ワークフロー自動化ソフトウェアで時間を有効活用する方法

「最適なCWMソリューションの選択」シリーズのパート1で、一元的なプロジェクトの受け入れ方法を定め、SoR(system of record)を使用してチーム全員の作業を管理することが効率良く作業するためには重要であると論じました。 このような環境が整っていなければ、作業の追跡に苦労したり、複数のプログラムでプロジェクトを管理したり、プロジェクトの詳細を把握するために関係者を追いかけたりすることになるでしょう。 パート2では、アセット承認の遅さと共同作業を試みるチームのサイロ化に関する問題をハイライトしました。

今回は、ワークフローの自動化とインテリジェントな作業のメリットに焦点を当てます。

問題:繰り返しのタスクを自動化できない

ほとんどのプロジェクトとタスクは予測可能な段階を経て完了し、繰り返しの作業が必ずいくつか含まれています。 適切なチームメートにタスクを割り当て、作業を次の段階に進め、作業を完了および達成します。 管理作業によって、お客様へのケーススタディーのインタビューや新製品紹介のブログ記事作成といった生産活動にかける時間が失われます。 作業のサインオフが準備できたときに、適切な人材に自動で割り当てたり通知したりするのにワークフロー自動化ソフトウェアを使用しないのはなぜでしょうか。 勤務日の時間は限られているので、自動化できる管理作業で1秒も無駄にすべきではありません。

問題:拡張速度が遅すぎる

ビジネスの成長は素晴らしいことですが、同時に困ることもよくあります。 収益が増加してチームが成長するのは喜ばしいことですが、組織が拡大するにつれてプロジェクトや作業負荷が増加し、人材を確保しにくくなる可能性があるのは問題です。 作業の需要が増えているときに、チームで大量のデータから意思決定に役立つ情報を探す時間はありません。 結果として、共同作業は難しくなり、勤務時間とプライベートな時間の境界があいまいになります。

作業負荷が増加すると、プロジェクトオーナーとマネージャーが高レベルのイニシアチブや細かいタスクの進捗状況を手動で追跡して分析することは難しくなります。 リスク評価も同様に困難になり、直感や経験に基づくリスクレベルの判断は大きな規模においては効果が少なく、そしてほぼ不可能です。

プロジェクトオーナーとマネージャーは、危険な状態にあるイニシアチブを一目で特定して、チームメンバーと一緒に手動で確認したり複数のプロジェクトレベルを詳しく調べたりせずに優先順位をつけられる効率的な方法を必要としています。 潜在的な危険が特定されたら、正確に原因を究明して、関係者への通知、ボトルネックの軽減、リソースの調整、タイムラインの更新を行うかどうかなど次のステップを決定するための情報が必要になります。

機械学習とAIは、毎日の活動や日常業務に浸透し続けています。 スマートデバイスは、個人アシスタントとして機能し、カレンダーの管理やリマインダーの設定をサポートしています。 ヘルプセンターのボットは、さらに普及して素晴らしいカスタマーサービスを提供しています。 Gmail、LinkedIn、多くの電話メッセージアプリなどの私たちが最もよく使用しているアプリケーションは、自動生成された回答を返します。 このすべてのテクノロジーは、効率を向上したり、共同作業したり、より多くのことを行うためにすぐに利用できます。 作業も同じはずです。 ワークフロー自動化ツールを使えば、チームは最高の作業を実現できるようになります。

作業負荷と共同作業が増えると、チームメンバーはタイムリーな回答を必要とする通知に埋もれてしまう可能性があります。 仕事に関連するコミュニケーションと回答のほとんどは短く、単純な判断が必要なものばかりですが非常に多くの時間と人手がかかるため、自動化は注目に値します。 また、より多くの仕事をこなしながらすぐに回答しなければならないというプレッシャーもあります。 さらに、通知が溜まっている状態では、簡単に答えられる方法がないと回答が手に負えなくなることがあります。 そのため、多くの人手をかけずに迅速に対応して作業を次に進められるよう支援する、ワークフロー自動化ソフトウェアソリューションが必要です。

デジタルトランスフォーメーションの時代においても、すべての作業がデジタルなわけではありません。 他のチームメンバーも見る必要があるものを、印刷されたドキュメントや手書きのメモで同僚から受け取ったことはありますか? ファイルをデジタル化してアップロードできるとしても、編集プロセスは面倒です。 メンバーには従来のオフィステクノロジーへのアクセス権がなく、印刷されたアセットをデジタル化できないため、分散型の組織やチームでは物理的なドキュメントの共有、編集、そして共同作業は現実的ではありません。

よくある問題とWrikeソリューション

Wrike Integrateは、すべての複雑なマルチアプリワークフロー向けのワークフロー/プロセス自動化ソフトウェアアドオンです。このアドオンは、当社の新しいオートメーションエンジンと連携してWrike内で反復可能なプロセスを自動化します。

オートメーションエンジンは、最もよく使用するワークフローを自動化して、時間がかかるだけであまり意味のない作業を削減します。 if/thenロジックに基づいて、アカウント管理者はトリガーやアクションを使って自動化ルールを設定し、独自のリマインダーや通知を作成したり、作業の移動や整理を実施したり、作業ステータスや割り当てを更新したり、承認ワークフローをスタートさせたり、プロジェクトのリスクレベルに応じた措置を講じたりすることが可能になります。 自動化ルールの作成に、コード作成の経験は必要ありません。 

Wrikeのワーフクロー自動化ソフトウェアが効率を最大化する方法 | Wrike

ワークフローの自動化には多くのメリットがあります。 チームの作業負荷から繰り返しのタスクを削除することで、エラーを減らし、プロセスを合理化し、各チームメンバーで年間に数百時間も節約できます。そうして、別の方法で生産性を向上できるのです。

プロジェクトリスク予測

Wrikeの組み込み型Work Intelligenceはプロジェクトリスク予測を特徴としています。機械学習テクノロジーを使用し、プロジェクトが遅延する可能性を予測してプロジェクトリーダーやチームリーダーに考えられる原因を警告します。 これにより、遅延を削減または回避するための措置をすぐに講じることができます。 Wrikeのワークフロー自動化ソフトウェアは、開始日と終了日、プロジェクト期限を過ぎたタスク、類似プロジェクトの以前の成果などのシグナルを使用して中および高リスクを評価し、ダイジェストメールを送信してユーザーに警告します。 予測をオートメーションエンジンへの入力として使用し、プロジェクトリスクに基づいてさまざまなシナリオのアクティベーションを自動化するアクションをトリガーできます。

Wrikeのワーフクロー自動化ソフトウェアが効率を最大化する方法 | Wrike

スマートリプライ

素早くかつ簡潔な回答のニーズに応えるには、Wrikeのスマートリプライを使用します。この機能を使用すると、機械学習で自動生成されたリプライで通知やアクティビティに回答して、作業を先に進めるための措置をすぐに講じることができます。 各リプライは会話の文脈に基づいており、Wrikeの受信トレイで受信した@メンション1つにつき最大3つの回答を選択できます。

ドキュメント処理

グループと共有するときに、チームメートが物理的なドキュメントを扱う必要はもうありません。 光学文字認識(OCR)テクノロジーを使用したWrikeの新しいドキュメント処理機能は、印刷されたドキュメントや手書きのメモをデジタル化して編集可能なテキストファイルに変換します。 モバイル機器のカメラをスキャナーとして使用し、タスクの添付資料としてファイルを保存し、Wrikeにアップロードするだけです。

Wrikeのワーフクロー自動化ソフトウェアが効率を最大化する方法 | Wrike

House of Designがワークフローを自動化

House of DesignのCOO兼社長であるRyan Okelberry氏が、 Wrikeの自動化でチームのワークフローをスピードアップして成果を実現した方法を詳しく説明しています。

「[Wrike]はシンプルで、プログラミング経験が豊富でなくても、とても迅速かつ簡単にレシピを作成できます。 レシピを作成できるというのはたいていは些細なことで、そのための自動化がWrikeプラットフォームの価値を真に高めています。」

自動化で作業をスマートに

ワークフローの自動化、危険な状態にある作業の特定、迅速な回答、物理的なドキュメントでの共同作業。 Wrikeのオートメーションエンジンと最先端のワークインテリジェンスで、このすべてを実現できます。 今すぐ無料トライアルを開始して、Wrikeをお試しください。 ついでに、新しい電子ブック『CWMでチームを強化:13のよくある問題点とその解決方法』をダウンロードして、成長著しいビジネスや企業のチームに向けた機能のトップ16を含め、CWMソリューションを評価する際に考慮すべき4つの主な領域をご確認ください。

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