Elite 100ファイナリスト：Wrikeのお客様2社によるAI戦略の実現方法

AIは既に至る所に存在しますが、個々人、各部門、各組織がそれぞれのやり方でAIを使用している状態です。 その極端な例として、各部門ではその場しのぎのツールを寄せ集めて使用していることが多く、個々の従業員もワークフローの効率化を図るために 「シャドーAI」や承認されていないAIツールに頻繁に頼っているようです。

一方、Wrikeのスーパーユーザーは、自分の仕事も同僚の仕事も変革できる、一貫した時短型のAI戦略を構築しています。

AI戦略は、2025年のWrike Elite 100における新たなカテゴリーの一つでしたが、応募作品からは、綿密な思考プロセスと計画に裏打ちされたAIがいかに大きな影響力を発揮し得るかが見て取れました。

場合によっては、お客様はWrikeに組み込まれているAI機能をただ使っているだけではありません。 外部AIレイヤーとWrikeを組み合わせて、ワークフローを改善し、さらなる生産性向上を達成しています。 AI戦略カテゴリーのファイナリストは、AIの導入を流動的かつ柔軟に進めることが全てを変えることができることを証明しています。

ファイナリストである2社が、どのようにしてAI駆動型の業務管理の新たな基準を設定しているか見てみましょう。

ナレッジベースを即席のエキスパートにに変える

最初はVarsity YearbookのAli Mosesさんです。 . Aliさんとチームにとって、作業の加速を図る上で主に障害となっていたのは「検索時間」でした。 彼女らは SOPを深いフォルダー構造の中に埋めてしまっており、チームメンバーは特定の文書を探す際に、探すべき場所を必ず同僚に尋ねなければなりませんでした。

AliさんのAI戦略は、Wrike Copilotを施設全体の知識ベース（KB）に統合して、工場全体でセルフサービスを強化することでした。

今ではチームメンバーは、複雑なタスクのチェックリストを手動でスキャンする代わりに、自然言語でWrikeに照会するだけで済むようになりました。 KBスペースを「AI対応型」の標準フォーマットに再構築することで、チームは社内プロセスに関する質問を大幅に削減し、新入社員のオンボーディングを加速させることができました。

Varsity Yearbookでの成果は、チームメンバーがより迅速に行動を起こし、より自信を持ってコミュニケーションを取るという文化が築かれたことです。 Aliさんは「Wrikeなら、ユーザーが複数のSOPを手動で開いて確認する必要なく、該当するナレッジベース（KB）タスクに埋め込まれた正確なチェックリストや手順を表示することができます。」と説明しています。Wrike AIとVarsity Yearbookナレッジベースを組み合わせることで、新入社員も直接的な監督を必要とすることなく意思決定を行えるようになり、管理職の時間と労力を節約することができました。

Aliさんのチームは、検索しやすくするために知識ベースを調整しました。 今では、標準化されたフォーマットと一貫した言語を使用しているので、AIクエリによる最も関連性の高い回答が得られます。 「例えば、SOPは現在、要約された明確な表現から始まり、ユーザーが質問をする際に使いそうな言葉遣いに合わせたキーワードが含まれるようになっています。これにより、AIとのやり取り向けにKBが最適化されています。」とAliさんは説明しています。 この戦略により、AIの回答の質が向上し、繰り返される質問に関するVarsity Yearbookチームリーダーへの依存度が低下しました。

Varsity Yearbookは、プロセスの明確化に向けた第一窓口としてWrikeを活用することで、生産のピーク期におけるボトルネックや作業中断を軽減し、標準化された情報に基づいて全員の認識を統一することができました。

イノベーションのためのAI搭載「フロントドア」の構築

Varsity YearbookのチームがSoFi StadiumとHollywood Parkで外部情報をWrike内に統合したのに対し、Grant GotwaldさんはさらにAI層を追加して、Wrikeのプロジェクトキックオフ自動化機能を大幅に強化しました。

Grantさんは、同組織のイノベーションプロジェクト受付プロセスを担当することになりました。このプロセスは非常に煩雑だったため、メールのやり取りの中で優れたアイデアが埋もれてしまうことが頻繁にありました。さらに悪いことに、ユーザーはそのプロセスがあまりにも煩わしいことを知っていたため、そもそもイノベーションのアイデアを提出しようとも思わなくなっていたのです。

グラントさんのチームはこの問題を解決するために、今では「AIアイデア評価ツール」と呼ばれているものを構築しました。これは、Wrike向けのインテリジェントな「取り込み層」として機能するカスタムAI統合ソリューションです。これにより、新しいアイデアを受け入れ、それに基づいて行動を起こせるように、プロセス全体が変革されます。 これはWrikeへのフロントドアとして機能し、従業員とWrikeプラットフォームとのつながりを強化します。

5段階（アイデア、メール、手動によるQ&A、手動によるWrikeタスクの作成、データの整理）であったプロセスを、ますAIチャットボットを導入し、それをWrikeのブループリントにリンクさせることで、簡単な3段階に縮小できました。

現在、ユーザーは「パーソナルイノベーションアシスタント」と5分間のチャットを行い、そのアシスタントがインタビューを行ってアイデアを要約します。 このAIはインタビューを締めくくり、簡潔な評価を生成し、APIを介してWrikeに完全に詳細なプロジェクトを自動的に作成します。

新しいプロセスには、アイデア、AIチャットボットインタビュー、自動Wrikeプロジェクト作成が含まれます。

この革新的なアプローチにより、管理費が大幅に削減され、提出物の質も向上しました。 ある顕著なサクセスストーリーでは、法務チームがチャットボットとの対話に取り組みました。 その顛末は以下の通りです。

• 法務チームは現在直面している障害を説明しました。
• AIチャットボットは革新的なアイデアを提案しました。
• チャットボットはアイデアを評価し、提案内容の構成を支援しました。
• 次に、チャットボットは既存のプロジェクトの概要を調べて、新しい提案が別の部門で最近完了したプロジェクトとほぼ同一であることを示しました。

これら2つのプロジェクトを連携させることで、チームは不必要な作業を行うことなく、会社内ですでに使用されている既存のソリューションを適応させることができました。

全体として、このWrikeフロントドアの成果は驚異的でした。

• 管理時間の短縮：新しい提案のための手動データ入力とフォローアップ時間が削減されました。
• 提出物の質の向上：AI受付を使用することで提出物の質が大幅に向上しました。
• レビューサイクルの加速：「アイデアからレビューまで」の時間とプロジェクトのレビュー時間が短縮されました。

独自のインテリジェンスシステムの構築

Varsity Yearbookのように社内文書を即席のエキスパートに変えたい場合でも、SoFi Stadiumのようにチーム向けのインテリジェントな自動「フロントドア」を構築したい場合でも、適切な作業管理基盤があればすべてが可能になります。

実際、Wrikeに新たに導入されたAIエージェントは、受付の検証、トリアージ、分類、ルーティング、フィールド更新など、これらのワークフローの一部をサポートできます。 SOPを分類し、書式を確認し、古くなったコンテンツをレビューのためにルーティングすると、エージェントがナレッジベースから情報を引き出すように設定することもできます。

これらのElite 100ファイナリストの成功は、チームの創意工夫とWrikeの多機能プラットフォームを組み合わせることで、単に業務を管理するだけでなく、それをマスターすることができることを証明しています。

これまで、WrikeのElite 100ファイナリストのうち、オーケストレーション、イノベーション、アナリティクス というカテゴリーについてご紹介してきました。 Wrikeからさらなるインスピレーションを得たい方は、ぜひ過去の投稿もご覧ください！