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Siemens Smart Infrastructure und Wrike: Standardisierung von Prozessen und Automatisierung der Projektabwicklung auf globaler Ebene

Siemens Smart Infrastructure und Wrike: Standardisierung von Prozessen und Automatisierung der Projektabwicklung auf globaler Ebene
Kunde
Siemens Smart Infrastructure
Hauptsitz
Zug, Schweiz
Anzahl der Nutzer
14.000
Branche
Entwicklung von Automatisierungs- und Steuersystemen, Energiesystemen, Netzsteuerungs- und Elektrifizierungslösungen, Software und smarten Speicherlösungen
Wesentliche Herausforderungen
In Silos organisierte Systeme, verstreute internationale Teams, große Projektvolumina und -umfänge, fragmentierte Technologien mit erhöhten Sicherheitsrisiken
Funktionshighlights
  • Intuitive, übersichtliche Dashboards
  • Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Vorlagen
  • SaaS für mobile Endgeräte
  • Integration mit SAP
  • Enterprise-Sicherheitsstufe
  • Premium-Support täglich rund um die Uhr
Abteilungen, die Wrike benutzen
Presales, Vertrieb, Projektmanagement und -durchführung, Inbetriebsetzung, Technik, Enterprise Business, Business Excellence, Finanzen, Einkauf, Qualitätsmanagement, Umwelt & Gesundheit & Sicherheit sowie externe Parteien wie externe Lieferanten und Kunden
Warum Wrike
Ein kollaboratives Arbeitsmanagement-System für höhere Sicherheit, optimierte Systeme, standardisierte Prozesse und weltweiten Geschäftsbetrieb

Das 1847 in Berlin gegründete Technologieunternehmen Siemens spezialisiert sich auf Industrie, Infrastruktur, Mobilität und Gesundheit. Es entwickelt Technologien für ressourceneffizientere Werke, robuste Lieferketten, smarte Gebäude und Verteilernetze, sauberere, bequeme Verkehrsmittel und fortschrittliche Gesundheitsservices und ermöglicht seinen Kunden, Branchen, die das Rückgrat der Wirtschaft bilden, zu transformieren und den Alltag von Milliarden von Menschen zu verbessern. Das Unternehmen beschäftigt weltweit etwa 293.000 Mitarbeiter.

Siemens Smart Infrastructure gestaltet den Markt für intelligente, adaptive Infrastruktur für die Gegenwart und Zukunft. Das Unternehmen geht die dringlichen Herausforderungen der Urbanisierung und des Klimawandels an, indem es Energiesysteme, Gebäude und Industrien miteinander vernetzt. Smart Infrastructure bietet Kunden ein umfassendes End-to-End-Portfolio aus einer einzigen Quelle – mit Produkten, Systemen, Lösungen und Services von der Stromerzeugung bis zum Konsum.

Bei Siemens Smart Infrastructure ist das Global Standardization Team für die Verbesserung des internen Betriebs und die Harmonisierung der Prozesse für die Projektdurchführung und das Serviceangebot in mehr als 20 Ländern aus vier Regionen verantwortlich: Nord- und Südamerika, Europa, Deutschland sowie Nahost-Asien-Pazifik.

14.000
Nutzer in über 20 Ländern
10 %
höhere Produktivität
250
benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

Die Herausforderung

„Unsere größte Herausforderung besteht nicht nur in der Durchführung von Großprojekten“, erläutert Hannes Leitner, Process Owner Project Execution bei Siemens Smart Infrastructure. „Wir wickeln auch viele kleine Projekte im Wert von rund 50–100.000 US-Dollar ab und stehen dabei vor der Herausforderung, bei diesen Projekten Margeneffizienz zu erzielen. Die Anzahl und die Vielfalt der Projekte sind herausfordernd. Darüber hinaus sind an diesen Projekten mehrere Gruppen beteiligt, unter anderem die Inbetriebsetzung, der Einkauf, die Geschäftsführung, die technische Abteilung, das Qualitätsmanagement, das Management von Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, externe Auftragnehmer und Installationspartner, das Kundenmanagement und weitere Parteien.“

„Wir wollten die Arbeitszeit senken, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, und gleichzeitig ein Collaboration-Tool auf globaler Ebene bieten“, fährt Leitner fort. „Früher verwendeten die Mitarbeiter eine Vielzahl von Eingabetools, die Unterschiede in Bezug auf Standards, Zuverlässigkeit und Datensicherheit aufwiesen. Wir wussten, dass wir eine bessere Möglichkeit finden mussten, um die Effizienz zu steigern und unsere operativen Ziele zu erreichen.“

„Unsere Projektmanager, ihre Teams und die beteiligten Parteien in den Regionen führen Kundenprojekte durch — das ist auch ihre Kernkompetenz“, meint Christina Fischer, Global Product Manager bei Siemens Smart Infrastructure. „Sie schaffen jeden Tag einen wichtigen geschäftlichen Mehrwert für unsere externen Kunden. Darauf sollten sie sich fokussieren können. Wir hatten die Vision, eine zentrale, hochmoderne Collaboration-Plattform für Projektmanager zu bieten, die alle an den Kundenprojekten beteiligten Mitarbeiter miteinander vernetzt sowie die Transparenz und die Harmonisierung zugunsten der Kunden erhöht.“

Die Lösung

Vor etwa vier Jahren begann das Global Standardization Team, nach einem globalen Arbeitsmanagement-Tool zu suchen. „Sehr wichtig für uns waren die Benutzerzufriedenheit, die Anwenderfreundlichkeit und die Intuitivität des Tools“, erinnert sich Leitner. „Wir wollten, dass die Mitarbeiter sagen: ‚Das ist ein Tool, mit dem ich arbeiten kann. Hier erhalte ich die Unterstützung, die ich für meine Arbeit benötige.‘“

Nach der Evaluierung mehrerer Tools entschied sich Leitners Team für die vielseitige und intuitive Arbeitsmanagement- und Collaboration-Plattform von Wrike. Mit der in sich schlüssigen und kompetenten Lösung konnten die Arbeitszeit deutlich verkürzt, die Wettbewerbsfähigkeit erhöht, die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert, die Kapitalrendite optimiert und Vorteile für Kunden erzielt werden.

„Anhand meiner Erfahrung mit all den Tools, die wir in unserem Team in Nord- und Südamerika eingeführt haben, kann ich sagen, dass Wrike sehr gut aufgenommen wird“, sagt Operations Standards Manager Damian Robles aus dem nordamerikanischen Team.

Die Implementierung von Wrike bei Siemens Smart Infrastructure ist von einem agilen, fast vier Jahre lang dauernden Ansatz gekennzeichnet, der die kontinuierliche Bereitstellung in über 20 Ländern umfasst, das individuell abgestimmte Onboarding der Nutzer nach Land sowie die Entwicklung neuer Funktionen auf Grundlage von Feedbackschleifen, an denen Regionsleiter und aktive Länder beteiligt sind.

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„Die hohe Benutzerfreundlichkeit ist hilfreich, aber die starken Integrationen und die hohe Sicherheit von Wrike leisten einen großen Wertbeitrag.“

Höhere Datensicherheit und stärkere globale Standardisierung

„Vor Wrike verwendeten die Mitarbeiter voneinander getrennte Eingabetools. Für die Zusammenarbeit oder Kommunikation richteten sie Chatgruppen ein oder verwendeten Cloud-Speicher zur gemeinsamen Bearbeitung von Projektdokumenten“, merkt Leitner an. In Silos angeordnete Systeme können zu einer fragmentierten Kommunikation führen, die Einholung von Antworten oder Suche nach Assets behindern und das Sicherheitsrisiko erhöhen.

„Die Sicherheit ist wichtig“, betont Leitner. „Jetzt ist Wrike auf unsere internen Unternehmensstandards abgestimmt und die Nutzer können all ihre vertraulichen Daten in Wrike hinzufügen, ohne sich Sorgen über Sicherheitsverstöße oder Compliance-Probleme machen zu müssen.“

„Die Projektmanager können sich auf die Zuverlässigkeit und Sicherheit von Wrike verlassen und mobile Endgeräte verwenden, was ein sehr wichtiger Pluspunkt ist“, fügt Fischer hinzu. „Wir erhalten zum Beispiel gutes Feedback von Technikern im Außendienst, die Wrike auf Tablets nutzen. Sie können Kunden Dokumente direkt unterschreiben lassen, Änderungen an Arbeitsdokumenten vornehmen oder ihre Kollegen unterwegs über Anpassungen informieren.“

Durch die Konsolidierung der Projektdurchführung und Zusammenarbeit im Team im digitalen Workspace von Wrike hat das Global Standardization Team die Datensicherheit erhöht, einen globalen Ausganspunkt für die Standardisierung geschaffen und internationalen lokalen Teams ermöglicht, von überall aus zu arbeiten.

Intuitive Benutzeroberfläche fördert die Akzeptanz

Bei der Bewertung von Arbeitsmanagement-Lösungen konzentrierte sich das Global Standardization Team auch auf die Benutzerfreundlichkeit.

„Wrike ist einfach verständlich und anwendbar“, sagt Fischer. „In Dashboards kann das Arbeitsmanagement zum Beispiel individuell angepasst werden – egal ob es um die Organisation eines Teams oder die Filterung von Daten geht. Ein Team kann auf einen Blick erkennen, woran es gerade arbeitet oder ob es Risiken reduzieren oder eine Aufgabe eskalieren muss.“

Mit Wrikes Plattform konnte Siemens Smart Infrastructure die Transparenz der Projekt- und Aufgabenverwaltung auf intuitive Weise steigern, die Projekt- und Servicequalität verbessern und letztendlich die Effizienz erhöhen. „Um die für ein Projekt aufgewandte Arbeitszeit zu reduzieren, benötigen wir eine hohe Akzeptanz von Wrike“, erläutert Leitner. „Wir erstellten ein KPI-basiertes Akzeptanz-Dashboard, um die Akzeptanz anhand von definierten quantitativen und qualitativen Kennzahlen zu messen. Gemeinsam mit unseren Regionen legten wir Ziele für die Akzeptanz fest, und baten sie, die Ziele über das Dashboard zu verfolgen. Wir stehen in regelmäßigem Kontakt mit den Ländern, um Maßnahmen zu beobachten und zu planen.“

Mit Wrike kann Leitners and Fischers Team zeigen, wie seine operativen Tätigkeiten auf die Unternehmensstrategien und -ziele, wie zum Beispiel die Senkung der Arbeitszeit pro Projekt, abgestimmt sind.

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„Wrike bietet einige hilfreiche vorkonfigurierte Funktionen, die für Unternehmen unerlässlich sind. Wir haben die Dashboards so eingerichtet, dass die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung zwischen den Teams in den Niederlassungen bestmöglich funktioniert. Auch die benutzerdefinierten Arbeitsabläufe und die bedingten Anfrageformulare fördern ein effizientes Arbeitsmanagement in den Regionen. Die Schätzung des Aufwands in der Ressourcenverwaltung von Wrike ist ebenfalls hilfreich. Änderungen von Deadlines oder Aufgaben können einfach verfolgt und zusammengeführt werden. Dank der Unterstützung von Gantt-Diagrammen ist die Planung einfach.“

Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe standardisieren Prozesse und gewähren Flexibilität für die lokale Arbeit

Siemens Smart Infrastructure bietet eine große Vielzahl von Lösungen und Services in verschiedenen geografischen Regionen an. Das heißt, dass viele seiner Teams unterschiedlich arbeiten oder bei der Durchführung von Projekten unterschiedliche Anforderungen und Einschränkungen berücksichtigen müssen.

„In Wrike richten wir Projektvorlagen und End-to-End-Arbeitsabläufe ein, die den Realitäten der Länder entsprechen“, erzählt Leitner. „Wir haben eine flexible Projektvorlage erstellt, in der das Projekt den Umfang und die Komplexität des Kundenprojekts widerspiegelt. Außerdem haben wir Wrike auf vier unterschiedliche Baudisziplinen ausgerichtet: Komfort, Sicherheit, Brandschutz sowie Energie- und Performance-Services. Bei Brandschutzprojekten müssen zum Beispiel viele Aufgaben ausgeführt werden, die ausschließlich den Brandschutz betreffen. Darüber hinaus kann das Projekt je nach Kunde variieren. Es macht einen Unterschied, ob es sich zum Beispiel um ein Rechenzentrum, ein Krankenhaus, ein Hotel oder einen Industriekomplex handelt.“ Wrikes Vielseitigkeit gibt den Ländern und lokalen Teams die Flexibilität, Projekte anhand der lokalen Anforderungen durchzuführen und gleichzeitig globale Standards einzuhalten.

Siemens Smart Infrastructure nutzt die Flexibilität von Wrike auch für die Entwicklung wichtiger API-Integrationen zur Optimierung des Projekteingangs. „Wir verwenden eine Integration mit unserem SAP-System. Sobald ein Projekt in Auftrag gegeben wurde, wird es in Wrike automatisch mit der richtigen Projektvorlage erstellt und mit Daten gefüllt“, merkt Fischer an. „In Wrike wird dann automatisch der Projektmanager zugewiesen, der auch in SAP angegeben ist.“ Dank der Automatisierung dieser wiederholbaren und administrativen Aufgaben können lokale Teams schneller arbeiten und die verantwortlichen Länder ihren Fokus stärker auf strategische Initiativen richten, von denen das Unternehmen profitieren wird.

Bessere Zusammenarbeit und Unterstützung

Das Global Standardization Team von Siemens Smart Infrastructure schätzt, wie Wrike die Kollaboration unterstützt und dem Team hilft, besser zusammenzuarbeiten. „Die Zusammenarbeit ist der wichtige menschliche Faktor“, sagt Fischer. „Wir motivieren und begeistern Mitarbeiter für die Arbeit in einer digitalen kollaborativen Plattform. Alles geht darauf zurück, dass Wrike ein anwenderfreundliches, wirkungsvolles und kollaboratives Tool ist, das einen aussagekräftigen Austausch zwischen unseren Experten auf der ganzen Welt fördert.“

Das Global Standardization Team lobt auch den Premium-Support von Wrike. „Uns gefällt, dass die Mitarbeiter so reaktionsschnell und engagiert sind“, merkt Leitner anerkennend an. „Wir haben sogar einen eigenen Customer Success Manager, der Änderungen unterstützt und Probleme eskaliert.“ Robles fügt hinzu: „Der große Umfang an Anleitungsvideos, Hilfeartikeln und Community-Support von Wrike-Nutzern ist sehr hilfreich.“

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„Wrike bietet eine flexible Systeminfrastruktur, die einfach an unsere geschäftlichen Anforderungen angepasst werden kann. Auch wenn es Unterschiede bei den Anwendungsfällen in unserem Unternehmen gibt, arbeiten wir alle an Projekten und können wichtige Funktionen weltweit standardisieren sowie Best Practices für die Implementierung auf der ganzen Welt miteinander teilen.“

Fazit

Wrikes vielseitiges und kollaboratives Arbeitsmanagement-System hat dem Global Standardization Team — sowie den Stakeholdern von Siemens Smart Infrastructure in den verschiedenen Regionen und Ländern — geholfen, Arbeitskosten zu reduzieren, Systeme zu optimieren und die Zusammenarbeit zu intensivieren. Durch die Bereitstellung von Wrike für mehr als 14.000 Nutzer in über 20 Ländern möchte Siemens Smart Infrastructure die Produktivität um rund 10 % steigern.

„Wrike hilft uns, bestmöglich zusammenzuarbeiten, und unterstützt unsere Teams so, dass sie besser arbeiten können. Wir konnten ein Tool weltweit einführen, das sicher und integriert ist“, fasst Leitner zusammen.

„Die Benutzer suchen ständig nach Möglichkeiten, unsere aktuellen Anwendungsfälle zu verbessern, weil Wrike verhindert, dass sie ins Stocken geraten“, fügt Robles hinzu. „Außerdem ist der Wert ihrer Arbeit besser nachvollziehbar.“

„Jetzt können wir sicherstellen, dass bestimmte Schritte unserer standardisierten Prozesse eingehalten, genehmigt und von den richtigen Leuten angesehen wurden“, erläutert Fischer. „Wrike hilft Mitarbeitern ganz einfach dabei, gut zusammenzuarbeiten.“

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