Посты, Управление проектами

О важности управления проектами: интервью с руководителем PMO Робертом Келли

 

Business background - can be used to illustrate time management, task organization or planning a meeting or teambuilding.

Многие бизнес-специалисты недооценивают важность управления проектами. На передний план у них всегда выходят развитие бизнеса и показатели рентабельности, а управление часто вообще не попадает в список приоритетов. Большинство людей даже не догадываются, что отсутствие налаженной организации труда приносит им убытки.

Мы побеседовали с Робертом Келли (Robert Kelly), руководителем офиса управления проектами (PMO) и управляющим партнером компании Kelly Project Solutions, LLC, о важности управления проектами для бизнеса. Также мы обсудили способы борьбы с низким уровнем эффективности, развитие технологий управления проектами и прогнозы для этой сферы на 2020 год. Ниже приводится полный текст интервью.

1. Расскажите немного о себе.

Мы с моей женой Жасмин женаты двенадцать лет, и у нас трое замечательных детей. Если говорить о работе, я вот уже пятнадцать лет волей-неволей занимаюсь управлением проектами, постоянно совершенствуя свое мастерство. Как один из основателей и ведущий чата #PMChat в Твиттере, я постоянно сотрудничаю с лучшими специалистами в этой области из разных стран мира и обсуждаю с ними проблемы лидерства, управления проектами и другие темы, связанные с бизнесом. Наконец, я управляющий партнер консалтинговой фирмы Kelly Project Solutions, которая специализируется на управлении проектами и коммуникацией на малых и средних предприятиях.

2. С какими основными трудностями вы сталкиваетесь как руководитель PMO?

Мне кажется, есть несколько общих проблем, встающих перед руководителями PMO в любых организациях:

1. Нехватка квалифицированных кадров. Популяризация готовых шаблонов, «чудодейственных» методик и прочих универсальных решений по управлению проектами привела к росту числа кандидатов, которые ничем не могут похвастаться, кроме знания профессионального жаргона. В этом море посредственности кадровым специалистам очень трудно найти компетентного менеджера проектов.

2. Инвестиции. Слишком часто офис управления проектами рассматривается как центр возникновения затрат, а не источник прибыли. На самом деле, в каком бы бизнесе вы ни работали, управление проектами нужно рассматривать как услугу. У управления проектами гораздо больше точек соприкосновения с клиентом (особенно внешним), чем у продаж или внутреннего руководства. Исследование, проведенное Индустриальной ассоциацией технологий сервиса (TSIA), показало, что модель активного взаимодействия с клиентами в сфере продаж (для управляемых ИТ-услуг) создает в 15 раз больше точек контакта, чем традиционные продажи. Доходы от постоянных клиентов и оценка удовлетворенности потребителей резко возрастают, а длительность циклов продаж и затраты на привлечение клиентов так же стремительно сокращаются. Компании должны вкладывать деньги в обучение менеджеров проектов, в приобретение инструментов для работы с клиентами и в командировочные расходы — для выстраивания взаимоотношений. Это же относится и к внутреннему офису управления проектами.

3. Кризис идентичности. Офисы управления проектами никак не могут определиться, какую роль они должны выполнять — то ли пула ресурсов, то ли руководящего органа, и эта проблема усугубляется с развитием «теневых ИТ». Офисы управления проектами должны получать четкие указания от ИТ-директора, иначе ситуация не изменится и в 2016 году.

3. Как идейный лидер в сфере управления проектами, считаете ли вы внедрение стандартных методик управления проектами обязательным для компаний, и почему?

С некоторой осторожностью и с упором на множественное число в слове «методики» я скажу: да. Если вы рассмотрите методику «Бережливое производство плюс шесть сигм», традиционный процесс «От концепции к продукту», Agile-методики, MS Dynamics и т. д., вы сможете разработать набор инструментов и базовых процессов, подходящих для вашего бизнеса и для наиболее распространенных типов ваших проектов. При этом число вариаций нужно свести к минимуму, потому что основное преимущество управления проектами состоит в масштабируемом воспроизводимом процессе, который можно легко освоить и быстро внедрить во всех подразделениях организации. Наличие общей методики и связанной с ней терминологии позволяет очень быстро ввести в курс дела менеджеров проектов, сотрудников и партнеров. По мере накопления опыта полученные показатели и результаты можно использовать в качестве базовых, сравнивая с ними новые результаты для создания среды постоянного совершенствования.

4. Как проблемы с управлением проектами могут повлиять на бизнес?

Вам может показаться, будто я сгущаю краски, но плохое управление проектами способно привести предприятие к краху. Если технические требования плохо сформулированы, на рынок может быть выведен некачественный продукт, и это снизит ценность бренда! При работе в условиях жесткого нормативного регулирования отсутствие документации по процессу может отбросить вашу компанию на годы назад из-за штрафов, потери лицензии и т. д. Если рассматривать неэффективное управление проектами в контексте ежедневной рутины, вы неизбежно столкнетесь с двойной работой, неэкономным использованием ресурсов, потерями из-за невыполненных запросов на изменения, тратой времени из-за плохо организованного обмена информацией и т. д.

«Плохое управление проектами способно привести предприятие к краху».

5. Как новые технологии влияют на управление проектами и отношение к нему?

Новые технологии дают менеджерам проектов прекрасные инструменты для улучшения совместной работы, оптимизации планирования и повышения эффективности при работе над проектами. Единая платформа планирования, обмена информацией, учета расходов и времени каждую неделю экономит вам немало часов работы! Что касается офиса управления проектами, многие платформы для PPM (управления портфелем проектов) позволяют руководителям лучше отслеживать и планировать использование ресурсов, узнавать о статусе проектов и возникающих проблемах с помощью информационных панелей и т. д. Благодаря таким инструментам руководители не вмешиваются в работу проектных групп, задавая им вопросы о статусе, а дают им возможность спокойно заниматься своим делом. 

6. Какие три совета вы можете дать сотруднику, стремящемуся повысить свою продуктивность?

1. В конце рабочего дня уделяйте немного времени организационным вопросам. Окиньте мысленным взором свой день перед уходом: вы ничего никому не остались должны? Какие у вас планы на завтра? Какие важнейшие действия следует предпринять в ближайшие сутки-двое? Это позволит снизить количество неожиданно возникающих «подводных камней» и поможет подготовиться к следующему рабочему дню.

2. Пользуйтесь напоминаниями. Даже если вы не используете полномасштабное решение для управления проектами, функция напоминаний есть практически у любой почтовой платформы. Настройте даты и время, чтобы напоминания о невыполненной работе появлялись на экране в нужный момент.

3. Находите время для уединения. Если вы работаете в открытом офисном пространстве (а это сейчас не редкость), иногда бывает просто необходимо занять переговорную минут на тридцать, чтобы собраться с мыслями и разобраться с делами в тишине и покое за запертой дверью.

7. Как, по вашему мнению, изменится (или не изменится) управление проектами в 2020 году?

Я думаю, тут могут быть два варианта. Если мы не прекратим использовать готовые шаблоны, управление проектами станет элементарным навыком, доступным для любого сотрудника в отделе. Но поскольку развитие новых технологий все сильнее сдвигается в сторону самообслуживания, гораздо большую опасность для нас представляет облачная автоматизация. Я знаю, что однажды будет разработана платформа самообслуживания, и как на хостинг-фермах сейчас требуется очень небольшое число инженеров, так и для этой платформы не понадобится много менеджеров проектов.

Другой путь я вижу в том, чтобы мы, специалисты в сфере управления проектами, не ограничивались планированием работ и процессов, а занялись развитием лидерских навыков и деловых качеств. Если представители нашей профессии будут приносить компании больше пользы, мы получим возможность воплощать в жизнь более приоритетные стратегические инициативы. Когда мы будем представлять для компании более высокую ценность, мы сможем работать в более тесном контакте с ИТ-руководителем и генеральным директором.

8. Замечаете ли вы какую-нибудь новую тенденцию, которой пока еще уделяется недостаточное внимание?

PMO как сервис. Организации часто прибегают к услугам консультанта по управлению проектами, потому что специалиста на полной ставке им нечем занять — работы не так много. К несчастью, усилия и время, затраченные на то, чтобы ввести нового консультанта в курс дела, уничтожают все преимущества, которые компания надеялась получить. В современном обществе люди хотят платить только за то, что они потребляют, но кроме этого они хотят индивидуального подхода. Модель «PMO как сервис» обеспечивает и то, и другое. Организация может пользоваться такой услугой, когда это необходимо, и поставщик услуги может назначать им одного и того же менеджера проектов или проводить адаптацию для подготовки к работе. Компании не придется тратить деньги на сертификацию или повышение уровня менеджера проектов, на приобретение лицензий на программное обеспечение для PPM и т. д. Мне такая модель кажется очень перспективной.

А какое влияние оказало успешное управление проектами на ваш бизнес?

Поделитесь в комментариях историями о том, какая ситуация была у вас изначально и к какому результату удалось прийти. Надеемся, это будет полезно для всех.

Чтобы сберечь деньги компании и повысить результативность проектов, попробуйте поработать с бесплатной версией Wrike!


О собеседнике: Роберт Келли занимается управлением проектами уже 15 лет. Ему приходилось руководить проектными группами в сорока с лишним странах мира и управлять проектами в сферах продаж, маркетинга и ИТ для компаний из самых разных отраслей. Роберт является управляющим партнером компании KPS, расположенной в городе Роли (Северная Каролина, США) и специализирующейся на предоставлении консультационных услуг в сфере управления проектами. Кроме того, он сооснователь и ведущий чата #PMChat в Твиттере, международного сообщества менеджеров проектов и руководителей компаний, где проводятся обсуждения передовых методик и накопленного опыта. Читайте Роберта в Твиттере: @rkelly976

comments powered by Disqus