Фрагментация рабочей информации: как с ней бороться?

Пока я писала эту статью, (1) мой начальник в электронном письме предложил идею для очередного поста; (2) коллега, с которым мы общались на канале Slack, посоветовал вариант заголовка; (3) эксперт по поисковой оптимизации оставил несколько комментариев к общему документу Google, который я для него редактировала; и (4) я получила заявку Zendesk от одного из сотрудников службы поддержки с предложением добавить инфографику в блог Wrike. Чтобы воспользоваться всеми этими данными, мне нужно было держать в голове, от кого, когда и по каким каналам они были получены, так как в противном случае был риск о них забыть.

Сегодня все мы сталкиваемся с огромными объемами разрозненной рабочей информации.

Как вы видите, даже такая ориентированная на эффективность труда компания, как наша, сталкивается с серьезной проблемой фрагментации данных. Потому что, говоря по-простому, информация валится на нас со всех сторон. Естественно, это серьезно влияет на скорость и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов.

Два огромных недостатка фрагментированной информации

1. Серьезный источник стресса

По данным опроса Wrike об организации работы, самым серьезным источником стресса на рабочем месте является отсутствие необходимой информации. 52% из 1400 респондентов заявили, что испытывают сильный стресс, когда им приходится дожидаться получения или безуспешно искать необходимую рабочую информацию. Как, например, проверить список подписчиков на электронную рассылку, если вы не знаете, где находится последняя версия файла Excel с нужными данными?

stress_level

2. Потеря времени

Исследование, проведенное McKinsey Global Institute показало, что в течение недели 19% рабочего времени расходуется на сбор и поиск нужной информации. За обычную 40-часовую рабочую неделю накапливаются семь с половиной часов, которые мы тратим на поиск информации не только в электронной почте, но и в переписках в чате, в хранилищах файлов и на общих сетевых дисках, среди комментариев к общим файлам и т. д. Каждый раз поиск в этих источниках (если он возможен) отнимает у нас драгоценные секунды рабочего времени. Даже если не говорить о стрессе, это в любом случае лишняя трата сил.

Еще один интересный статистический факт: по-настоящему продуктивная работа возможна только в течение 3,5–4 часов в день, о чем свидетельствуют данные Клэр Бург (Claire Burge), генерального директора британской консалтинговой компании This Is Productivity. На что же мы тратим оставшуюся часть 8-часового рабочего дня? Мы постоянно отвлекаемся, проводим совещания и мечемся от одного источника к другому в поисках необходимой для работы информации.

Как решить проблему фрагментации?

А. Выявите причины

Основная причина — это использование в организации множества разрозненных инструментов. Чтобы устранить эту проблему, потребуется определенная исследовательская работа. Выясните, почему был выбран тот или иной инструмент. Какие задачи он решает? Какие функции являются обязательными? Почему эти функции так важны для конкретной команды?

Б. Стандартизируйте рабочие инструменты

Проведя исследование, вы соберете полезные данные, которые помогут вам выбрать инструмент для совместной работы, способный объединить все разрозненные источники информации. Но помните, что выбранное решение должно отвечать требованиям, выявленным на первом этапе. В противном случае ваши сотрудники очень быстро вернутся к старым инструментам и привычкам.

Выбор единого инструмента для всей организации не решит сразу всех проблем. По данным упомянутого выше исследования McKinsey, внедрение инструмента для совместной работы позволит повысить производительность на 25%. Тем самым вы вернете пресловутые семь с половиной часов, которые сейчас расходуются на поиск информации в комментариях HipChat или переписке Gmail.

Если вы ищете единый рабочий инструмент, который можно внедрить на уровне всей компании, предлагаем попробовать бесплатную версию Wrike.

В. Попытайтесь интегрировать используемые инструменты

В качестве альтернативы вы можете попробовать наладить эффективное взаимодействие между имеющимися инструментами. Я говорю об использовании интеграции и API, что позволит вам синхронизировать данные между разными платформами. В этом случае вашим командам не придется изучать новые инструменты или отказываться ради них от проверенных решений.

Например, если отдел маркетинга в вашей компании использует Wrike, а отдел разработки — JIRA, вы можете выбрать платформу Unito, которая обеспечивает двустороннюю синхронизацию Wrike и JIRA. Есть и множество других вариантов интеграции с Wrike.

Как решить проблему фрагментации?

Давайте займемся кое-чем более интересным. В комментариях к этой статье перечислите все инструменты, с которыми вам приходилось сталкиваться при поиске информации на работе. Для начала я предложу свои семь: Wrike, Slack, Google Диск, электронная почта, Twitter, Facebook, Google+. Ваша очередь!

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности