ワークフローテンプレートとは、特定のプロセスまたはタスクを完了するために必要な一連の手順を概説する定義済みのフレームワークです。 これはブループリントとして機能し、チームによる成功したワークフローの再現と、類似プロジェクトにおける一貫性の維持に役立ちます。 ワークフローテンプレートを利用することで、組織は計画やセットアップにかかる時間を短縮でき、チームは実行と提供に集中できるようになります。
この記事では、ワークフローテンプレートの概要と、それがビジネスに価値をもたらす仕組みを説明し、実例を挙げてその効果を示します。
重要なポイント
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テンプレートを利用することで、セットアップの時間が短縮され、再発プロセスの明確さが維持されるので、グループはゼロから始めることなく実行に集中できます。
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テンプレートにはすべてのステップ、役割、決定ポイントが明示されているため、理解と責任感が高まります。特に部門や役割をまたがる場合に有用です。
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拡張可能なシステムは柔軟性から始まります。 強固なテンプレートは、人員とともに成長し、オンボーディングや変化する優先順位に対応します。
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継続的な改善が重要です。 効果の高いテンプレートは、入力、実際の使用状況、およびパフォーマンスデータに合わせて変化します。
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Wrikeのようなソフトウェアは進捗を加速させます。 組み込みのフレームワーク、スマートなワークフロー、カスタマイズオプションを備えたWrikeを利用すれば、コラボレーションと提供が簡素化されます。
目次
ワークフローテンプレートからワークフローを作成する方法
ワークフローテンプレートの使用は、反復プロセスに一貫性をもたらす実用的な方法です。 ただし、テンプレートを実際に機能するシステムに変えるには多少の計画が必要です。 私は通常、次のように進めています。
適切なテンプレートを選択する
整理が必要なワークフローを特定することから始めます。 次に、目標に沿っておりフローに価値をもたらすテンプレートを探します。 社内の事例の探索、作業分解構造例のダウンロード、過去の成功例の検索などを行います。 適切なテンプレートはしっかりとした出発点となるため、すべてを一から構築しなくても作成できます。
ワークフローに外部コラボレーションが含まれる場合、内部アクションと外部インタラクションの両方の概要をまとめておくと役立つことがわかりました。 このアプローチにより、ユーザーは簡単に、キーの詳細をインポートし、役割を割り振り、ビジネスプロセス全体で全員の認識の整合性を維持できます。
テンプレートをカスタマイズする
テンプレートを選択したら、それを適応させます。 各ステップに名前を付け、期限を設定し、責任を割り振り、重要な詳細情報（承認ワークフロー、メタデータ、関連リンクなど）を追跡するためのフィールドを追加します。
多くのプラットフォームでは、カスタムフィールドの構築や次のステップに誘導するリンクの埋め込みが可能です。 この柔軟性により、特に複雑なワークフローを扱う場合に、テンプレートを現場で簡単に適用できます。 その他の例については、ワークフローテンプレートページで、チームのフローに合ったものがないか確認してください。
ワークフローを実装する
いよいよ展開です。 送信を押してすべてを割り振る前に、チームに変更内容を把握しているか確認してください。 視覚的なステップ、役割、手順などがわかりやすく記載されている文書をユーザーに提供しておくと、導入がスムーズになるようです。 また、主要なビジネス関係者を早期に特定し、他の関係者を支援できるように新しいワークフローについて順を追って説明する際にも役立ちます。
プラットフォームによっては、ユーザーが、通知やアクセス権限の設定、各自のビジネスの価値に合わせたインポートルールの調整を行う必要があります。
監視と調整を行う
展開後、実際の作業が始まります。 次のステップとして、ワークフローのパフォーマンスの監視を含めるべきです。 遅延、タスクの見逃し、承認の未着手がないか探します。 ステップの再構築や役割の再割り振り、チェックポイントの追加が必要になる場合があります。
最も重要なことは即応性の維持です。 フィードバックを使用して弱点を特定し、変更を加えます。 例えば、ユーザーが常に明確化を求めている場合や締め切りを守らない場合は、そのテンプレートに、追加のドキュメントや、より単純なテンプレート共有アクセスが必要であるということです。
どれほど優れたテンプレートでも、使用を開始すると微調整が必要になります。 定期的なレビューを行うことで、ワークフローの正確性を維持し、摩擦を減らし、長期的にプロセスからより多くの価値を引き出すことができます。
ワークフローテンプレートの例
適切なワークフローテンプレートを使用することで、チームの認識の整合化、反復作業の削減、日常業務への作業分解構造の導入が促進されます。 以下は、私が使用したテンプレートや、ビジネスのさまざまな部分で目にした有効なテンプレートの例です。各テンプレートは、特定のプロセスに対応して進行を維持するように構築されています。
プロジェクト管理用ワークフローテンプレート
私はプロジェクトの誘導にワークフローテンプレートを使用して、ユーザーの方向性を維持しています。 しっかりとしたプロジェクト管理ワークフローとは、誰もが期待事項を把握できるように、各フェーズ（マイルストーン、オーナー、重要な日付）が明示されているものです。 これは、キックオフから最終提供までをチーム全体が明確に把握できるプロセスマップとして機能します。
このタイプのテンプレートでは、ワークフローの各ステップが状況に応じた形で表示されるので、ユーザーによる優先順位の作成、進捗状況の追跡、変化する要求への迅速な対応に役立ちます。 私は、テンプレートを使って、余分な作業を発生させることなくワークフローを形成することで、複雑なプロジェクトの効率性が向上する様子を見てきました。 複数のチームが関与する場合、このような明確性はさらに貴重になります。
クリエイティブ用ワークフローテンプレート
クリエイティブチームでは、迅速に活動するからといって構造を省略したりはしません。 私たちは、ブレインストーミングから広告キャンペーンの最終承認の獲得まで、あらゆることにワークフローテンプレートを使用しています。 強力なクリエイティブプロセステンプレートには、企画立案から公開までに必要なワークフローステップが示されます。
たとえば、弊社が採用した新しいワークフローの1つには、アセットの取得、コンセプト開発、利害関係者のレビュー、公開が含まれていました。 これらのテンプレートを使用することで、各ステップの責任者を明確に理解させ、ボトルネックを削減し、エンドユーザーに何一つ見逃さないという確信を与えます。
人事用ワークフローテンプレート
私は、人事チームと協力し、オンボーディング、パフォーマンスレビュー、オフボーディングをワークフローテンプレート内で管理してきました。 それらの各例は、摩擦の軽減と標準化の向上を目的として構築されました。 新入社員用にテンプレートを1つ構築し、採用活動からのデータ収集、ITリクエストのトリガー、初期チェックインの文書化をすべて1つのフローで処理できるようにしました。
プロセスの各部分が反復可能で構造化されており、これによって、新入社員向けのプロフェッショナル経験を維持すると同時に、人事チームの時間を節約できました。 一元化されたシステムを通して承認と書類提出がすべて追跡されていると、進捗の管理とギャップの回避が容易になります。
営業・CRM用ワークフローテンプレート
営業チームは、プロセスが予測可能な場合に成果を上げます。 だからこそ、私は常に、リードジェネレーション、プロスぺクティング、取引追跡を管理するためのワークフローテンプレートを推奨してきたのです。 これらのテンプレートは、マーケティングキャンペーンをパイプライン内の実際の機会に結び付ける構造化された形式をもたらします。
例えば、私たちのテンプレートには、リードスコアリング、ナーチャリング、アカウント割り当て、契約承認の各ステージが含まれていました。 各ステップをマッピングし、適切なところに自動化を追加することで、営業チームは正確さを犠牲にすることなく、より迅速に行動できるようになりました。 新しいワークフローが追加されるたびに、顧客エンゲージメントの追跡における一貫性が増しました。
IT・開発用ワークフローテンプレート
ペースの速い技術環境で働いていると、優れた開発テンプレートがいかに強力であるかを目にします。 コード変更のドキュメント化、スプリントの計画、デプロイの管理などといった開発ワークフローは、明確な構造が存在する場合に成果を上げます。
弊社の開発テンプレートには、デザイン、品質保証、バグ追跡、リリース管理に関するタスクブレイクダウンが含まれていました。 各ワークフローステップはスプリント目標に合わせてマッピングされ、リソースの管理やボトルネックの監視が容易になりました。 承認のために変更を提出する際も、すべて同じページ内で行われ、ツール間を行き来する必要はありませんでした。
テンプレートを使用する理由
私はさまざまな部署や業界のチームと仕事をしてきましたが、常に言えることは、毎回ワークフローを一から作るとなると、何もかもが遅くなるということです。 そこでテンプレートの出番です。 テンプレートは、意思決定の改善、実行の迅速化、組織全体のなコラボレーションの強化に役立ちます。
効率性:構築に費やす時間を減らし、実行に費やす時間を増やす
テンプレートを使うとワークフローをすばやく作成できます。一から構築する必要はありません。 各ビジネスプロセスを一から設定するのではなく、既製の構造をインポートし、チームのニーズに合わせて調整できます。 多くのツールでは、課題や期限を自動的に委任できるため、セットアップ時間を短縮し、手作業を減らすことができます。
テンプレートは、品質を犠牲にすることなく最速で効率を高める手段の1つです。
一貫性：全員の認識を整合化する
プロセスがチームや地域によって異なると、欠落や漏れが生じます。 標準化されたワークフローテンプレートを使用することで、新規チームメンバーのオンボーディングや定期的な承認ワークフローの管理など、あらゆる場面で全員を同一構造に従わせることができます。 誰が関与しているかに関係なく、期待事項の明確性と実行の厳密性が維持されます。
このような一貫性により、文書の質の向上、無駄なやり取りの削減、成長中のチームにおけるコンプライアンス基準の維持が実現されたのを私は見てきました。
明確性：すべてのステップと役割を事前に定義する
ワークフローが崩壊する主な原因の1つは、責任が不明瞭であることです。 優れたテンプレートでは、プロセス内の各ステップがまとめられており、担当者と担当業務が明示されています。 この明確性は、特に複数のチームが関与する場合などに、ユーザーの集中力を持続させ、責任感を持たせるのに役立ちます。
私は常にテンプレートに余地を設けて、重要な決定ポイントの文書化、参考仕様の添付、ワークフロー図や簡易リストを使ったフローの可視化を行えるようにしています。 プロセスが明確に表現されているほど、生み出される価値が大きくなります。
拡張性：ビジネスとともに成長するテンプレート
組織が進化するにつれて、そのワークフローも進化します。 強力なテンプレートでは、ニーズの変化に合わせて、ステップの編集、新規タスクの追加、異なるユーザーの指名が可能です。 新しいメンバーを迎える際や、チームが拡大する際にも、一からワークフローを構築する必要はなく、既存のプロセスを複製して調整できます。
この柔軟性により、何度も作り直すことなく、業務の規模の拡大や連携の維持を簡単にこなせます。
継続的改善：微調整して繰り返す
テンプレートは静的ではありません。 したがって、私はフィードバックやデータとともに進化する生きたドキュメントまたはツールとして扱っています。 プロセスが動き出したら、私は、機能しているものを追跡し、遅延の原因を特定し、テンプレートを編集して改善点を反映させます。
このようなテストと微調整を繰り返していると、そのうちに、次のプロジェクトやプロセスの強力な基盤が築かれます。 これは、組織内における知識の蓄積と組織全体の効率化を簡単に実現できる方法です。
ワークフローテンプレートを使用すると、作業者がより賢明になります。 彼らは、組織におけるプロセスの可視化、セットアップ時間の削減、チーム運営の改善に貢献します。 さらに、信頼性の高いシステムを構築しておけば、拡張と最適化が習慣化されます。
無料のワークフローテンプレート
無料のワークフローテンプレートの利用は、余分なリソースを投入せずにチームの作業方法を改善できる実用的な方法です。 これらのテンプレートは、ワークフローステップを効率化し、迅速なオンボーディングをサポートし、反復可能なアクションを誘導するための構造化された形式をもたらすものです。 利用を開始できる場所をいくつかご紹介します。
Smartsheet
Smartsheetには、プロジェクト管理ワークフローからドキュメント追跡まで、あらゆることに適しておりカスタマイズ可能な無料テンプレートのライブラリがあります。 どのテンプレートもビジネスプロセスに簡単に適応させることができ、使用すると、タスク割り当てと承認パスが明確になります。 さらに、誰でもメールアドレスを入力するだけで無料でダウンロードできます。
Canva
Canvaは、視覚的な明確さを必要とするチームに最適です。 Canvaのテンプレートを使えば、部門間やエンドユーザーとの効果的なコミュニケーションを可能にするプロセスマップとワークフローを構築できます。 これらのワークフローテンプレートは、内部の作業を外部のプレゼンテーションに合致させたいときに特に便利です。 Canvaには無料と有料のリソースがありますが、それらにアクセスするにはアカウントを作成する必要があります。
Miro
コラボレーションを目的に設計されたMiroのテンプレートは、リアルタイム入力が必要なチームに適しています。 このプラットフォームのテンプレートを使えば、各ステップの可視化、意思決定の追跡、将来のステージの計画を実現できると同時に、全員の認識を整合化できます。 Miroは多くのテンプレートを提供していますが、それらにアクセスして完全に使用するには有料のアカウントが必要です。
ClickUp
ClickUpは簡単にインポートしてカスタマイズできるExcelテンプレートを提供しています。 これらは、タスク管理、承認ワークフローの追跡、複数のチームやビジネスニーズが関わる反復可能なプロセスの適応に役立ちます。 ただし、テンプレートの使用にはClickUpのアカウントが必要です。
無料オプションから始めるのも良いのですが、カスタムワークフローテンプレートを作成すると、利用できるコントロールと柔軟性が増大します。 では、ビジネスに役立つテンプレートの作成方法をご紹介しましょう。
Microsoft Excelでワークフローテンプレートを作成する方法
Microsoft Excelは、ワークフローテンプレートを構築できる柔軟なツールの一例です。 ビジネスプロセス管理をサポートする構造と、可視化したプロセスマップを作成できるツールを備えています。
1. プロセスを定義する
まず、ワークフローの全ステップを綿密に計画します。 プロセス全体を完成させるために必要な各アクション、入力、出力を書き出します。 この作業によりテンプレートの基盤が構築され、その後に、自動化すると価値が付加される可能性がある部分を特定する際に役立ちます。
2. スプレッドシートをセットアップする
ステップ名、オーナー、期限、ステータス、および関連するファイルや文書の列をそれそれ作成します。 私は通常、他のユーザーも簡単に把握できるようにするために依存関係の列と備考の列も追加します。
3. Microsoftの視覚要素を組み込む
Microsoftの内蔵のSmartArtや図形ツールを利用して、使用しているテーブルに合ったフローチャートを作成します。 これにより、エンドユーザーは、視覚的に表現されたワークフローも表形式で表現されたものも利用できます。
4. カスタマイズして保存する
ラベル、列の見出し、書式をビジネスプロセスに合わせて調整し、そのシートをワークフローテンプレートとして保存します。 いつでも戻って変更でき、元のファイルに基づいて新しいワークフローを作成することもできます。
Microsoft Wordでワークフローテンプレートを作成する方法
Microsoft Wordは、可視化されたシンプルなプロセスをクライアントや職能横断型の部門と共有したいときに役立ちます。 このテンプレートを使えば、誰でも従えるわかりやすいレイアウトを簡単に構築できます。
1. フローチャートを挿入する
[挿入] > [SmartArt] に移動し、使用するプロジェクト管理ワークフローに合ったレイアウトを選択します。 私は、Microsoftの基本的なプロセスレイアウトから始めて、必要に応じて拡張するのが好きです。
2. フローチャートをカスタマイズする
ワークフローステップを追加し、タスク名を入れて図形を更新し、矢印を使って方向を示します。 図形にステータスインジケータや期限などの追加情報を入れます。
3. 図の体裁を整える
色、フォント、レイアウトの間隔を微調整して明瞭さを強化します。 Microsoft Wordでも、図が適切にデザインされていれば、エンドユーザーは何が必要かをすばやく把握できます。
4. テンプレートを保存する
レイアウトが完成したら、Microsoftテンプレートとして文書を保存します。 これにより、他のユーザーが、特定のプロジェクトやビジネス目標に合わせて、文書へのアクセスや、文書の送信・編集を実行できるようになります。
GitHubでワークフローテンプレートを作成する方法
より技術力の高いチームにとっては、Microsoftは最適ではないかもしれません。 たとえば、GitHubは、技術に精通したユーザーに人気があり、標準化された再利用可能なワークフローを内蔵テンプレートで自動的に構築することができます。
1. GitHubリポジトリを作成する
テンプレートを保存するために、リポジトリを設定するか、または既存のリポジトリを使用します。 これらのリポジトリは組織全体やチーム全体で共有することができます。
2. ワークフローを定義する
.github/workflow-templatesフォルダー内に、ワークフローのトリガー、タスク、環境、ステップの概要を示す.ymlファイルを作成します。 この方法はDevOpsやCI/CDのプロセスを簡素化するためによく使用されます。
3. 入力と役割を追加する
テンプレートを柔軟にするためにパラメータと入力変数を使用します。 これらの入力により、他のユーザーはテンプレート全体を再作成することなく、ワークフローをさまざまなリポジトリや環境に適応させることができます。
4. 送信して共有する
ワークフローテンプレートが完成したら送信（提出）し、組織内で利用できる状態にします。 これで、チームは同じロジックを一貫してインポートして適用できます。 これは、デプロイやクライアントオンボーディングのような再発プロセスに対して理想的なアプローチです。
ワークフロー図とは？
強力なワークフローテンプレートをいくつか作成したら、次はそれらを図式化しましょう。 ここで、プロセスに命を吹き込み、価値を生み出します。
ワークフローテンプレートは作業の整理に役立ちますが、ワークフロー図は各ステップのつながりを示します。 テンプレートを視覚的な形式に変換することで、チームとの共有、フィードバックの収集、見落としがちなワークフロー非効率性の発見が容易になります。
ワークフロー図は、ビジネスプロセスが主要な段階を経てどのように進むかを示すもので、承認、決定ポイント、引き継ぎが強調されます。 ユーザーは、ワークフロー全体を素早く確認して理解することができます。
これらの図はチーム全体の効率の向上に役立ちます。 配列を見ることができるので、アクションの簡素化や、実際に価値が付加されるような調整が容易になります。 例えば、私は図式を用いて、承認のボトルネックを特定し、重複する手順を削減し、プロセスの途中で参加するユーザーも把握しやすいように可視性を向上させました。
ワークフロー図のコア要素
実際のプロセスが正確に反映されている図を作成するために、私は必ず以下のコア要素をいくつか含めます。
- 開始/終了ポイント
これらはプロセスが開始される箇所と終了する箇所を示します。 私は通常、最初のアクション（フォームの送信など）が実行される時点と、すべての作業が完了する時点（最終承認や配信など）に基づいてこれらを定義します。
- タスク
各タスクは四角形で表され、特定のアクションや責任を示します。 特に、連携や自動処理により自動的に完了するステップがある場合は、これらに明確なラベルを付けます。
- 決定ポイント
ひし形は、次のステップを決定する選択または条件を示します。 これは、承認ワークフローにも、レビューの結果に応じて複数のパスが存在する場合にも不可欠です。
- 矢印
矢印は、データとアクションがプロセスの1つの部分から次の部分にどのように流れるかを示します。 矢印がない図にはコンテキストが欠けています。
ワークフローテンプレート使用のベストプラクティス
独自のワークフローテンプレートを作成したら、次の課題はそれを長期的に機能させることです。 以下は、テンプレートを開発する中で私が学んだことです。
シンプルな状態から始めて、複雑な要素を追加していく
チームをコアプロセスに集中させるために、私はシンプルなワークフローから始めます。 価値をもたらすテンプレートを構築する上で、強固な基盤を構築することは非常に重要です。 すべてが順調に進み始めたら、条件付きステップや職能横断レビューなどといった追加のレイヤーを作成します。
実際のデータを利用して改善する
テンプレートは、特に実際の使用状況を反映させると、時間の経過とともに改善されます。 私は、タスク完了データとチームのフィードバックを定期的にレビューして、遅延や混乱を見つけます。 これにより、ユーザーはテンプレート構造を改良し、業務の進め方に対してさらに密接に整合させることができます。
最も重要な箇所を標準化する
細部まで微調整したくなるものですが、大量のワークフローや影響の大きいワークフローを扱う場合は、標準化が鍵となります。 標準化されたワークフローテンプレートは、オンボーディング、承認、再発プロジェクトサイクルなど、大規模で円滑に行う必要があるビジネス活動に特に効果的です。 新規ユーザーでも簡単に従うことができ、ユーザー間での複製も迅速に行えます。 複雑な業務を効率化する方法の詳細については、こちらの関連リンクにアクセスしてください。
再利用を想定して構築する
強力なワークフローテンプレートでも単独では機能しません。 私は、部門、プロジェクトタイプ、またはチームにまたがって再利用されることを想定して構築します。 つまり、特定の言語の過度な使用を避け、すぐに差し替えることができる再利用可能なテンプレートにリンクを張るのです。
トレーニングと文書を追加する
私にとっては直感的なワークフローでも、他の人々にはさらなるガイダンスが必要である場合があります。 私は、備考、サンプルテンプレート、サポートページへのリンクを可能な限り含めます。 このような細かい追加により、ユーザーはよくあるミスを防ぎ、オンボーディングの時間を短縮できます。
ワークフローテンプレート作成後の次のステップ
独自のワークフローテンプレートを作成してもまだ終わりではありません。 テンプレートを他者の信頼が得られるシステムに進化させるのに役立つフォロースループロセスがあります。
早期にフィードバックを得る
まず、テンプレートを小規模なユーザーグループと共有します。 プロセスを順番にたどってもらい、不明なステップや欠落しているコンテキストがある場合は報告してもらいます。 このようなフィードバックを活用して、ワークフローテンプレートが組織全体で使用されるようになる前に問題点を特定します。
エクスペリエンス全体をテストする
実際のシナリオ全体（最初から最後まで）でテンプレートを使用します。 実際の文書をインポートし、各タスクを完了し、フォームまたは承認を送信して、システムがどのように機能するかを確認します。 このプロセスは、計画段階では明らかにならない能力ギャップを明らかにするのに役立ちます。
ナレッジベースを構築する
ワークフローテンプレートページを関連リソース（トレーニングビデオ、図、関連資料など）にリンクさせます。 これにより、チームがプロセスを理解する上で支援が必要になったらいつでもアクセスできる一元化されたリファレンスが構築されます。
テンプレートを最新の状態に保つ
ワークフローはビジネスニーズに合わせて進化させる必要があります。 テンプレートを定期的に見直し、テンプレートを更新し、ステップを微調整し、チームが使用する新しい機能やシステムを組み込みます。 ワークフローが定期的に更新されていれば、ユーザーはいつでも最新の情報にアクセスできます。
文書の所有権（オーナーシップ）
テンプレート更新の担当者を指名します。 テンプレートの編集と監督の担当者が明確になれば、ワークフローの整合性が保たれ、ユーザーは質問や調整を受ける担当者を常に把握できます。
テンプレートを通じた組織価値の向上
ワークフローテンプレートを使用すると、実行速度が速くなり、チームの作業の再現性、追跡可能性、回復力が向上します。 適切な構造が整えば、ワークフローの拡張と適応が可能になり、臨時のプロセスでは到底及ばない方法で価値を創出できます。
私は、よくできたテンプレートが新入社員と経験豊富なユーザーの両方に役立っている様子を直に見てきました。 このようなテンプレートは、セットアップ時間の短縮と、チーム間コラボレーションの簡易化を実現し、組織によるビジネスプロセス管理の確実な可視化に役立ちます。
最初のワークフローの作成や既存のワークフローの微調整に完璧を求める必要はありません。 進捗に集中しましょう。 ワークフローは時間の経過とともに進化するものであり、生きた文書として扱うほど、チームにとって有用なものになります。
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