Тайм-менеджмент, или как управлять своей жизнью (часть 1 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном. В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них. ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат: Время начала | Время окончания | Чем занимался 10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом 10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени. К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон». Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога): 1. Активные пожиратели (действия): 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы. 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами. 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться). 2. Пассивные пожиратели (причины): 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ). 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах). 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи). 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться). 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей). 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации). 3. Внешние пожиратели (окружающая среда): 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно). 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»). 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями. 4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность): 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими). 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами). 4.3. Недостаточная самодисциплина. 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения). ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс: — вы заняты конкретной задачей; — количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать; — начинаете терять контроль происходящего; — ускоряетесь в выполнении задач; — снижается концентрация внимания и качество решений; — проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше. Круг замкнулся. Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше. Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее. Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело. Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится. Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей. Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Как избавиться от неэффективных инструментов и процессов
Опираясь на опыт работы с 19 тысячами успешных международных организаций, мы составили список из шести самых распространенных угроз, которым подвергаются организации из-за неэффективных инструментов и процессов, и описали способы их устранения.
101 совет, чтобы повысить продуктивность на работе (инфографика)
Если вам нужен заряд мотивации, помощь с расстановкой приоритетов или пара рекомендаций по экономии времени, наша инфографика даст вам более 100 быстрых и простых советов, которыми вы можете начать пользоваться уже сейчас.
Как эффективно управлять рабочей загрузкой сотрудников
Управление рабочей загрузкой сотрудников может быть непростой задачей, особенно когда приходится одновременно работать над несколькими проектами. Узнайте, как Wrike помогает эффективно управлять проектами и рабочей загрузкой.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.
Wrike как простая CRM-система: работа с потенциальными клиентами и управление проектами
Сохраняйте все данные о продажах, потенциальных клиентах и контактах в едином хранилище вместе с планами проектов. Из нашей статьи вы узнаете, как можно использовать Wrike в качестве простой CRM-системы.
Лучшие практические советы, которые помогут руководителям
Найти лучшее программное обеспечение для управления командой не так уж просто, особенно если вы руководитель операционной группы. Узнайте, как можно наилучшим образом использовать такие инструменты и получите советы от Wrike.
Project-хаки при инициации и планировании проектов
Недавно у нас прошел вебинар с Денисом Фадиным о том, как спланировать и запустить идеальный проект. Мы обсудили как работать с заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, а также составлять и актуализировать план проекта. Давайте разберемся, на что должны обратить внимание руководители проекта, чтобы ничего не упустить. PROJECT-ХАК 1: КОМУ НУЖЕН ТВОЙ ПРОЕКТ? Как руководитель проекта вы должны убедиться в том, что у проекта есть Заказчик. Это должен быть конкретный человек, а не целое подразделение или рабочая группа. Вы обязательно должны назначить встречу Заказчику и еще раз обсудить все детали. Обязательно зафиксируйте то, что ожидается от проекта, и поделитесь информацией со всеми заинтересованными лицами. PROJECT-ХАК 2: СУТЬ ПРОЕКТА ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОСТА И ПОНЯТНА Суть проекта должна отражать его цель, быть краткой и понятной для всех участников проекта. Прежде всего, она должна включать: Цели проекта; Результаты проекта; SCOPE проекта (его содержание); Архитектуру проекта; Дорожную карту проекта (roadmap проекта или визуальное представление стратегии реализации проекта). Пример реализованного в банке проекта Как мы видим на данном примере, суть проекта отражена в последовательности шагов, которые должны выполняться клиентом и сотрудником в определенном порядке. PROJECT-ХАК 3. ЧТО ВАЖНЕЕ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И СТЕЙКХОЛДЕРОВ? На стадии инициации и планирования проекта важно расставить приоритеты. Могут возникнуть определенные риски или сложности (например, увеличение сметы или срыв запланированных сроков проекта). Изначально обговорите это с заказчиками и стейкхолдерами и приоритезируйте те показатели, которые имеют для вас ключевое значение. PROJECT-ХАК 4: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, РЕЗУЛЬТАТЫ, КРИТЕРИИ УСПЕШНОСТИ И КПЭ ПРОЕКТА Определите цели проекта. Обязательно начинайте их формулировать с глагола в начальной форме и совершенном виде (а именно, какую задачу вы хотите решить). Цель должна находится вне проекта — то есть результат проекта не может быть самой целью. Частые ошибки при формулировании. В цели указывается перечень задач, которые помогут ее достигнуть, или же сами результаты. Определите задачи проекта — это иерархическая структура работ (WBS, work breakdown structure). Что именно нужно сделать, чтобы цели проекта были достигнуты? Частые ошибки при формулировании. Указывается слишком детальный перечень задач. Результаты проекта. Они бывают качественные (их лучше формулировать в виде объекта, физического или виртуального — например, возведен, зарегистрирован, согласован) или количественные (ключевые показатели эффективности в числовом значении). Частые ошибки при формулировании. Формулируются только количественные результаты проекта или указывается статус качественного результата проекта. Также зачастую возникает ситуация, когда указывается слишком большой перечень количественных результатов, многие из которых являются расчетными от других. Критерии успешности проекта: Достигнуты все результаты проекта — если не достигнут хотя бы один результат, то проект нельзя считать успешным и завершенным. Допустимая норма превышения бюджета от запланированного, а также сроков выполнения проекта. Допустимый уровень качества результатов проекта, удовлетворенности пользователей и клиентов (NPS, CSI) и так далее. Частые ошибки при формулировании. На стадии инициации проекта команда забывает сформулировать критерии успешности проекта. Другая ситуация, что они могут быть ограничены только один критерием — достигнуты все результаты проекта. Также могут отсутствовать допустимые нормы превышения бюджета или сроки проекта — то есть, при малейшем превышении проект считается неуспешным. PROJECT-ХАК 5: ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛИЗУЕМЫЕ ПРОЕКТЫ Прежде всего, ставьте реализуемые цели, которые вы можете достигнуть в рамках проекта. Как это сделать? Сокращайте SCOPE проекта; Максимально увеличивайте объем выделяемых ресурсов и сроки на реализацию проекта. PROJECT-ХАК 6: ПЛАНИРУЙТЕ С УМОМ Важно понимать, что план — это не догма, а живой документ, который требует постоянной актуализации. Не нужно планировать то, что может очень сильно изменится. На стадии инициации проекта разбейте его на ключевые вехи и отслеживайте ход проекта. Это позволит на любом этапе получить необходимую информацию и при необходимости своевременно вносить корректировки. PROJECT-ХАК 7: ЧТО ТАКОЕ ИДЕАЛЬНО СПЛАНИРОВАННЫЙ ПРОЕКТ? Руководитель проекта должен стремиться к тому, чтобы после стадии инициации и планирования рабочая группа четко понимала цели и суть проекта, тогда такой проект смело можно будет назвать идеальным. Для того, чтобы еще больше углубиться в тему, рекомендую следующий список литературы и полезных ресурсов по управлению проектами: «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко. Книга для руководителей проектов любого масштаба, которая поможет разобраться с процессами на стадии инициации и запуска проекта. «Управление проектами от А до Я», Ричард Ньютон. Пошаговая инструкция, с чего начинать и чем завершать работу над любым проектом. Каждая глава представляет собой следующий, новый этап развития проекта. «Управление проектами в стиле ДРАЙВ», Федор Афанасьев. Краткий практический курс, пройдя который вы освоите основные принципы и сможете выработать практические навыки управления проектами. «Управление проектами», В.Богданов. Книга для менеджеров, которые решили автоматизировать управление проектами в своем бизнесе и внедрить систему управления проектами. «Управление проектами для неофициальных проект-менеджеров», Кори Когон, Э Союзетт Блейкмор, Джеймс Вид. О принципах, практических примерах и инструментах реального и высокоэффективного управления проектами, которые могут быть использованы в организациях любого уровня. «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы», Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро. Хорошо структурированное прикладное пособие по развитию всех необходимых навыков менеджера проектов. «Основы проектного менеджмента. Классическое руководство», Джозеф Хигнии. Руководство по проектному менеджменту, основанное на классическом своде знаний PMBOK. «Управление проектами. Быстрый старт», Ким Хэлдман. Книга об основах проектного менеджмента для новичков. «Управление проектом на одной странице», Кларк Кэмпбелл. Автор делится секретами успешного управления проектами и лучшими практиками. Художественная литература, из которой можно почерпнуть проектную смекалку: «Повесть о Ходже Насреддине», Леонид Соловьев. Полезные ресурсы: Блог «Управление проектами.РУ». Профессиональное сообщество для тех, кто умеет или хочет научиться хорошо управлять проектами. Также в блоге есть колонка Wrike c практическими кейсами. 100 правил руководителя проектов NASA. ________________________________________________________________________________________ О спикере: Денис Фадин, IPMA Level B, PMI PMP, Certified Agile Professional, серебряный призер международного конкурса «Young Project Manager of the Year 2018». Руководитель направления крупного российского банка. Опыт управления проектами — более 8 лет.
Пять примеров стратегии цифрового маркетинга
Уровень использования цифровых устройств постоянно растет, и поэтому очень важно донести информацию о своем бренде до клиентов, проводящих много времени в сети. Узнайте, как создать стратегию, шаблон или структуру цифрового маркетинга, и выясните его основные цели. А также ознакомьтесь с примерами нескольких наиболее успешных брендов!
Основы управления проектами: шесть этапов составления плана проекта
Вам вовсе не обязательно знать все основные сведения об управлении проектами, чтобы воплотить в жизнь план проекта. Эти шесть шагов помогут вам составить план с защитой от дурака и привести команду к успеху.
Как улучшить основные навыки управления проектами
Хотите стать еще более успешным менеджером проектов? Конечно, хотите. В этой статье рассматриваются наиболее важные технические знания и навыки межличностного общения, которыми должен обладать менеджер проектов, а также даются полезные рекомендации о том, как добиться успеха.
Восемь важных объявлений после конференции Collaborate 2020
Главной темой Collaborate в этом году была слаженная командная работа, и за два дня участники узнали много способов улучшить сотрудничество команд, чтобы добиться максимальной производительности, ускорить рост и повысить качество обслуживания клиентов. Делимся итоговым обзором и важными объявлениями, связанными с конференцией Collaborate 2020.
