Три проблемы, стоящие перед офисом управления проектами

В день, когда Лидия Агнесе заняла должность менеджера в офисе управления проектами Northstar Travel Group, она узнала одну важную новость. «Мне сообщили, что мы переходим от каскадных процессов к Agile-методологии, и я должна возглавить этот переход, — рассказывает она. — Я пришла домой и предупредила мужа, что буду очень сильно занята».

Northstar Travel Group, ведущая платформа обмена информацией, бизнес-аналитики, электронной коммерции и организации мероприятий для сектора B2B. Организация обслуживает глобальную индустрию путешествий и развивается очень быстро. В то же время компания Secaucus только за один 2017 год совершила пять крупных приобретений. Проекты становятся все сложнее и масштабнее.

Поскольку уровень конкуренции и темпы изменений продолжают расти, все большее число компаний внедряют новые методы управления проектами. Однако серьезные преобразования редко бывают простыми. Традиционным офисам управления проектами приходится искать новые точки опоры в постоянно меняющейся среде.

«Офис управления проектами опирается на стандарты и согласованность, — говорит Майкл Догерти, менеджер национальных проектов в Magenic. — Он ориентирован на управление и контроль: составьте отчет о статусе, соблюдайте сроки, не нарушайте стандартных границ, вот шаблоны, по которым вы должны работать. Но этот подход не годится для итеративной, быстро развивающейся среды с высоким уровнем конкуренции. К сожалению, офис управления проектами не настолько быстро изменяется, чтобы удовлетворять потребность в частых релизах и быстро развивающейся корпоративной стратегии».

Из-за растущей потребности в быстрых изменениях и внедрения новых технологий будущее традиционных офисов управления проектами с ориентацией на процессы, управление и контроль, выглядит довольно неопределенным.

«Многие руководители офисов управления проектами работали менеджерами проектов, прежде чем занять руководящую должность, и поэтому они уделяют большое внимание рабочему процессу, инструментам, шаблонам и этапам работы. Это то, что они знают лучше всего, — объясняет Лаура Барнард, руководитель офиса управления проектами, которая готовит к запуску в сентябре бесплатный онлайн-саммит о PMO. — Руководители понимают, что все это необходимо, но в конечном итоге им нужно, чтобы дело было сделано и вложения в офис управления проектами оправдали себя. Офисам управления проектами необходимо уделять больше внимания реализации стратегии, чтобы каждый проект демонстрировал высокие показатели рентабельности инвестиций».

Дальше мы рассмотрим несколько основных тенденций и возможную реакцию на них со стороны офисов управления проектами.

Тенденция №1. В центре внимания — создание ценности

future_of_PMO_2 Офис управления проектами часто рассматривается как центр возникновения затрат, препятствующий прогрессу в компании. В будущем он должен найти способы приносить существенную, измеримую пользу.

«Офисы управления проектами страдают из-за того, что компании вкладывают в них средства, но не получают ожидаемых бизнес-результатов, — говорит Барнард. — Часть этой проблемы заключается в том, что офисы нацелены не на те результаты. Успех проекта должен определяться не только соблюдением сроков, сметы и объема. Этого недостаточно, особенно с точки зрения бизнес-руководителей. Для них проект успешен только тогда, когда достигнуты ожидаемые бизнес-результаты. И если руководитель офиса управления проектами помогает компании получать прибыль, у него не будет повода для волнений».

По данным отчета PM Solutions, главной проблемой для офисов управления проектами становятся накладные расходы. Неспособность продемонстрировать добавочную ценность также является одной из основных проблем.

Как офис управления проектами может создавать ценность?

Используйте целостный подход

Традиционно в офисах управления проектами основное внимание уделяется инструментам, шаблонам и рабочему процессу. Когда сотрудники офиса сталкиваются с задачей, они прежде всего стремятся выполнить проект в рамках заданных параметров. Но для достижения успеха офис управления проектами должен расширить фокус внимания и позаботиться о том, чтобы каждый проект был согласован с более крупными общими бизнес-целями.

«Офис управления проектами должен развиваться, чтобы оказывать бизнесу услуги на более высоком уровне за счет целостного представления об организации, чего часто не хватает отдельным командам, — говорит Догерти. — В результате обеспечивается достижение бизнес-целей и соответствие проекта техническим целям, а также остаются довольными менеджеры по продукту и лучше решаются проблемы конечных пользователей».

Задавайте правильные вопросы

Для достижения наилучшего результата необходимо иметь полное представление о конечных целях проекта, что подразумевает умение задавать правильные вопросы. «Офисы управления проектами должны решать бизнес-проблемы и устранять уязвимые места, — объясняет Барнард. — Каково экономическое обоснование для работы над этим проектом? Какие бизнес-цели мы надеемся достигнуть? Как мы определяем успех? Намек: он вовсе не определяется соблюдением ограничения по трем параметрам».

Если у вас будут все эти ответы с самого начала, это даст вам информацию о том, как строить проект. Например, если ваша цель — создание продукта с высокими темпами внедрения, офис управления проектами должен с самого начала внести в план проекта тестирование удобства пользования. Вовремя заданный вопрос об экономическом обосновании может полностью изменить ваш подход к выполнению проекта.

Напрямую взаимодействуйте с подразделениями

Чтобы изменить предубеждение о том, что офис управления проектами интересуется только соблюдением рабочих процессов, потребуется много времени, сил и доверия. Совместная работа и общение с другими командами — один из самых эффективных способов завоевать доверие и избавиться от старых предрассудков. Это приведет вас к росту производительности, умению быстрее подстраиваться друг под друга и вести открытый диалог.

«Офис управления проектами должен укреплять доверие, задавая вопрос "Как можно вам помочь?", и действовать в зависимости от ответа, — говорит Догерти. — А не требовать составления отчета о статусе и выполнения указаний. Все сводится к концепции лидерства как служения и построению взаимоотношений».

Нацеливайтесь на прибыль

Привязать офис управления проектами к усилиям по генерации доходов — это отличный способ продемонстрировать пользу, которую он приносит организации. Возьмите менеджеров проектов, которые лучше разбираются в бизнесе или обладают опытом работы с клиентами, и внесите их услуги в счет клиента в качестве добавленной ценности.

«Если мы разрабатываем для клиента сложное решение, и, особенно, если мы от кого-то зависим или подключаем стороннюю организацию, кто-то должен управлять всеми этими компонентами. Поэтому мы выставляем счет за время, потраченное менеджером проекта, и называем это услугой по созданию добавленной ценности», — рассказывает Брюс Гаррод, консультант по управлению проектами в Solutions Management Inc.

«Если у вас в штате десять менеджеров проектов, и каждый из них получает 100 тысяч долларов, ваши внутренние затраты составят 1 миллион долларов. Для вас это может быть много, но для некоторых клиентов — не такой уж неоплатный счет», — добавляет он.

Тенденция №2. Ускоренный темп перемен

future_of_PMO_2

Традиционные офисы управления проектами не очень хорошо реагируют на высказывания руководителей о том, что результаты были им нужны еще вчера. Agile-методологии потому и набирают популярность, что компании отчаянно стремятся успевать за темпами перемен и роста конкуренции. Потратить два года на выполнение проекта — в наши дни уже неприемлемо. 

«Темп перемен стал таким быстрым, что если вы продолжите работать так, как работали раньше, то попросту не выживете, — говорит Барнард. — Офис управления проектами всегда был организацией, действующей по принципу: "подождать, собрать данные и подождать еще". Но сейчас этот подход уже не годится».

Бизнес-руководители хотят видеть результат прямо сейчас. Нормой становится создание неидеального продукта и последующий итеративный процесс улучшения. «В по-настоящему гибкой среде вы определяете объем работы на ходу», — объясняет Оливер Ярбро, специалист по управлению проектами и преподаватель в Bobcat Academy.

«Не так уж много документации, нечастые разборы полетов, все процессы сведены к минимуму. Ну и где в такой обстановке найдется место для организации, которой нужен контроль и надзор? Сложный вопрос».

Как офису управления проектами адаптироваться к гибкой среде?

Станьте специалистом по управлению изменениями

Когда организация переходит от традиционных методов к Agile-методологиям, нужен кто-то, кто проведет ее через этот, скорее всего, болезненный процесс. Офис управления проектами обладает уникальной возможностью взять на себя эту роль. «У менеджеров проектов и руководителей офиса управления проектов есть все возможности для осуществления преобразований в организации. Они знают, как добиться изменений, — говорит Барнард. — Это отличный повод воспользоваться собственными уникальными навыками и помочь организации преодолеть переходный период».

Сотрудникам бизнес-подразделений, не привыкшим к гибким рабочим процессам и срокам, могут с самого начала показаться неудобными менее предсказуемые методологии управления проектами. Потратив время, чтобы научить их работать с нужной скоростью и объяснить, чего им следует ожидать, вы принесете компании большую пользу.

«Офис управления проектами сделает очень ценную вещь, если его сотрудники обучат остальную часть организации и объяснят, что происходит, почему это происходит и что это означает, — рассказывает Гаррод. — Менеджеры проектов должны хорошо понимать, чем отличается гибкая среда от их текущих рабочих процессов, и суметь разъяснить всем остальным подразделениям их новую роль».

Предлагайте поддержку на всех уровнях

Умение быстро действовать, работать итерациями и оперативно корректировать курс имеет очень большое значение в гибкой среде. Это значит, что, создавая процессы, шаблоны и отчеты с нуля для каждой новой программы или проекта, вы теряете темп. А новые инструменты и технологии быстро вытесняют ручные процессы.

Офис управления проектами окажется еще полезнее, если будет обслуживать команды в качестве координатора — отслеживая ход работ, регулярно проверяя, как идут дела в командах, и обеспечивая бесперебойное выполнение всех этапов проекта.

«В гибкой среде вам не придется выполнять традиционную функцию управления и контроля, которую берет на себя обычный офис управления проектами, — говорит Ярбро. — Вы продолжите приносить пользу в качестве координатора, расчищая командам путь для движения к цели. Чем больше вы сможете сделать для устранения препятствий, ограничивающих продуктивность команды, тем лучше».

Кроме того, офис управления проектами будет и впредь выполнять роль важного буфера между руководством и проектными командами, транслируя потребности и желания руководства и предоставляя рекомендации и поддержку проектным командам. «Это работает в обе стороны, — объясняет Ярбро. — Офис управления проектами будет собирать отзывы от команд и передавать их высшему руководству. Он станет защитником интересов проектных команд».

Найдите подходящие инструменты

Хотя внедрение гибкой методологии и образа мышления может оказаться для некоторых офисов управления проектами чем-то новым и неизведанным, им не придется делать это в одиночку. Новые технологии, такие как автоматизация и расширенные функции отчетности, помогут им получать ценные сведения в реальном времени для быстрого принятия решений.

«Способность быстро реагировать — это жизненная необходимость. Сейчас генеральный директор не будет ждать месяц, чтобы собрать совещание и что-то решить; он сидит в аэропорту, проверяет данные на телефоне и принимает решение на лету, — объясняет Барнард. — Руководителю офиса управления проектами необходимо научиться использовать автоматизацию и новые технологии, чтобы как можно быстрее передавать информацию реального времени людям, принимающим решения, для движения вперед».

Отчеты и панели задач Wrike позволяют быстро получать ценные сведения об эффективности проекта и выявлять проблемы на лету. Но знаете, в чем главный плюс? Все данные о задачах и проектах — это данные реального времени.

Тенденция №3. Рост автоматизации и новых технологий

Future_of_PMOs_3

Новые технологии, такие как автоматизация и искусственный интеллект, становятся все более и более мощными. Настолько мощными, что некоторые менеджеры проектов считают (не без оснований), что эти инструменты могут отнять у них работу.

«Автоматизация может сделать ненужной любую деятельность, которую можно свести к предсказуемым процессам, — считает Ярбро. — Мы еще увидим, как автоматизация поглотит множество традиционных задач, таких как составление сметы, планирование и сбор требований».

На это можно смотреть с двух точек зрения: либо новые технологии сделают ненужными традиционные обязанности офиса управления проектами, либо дадут офису управления проектами столько возможностей, что выведут его роль на качественно новый уровень. Мы выбираем оптимизм.

Как офису управления проектами освоить новые технологии?

Становитесь «первопроходцами»

Автоматизацию можно использовать для выполнения повторяющихся задач, но кто-то должен решить, какие именно задачи необходимо автоматизировать и как именно они должны выполняться. Кто-то должен настроить автоматизацию, прежде чем она начнет приносить пользу. Быстрое освоение инструментов автоматизации и приобретение соответствующих технических навыков позволит менеджерам проектов укрепить контроль над этот процессом, а не утратить его.

«Считается, что автоматизация снижает объемы работы, но ведь данные для автоматизации нужно откуда-то получать, — говорит Гаррод. — Кому-то придется все это настраивать и проверять, чтобы время, затраты, проектные издержки и сметная стоимость были введены правильно».

Платформа управления совместной работой Wrike включает в себя функции автоматизации, в том числе настраиваемые рабочие процессы и динамические формы запросов. Это позволяет избавить менеджеров проектов от выполнения повторяющихся задач, но требует от них профессиональных навыков для правильной настройки проектов.

Тратьте сэкономленное время с пользой

Цель автоматизации не в том, чтобы отнять работу у менеджеров проектов, а в том, чтобы дать им больше времени на выполнение дел, которые у них получаются лучше всего. Известно, что в компании Google поощряется расходование 20% рабочего времени на выполнение творческих проектов, что привело к созданию таких инновационных продуктов, как Gmail и Google Maps. Автоматизация способна освободить офисы управления проектами от лишней работы и дать им возможность приносить еще больше пользы.

«Автоматизация позволит офису управления проектами снять с себя обязанности, которые можно кому-то передать, и направить энергию туда, где она больше всего нужна, например, на управление организационными изменениями, — говорит Барнард. — Сотрудники офиса смогут тратить больше времени на креатив и на взаимодействие с другими людьми в тех направлениях, где можно получить наибольшую отдачу. Активно общаясь, менеджеры проектов смогут выявлять проблемы, стоящие перед различными бизнес-подразделениями, или риски, вызывающие наибольшие опасения. Они могут взять на себя функцию помощника в определении и реализации стратегии. Здесь и возникает вдохновение. Вот таким образом офис управления проектами может делать действительно важные вещи».

«Сотрудники офиса смогут тратить больше времени на продуктивную работу и  взаимодействие с другими людьми в тех направлениях, где можно получить наибольшую отдачу. Менеджеры проектов смогут выявлять проблемы, стоящие перед различными бизнес-подразделениями, или риски, вызывающие наибольшие опасения. Здесь и возникает вдохновение. Именно так они смогут понять, где в их услугах нуждаются больше всего», — подытоживает Барнард.

Приносите пользу там, где машины не смогут ее принести

Может показаться, будто машины захватывают власть, но на самом деле это не так. В будущем технологии будут играть важную роль в деятельности офисов управления проектами. Но они не смогут заменить тот нематериальный вклад, который способен внести опытный профессионал.

«Инструменты — это круто, но думать они не умеют, — говорит Гаррод. — Какие-то функции можно автоматизировать, но проекты выполняют люди, а не инструменты. Дела делаются благодаря взаимодействию между менеджером проекта и рабочей группой, а вовсе не благодаря автоматическим электронным письмам с указаниями, кому что что нужно делать».

Найдите способы регулярно информировать высшее руководство о достижениях офиса управления проектами или создайте информационную панель, чтобы наглядно сообщать о своих успехах. Панели задач Wrike позволяют обеспечить полную прозрачность данных в масштабе организации, так что все сотрудники смогут видеть, как эффективно работает ваша команда.

Нет ничего более постоянного, чем перемены

Традиционные функции и структура офиса управления проектами могут измениться. Но знания и умения опытных специалистов всегда можно будет обратить на пользу компании.

Чтобы быть готовым к любым переменам, офису управления проектами нужно учитывать следующие факторы:

  • Наши представления о роли, функциях и структуре офиса управления проектами могут сильно измениться в ближайшие годы.
  • Нужно шире смотреть на проекты, чтобы видеть стратегические бизнес-цели, и следить за тем, чтобы каждый проект приносил пользу организации.
  • Необходимо информировать высшее руководство о достижениях офиса управления проектами и выступать в качестве координатора, расчищая командам путь для быстрого достижения цели.
  • Гибкое мышление помогает адаптироваться к возрастающему темпу изменений.
  • Нужно стать специалистами по управлению изменениями и возглавить переход организаций и команд к новым методологиям управления проектами.
  • К новым технологиям и автоматизации следует относиться как к новым мощным инструментам, а не как к конкуренту.

Инструменты автоматизации и отчетности Wrike — это те функции, которые помогут офисам управления проектами добиваться успеха в будущем. Подпишитесь на бесплатную пробную версию Wrike, и вы сами увидите, как мы помогаем вам подготовиться к будущим переменам.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности