Как улучшить основные навыки управления проектами

Новичок ли вы в сфере управления проектами или обладаете приличным опытом, вы вряд ли собираетесь почивать на лаврах и наверняка стремитесь повысить свой профессиональный уровень.

Но как? Лучше всего начать с развития необходимых навыков и умений.

Считайте, что вам повезло. В этой статье мы рассмотрим наиболее важные навыки, которыми должен обладать менеджер проектов, и дадим полезные рекомендации о том, как добиться успеха. Готовы начать? Поехали! 

Пять технических навыков, необходимых менеджеру проектов, и как их улучшить

Необходимый набор знаний менеджера проектов включает в себя множество пунктов, но, как и во многих других профессиях, именно технические навыки позволяют вам успешно выполнять свою работу.

Одно важное замечание: помимо рассматриваемых технических навыков менеджер проектов должен обладать определенным уровнем знаний в своей отрасли.

Менеджер маркетинговых проектов должен быть знаком с маркетингом и PR, а менеджер проектов в строительстве должен быть компетентен в этой сфере.

В дополнение к отраслевым знаниям менеджер проектов должен обладать перечисленными ниже навыками и постоянно работать над их улучшением.

1. Календарное планирование

Менеджер проектов отвечает за планирование вех и сроков при составлении календарного плана.

Чтобы эффективно выполнять эту задачу, ему нужно тщательно изучить основные рабочие процессы в своей организации, а также понимать зависимости между задачами и ресурсами и учитывать их при планировании.

Кроме того, полезно иметь представление о некоторых методиках планирования, например о методе критического пути, который значительно упрощает составление реалистичных календарных планов

Как развить этот навык

Как говорит известная пословица, повторение — мать учения. Так что закатывайте рукава и начинайте составлять календарные планы проектов. А когда закончите, оценивайте точность своих планов и выявляйте слабые стороны, которые можно исправить.

Помните, что, хотя составление календарных планов — это ваша сфера ответственности, вовсе необязательно делать это в одиночку. Узнавайте у участников команды, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи (особенно если вам раньше не приходилось заниматься подобной работой). Это поможет получить более реалистичное представление о том, сколько времени следует выделить на решение тех или иных задач.

И, наконец, самостоятельно изучите популярные методики планирования (и тут мы снова вспоминаем о методе критического пути!), чтобы научиться их использовать.

2. Составление сметы проекта

Менеджеры проекта обязаны обеспечить не только соблюдение сроков проекта, но и сметы.

Вам вовсе не обязательно быть выдающимся финансовым специалистом, но вы должны иметь представление об основах сметного дела и финансового планирования, чтобы добиться выделения достаточного объема средств для успешного выполнения проекта.

По данным опроса Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии» за 2017 год, недостаточное финансирование является одним из факторов, способных привести проект к провалу.

Как развить этот навык

Невозможно составить точную смету, если у вас нет полного представления об объеме работ по проекту. Очень важно не пренебречь этим этапом и вложить достаточно времени и усилий, чтобы вникнуть во все аспекты выполняемого проекта.

Кроме того, многому можно научиться на прошлых ошибках, так что анализируйте старые проекты с избыточным или недостаточным финансированием. И, наконец, учитывайте возможность непредвиденных обстоятельств, чтобы быть готовыми к любым сюрпризам. В этом случае неожиданные факторы не помешают вам выполнить проект, и вы гарантированно уложитесь в смету, если все пройдет хорошо.

3. Анализ данных и отчетность

Еще одна важная обязанность менеджера проектов — следить за ходом выполнения и эффективностью проекта и отчитываться перед проектной группой, клиентами и прочими участниками.

Это в некотором роде уникальная задача. Менеджер проектов должен быть творческой личностью и в то же время обладать аналитическим складом ума и умением собрать, проанализировать и представить необходимые данные.

Как развить этот навык

Если у вас нет опыта в этой области, пройдите онлайн-обучение или прочтите руководство по анализу данных. На портале Skillshare есть множество курсов по анализу данных с использованием различных инструментов.

Даже если у вас есть определенная базовая подготовка, анализ данных может оказаться для вас слишком сложной задачей. Но не нужно избегать его, напротив — как можно больше практикуйтесь с уже выполненными проектами. Экспериментируйте с различными фильтрами и видами отчетов, чтобы научиться выявлять тенденции, и не забывайте проводить сравнение по неделям, месяцам или годам.

Бывает полезно начать процесс анализа с имеющихся вопросов о проекте, а затем использовать данные для нахождения ответов. Это поможет вам сосредоточиться на важной информации и наилучшем способе ее отобразить (с использованием множества доступных диаграмм и наглядных схем!), вместо того чтобы показывать в отчете цифры ради цифр.

4. Проведение совещаний

Менеджеру проекта приходится проводить множество совещаний — начиная с организационного, продолжая отчетными и заканчивая финальным совещанием по завершении проекта.

Нам всем приходилось участвовать в неудачных совещаниях (к сожалению, 37% совещаний оказываются непродуктивными), и мы знаем, что для организации успешного обсуждения тоже требуется определенный навык.

Поэтому менеджеру проекта нужно уметь спланировать и провести совещание, которое действительно принесет пользу участникам, а не окажется пустой тратой ценного рабочего времени.

Как развить этот навык

Если вы когда-то проводили совещания, не подготовив повестку дня, пора пересмотреть свой подход. Повестка дня необходима, даже если речь идет о совещании, которое займет 5-10 минут. Не знаете, что следует включить в повестку? В таком случае ваше совещание бессмысленно и проводить его не нужно.

Когда вы присутствуете на совещании, которое организовано кем-то другим, записывайте все удачные и неудачные моменты, чтобы впоследствии использовать этот опыт при проведении собственных мероприятий. Кроме того, есть смысл запрашивать отзывы о проведенном вами совещании — в виде краткой анкеты или открытой дискуссии с участниками команды. Так вы узнаете, что вам нужно улучшить.

Не забывайте, что, когда участники выходят из конференц-зала или чата, совещание на этом не заканчивается. Разошлите участникам сделанные выводы, список запланированных дел и сроки, чтобы никто ничего не забыл.

5. Инструменты управления проектами

Менеджеры проектов должны быть знакомы с множеством платформ — от систем управления проектами и совместной работой до аналитических приложений. Но конкретные инструменты, которые вам нужно будет освоить, зависят от вашей организации.

Знаете, что в этом хорошего? Они действительно облегчают работу.

Как развить этот навык

К большинству цифровых платформ и инструментов прилагаются подробные инструкции, демонстрации и уроки, чтобы пользователи смогли освоить различные функции инструмента. Обязательно используйте эти учебные материалы.

При работе с такими материалами вы сможете создавать тестовые проекты и экспериментировать с программным обеспечением и его возможностями, прежде чем перейти к управлению реальными проектами.

Хотите попробовать? Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и начинайте учиться и экспериментировать, чтобы помочь своей команде.

Пять навыков межличностного общения, необходимых менеджеру проектов, и как их улучшить

Вы думаете, что навыки общения — лишь красивые термины для резюме? Неправильный ответ. Они действительно очень важны, особенно для менеджера проектов, которому приходится очень много взаимодействовать с людьми.

Одно из исследований компании Wonderlic за 2019 год показало, что 93% работодателей считают навыки межличностного общения «решающим» или «очень важным» фактором при принятии решения о найме специалиста.

На что следует обратить внимание в первую очередь? Вот пять навыков, которые очень важны для успешного управления проектами.

1. Умение сотрудничать

Никто не выполняет весь проект в одиночку. Вам предстоит руководить проектной группой, состоящей из специалистов с разным опытом и разными характерами. И ваша задача заключается не только в том, чтобы работать с ними, но и чтобы помочь им сработаться и довести проект до успешного завершения.

Это очень важная сфера ответственности, особенно если учесть, что, по мнению 97% сотрудников и руководителей, отсутствие согласия в команде влияет на результативность выполнения задач и проектов.

Как развить этот навык

Проведите тестирование участников команды по методикам DiSC, StrengthsFinder или по типологии Майерс-Бриггс, чтобы лучше понять мотивацию каждого.

Также стоит расспросить сотрудников о наиболее распространенных проблемах в общении и о том, как их можно преодолеть. И не стоит недооценивать возможности инструментов для совместной работы в режиме реального времени, ведь они помогают повышать прозрачность данных и налаживать сотрудничество.

2. Способность к взаимодействию

Пусть даже вы работаете не в одиночку, а в составе большой проектной группы, именно вы должны четко и ясно донести до участников команды цели проекта, его объем и сроки, связанные с ним ожидания и т. д.

Это значит, что коммуникация — как устная, так и письменная — имеет огромное значение для менеджера проекта. Нужны доказательства? По результатам опроса, проведенного Институтом управления проектами (PMI), о профессиональных качествах, необходимых менеджеру проекта, навыки устного общения вошли в пятерку самых важных профессиональных качеств.

Как развить этот навык

Один из лучших способов научиться общаться с различными типами людей — это постоянно оказываться в новых ситуациях. Сесть рядом с сотрудником, с которым вы раньше и никогда не общались, или прийти на совещание, которое вы обычно не посещали.

Если вам что-то не ясно, не нужно улыбаться и кивать. Задавайте вопросы о том, что вызывает у вас недоумение, и повторяйте услышанное, чтобы убедиться, что вы все поняли правильно.

Помните, что общение — это еще и умение слушать и слышать. Старайтесь понять и обдумать все, что говорит вам участник команды.

3. Организованность

Чтобы не допустить срыва проектов, менеджеру необходимо быть очень организованным человеком, умеющим правильно распределять свое время.

В противном случае много лишнего времени будет уходить на поиск необходимой информации и ресурсов, и риск выбиться из графика существенно возрастет.

Как развить этот навык

Если вам постоянно приходится заново изобретать велосипед, вы будете растрачивать впустую очень много времени и сил. Обязательно создавайте шаблоны, процедуры и стандартные рабочие процессы, которые сможете повторно использовать в начале работы над каждым новым проектом.

Также на каждой неделе следует выделить определенное время для решения организационных задач, которых будет становится все больше, пока вы занимаетесь более срочной работой.

И, наконец, найдите систему управления проектами, которая поможет вам и вашей команде. Чем лучше вы сможете стандартизировать процесс и убедить всех участников пользоваться одним и тем же программным инструментом, тем проще вам будет организовать совместную работу.

4. Лидерские качества

Вы — краеугольный камень, на котором держится проектная группа, и это значит, что именно вам приходится взять на себя роль лидера. В конце концов, именно вы руководите проектом.

Поэтому успешный менеджер проектов должен обладать лидерскими качествами, чтобы вдохновлять свою команду на самоотверженную работу. По данным исследования «Пульс профессии», проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2017 году, 32% респондентов считают лидерские качества высокоприоритетными.

Как развить этот навык

У каждого человека есть собственное мнение о том, что значит быть хорошим лидером. Попробуйте самостоятельно подобрать информацию и перенять образ мышления тех лидеров, которые вам нравятся.

Важно постоянно напоминать себе о том, что лучший способ управлять людьми — это подавать им правильный пример. Демонстрируйте именно тот тип поведения, который вы хотели бы видеть у своих подчиненных, и участники команды с большей вероятностью начнут вам подражать.

5. Умение решать проблемы

Как было бы хорошо, если бы все всегда выполнялось по плану. К сожалению, в жизни так не бывает.

Менеджер проектов должен научиться устранять различные проблемы — от препятствий, замедляющих рабочий процесс до конфликтов в команде — не снижая качество или объем выполняемой по проекту работы.

Как развить этот навык

Если вы сталкиваетесь с проблемой, не зацикливайтесь на ней (неврологи считают, что это лишь усугубляет склонность к негативному мышлению). Вместо этого сосредоточьтесь на поиске путей решения. Это значит, что не надо тратить силы и энергию на попытки изменить обстоятельства, над которыми вы не властны, а вместо этого нужно стремиться понять, как лучше действовать в сложившейся ситуации.

Помните, что вы не всегда сможете сразу найти правильный ответ. Как можно чаще проводите мозговые штурмы с участием всей команды, и не забывайте, что одна голова хорошо, а две — лучше. Вы даже не представляете, какие оригинальные идеи могут у вас появиться, если вы сумеете создать возможности для творчества.

Успешнее управляйте проектами

Вряд ли вы хотите оказаться в ситуации профессионального застоя или эмоционального выгорания. Сфера управления проектами постоянно развивается, и вам нужно всегда быть на шаг впереди, не останавливаясь в своем стремлении к карьерному росту.

Иногда бывает полезно вернуться к истокам и убедиться, что вы не растеряли свои основные умения и навыки. Надеемся, что вы их не забыли.

Технические знания, необходимые менеджеру проектов

  • Календарное планирование
  • Составление сметы проекта
  • Анализ данных и отчетность
  • Проведение совещаний
  • Инструменты управления проектами

Навыки межличностного общения, необходимые менеджеру проектов

  • Умение сотрудничать
  • Способность к взаимодействию
  • Организованность
  • Лидерские качества
  • Умение решать проблемы

Используя описанные выше методы по улучшению своих навыков и умений, вы сможете сделать в своей карьере серьезный рывок вперед.

Вы готовы к новым высотам? Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и убедитесь, что с его помощью работать над проектами станет гораздо проще.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности