В начале 2017 года наша команда по созданию контента (в ту пору состоявшая из трех человек) столкнулась с довольно крупной проблемой. Поскольку через наши руки проходят все англоязычные тексты, которые выкладываются в общий доступ, нас несколько ошарашил поток запросов от 400 с лишним сотрудников, которые просили нас написать и отредактировать тексты рассылок для клиентов, советы по инструментарию интерфейсов, содержимое целевых страниц, материалы для поддержки продаж и даже описания вакансий! У нас почти не оставалось времени на создание собственного маркетингового контента, ради которого нас изначально брали на работу.

У нас не было возможности нанять дополнительных сотрудников, поэтому единственной возможностью было переосмыслить формат нашей работы, чтобы справиться с неконтролируемым наплывом запросов. Говоря точнее, мы решили использовать скрам.

Как скрам помогает справиться с хаосом

Мы уже писали о скраме. Это методика командной работы, где применяются принципы из «Манифеста гибкой разработки программного обеспечения», составленного разработчиками софта в далеком 2001 году.

Скрам — это процесс, с помощью которого команда может разбить на части крупный проект и выполнять его постепенно, по одному фрагменту, при этом позволяя себе отклониться от намеченного пути, чтобы внести в продукт возможные усовершенствования. И хотя родилась эта методика в сфере разработки программного обеспечения, она ничуть не менее эффективна в других отраслях — от производства до маркетинга и даже до ремонта дома!

Маркус Миллер, основатель британского агентства цифрового маркетинга Bowler Hat, рассказывает: «Удачно поработав в скрам, я решил применить те же приемы при ремонте купленного нами дома. Я живу в Британии, так что речь идет о викторианском трехэтажном особняке. Его не ремонтировали 30 лет. В нем не было отопления. То есть, делать нужно было все — от проводки до отопления и отделки. Скрам помог нам выполнить этот проект и сохранил мне рассудок. Это очень гибкий инструмент, который прекрасно работает и вне сферы разработки программного обеспечения. Что вообще-то логично, ведь сама идея бережливой разработки изначально строилась на принципах производства».

Скрам — отличный инструмент, который помогает справиться с большим количеством дел, поскольку принцип его работы вынуждает команды заниматься только ближайшими приоритетными задачами. Если разбить огромный проект на небольшие кусочки, с ним вполне можно будет справиться. По кусочку можно съесть даже гигантского мамонта.

Более того, на каждом следующем этапе скрам выдает рабочую версию итогового продукта (простейшего работающего продукта — MVP). Благодаря этому команда может совершенствовать проект постепенно, вместо того чтобы пытаться сделать это с самого начала работы.

Составные элементы скрама

В сухом остатке для использования этого метода требуются три стороны:

  • Владелец продукта, который располагает информацией об объеме работы и очереди задач (бэклоге), а также может ответить на все вопросы
  • Скрам-мастер, который проводит совещания-летучки и ищет самые эффективные способы выполнить работу
  • Участники команды, обычно многопрофильные специалисты, от которых требуется сделать многое за небольшое время
Скрам для новичков, роли в скраме для всех

Для скрам-процесса необходимы:

  • Доска (цифровая или реально существующая): на ней команда может прочитать, над какими задачами сейчас идет работа, кто ими занимается и каков статус каждой задачи
  • Владелец продукта, который разбивает крупный проект на отдельные задачи и определяет, какие из них следует завершить в первую очередь
  • Участники команды, работающие над своими приоритетными задачами в течение определенного срока — спринта (это может быть день, неделя, две недели, месяц)
  • Скрам-мастер, который проводит ежедневные летучки длительностью не больше 10 минут, где каждый член команды рассказывает остальным о проделанной им работе
  • Ретроспектива — анализ, проводящийся в конце каждого скрам-периода, чтобы оценить, что получилось, а что можно усовершенствовать в будущем (разбор полетов).

Как сделать скрам-процесс успешным?

О чем следует помнить, когда только начинаете использовать эту методику?

1. Определите приоритеты в очереди задач

Первым делом нужно понять, какая задача является самой важной.

Это значит, что владелец продукта должен составить список целей, которые нужно достичь, и задач, являющихся приоритетными. После этого скрам-мастер помогает команде обменяться идеями о том, что нужно сделать для достижения этих целей и сколько для этого требуется ресурсов (времени, труда, бюджета). Далее владелец продукта определяет, каким будет простейший работающий продукт — что необходимо сделать, а что нет. После чего команда решает, какую часть этих задач можно успеть сделать к концу спринта.

Сет Мессер, старший разработчик компании Vecteezy, объясняет, почему этот процесс так важен для определения пути к поставленной цели: «У разработчиков есть ограничение по времени (то есть мы должны сделать ту или иную задачу в поставленных временных рамках). Это означает, что мы знаем, что нам нужно сделать, и хотим, чтобы это было сделано к определенному моменту. К примеру, к февралю 2018 года нам нужна новая версия сайта. Начать работу — дело несложное, и мы знаем, что должны получить на выходе (например, новый сайт), но все, что лежит между этими двумя точками, покрыто мраком. Какую именно работу нужно выполнить и в какой момент?»

2. Летучки должны быть краткими и действенными

Ежедневные совещания-летучки — краеугольный камень скрам-процесса, так как они позволяют команде обсудить общие проблемы и совместными усилиями их устранить. Они должны занимать не больше 10-15 минут в зависимости от размеров команды. И хотя совещания — привычный элемент делового мира, к летучкам новая скрам-команда, возможно, привыкнет не сразу.

Гэвин Вудс, сертифицированный скрам-мастер из SCRUM Alliance, руководит проектами по цифровой трансформации для клиентов компании PITSS из различных отраслей. Он признает, что проводить летучки придется учиться. «Честно говоря, — говорит, он, — в некоторых компаниях внедрение скрама может очень сильно изменить привычные подходы к работе. Людям приходится больше рассказывать о том, что они делают и с какими трудностями сталкиваются, и решать проблемы сообща. Не каждому это дается легко».

«Когда вы только начинаете использовать скрам, скрам-мастеру приходится приучать сотрудников открыто, но коротко рассказывать о своей работе, — говорит Вудс. — Для этого мастерам необходимо действовать очень прямолинейно и иногда давить на людей, чтобы все участники команды поняли, что от них требуется».

Чтобы летучки были короткими, их проводят стоя, и это лишний раз мотивирует выступающих не лить воду. В конце каждый участник команды должен дать ответ на три вопроса:

  • Чего я добился?
  • Чем я занят в настоящий момент?
  • С чем я испытываю затруднения? / В чем мне нужна помощь?

Если какой-либо момент невозможно объяснить в двух словах, его следует перенести на следующее совещание. Если задача не касается остальных членов команды, ее можно упомянуть лишь вскользь.

Летучки помогают озвучить проблему, как только вы с ней столкнетесь. Поэтому крайне важно открыто говорить о том, что вам нужна помощь команды в том или ином деле.

3. Записывайте сделанные выводы

Не забывайте проводить ретроспективу в конце каждого спринта. Обычно ретроспектива — это часовое совещание, на котором команда разбирает, какие успехи были достигнуты, какие уроки усвоены и что стоило бы улучшить для будущих спринтов.

«Такие совещания не предполагают составления длинных списков задач, — объясняет Миллер в этой статье, — скорее их смысл в том, чтобы распознать один-два стратегических момента, которые можно усовершенствовать в будущем. Обычно достаточно списка из одного-двух пунктов по каждой тактической проблеме».

Заносите сделанные выводы в базу знаний и обеспечьте свободный доступ к ним для всех членов команды. И не давайте негативным аспектам работы заслонить успехи вашей команды.

«Важно не нарушить баланс между тем, что не удалось, и тем, что прошло гладко, — говорит Вудс. — Позитивный настрой способствует творчеству».

Вы внедрили скрам. Что дальше?

Когда мы внедрили скрам-процесс, наша команда по созданию контента очень быстро сделала три открытия:

  1. Мы быстро справлялись с очередью задач по созданию контента.
  2. Нам стало проще справляться с неожиданными запросами, потому что мы знали, когда и у кого будет время, чтобы ими заняться.
  3. Мы стали намного лучше работать в команде и поддерживать друг друга, так что нам стало проще выполнять задачи.

Похожих результатов добились наши клиенты, внедрившие принципы скрама и работающие на скрам-доске с помощью Wrike.

Сотрудники канадского стартапа Procurify, занимающегося закупками программного обеспечения, обнаружили, что им удается сэкономить 70% времени, планируя спринты в Wrike. Теперь участник команды знает, чем заняты остальные, и может сотрудничать с коллегами из других команд. «С помощью единого центрального инструмента для управления всем процессом, — говорит Юджин Донг, сооснователь и технический директор Procurify, — мы можем наблюдать за работой сотрудников и проверять, насколько это совпадает с целями компании».

Компания Tactus занимается разработкой инновационных сенсорных экранов с уникальными выпуклыми кнопками, которые могут появляться на экране и исчезать по мере необходимости. Но по мере роста темпов производства сотрудники начали испытывать проблемы с обменом информацией. Применив Wrike для реализации скрам-процессов, они смогли сократить свои спринты на 80% — с целой недели до одного дня. «Теперь не приходится ждать следующего совещания, чтобы оповестить коллег об обновлениях. Так нам намного проще сообща работать в промежутках между плановыми совещаниями», — говорит Кертис Рэй, вице-президент отдела разработки Tactus.

Прощальное напутствие новичкам

Практика творит чудеса. Вы не сможете понять, как пользоваться этой методикой, пока не попробуете сами. Но стоит только начать, и скрам полностью изменит формат работы и взаимодействия в вашей команде.

Вот что сказал нам напоследок Гэвин Вудс: «Скрам нельзя внедрить одномоментно. Если вы прошли курс обучения и стали сертифицированным скрам-мастером, первое, что вы поймете, — это что скрам-процесс невозможно наладить за один день. Любой элемент — от процесса до базовых принципов — может потребовать не только практики, но иногда и полного изменения подходов к работе в вашей компании».

комментарии 0