даже если вы собираетесь пользоваться бесплатным инструментом для управления проектами, важно убедиться, что в нем есть эта функция.

Возможность сохранять часто повторяющиеся проекты в качестве шаблонов позволяет команде просто дублировать их каждый раз, когда начинается новый проект. Благодаря этой функции такие ключевые компоненты, как зависимости, продолжительность задач, рабочие процессы, исполнители и отчеты, будут копироваться, а не создаваться с нуля.

Использование шаблонов дает следующие преимущества:

  • Экономия времени. Проекты и задачи создаются гораздо быстрее и эффективнее, когда вам не приходится начинать с нуля, и вы сможете уделить больше времени выполнению более сложных или уникальных проектов.
  • Улучшенное планирование. Шаблоны можно использовать в качестве контрольного списка, чтобы быть уверенным, что вы задали все нужные вопросы и учли все переменные, необходимые для выполнения проекта. Использование надежных шаблонов, созданных на основе успешных проектов, помогают добиваться хороших результатов.
  • Снижение риска. Использование шаблонов помогает удостовериться, что никакие поля с важными данными или отдельные задачи не окажутся забыты. 
  • Возможность сравнивать. Если вы используете один и тот же шаблон для похожих проектов, вам будет гораздо проще сравнивать их друг с другом. Это позволяет сделать управление программами и портфелями более эффективным. Также это может помочь в выявлении взаимозависимостей, поскольку каждый из менеджеров проектов сможет проверить и изучить планы и графики остальных сотрудников.

4. Настраиваемые статусы рабочего процесса

Еще одна простая, но мощная функция в системе управления проектами — это возможность создавать настраиваемые рабочие процессы на основе уникальных процессов, которые используются в вашей команде. Ищите такой инструмент, который позволяет создавать статусы, непосредственно связанные с каждым из этапов вашего процесса.  

Допустим, ваш программный инструмент дает возможность использовать только три статуса:

  • В работе
  • На исправлении
  • На проверке

Какой статус вы присвоите задаче, которая находится на этапе тестирования? Вы укажете для нее статус На исправлении или На проверке? А если вам необходимо отделить этап разработки дизайна от этапа производства, но для вас есть только один вариант: В работе?

Вы быстро обнаружите, что отсутствие возможностей для персонализации приводит к недоразумениям, путанице и неточностям в отчетах о ходе работ. Но если вы присвоите отдельным задачам статусы, согласующиеся с вашими рабочими процессами, вам будет гораздо проще определить, на каком этапе и насколько успешно ведется работа.

Также следует позаботиться, чтобы в приложении для управления проектами, которое вы выбираете, имелись простые, но мощные панели задач, на которых будут отображены все статусы рабочего процесса. Представление проектов в таком виде позволит вам следить за тем, как выполняется работа в рамках различных процессов.

Это может показаться очевидным, но вы можете узнать много важных вещей, например:

  • Не возникает ли задержка на определенном этапе процесса?
  • Не пропускается ли какой-нибудь из этапов?
  • Не возникают ли повторяющиеся проблемы в ходе какого-нибудь процесса?

Один из примеров повторяющейся проблемы — когда тестирование постоянно отнимает больше времени, чем было запланировано. Еще один пример — когда запросы на изменения постоянно отправляются на исполнение до утверждения.

Выявление таких проблем может помочь вам в устранении препятствий, оптимизации рабочих процессов и повышении качества отчетных материалов по проекту.

5. Автоматическое назначение задач

На выяснения, к кому можно обратиться за помощью для выполнения задачи, тоже нужно время. В крупных компаниях и в организациях с высокой текучестью кадров особенно сложно понять, кто за что отвечает.

Задача может «зависнуть» на каком-то из этапов процесса, если не передать ее нужному сотруднику в нужное время. Если отслеживание задач и управление ими ведется недостаточно тщательно, запрос может застрять даже на несколько недель, потому что непонятно, кто за него отвечает.

Эту проблему может решить возможность автоматически направлять запросы нужным специалистам в зависимости от специфики проекта. Кроме того, способность привязать определенные статусы рабочего процесса к определенным участникам команды означает, что задачи будут автоматически передаваться нужным людям, как только те будут готовы их принять.

Вместо того, чтобы полагаться на всеобщее знание о том, кто за что отвечает, вы можете хранить всю эту информацию в системе управления проектами.

Допустим, Мария — старший технический редактор в вашей компании, и именно она занимается проверкой всего созданного контента. Вам нужна функция в системе управления проектами, которая позволила бы осуществлять автоматическое назначение по любому из двух сценариев:

  • Вариант 1. Как только задача получает статус На проверке, она автоматически назначается Марие, и та подтверждает, что получила задание.
  • Вариант 2. Как только задача получает статус На проверке, она автоматически назначается сотруднику, занимающему должность старшего технического редактора, и он подтверждает получение задачи.

Если придется выбирать, какой вариант лучше, желательно учесть достоинства и недостатки каждого из них.

Например, если Мария уволится, заболеет или уйдет в отпуск, то в первом варианте работа над задачей будет остановлена, если только она не перенаправит ее кому-то другому. Второй вариант снижает риск того, что задача «зависнет», попав к человеку, не способному ее выполнить.

С другой стороны, если в вашей системе есть несколько старших технических редакторов, второй вариант может привести к тому, что одна и та же задача может быть назначена нескольким сотрудникам. В результате может быть проделана двойная работа или возникнуть недоразумение из-за невозможности определить ответственного.

Сила в простоте

Эти пять функций кажутся настолько простыми, что вы можете думать, будто они имеются в каждой системе управления проектами, но на самом деле это не так.

Но важно убедиться, что эти компоненты присутствуют в системе. Отсутствие этих функций может серьезно повлиять на эффективность выполнения проектов.

Почему бы вам не попробовать бесплатную версию Wrike? В ней есть все вышеперечисленные функции и множество других.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности