Comment gagner encore plus de temps grâce à un logiciel d'automatisation des flux de travail

Dans la première partie de notre série consacrée à la « sélection des meilleures solutions de gestion du travail collaboratif », nous avons vu à quel point il est indispensable d'adopter une méthode de réception des projets centralisée et de gérer toutes les tâches de l'équipe via un système d'archivage afin de pouvoir travailler efficacement. Sans cela, vous auriez probablement du mal à suivre les tâches, gérant les projets dans plusieurs programmes et courant après les différentes parties prenantes pour obtenir des informations détaillées sur le projet. Dans la deuxième partie, nous avons identifié les problèmes que posent les processus d'approbation d'actifs trop lents et les équipes fonctionnant en silos.

Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les avantages de l'automatisation des flux de travail et voir comment travailler intelligemment.

Problème : vous ne pouvez pas automatiser les tâches répétitives

Avant d'être terminés, la plupart des tâches et projets passent par des étapes prévisibles, ce qui se traduit toujours par un travail répétitif, à savoir attribuer les tâches à la bonne personne, les faire passer à l'étape suivante, les terminer et les archiver. Les tâches administratives sont synonymes de perte de temps car elles empiètent sur des activités plus productives, comme les entretiens avec des clients pour des études de cas ou la rédaction d'un article de blog annonçant un nouveau produit. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail pour attribuer automatiquement les tâches et avertir la bonne personne lorsque tout est prêt à être validé ? Les journées ne sont pas extensibles et les équipes ne devraient pas perdre une seconde dans des tâches administratives qui peuvent être automatisées.

Problème : vous mettez trop de temps à vous adapter 

La croissance des entreprises peut aussi bien être une bénédiction qu'une malédiction. C'est une bénédiction car les recettes augmentent et les équipes se développent, mais c'est également une malédiction car à mesure que la croissance s'installe, les projets et les charges de travail augmentent, ce qui peut peser sur la disponibilité des ressources. À mesure que le travail s'intensifie, les équipes n'ont plus vraiment le temps de se perdre dans des piles de données pour chercher des informations nécessaires à la prise de décision. La collaboration devient donc plus difficile et les limites entre travail et temps personnel se font plus floues.

Avec l'augmentation des charges de travail, les responsables de projet connaissent des difficultés à suivre et analyser manuellement la progression des initiatives de haut niveau et des tâches granulaires. Il devient également difficile d'évaluer les risques, et déterminer les niveaux de risque en se basant sur l'intuition et l'expérience est moins efficace et presque impossible à grande échelle. 

Les responsables de projet ont besoin d'un moyen efficace pour identifier d'un seul coup d'œil les initiatives en danger et les prioriser, sans devoir faire le point manuellement avec les membres de l'équipe et effectuer des recherches à de nombreux niveaux de projet. Lorsqu'un risque potentiel est identifié, ils ont besoin d'informations pour en déterminer précisément la cause et définir les étapes suivantes : avertir les parties prenantes, réduire les goulots d'étranglement, ajuster les ressources ou mettre à jour les calendriers.

L'apprentissage automatique et l'IA continuent de s'immiscer dans nos activités et routines quotidiennes. Les appareils intelligents font office d'assistants personnels en aidant à gérer les calendriers et en définissant des rappels. Les robots des centres d'aide sont de plus en plus fréquemment utilisés et assurent un excellent service client. Les applications les plus utilisées, comme Gmail, LinkedIn, ainsi qu'un grand nombre d'applications de messagerie sur téléphone, permettent de générer des réponses automatiques. Cette technologie à portée de main nous permet de gagner en efficacité, de mieux collaborer et d'être plus productifs. Alors, pourquoi ne pas en profiter ? Grâce aux outils d'automatisation des flux de travail, les équipes peuvent dégager du temps pour travailler à leur plein potentiel.

À mesure que la charge de travail et la collaboration augmentent, les membres de l'équipe peuvent parfois être submergés de notifications nécessitant des réponses rapides. La plupart des communications et réponses professionnelles sont courtes et exigent des décisions simples, mais répondre manuellement demande beaucoup trop de temps et d'efforts. De plus, il existe une pression pour répondre rapidement tout en jonglant avec plus de responsabilités. Avec l'accumulation de notifications, difficile de répondre sans un moyen rapide. Le logiciel d'automatisation des flux de travail est la solution toute trouvée car il vous permet d'agir rapidement pour faire avancer les projets avec un minimum d'interventions manuelles.

Même à l'ère de la transformation numérique, certaines tâches restent non virtuelles. Un collègue vous a remis un document imprimé ou une note manuscrite à l'attention du reste de l'équipe ? Même si vous pouviez numériser le fichier et l'importer, le processus de modification serait laborieux. Le partage de documents physiques, la modification et la collaboration ne peuvent pas être envisagés entre des entreprises et des équipes dispersées car certains membres de l'équipe n'ont tout simplement pas accès aux technologies de bureau traditionnelles pour numériser les éléments imprimés.

À chaque problème, Wrike a une solution

Wrike Integrate, notre fonctionnalité d'automatisation des flux de travail/processus pour tous les flux complexes et multi-applications, s'appuie désormais sur notre nouveau moteur d'automatisation pour automatiser les processus reproductibles au sein de Wrike.

Le moteur d'automatisation peut automatiser vos flux de travail les plus utilisés pour réduire la charge de travail opérationnelle. En s'appuyant sur la logique « si/alors », les administrateurs de compte peuvent créer des règles d'automatisation à l'aide de déclencheurs et d'actions afin de générer des rappels et notifications personnalisés, déplacer et organiser les tâches, mettre à jour le statut du travail et les missions, initier les flux d'approbation et agir en fonction des niveaux de risque du projet . Aucune expérience en codage n'est nécessaire pour créer les règles d'automatisation. 

Comment le logiciel d'automatisation des flux de travail de Wrike peut maximiser l'efficacité | Wrike

L'automatisation des flux de travail présente de nombreux avantages. En supprimant les tâches répétitives de la charge de travail d'une équipe, vous pouvez réduire le nombre d'erreurs commises, rationaliser les processus et permettre aux différents membres de gagner des centaines d'heures par an. En somme, il s'agit d'un autre moyen d'améliorer la productivité.

Prédiction des risques des projets

L'outil intégré Work Intelligence de Wrike inclut des fonctionnalités de prédiction des risques des projets reposant sur la technologie d'apprentissage automatique pour prédire assez tôt les retards éventuels et alerter les responsables de projets et d'équipes, en leur précisant les causes possibles, ce qui leur permet d'agir rapidement afin de réduire ou d'éviter ces retards. Notre logiciel d'automatisation des flux de travail utilise des signaux comme des dates de début et de fin, des tâches qui s'étendent au-delà des délais de projets et des résultats issus de projets similaires pour évaluer les risques modérés et élevés, et envoie des synthèses d'e-mails pour alerter les utilisateurs. Les prédictions peuvent être utilisées comme des entrées au moteur d'automatisation pour déclencher des actions afin d'automatiser l'activation de différents scénarios basés sur le risque des projets.

Comment le logiciel d'automatisation des flux de travail de Wrike peut maximiser l'efficacité | Wrike

Réponses intelligentes

Afin d'apporter des réponses brèves et rapides, les réponses intelligentes de Wrike permettent aux utilisateurs d'agir rapidement pour faire avancer les tâches en répondant aux notifications et à l'activité avec des réponses automatisées générées par apprentissage automatique. Chaque réponse est basée sur le contexte du fil de conversation et propose aux utilisateurs de choisir jusqu'à trois réponses pour chaque @mention reçue dans leur boîte de réception Wrike.

Traitement des documents

Vos collègues pourront désormais partager facilement des documents physiques avec les autres membres de l'équipe. En effet, la nouvelle fonctionnalité de traitement des documents de Wrike, une technologie de reconnaissance optique des caractères, numérise et convertit les documents imprimés et les notes manuscrites en fichiers texte modifiables. Il suffit donc d'utiliser l'appareil photo d'un appareil mobile comme scanner, d'enregistrer le fichier en tant que pièce jointe et de l'importer dans Wrike.

Comment le logiciel d'automatisation des flux de travail de Wrike peut maximiser l'efficacité | Wrike

House of Design automatise ses flux de travail

Ryan Okelberry, Chef des opérations / Directeur de House of Design décrit comment la fonctionnalité d'automatisation de Wrike accélère le flux de travail de son équipe et produit des résultats :

« ... [Wrike] est suffisamment simple d'utilisation pour que nous puissions rapidement rédiger des formules sans pour autant être un expert en programmation. Ce sont souvent les petites tâches que nous pouvons automatiser et intégrer dans les formules qui apportent une vraie plus-value à la plateforme de Wrike. »

Travaillez plus intelligemment grâce à l'automatisation

Automatisez vos flux de travail, identifiez les tâches à risque, répondez plus rapidement et collaborez sur des documents physiques. Tout cela est désormais possible avec l'outil Work Intelligence et le moteur d'automatisation de Wrike. Laissez-vous guider par Wrike en profitant de votre essai gratuit dès aujourd'hui. Et pendant que vous y êtes, téléchargez notre nouvel e-book intitulé « Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them » (autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre) et découvrez les quatre principaux points dont il faut tenir compte lors du choix d'une solution de gestion du travail collaboratif ainsi que les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes pour les équipes travaillant dans des entreprises en hypercroissance.

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