Ключ к идеальной автоматизации — неидеальные люди
Сколько бы усилий вы ни вложили во внедрение, автоматизация не сможет компенсировать недостатки ваших рабочих процессов. К ней следует относиться как к мощному набору инструментов, и, как любым инструментом, ею нужно научиться пользоваться для достижения наилучших результатов.
Пять способов приучить коллег не нарушать сроки во время совместной работы
Убедить людей строго придерживаться поставленных сроков — непростая задача. Поэтому мы предлагаем пять практических методик, благодаря которым специалисты из других отделов перестанут тормозить вашу работу.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Agile-маркетинг: модный термин или эффективная стратегия для динамичных маркетинговых команд?
Agile-разработка, Agile-организации, Agile-управление. А теперь еще и Agile-маркетинг. Вы встречаете этот термин в приложениях и статьях, и везде он обещает быстрое исполнение, самоорганизующуюся командную работу и огромную финансовую отдачу.
Как работать из дома, когда рядом дети?
Родителям всего мира приходится учиться работать из дома, когда рядом дети — начиная от грудных младенцев и заканчивая подростками. Узнайте, как Wrike помогает поддерживать сбалансированный график работы в домашних условиях.
Представляем новую функцию: снимки отчетов Wrike!
В ноябре 2015 года мы выпустили отчеты Wrike, которые позволили вам с легкостью создавать гибко настраиваемые сводки о результатах работы и состоянии проектов. Продолжая развивать функционал отчетов, мы рады представить последнюю новинку: снимки отчетов Wrike! Оперативно делитесь важными результатами Если вы когда-нибудь создавали отчеты Wrike и мечтали о том, чтобы делиться результатами с руководителями и другими командами было проще, функция снимков создана специально для вас. Благодаря ей команды всегда работают с актуальными данными, а начальство получает важные сведения, необходимые для управления бизнесом. Вот некоторые из самых распространенных отчетов, которыми можно делиться с помощью снимков: Еженедельные обновления статуса: помогите коллегам разобраться в объемах работы и состоянии проектов вашей команды, упорядочив их по владельцу. Эффективность команды: сравнивайте эффективность сотрудников по ключевым показателям. Отчеты об использовании: расскажите, как часто и как конкретно ваша команда использует Wrike. Достижения: создавайте отчеты о проделанной работе за последнюю неделю, месяц или квартал. Как создавать снимки отчетов в Wrike Выберите вкладку «Отчеты» слева и создайте новый отчет или откройте существующий. Если вы не знаете или забыли, как создавать отчеты Wrike, в нашем справочном центре есть полное пошаговое руководство. Открыв панель отчета, сделайте следующее: Нажмите кнопку Snapshots (Снимки) в правом верхнем углу панели. Затем нажмите Create New Snapshot (Сделать новый снимок). Откроется новое окно, в котором можно ввести название отчета и получить ссылку для общего доступа. Вот и все! Вы можете открыть снимок в новой вкладке или закрыть окно. Сделанные снимки сохраняются для последующего использования. Чтобы вернуться к снимку позже, выберите в меню снимков Snapshot List (Список снимков). Готовы попробовать новые снимки отчетов? Отчеты Wrike в реальном времени доступны всем клиентам с подпиской Wrike Enterprise. Вы можете попробовать функцию отчетов со своей командой прямо сейчас — бесплатный пробный период Wrike Enterprise доступен всем. Мы всегда рады вашим отзывам — оставьте ваши впечатления в разделе комментариев или напишите нам по адресу [email protected]. *В настоящий момент снимки отчетов доступны только в настольной версии Wrike.
Новая автоматизированная функция в Wrike: мгновенное преобразование запросов в проекты на основе шаблонов
Ваша команда постоянно получает однотипные запросы? Если да, то теперь у вас есть возможность очень быстро и легко повысить эффективность командной работы. Wrike представляет новую функцию, объединившую в себе две мощные возможности: шаблоны проектов и формы запросов. Теперь вы можете автоматически превращать входящие запросы в проекты, точно соответствующие шаблону. Ваш клиент сразу же получит подтверждение запроса, а ваша команда сможет приступать к работе без малейшего промедления. Более того, оптимизированный проект будет соответствовать всем требованиям клиента, а задачи будут организованы таким образом, чтобы их исполнение автоматически укладывалось в желаемые сроки. Этап 1: Создайте шаблон проекта Настройте шаблон проекта, разбейте проект на задачи и подзадачи и назначьте для них исполнителей. Оптимизируйте все этапы выполнения, задайте порядок выполнения задач, настройте их длительность и промежутки между ними. Включите в шаблон все исходные инструкции и вложения, необходимые для выполнения любого запроса. Сохраните шаблон в специально выделенной папке, чтобы отделить его от текущих проектов. Этап 2: Создайте форму запроса Создайте форму запроса на вкладке «Форма запроса» в разделе «Управление аккаунтом» в Wrike. Добавьте в форму все заранее известные необходимые поля, чтобы сэкономить время. Сделайте форму доступной из Wrike или по внешней URL-ссылке. После отправки данных проект будет активирован из текущего шаблона. Этап 3: Отслеживайте новые запросы Получайте информацию о статусах на общей панели задач. Просроченные даты выделяются красным, так что вы получите уведомление, если возникнет риск нарушить сроки. Выявляйте самых эффективных исполнителей, выполняющих больше всего задач! Хотите превратить ваш следующей запрос в проект в мгновение ока? См. дополнительную информацию о настройке проектов, созданных на основе шаблона, в нашем справочном центре. Формы запросов доступны только пользователям аккаунтов Wrike Business и Wrike Enterprise. Чтобы перейти на улучшенную версию аккаунта, обратитесь по адресу: [email protected] или начните пользоваться пробной версией Wrike Business прямо сейчас.
Фрагментация рабочей информации: как с ней бороться?
Сегодня все мы сталкиваемся с огромными объемами разрозненной рабочей информации. При этом перед нами встает очень серьезная проблема фрагментации данных. Потому что, говоря по-простому, информация валится на нас со всех сторон. Естественно, это серьезно влияет на скорость и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Wrike для iOS теперь на русском
Когда вам в голову приходит отличная идея по пути с работы или вам нужно одобрить важное решение в аэропорту между рейсами, приложение Wrike для iOS просто незаменимо. Оно предоставляет вам полноценный доступ к рабочей информации за пределами офиса и даже офлайн.
Как выполнять учебные проекты в срок с помощью временной шкалы Wrike
Если вы учитесь в вузе или аспирантуре, то наверняка знаете о нашей новой программе Wrike for Students. Мы готовы предоставить вам аккаунт Wrike для отслеживания всех заданий, коллективных проектов и отдельных задач совершенно бесплатно — просто потому, что вам и так приходится платить за учебу. У студенческих проектов, особенно коллективных, есть свои уникальные особенности. Вам необходимо научиться эффективно сотрудничать, и эта задача оказывается еще сложнее, если вы не можете ежедневно встречаться. Использование временной шкалы Wrike — один из способов, позволяющих выполнять все ваши задания в срок. Организация коллективного проекта Для начала создайте в Wrike новый проект и предоставьте доступ к нему всем участникам команды. В рамках проекта создайте отдельные задачи для каждого шага, ведущего к достижению конечной цели. Назначьте ответственных за выполнение задач в аккаунте Wrike и укажите продолжительность и срок завершения каждой задачи. Например, если вам нужно совместно написать отчет и вы хотите закончить первичный сбор информации за полтора месяца до сдачи, установите срок выполнения для задачи «Завершить первичный сбор информации» на полтора месяца раньше, чем для задачи «Распечатать и сдать финальную версию отчета». Просмотр календарного плана работ с помощью временной шкалы После создания коллективного проекта в Wrike, фиксации сроков выполнения и раздачи заданий все участники команды смогут отслеживать ход работ по проекту на временной шкале Wrike. На ней отображаются уже выполненные задачи (зеленым цветом), просроченные (красные) и те, для которых срок завершения еще не наступил (синие). Фиксация ключевых дат в виде вех Любую дату в проекте, которую невозможно изменить, следует зафиксировать в виде вехи. Пример такой вехи — окончательный срок сдачи, указанный преподавателем, или дата защиты. Дата вехи не будет автоматически сдвигаться при переносе сроков остальных задач. Создание зависимостей для автоматического переноса сроков задач Если в вашем проекте есть цепочка задач, которые зависят друг от друга (например, вы не можете начать задачу «Написать черновик отчета», пока не закончите задачу «Завершить первичный сбор информации»), настройте зависимости на временной шкале. Всего есть четыре типа зависимостей: Нельзя начать задачу Б, пока не выполнена задача А. (Это наиболее распространенный сценарий.) Нельзя начать задачу Б, пока не начата задача А. Нельзя выполнить задачу Б, пока не выполнена задача А. Нельзя выполнить задачу Б, пока не начата задача А. Если вы свяжете все задачи с помощью зависимостей, перетаскивание любой из них на временной шкале автоматически перестроит весь график проекта (за исключением вех). Эта возможность оказывается очень полезной, если работа затягивается или, напротив, выполняется с опережением. Стоит вам передвинуть одну из задач на три дня вперед или назад, и все зависимые задачи тоже сдвинутся. Добавление пропущенных задач в график работ Если вы организовали проект, но пропустили в нем важный этап, вы можете создать новую задачу прямо на временной шкале и сразу же задать срок выполнения и настроить зависимости. Затем можно будет открыть новую задачу, нажав на нее, и назначить ее участнику команды. Дополнительная информация об использовании Wrike для выполнения студенческих проектов Узнать больше о возможностях использования Wrike для выполнения студенческих проектов вы можете из Подробного руководства по использованию онлайн-инструмента Wrike для создания диаграмм Ганта. Если вы учитесь в вузе и хотите использовать Wrike для выполнения учебных заданий, напишите на [email protected], чтобы создать бесплатный студенческий аккаунт.
Многозадачность ухудшает производительность на 40%
Мы представляем вам перевод поста приглашенного автора Андреа Фрайрир о многозадачности. Любой современный офис, будь то домашний кабинет или огромный корпоративный опенспейс, полон всевозможных отвлекающих факторов. Переписка по электронной почте, общение в чате, социальные сети — наш мозг всегда найдет, чем заняться помимо работы. Однако проблема в том, что, переключаясь между различными задачами, мы не становимся эффективнее. Нашему мозгу приходится постоянно «переключать передачи», истощая свои резервы и затрачивая больше усилий на менее качественно выполненную работу. Наша многозадачность может иметь самые разные формы выражения, но во всех случаях неизбежно связана с потерями. Естественно, полностью победить этого «монстра» невозможно, но мы можем попробовать лучше понять его влияние на нашу производительность, выявить наиболее уязвимые типы личности и постараться свести негативные последствия к минимуму. 3 типа многозадачности Проблема обмена сообщениями во время управления автомобилем привлекает к себе серьезное внимание со стороны общественности, однако это лишь один из примеров, когда мы пытаемся заставить свой мозг работать одновременно по нескольким направлениям. По данным специализированного исследования Американской ассоциации психологов, существует три типа многозадачности (1). Одновременное выполнение двух задач. К этому типу можно отнести разговоры по телефону за рулем или переписку по электронной почте во время вебинара. Переключение на другую задачу при незавершенной первой. Например, вы работаете над задачей, требующей серьезной концентрации, и получаете другое, более срочное задание. Это одна из самых неприятных сторон многозадачности, которой, к сожалению, сложнее всего избежать. Выполнение двух или более задач непосредственно друг за другом. На первый взгляд, здесь не идет речь о многозадачности, однако нашему мозгу требуется определенное время, чтобы переключиться. Выделить худший среди этих типов сложно, поскольку все они снижают нашу производительность и повышают степень умственного утомления. Зная их, вы сможете подготовиться и сохранить концентрацию в непростой ситуации. Миф о многозадачности человека По данным исследований, лишь 2% людей эффективно используют возможности многозадачности. По иронии судьбы, именно им многозадачность требуется обычно реже других. Проблема в том, что все мы относим себя к этим 2% и используем свой мнимый талант в качестве обоснования тому, что мы беремся одновременно за несколько дел. В действительности, недавние исследования доказывают, что люди, часто выполняющие одновременно несколько задач, демонстрируют худшую производительность.(2) Ученые с кафедры психологии Университета Юты постарались проникнуть в глубины этой проблемы: «Мы выяснили, что люди склонны заметно преувеличивать свою способность к выполнению нескольких задач одновременно. Так, большинство участников исследования оценили свой уровень многозадачности как превышающий средний. На самом деле, эти предположения не имели под собой никакой почвы, поскольку опрошенный существенно переоценивали свои реальные способности в этой области». Не рассчитывайте, что вы относитесь к 2% многозадачных людей и сконцентрируйтесь на максимально качественном выполнении единственной задачи. Настолько ли однозадачность лучше? Переключаясь между разными задачами, мы не замечаем незначительных потерь времени, однако эти мгновения очень быстро накапливаются. Вот, что показывают исследования Американской ассоциации психологов: «Подобное переключение может занимать лишь десятые доли секунды, однако при постоянном повторении потери времени могут быть колоссальными. Таким образом, несмотря на кажущуюся эффективность, многозадачность, как правило, сопряжена с дополнительными затратами времени и повышением риска ошибки. По данным Мейера, даже мимолетное торможение работы мозга при переключении между задачами может обернуться потерями до 40% рабочего времени сотрудника». Хотели бы вы вернуть обратно эти потерянные 40%? Элементарные подсчеты показывают, что, отказавшись от многозадачности, вы сможете сэкономить до 16 часов рабочего времени в неделю. Уверены, это стоит того, чтобы отложить свой телефон в сторону. 