Zeit sparen durch Automatisierung von Arbeitsabläufen

In Teil 1 unserer Reihe zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir festgestellt, dass eine zentralisierte Projekteingangsmethode und die übersichtliche Dokumentation von Arbeitsabläufen wesentlich zur Effizienzsteigerung Ihres Teams beitragen. Denn sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten, Projekte über mehrere Systeme hinweg richtig zu verwalten und Stakeholder zu erreichen. In Teil 2 haben wir uns mit den negativen Auswirkungen von langsamen Freigabeprozessen und isolierten Teams auseinandergesetzt.

Ergänzend zu diesen Inhalten wollen wir uns heute den Vorteilen der Prozessautomatisierung und des intelligenten Arbeitens widmen.

Problem: Repetitive Aufgaben können nicht automatisiert werden

Die meisten Projekte und Aufgaben durchlaufen eine vorhersehbare Abfolge von Phasen. Dabei fallen immer auch repetitive Arbeiten an – vom Zuweisen von Aufgaben an den richtigen Teamkollegen über das Verschieben von Elementen in die nächste Projektphase bis hin zum Abschließen und Archivieren von Projekten. Hoher administrativer Aufwand bedeutet, dass Zeit für produktive Aktivitäten wie das Durchführen von Kundenbefragungen und Fallstudien oder das Verfassen von Blogartikeln mit Produktankündigungen fehlt. Warum also nicht Software einsetzen, die Aufgaben direkt an die zuständige Person weiterleitet und automatisch entsprechende Benachrichtigungen versendet? Der Arbeitstag ist zeitlich begrenzt, und Teams sollten keine Sekunde mit administrativen Aufgaben verschwenden, die genauso gut auch automatisiert erledigt werden können.

Problem: Die Skalierung erfolgt zu langsam

Wachstum ist nicht selten Segen und Fluch zugleich. Zum einen wachsen mit den Teams auch die Umsätze, doch zum anderen steigt auch die Arbeitslast, was unter Umständen zu Engpässen und einer erschwerten Ressourceneinsatzplanung führen kann. Je größer der Druck, desto weniger Zeit können die Mitarbeiter dafür aufbringen, aus Unmengen von Daten die richtigen Insights für ihre Entscheidungsfindung herauszusuchen. Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit wird komplizierter und die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen.

Ein Mehr an Arbeit bedeutet, dass es für Projektverantwortliche und -manager schwieriger wird, die Fortschritte grob gefasster Initiativen und detailliert ausgearbeiteter Aufgaben manuell zu verfolgen und zu analysieren. Auch die Evaluierung des Risikos stellt eine Herausforderung dar. Die Beurteilung von Risiken allein anhand von Intuition und Erfahrung ist nicht sehr effektiv und bei umfassenden Projekten nahezu unmöglich.

Projektverantwortliche und -manager benötigen eine effiziente Methode für die sofortige Erkennung und Priorisierung gefährdeter Initiativen, ohne Rücksprache mit Teammitgliedern halten und mehrere Projektebenen durchgehen zu müssen. Sobald ein potenzielles Risiko erkannt ist, brauchen sie Informationen, damit sie die Ursache präzise bestimmen und Entscheidungen über die nächsten Schritte treffen können, wie z. B. Benachrichtigung der Stakeholder, Beseitigung von Engpässen, Anpassung der Ressourcen oder Aktualisierung der Zeitleisten.

Maschinelles Lernen und KI dringen immer stärker in unseren Alltag vor. Smarte Geräte helfen uns, den Überblick über unsere Termine zu behalten, und ermöglichen es, Erinnerungsnachrichten einzurichten. Im Kundendienst kommen häufig Hilfe-Bots zum Einsatz, und unsere meistgenutzten Anwendungen wie Gmail, LinkedIn oder Messaging-Apps verfügen über Funktionen zum Versenden von automatisch generierten Antworten. All diese Technologien unterstützen uns dabei, effizienter und besser vernetzt handeln zu können. Warum sollte das am Arbeitsplatz anders sein? Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglichen Ihren Teams, Höchstleistungen abzurufen.

Mitunter bringen steigende Arbeitslast und intensivere Zusammenarbeit auch eine wahre Flut an Benachrichtigungen mit sich, auf die es rasch zu reagieren gilt. Bemerkenswert ist dies nicht zuletzt deshalb, weil berufliche Kommunikation meist kurz ist und einfache Entscheidungen erfordert, aber dennoch viel Zeit und manuellen Aufwand beansprucht. Außerdem stehen die Empfänger unter großem Druck, schnell zu antworten, auch wenn sie nebenher an anderen Aufgaben arbeiten. Viele fühlen sich angesichts der großen Zahl an Benachrichtigungen überfordert. Sie benötigen eine Software, die es ermöglicht, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Projekte mit möglichst geringem Aufwand voranzutreiben.

Selbst in Zeiten der digitalen Transformation finden längst nicht alle arbeitsrelevanten Prozesse im digitalen Raum statt. Haben Sie auch immer wieder mit ausgedruckten Dokumenten oder handgeschriebenen Notizen von Kollegen zu tun, die Sie mit dem restlichen Team teilen müssen? Selbst wenn Sie die Datei digitalisieren und hochladen könnten, wäre die Bearbeitung sehr mühsam. In verteilten Teams ist eine solche physische Zusammenarbeit oft alleine deshalb schon nicht realistisch, weil die Mitglieder nicht über die technischen Mittel verfügen, um ausgedruckte Materialien zu digitalisieren.

Wrike bietet Lösungen für gängige Probleme

Wrike Integrate, unser Software-Add-on für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe mit mehreren Apps, automatisiert zusammen mit unserer neuen Automation Engine wiederholbare Prozesse innerhalb von Wrike.

Die Automation Engine kann ihre am häufigsten genutzten Arbeitsabläufe automatisieren und so den Zeitaufwand für Routinearbeiten minimieren. Basierend auf Wenn/dann-Logik können Account-Administratoren nun Automatisierungsregeln mit Triggern und Aktionen festlegen, um benutzerdefinierte Erinnerungen und Benachrichtigungen zu erstellen, Arbeit zu verschieben und zu organisieren, Arbeitsstatus und -zuweisungen zu aktualisieren, Freigabe-Arbeitsabläufe einzuleiten und Maßnahmen auf Grundlage von Projektrisiken zu ergreifen. Zum Erstellen der Automatisierungsregeln sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. 

Mit Prozessautomatisierungssoftware von Wrike zu maximaler Effizienz | Wrike

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ermöglicht es, Teams von Routineaufgaben freizuspielen, Fehler zu minimieren, Prozesse zu optimieren und Jahr für Jahr hunderte Stunden pro Teammitglied einzusparen – eine äußerst wirksame Methode zur Steigerung der Produktivität.

Projektrisiko-Prognose

Die in Wrike integrierte Work Intelligence umfasst Projektrisikoprognosen, die es ermöglichen, mithilfe von maschinellem Lernen potenzielle Projektverzögerungen vorherzusagen und die Projektverantwortlichen und Teamleiter auf mögliche Ursachen hinzuweisen. Dadurch können sie schnell Maßnahmen einleiten, um Verzögerungen zu reduzieren oder zu vermeiden. Unsere Automatisierungssoftware nutzt Indikatoren wie Start- und Abschlussdaten, über Projektfristen hinausgehende Aufgaben sowie vorherige Ergebnisse ähnlicher Projekte, um mittlere und hohe Risiken zu evaluieren. Anschließend versendet sie E-Mail-Übersichten, um die Nutzer zu warnen. Die Prognosen können in die Automation Engine eingegeben werden, um je nach Projektrisiko automatisch unterschiedliche Szenarien zu aktivieren.

Mit Prozessautomatisierungssoftware von Wrike zu maximaler Effizienz | Wrike

Smarte Antworten

Mit Smart Replies von Wrike können Nutzer ihre Projekte rasch vorantreiben, indem sie auf Benachrichtigungen mit automatisierten Antworten reagieren. Die mithilfe von maschinellem Lernen generierten Antworten basieren auf dem Kontext der Unterhaltung. Nutzer haben für jede @Erwähnung in ihrer Wrike Inbox die Wahl aus bis zu drei Antworten.

Dokumentenverarbeitung

Physische Dokumente können jetzt auf einfache Art und Weise mit dem Team geteilt werden. Die neue Wrike-Funktion für die Dokumentenverarbeitung verwandelt ausgedruckte Dokumente und handgeschriebene Notizen mittels optischer Zeichenerkennung in digitale, bearbeitbare Textdateien. Scannen Sie einfach den Text mit der Kamera Ihres Mobilgeräts, speichern Sie die Datei als Aufgaben-Anhang und laden Sie sie in Wrike hoch.

Mit Prozessautomatisierungssoftware von Wrike zu maximaler Effizienz | Wrike

House of Design automatisiert den Arbeitsablauf

Ryan Okelberry, COO/Principal bei House of Design erklärt, wie die Automatisierung von Wrike die Arbeitsabläufe seines Teams beschleunigt:

„… [Wrike] ist so einfach, dass wir auch ohne große Programmierkenntnisse schnell und einfach Lösungen erstellen können. Gerade die Möglichkeit, kleinere Abläufe zu automatisieren, macht die Wrike-Plattform so stark.“

Intelligenter arbeiten mit Automatisierung

Arbeitsabläufe automatisieren, gefährdete Aufgaben identifizieren, Reaktionsschnelligkeit steigern und gemeinsam an physischen Dokumenten arbeiten – mit der Automation Engine und der leistungsstarken Work Intelligence von Wrike kein Problem. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase. Außerdem empfehlen wir unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem Sie erfahren, welche vier Bereiche bei der Evaluierung von CWM-Lösungen beachtet werden müssen und welche 16 Funktionen Ihnen helfen, Ihre Wachstumsambitionen umzusetzen.

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