Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Дмитрием Ильенковым, Управляющим Партнером Project Management Club. Мы обсудили, что такое концепция управления выгодами проекта и как применить ее на практике.
ЧТО ТАКОЕ ВЫГОДА ПРОЕКТА
Это измеримое улучшение, достигнутое благодаря результату (продукту) проекта, воспринимаемое как преимущество одним или несколькими заинтересованными сторонами и способствующее достижению целей организации.
Выгоды должны быть измеримы. Например, мы реализуем проект, чтобы улучшить свою репутацию в глазах клиента. Необходимо на старте задать метрики, по которым мы будем определять, что выгоды достигнуты. В противном случае непонятно, в какой момент эти выгоды достигнуты и какие нужно предпринимать действия, чтобы прийти к такому результату.
Выгоды — это следствия достигнутых изменений, а не само изменение и для каждого они свои. Они являются связующим звеном между результатами проекта и стратегическими целями.
КАКУЮ РОЛЬ ИГРАЮТ ВЫГОДЫ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ
По определению PMBOK Guide, проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
Давайте приведем пример. После Олимпиады в Афинах остались заброшенные постройки. Не так много городов способны окупать уже существующие объекты даже несмотря на то, что государством выделяются значительные средства на их содержание. Рано или поздно они превращаются в руины.
Безусловно, есть случаи, когда такие объекты переформатируются — это пример хорошего управления выгодами. Но это, скорее, исключение. В большинстве случаем мы имеем негативные последствия от достижения цели проекта. И как итог в данном примере, руины в центре города.
Только 61% приоритетных проектов достигли заявленных стратегических выгод. На эти проекты выделяются лучшие ресурсы и ими руководят ТОП-менеджмент компаний. Больше трети этих проектов не достигли нужных целей.
Согласно исследованию PMI, компании, зрелые в управлении выгодами, в 1.6 раз чаще достигают целей проекта. Организации, эффективные в управлении выгодами, теряют на 67% меньше выделенного бюджета.
КАК ЭТО ВЛИЯЕТ НА ПРОЕКТНУЮ ГРУППУ
Если мы не определили выгоды, мы не можем правильно сформулировать цели проекта. Прежде всего, нужно ответить на вопрос: “Зачем мы делаем этот проект?”
Какие это вызывает проблемы?
- Мы не можем обосновать проект (тратится бюджет компании, нет ожидаемых результатов)
- Мы не можем мотивировать команду
УСПЕШНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
Руководство Benefits Realization Management предлагает ряд принципов, соблюдение которых поможет компании прийти к зрелому управлению выгодами:
- Чистые выгоды — обоснование затраченных ресурсов. Это не просто дань моде или чье-то суждение, а подтвержденные факты.
- Мы инициируем проекты, исходя из выгод и целей компании.
- Запланированные выгоды зафиксированы в документах, авторизующих проект. Будет понятно, что делать после окончания проекта и мы сможем измерить результат.
- Реализация выгод тщательно планируется и управляется.
- Организация выделяет достаточно ресурсов и усилий для успешной реализации выгод.
Давайте рассмотрим критические факторы успеха. Что они подразумевают?
- Есть явные роли и обязанности по управлению выгодами.
- Создана культура управления выгодами.
- Есть необходимый набор навыков.
- Гибкость.
- Управление рисками на всех уровнях.
- Внедрено отслеживание выгод.
УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ
По статистике только 1 из 3х компаний подтверждают высокую зрелость в управлении выгодами. Это происходит потому, что только 45% организаций определяют выгоды, 36% создают метрики, чтобы это сделать. Только 52% компаний отслеживают достижение выгод.
Как можно начать управлять выгодами?
- Создайте культуру, открытую и эффективную для управления выгодами. Начните задавать правильные вопросы. В ходе таких дискуссий вы получите много пользы в ваших текущих проектах.
- Выгоды-результат-продукт. Думайте о том, что вы получите в ходе проекта, чтобы четко обосновать цели проекта.
- Найдите владельца выгод, который будет курировать проект и нести за него ответственность (спонсор проекта).
- Планируйте выгоды.
- Обосновывайте выгоды. Подтверждение целесообразности проектов нужно начинать именно с этого.
- Отслеживайте реализацию выгод.
Начните работать эффективно не только ради результатов, но и пользы, которую они принесут вам, вашей компании и партнерам. Не забывайте про выгоды проекта, они вам точно помогут делать проекты не зря.