4 типа личности, наиболее подверженные негативному воздействию многозадачности Естественно, кому-то из нас труднее справляться с проблемой многозадачности, чем другим. В упомянутом выше исследовании Университета Юты были выделены 4 типа личности, обладатели которых в большей степени склонны к многозадачности: Люди, ориентированные на подход и преимущества. Люди, рассматривающие потенциальные преимущества многозадачности и ее возможности. Люди, которые ищут новых ощущений. Люди, которым требуется постоянное стимулирование и нравится новизна, связанная с переменой вида деятельности. Те самые 2% и те, кто к ним себя относит. Люди, которые считают себя способными к многозадачности, с большей долей вероятности будут прибегать к такому подходу по сравнению с теми, кто оценивает свои возможности не выше среднего. Но, как мы видим, наша оценка собственных способностей обычно расходится с действительностью. Люди, которые испытывают проблемы с концентрацией. Если вы легко теряете внимание и не можете отвлечься от внешних раздражающих факторов, вам может быть непросто устоять перед проблемой многозадачности. Если вы можете отнести себя к любой из этих категорий, не отчаивайтесь. Вы всегда можете оптимизировать свою многозадачность и даже сократить потери времени вдвое, что само по себе уже большое достижение. Первые шаги на пути к эффективному управлению многозадачностью Во-первых, нужно принять, что полностью избавиться от многозадачности практически нереально, по крайней мере сразу. Мы рекомендуем ограничить такие периоды определенным временем дня. Для начала постарайтесь создать пространство, которое затрудняло бы одновременное выполнение нескольких задач. Применяя эти две стратегии одновременно, вы сможете компенсировать потери времени, связанные с многозадачностью. 1. Выделите и сегментируйте сложные задачи Определите наиболее сложные из ваших повседневных задач и установите отдельное время и пространство для их выполнения без отвлекающих факторов. В частности, к ним можно отнести новые задачи. По данным Американской ассоциации психологов, чем более сложная и менее знакомая задача вам достается, тем больше времени вы будете тратить на переключение между несколькими задачами. В таких ситуация следует сконцентрироваться исключительно на одном деле, что позволит вам сэкономить много времени и энергии. 2. Используйте многозадачность при выполнении хорошо знакомых дел Если вы никак не можете отказаться от выполнения нескольких задач одновременно, делайте это тогда, когда работаете с хорошо знакомыми или часто повторяющимися задачами. Это позволит свести к минимуму затраты времени на переключение между ними и в какой-то степени удовлетворить естественную потребность в многозадачности. Это особенно важно, если вы можете отнести себя к одному из четырех описанных выше типов. При решении сложных задач вам нельзя отвлекаться на другие дела, но почему бы не попробовать сделать это, когда работа становится гораздо проще? Сколько времени вы сможете сэкономить? Определите ситуации, в которых издержки многозадачности слишком велики: Вы стремитесь заслужить поощрение за большой объем проделанной работы? Каждое уведомление на компьютере немедленно приковывает к себе ваше внимание? Вы беспокоитесь о том, чтобы не пропустить последние новости в социальных сетях? Что бы вас ни отвлекало, вы можете отказаться от этого при решении самых сложных задач и сконцентрироваться на действительно важном. Более глубокое понимание проблем, связанных с многозадачностью, позволит вам предпринять необходимые действия, чтобы свести к минимуму ее негативное влияние на вашу производительность. Сколько времени вы можете сэкономить? Источники: 1. Американская ассоциация психологов: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Об авторе: Андреа Фрайрир (Andrea Fryrear) занимается контент-маркетингом в MarketerGizmo, анализируя профессиональные аспекты маркетинговой деятельности. Ее любимая тема — адаптивный маркетинг, который, по мнению Андреа, открывает новые возможности как для профессионалов, так и для бизнеса. Подробнее вы можете узнать на странице Андреа в LinkedIn.
Приложения для учета рабочего времени в оценке рентабельности проектов
Если компания работает над множеством проектов для многих клиентов, учет времени – ключ к повышению рентабельности. Приложение для учета рабочего времени сотрудников может повысить эффективность и продуктивность вашей команды. Узнайте, как это работает с Wrike.
Пять ошибок, которые допускают при сотрудничестве маркетинговые команды
Маркетологам нужно два вида топлива: кофе и командная работа. Первое служит средством вывести членов команды из ступора, а второе запускает мотор рабочего процесса. Но временами даже самая эффективная маркетинговая машина ломается из-за нехватки смазки. Именно тогда и происходят легендарные грандиозные маркетинговые провалы. Если вы когда-нибудь бывали в ситуации, когда командная работа (и весь ход проекта) застопоривается, вы знаете, как это неприятно. И вам еще повезет, если задержка не обойдется в круглую сумму. Но в любом случае это скорее всего будет серьезным ударом по репутации и надежности вашего бренда. Однако ошибок можно избежать, если знать, на что обратить внимание. Давайте разберем пять самых распространенных ошибок, которые допускают команды маркетинга в совместной работе. Ошибка в совместной работе №1: общение по электронной почте Мы давно уже говорим, что электронная почта не создана для эффективного управления проектами. В ней быстро теряется контекст разговора или вы получаете одну и ту же информацию от всех, кто присоединяется к беседе. Затем возникают проблемы с прозрачностью процесса — откуда вам знать актуальный статус проекта, если вы читаете только ответы по электронной почте? (Ответ простой: ниоткуда.) Кроме того, легко сойти с ума, разыскивая прикрепленные файлы или подробности, погребенные под пятнадцатью слоями переписки. Ну и, конечно, всегда найдется тот несчастный, который случайно нажмет кнопку “ответить всем”. С катастрофическими последствиями. Для каждой работы должен быть свой инструмент. Электронная почта хороша для пересылки краткой информации. Но если вам нужна эффективная совместная работа, стоит воспользоваться чем-нибудь другим. Вместо электронной почты приобретите одну из систем корпоративного управления совместной работой, с которыми раздавать задания и наблюдать за ходом проекта будет намного проще, чем нажать кнопку "ответить всем", и при этом никакая информация не затеряется в общем потоке. Ошибка в совместной работе №2: неумение привлечь аудиторию Старые приемы маркетинга больше не работают — нельзя просто запустить кампанию и уйти по делам, рассчитывая на хороший результат. Вы упустите возможность сделать свой бренд ближе к клиентам. Вся работа идет во все более социализированном пространстве, так что задача маркетолога — привлечь интерес аудитории после запуска кампании. Вовлеченность — новая валюта. "Соцсети дают нам возможность пробовать разные варианты работы с аудиторией, чего не было несколько лет назад". ~ Карина Бреслин, директор по электронным СМИ, Constellation Brands И не только в соцсетях: воспитывайте будущих клиентов с помощью капельных рассылок, создавайте целевые страницы для записей вебинаров и другого контента, ведите беседу с клиентами за пределами Твиттера или Фейсбука на таких сайтах, как Quora или Slideshare. Будьте отзывчивы, будьте дружелюбны, служите достойным представителем собственного бренда. Хотите пример? Вопрос Картера Уилкерсона про то, сколько ретвитов нужно, чтобы год бесплатно есть куриные наггетсы в ресторане Wendy's. Ответ взорвал интернет и стал медиавирусом, вызвав мгновенный отклик клиентов. ПОМОГИТЕ. ХОЧУ НАГГЕТСОВ — Carter Wilkerson (@carterjwm) 6 апреля 2017 года Ошибка в совместной работе №3: измерение не тех показателей Мы живем в эпоху больших данных и решений, принимаемых на их основе. Решения маркетинговых кампаний неразрывно связаны с метриками, которые использовались в предыдущих проектах. Но что если вы измеряете только количество "лайков" в Фейсбуке и подписчиков в Твиттере? Собирая неполные данные, вы упускаете ценную информацию, которую могли бы использовать для дела. “Интернет создает ощущение, что все можно узнать или найти — нужно только составить правильный запрос, найти нужный инструмент или связаться с подходящими людьми”. ~ Марисса Майер, президент и генеральный директор Yahoo! Та же логика работает и для подбора правильных показателей — тех, которые могут стать непосредственными целями компании. С ними вы получите более полную информацию, на основании которой можно создавать более актуальные и лучше привлекающие клиентов кампании. Чтобы больше узнать о том, какие показатели следует измерять, читайте этот пост: Девять важнейших маркетинговых показателей, не дающих покоя вашему директору по маркетингу. Ошибка в совместной работе №4: неудачная коммуникация Если вы маркетолог, то обязаны иметь хорошие коммуникативные навыки. Ваш успех зависит от того, умеете ли вы кратко излагать свои идеи и убеждать людей действовать в соответствии с ними. И, однако, есть маркетинговые команды, чьи навыки сотрудничества не выдерживают давления приближающегося дедлайна: стоит возникнуть неожиданной проблеме, как начинается обмен колкостями, которые только ухудшают дело. Прежде чем отправлять письмо или сообщение, нужно удостовериться, что в нем есть ответы на вопросы КТО, ЧТО, ГДЕ, КОГДА и ЗАЧЕМ, — особенно если отправляете его коллегам, находящимся далеко от вас, которые при получении краткого ответа не могут видеть выражения вашего лица. Не взрывайтесь и не лезьте в спор по любому поводу. Будьте внимательны. Будьте справедливы. И не ляпайте ответ, не подумав. Ошибка в совместной работе №5: работа поодиночке Наверно, самая крупная ошибка, которую могут совершить члены команды маркетинга, — вариться в собственном соку, не делясь с другими знаниями и соображениями о работе. Это старая проблема — не видеть, что твой собственный успех или знания могут быть полезны другим. Или просто отсутствие времени на то, чтобы рассказать команде о передовых методах работы, которые вы уже успешно применяете. Поскольку весь этот кладезь знаний хранится в вашей голове, никто не может до него добраться. Мир двигается слишком быстро, чтобы торчать в своей норе. Чтобы добиться оптимальной работы команды, необходимо делиться знаниями. Именно поэтому "революционными" стали такие методы управления, как Agile и Lean, делающие упор на сотрудничество, а не на сольную работу и иерархию. Чтобы стать частью команды маркетинга, которая быстро движется и при необходимости легко меняет курс, необходима культура, ориентированная на обмен знаниями и командную работу. Необходимо приложить сознательные усилия, чтобы документировать процесс, делиться лучшими методами работы и предлагать помощь всей команде там, где она может пригодиться. Повинна ли ваша команда маркетологов в одном из пяти грехов совместной работы? Какие еще ошибки, по вашему мнению, губительны для команд маркетинга? Расскажите об этом в комментариях!
В чем преимущества каскадной методологии управления проектами?
Когда руководители планируют рабочие процессы для отделов разработки программного обеспечения и других подразделений, каскадная методология управления проектами и Agile-методология оказываются в числе наиболее популярных подходов. Но, прежде чем сделать выбор между этими двумя моделями, руководителям надо хорошо понимать преимущества каждой из них. Используя подходящую методологию и располагая программным решением для организации работы, руководители получают возможность успешно выполнять проекты и действовать в соответствии со стратегическими целями компании. Проведя определенные исследования, вы можете решить, является ли каскадная модель наиболее оптимальной. Понятие о каскадной методологии управления проектами Суть каскадной модели, впервые описанной в 1970 году, понятна по ее названию. В соответствии с этой концепцией проект выполняется последовательно, и каждый из этапов ведет к следующему. Хотя существует множество модифицированных версий, базовая модель делится на серии из шести этапов. В качестве примера давайте рассмотрим проект разработки программного обеспечения. Каскадное управление проектом начинается с этапа определения требований или составления списка предполагаемых функций и характеристик системы. Разработчики создают архитектуру программного обеспечения на этапе проектирования. Далее идет этап реализации, в ходе которого осуществляется разработка и интеграция ПО. На этапе тестирования и отладки команда находит и исправляет ошибки. Далее идет этап установки, в ходе которого выполняется развертывание программного продукта. Последняя фаза — сопровождение, предусматривающая поддержку нормального функционирования программного продукта. Каскадная модель возникла в таких отраслях, как строительство и производство, где используются жесткие рабочие процессы. Этот подход направлен на создание финального продукта с наилучшим качеством без необходимости в улучшениях и обновлениях после завершения проекта. Поскольку современные технологии делают целесообразным внедрение более гибких методологий, становятся популярными другие способы разработки ПО и создания различной продукции, но каскадная методология по-прежнему применяется очень широко. Основы управления рабочими процессами с использованием Agile-методологии Использование Agile-методологии позволяет создать структуру построения систем, предусматривающую большие возможности для взаимодействия, пользовательских настроек и частых обновлений. Одной из первых таких методологий был скрам, разработанный в 1986 году и воплощающий в себе концепцию гибких требований. Подразумевается, что в реальности потребности и ожидания клиента в отношении программного обеспечения могут измениться по сравнению с тем, что планировалось изначально, поскольку после релиза перед ним могут встать новые задачи. Именно на такие случаи и рассчитана эта методология, способная благодаря своей гибкости отвечать на изменившиеся потребности клиента. При использовании Agile-методологии работа команды осуществляется краткими циклами (спринтами), что позволяет вносить постоянные улучшения. В основе такой концепции разработки лежат следующие основные принципы: Главным приоритетом команды является удовлетворенность клиента, достигаемая за счет быстрого и стабильного создания продукции или оказания услуг. Разработчики тесно сотрудничают с другими заинтересованными лицами. Участники команды должны быть настроены на достижение наилучших результатов и обеспечены всеми необходимыми инструментами и ресурсами. Все направлено на техническое развитие и упрощение конструкции. Разработка осуществляется в постоянном и неменяющемся темпе. Команды добиваются наилучших результатов благодаря самоорганизации, а также должны постоянно улучшать рабочие процессы для максимального повышения эффективности. Такой подход к процессу разработки помог оптимизировать работу многих компаний-разработчиков программного обеспечения. А также он пользуется популярностью и в других отраслях, например в финансовой, маркетинговой и образовательной сфере. Выбор правильного подхода Проведя сравнительную оценку Agile-методологии и каскадной методологии управления проектами, вы убедитесь, что каждая из них имеет свои достоинства и недостатки. В то время как использование Agile-методологии позволяет разрабатывать новые функции с более высокой скоростью, каждое изменение требует определенных временных затрат на исправление ошибок. При более строгом каскадном процессе новые версии выпускаются в более завершенном виде, что теоретически упрощает планирование денежных, временных и трудовых затрат на выполнение проекта. Если судить с точки зрения клиента, то постоянный процесс разработки с использованием Agile-методологии приводит к постоянному улучшению имеющегося продукта и позволяет использовать новые модели доставки, например ежемесячную подписку. При каскадной разработке возможности для появления новых продуктов и инноваций ограничены, но простое ожидание очередной версии может вызвать у потребителей радостное предвкушение. К тому же команды, использующие каскадную методологию, ориентированы на удовлетворение требований клиентов и повышение качества обслуживания, а не на создание возможностей для инноваций. Используйте инструмент, позволяющий применять как каскадную, так и Agile-методологию Wrike, мощное решение для управления проектами, позволяет руководителям применять медоды, наилучшим образом подходящие для достижения их целей. Настраивайте каскадные рабочие процессы с помощью диаграмм Ганта, или настраивайте Agile-процессы с помощью панелей задач и настраиваемых рабочих процессов. Какой бы метод вы ни выбрали, вы сможете отслеживать прогресс с помощью временной шкалы проекта, взаимодействовать с участниками команды и заинтересованными лицами и легко обмениваться важной информацией и документами.
Пошаговое руководство по настройке agile-методологии в Wrike
Команды, использующие Agile-методологии, демонстрируют более высокие показатели продуктивности и удовлетворенности организацией работы, а также быстрее добиваются наилучших результатов. Но гибкость Agile-методологий вовсе не означает, что они подойдут абсолютно всем. Чтобы вы смогли повысить свою адаптивность и скорость работы за счет использования Agile-методологий, вам нужны оптимальные процессы и организованная структура. А также инструмент для управления проектами, который поможет структурировать рабочий процесс и настроить его таким образом, чтобы обеспечить поддержку выбранного Agile-подхода. В этой статье мы расскажем вам, как настроить скрам-процесс в Wrike. Как настроить панель задач для скрама в Wrike Для этого нужна возможность настраивать статусы, так что вам понадобится план подписки Wrike Business или Wrike Enterprise. Если вы еще не используете Wrike Business или Wrike Enterprise, воспользуйтесь бесплатной пробной версией. Также, чтобы настроить скрам-процесс в Wrike, вам потребуются полномочия администратора. 1. Как создается рабочий процесс? Выберите «Управление аккаунтом» в профиле аккаунта, а затем перейдите на вкладку «Рабочий процесс». Нажмите «+ Создать новый рабочий процесс» и дайте ему название. Наведите курсор на каждый из разделов и добавьте статусы. Включите следующие статусы: «Принято», «В процессе», «Готово к проверке», «Требуются изменения», «Завершено», «Отложено» «Отменено». Учтите, что ваши рабочие процессы могут отличаться, особенно если речь идет о принятом в вашей компании процессе согласования. После завершения нажмите «Сохранить». 2. После того, как настроите скрам-процесс, вам нужно будет настроить свои папки. Создайте три новые папки и откройте к ним доступ участникам вашей команды. Это должны быть папки «Очередь задач», «Скрам» и «Архив». Входящие задания будут отправляться в папку «Очередь задач», принятые или активные задачи перемещаются в папку «Скрам», а завершенные задачи убираются в папку «Архив» по окончании каждого периода скрама или каждого спринта. 3. Поскольку первым шагом в скраме является организация и приоритизация входящей работы, вам нужно создать форму запроса, чтобы с ее помощью заказчики могли посылать участникам вашей команды новые задачи и проекты. Перейдите в ваш профиль и выберите «Управление аккаунтом», а затем перейдите на вкладку «Формы запросов». Создайте новую форму запроса и включите в нее все поля, которые нужно заполнить для выполнения работы: например, поля для указания требований, сроков, цели, важности и коммерческой ценности. Также рекомендуется добавить поле для ссылки на задачу, в рамках которой будет выполняться работа. (Применительно к скраму запрос выступает в роли замещающей задачи — думайте о нем как о стикере, приклеенном к доске, в то время как на самом деле работа выполняется не в нем). 4. Создайте панель задач из папки «Скрам». Создайте новую панель задач и дайте ей название. В режиме просмотра папок нажмите значок «Фильтры» и выберите первый этап вашего настраиваемого скрам-процесса. После этого нажмите кнопку меню с троеточием и выберите «Добавить на панель задач». Сделайте то же самое с каждым этапом настраиваемого рабочего процесса, чтобы завершить создание панели задач для скрама. Примечание. Помните: чтобы задачи появились на панели задач, они должны храниться в папке «Скрам». Также учтите, что перетаскивание задач между виджетами автоматически обновляет их статус. Исключением является перетаскивание объектов обратно в «Запросы», потому что эта папка отличается от остальных виджетов. В этом случае вам придется щелкнуть на задаче и обновить ее статус. В конце каждого спринта создайте подпапку внутри папки «Архив», чтобы помещать в нее выполненные задачи и легко формировать отчеты по каждому спринту. Нужна дополнительная помощь в настройке рабочего пространства для работы с Agile-методологиями? Если вам нужны дополнительные инструкции по настройке рабочего пространства Wrike, созданию настраиваемых рабочих процессов или настройке панелей задач для проекта, обратитесь в справочный центр Wrike. В нем вы найдете базу знаний с функцией поиска, инструкции, вебинары и сообщество пользователей Wrike. Читайте форумы сообщества и задавайте вопросы, а также узнавайте, как другие люди используют Wrike для работы с Agile-методологиями, получайте новые рекомендации и изучайте наилучшие методики.Хотите получить персональную помощь? Вы всегда можете обратиться в службу поддержки Wrike по адресу [email protected].
Пять обязательных функций системы управления маркетинговыми кампаниями
Информация о клиентах поможет вам лучше понять свой бренд и свое послание. Именно по поведению клиентов вы можете судить о том, правильно ли вы действуете и какой отклик вызывает ваш бренд. Наличие системы управления маркетинговыми кампаниями, способной также выполнять функции CRM-системы, позволит вам получать в реальном времени сведения о потенциальных клиентах, управлять рекламными рассылками и отслеживать их, и в итоге повысить число потенциальных клиентов.
Четыре дисциплины, которые приведут вашу компанию к успеху
Wrike Way — это испытанная методика, основанная на нашем опыте совместной работы с тысячами компаний — лидеров в своих отраслях. Предлагаем вам описание четырех дисциплин, составляющих Wrike Way, а заодно некоторые практические рекомендации, которыми ваша команда может воспользоваться уже сегодня: