Управление выгодами: как не делать проекты зря?

Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Дмитрием Ильенковым, Управляющим Партнером Project Management ClubМы обсудили, что такое концепция управления выгодами проекта и как применить ее на практике.

ЧТО ТАКОЕ ВЫГОДА ПРОЕКТА

Это измеримое улучшение, достигнутое благодаря результату (продукту) проекта, воспринимаемое как преимущество одним или несколькими заинтересованными сторонами и способствующее достижению целей организации.

Выгоды должны быть измеримы. Например, мы реализуем проект, чтобы улучшить свою репутацию в глазах клиента. Необходимо на старте задать метрики, по которым мы будем определять, что выгоды достигнуты. В противном случае непонятно, в какой момент эти выгоды достигнуты и какие нужно предпринимать действия, чтобы прийти к такому результату.

Выгоды — это следствия достигнутых изменений, а не само изменение и для каждого они свои. Они являются связующим звеном между результатами проекта и стратегическими целями.

КАКУЮ РОЛЬ ИГРАЮТ ВЫГОДЫ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ

По определению PMBOK Guide, проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

Управление_выгодами_2Многие помещают в центр модели качество, другие — риски. Но практически никогда не идет речь о выгодах проекта. Почему так происходит?

Давайте приведем пример. После Олимпиады в Афинах остались заброшенные постройки. Не так много городов способны окупать уже существующие объекты даже несмотря на то, что государством выделяются значительные средства на их содержание. Рано или поздно они превращаются в руины.

Управление_выгодами_3

Безусловно, есть случаи, когда такие объекты переформатируются — это пример хорошего управления выгодами. Но это, скорее, исключение. В большинстве случаем мы имеем негативные последствия от достижения цели проекта. И как итог в данном примере, руины в центре города.

Только 61% приоритетных проектов достигли заявленных стратегических выгод. На эти проекты выделяются лучшие ресурсы и ими руководят ТОП-менеджмент компаний. Больше трети этих проектов не достигли нужных целей.

Согласно исследованию PMI, компании, зрелые в управлении выгодами, в 1.6 раз чаще достигают целей проекта. Организации, эффективные в управлении выгодами,  теряют на 67% меньше выделенного бюджета.

КАК ЭТО ВЛИЯЕТ НА ПРОЕКТНУЮ ГРУППУ

Если мы не определили выгоды, мы не можем правильно сформулировать цели проекта. Прежде всего, нужно ответить на вопрос: “Зачем мы делаем этот проект?”

Какие это вызывает проблемы?

  • Мы не можем обосновать проект (тратится бюджет компании, нет ожидаемых результатов)
  • Мы не можем мотивировать команду

УСПЕШНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

Руководство Benefits Realization Management предлагает ряд принципов, соблюдение которых поможет компании прийти к зрелому управлению выгодами:

  • Чистые выгоды — обоснование затраченных ресурсов. Это не просто дань моде или чье-то суждение, а подтвержденные факты.
  • Мы инициируем проекты, исходя из выгод и целей компании.
  • Запланированные выгоды зафиксированы в документах, авторизующих проект. Будет понятно, что делать после окончания проекта и мы сможем измерить результат.
  • Реализация выгод тщательно планируется и управляется.
  • Организация выделяет достаточно ресурсов и усилий для успешной реализации выгод.

Давайте рассмотрим критические факторы успеха. Что они подразумевают?

  • Есть явные роли и обязанности по управлению выгодами.
  • Создана культура управления выгодами.
  • Есть необходимый набор навыков.
  • Гибкость.
  • Управление рисками на всех уровнях.
  • Внедрено отслеживание выгод.

УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ

По статистике только 1 из 3х компаний подтверждают высокую зрелость в управлении выгодами. Это происходит потому, что только 45% организаций определяют выгоды, 36% создают метрики, чтобы это сделать. Только 52% компаний отслеживают достижение выгод.

Как можно начать управлять выгодами

  • Создайте культуру, открытую и эффективную для управления выгодами. Начните задавать правильные вопросы. В ходе таких дискуссий вы получите много пользы в ваших текущих проектах.
  • Выгоды-результат-продукт. Думайте о том, что вы получите в ходе проекта, чтобы четко обосновать цели проекта.
  • Найдите владельца выгод, который будет курировать проект и нести за него ответственность (спонсор проекта).
  • Планируйте выгоды.

Управление_выгодами_4

  • Обосновывайте выгоды. Подтверждение целесообразности проектов нужно начинать именно с этого.
  • Отслеживайте реализацию выгод.

Начните работать эффективно не только ради результатов, но и пользы, которую они принесут вам, вашей компании и партнерам. Не забывайте про выгоды проекта, они вам точно помогут делать проекты не зря.

Рекомендуемые ресурсы
Исследования по Benefits Realization Management
Исследование Pulse of the Profession
Guide for Effective Benefits Management in Major Projects
Benefits Realization Management Practice Guide 

Telegram-канал @pmclub
комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности