Hébergement, télécoms, voix et IoT : Jaguar Network optimise la gestion de ses projets avec Wrike

Thierry Weibel

Chef de projet,
Business Unit

Jaguar Network — Opérateur télécoms et hébergeur français depuis 2001, France.

Leur histoire

Transversalité, communication efficace et productivité

Jaguar Network est un opérateur télécoms et un hébergeur français, créée en 2001. La société accompagne les entreprises dans leur transformation numérique et l'exploitation des données. Le groupe bénéficie d'expertise reconnue dans l'univers des services numériques, à savoir : Cloud, IoT, Big Data, Service Managés. La société s'appuie sur un réseau de data centers français qui repose sur les normes les plus exigeantes en matière de sécurité : agrément H.D.S., certification ISO 27001, D.C.I. D.S.S. Pour la sécurité du cloud, une démarche de qualification MC a été initiée. À ce jour, Jaguar Network accompagne au travers de nombreux partenariats industriels, éditeurs, intégrateurs, O.S.N., plus de 1200 clients depuis les agences de Paris, Lyon, Marseille, Sophia Antipolis, Annecy et Genève. Thierry Weibel, chef de projet au sein du département Business Unit, gère avec son équipe des projets transverses via des services d’hébergement, de télécoms, de la voix et de l'loT. Le département des Business Unit compte à lui seul près de 50 personnes. “Avant Wrike, nous rencontrions de nombreux problèmes de transversalité au sein des services opération, production et exploitation : en somme on ne communiquait pas efficacement” affirme Thierry Weibel. Les suivis de projets étaient parfois décousus et beaucoup de temps et d’énergie étaient dépensés pour rassembler les parties prenantes, se synchroniser, s’organiser et diffuser l’information. La perte d’efficacité a été rapidement identifiée : “Le plus souvent on faisait des réunions qui donnaient lieu à des comptes-rendus, les actions n’étant pas réellement assignées, la semaine suivante, on repartait du même point” précise Thierry Weibel. L’objectif était alors simple, gagner en visibilité et en efficacité sur tous les projets notamment de long terme, en interne comme en externe.

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C’est l’aspect user friendly de la solution Wrike qui fait sa puissance et favorise une adoption rapide par les collaborateurs, même pour les non digital natives.

Thierry Weibel

Chef de projet, Business Unit

Avant Wrike, les équipes Jaguar Network utilisaient principalement des processus manuels comme les e-mails. Thierry Weibel avait également testé personnellement différentes solutions mais jamais à grande échelle. Un suivi de tâches manuel avait été mis en place, mais aucun reporting ne permettait à chacun de faire le point sur les en cours ou les projets à venir. “Notre équipe recherchait un outil de gestion de projets collaboratif, intuitif, simple d'utilisation : Wrike correspondait à tous ces critères. Par ailleurs, nous nous sommes rendus compte que plusieurs collaborateurs avaient démarré des versions d’essai simultanément dans leurs coins. Nous étions convaincus de l’attrait et de l’intérêt de Wrike : voilà pourquoi nous avons choisi et adopté la solution” explique Thierry Weibel.

L’une de mes plus grandes fiertés est un projet de long terme (9 mois), réalisé cette année pour un de nos clients Top 5, géré entièrement dans Wrike. Notre client était très satisfait et nous avons livré les éléments en temps et en heure !

Thierry Weibel

Chef de projet, Business Unit

Leur victoire

Wrike offre un sentiment de sécurité en centralisant tout type d’information dans un seul et même outil

Après près de 2 ans d’utilisation, tout le département des Business Unit utilise l’outil Wrike : la création, l’affectation et le suivi des tâches étant acquis à 100% par les utilisateurs. Aujourd’hui, l'authentification Wrike est accessible via l’Active Directory de Jaguar Network, autrement dit n'importe quel collaborateur dans la société peut se connecter à Wrike et disposer d’un compte comportant son mot de passe unique s’il le souhaite, son authentification étant centralisée. Libre à lui ou elle ensuite de tester la solution et de la déployer via l’ajout de licences dans son département si nécessaire. “Ce qui est compliqué à l’aube d’un tel changement c’est de modifier les habitudes”, explique Thierry Weibel, “Les collaborateurs doivent se connecter sur un outil nouveau, voir la liste des tâches qui leur sont affectées, on leur demande de mettre à jour les tâches. C'est un nouvel effort quotidien”. Après avoir visualisé la puissance des notifications envoyées automatiquement aux parties prenantes pour prendre le relai sur une tâche, les collaborateurs Jaguar Network étaient déjà conquis. Les chefs de projet ont ensuite décomposé leurs projets en plusieurs tâches, les liant entre elles et les affectant aux personnes concernées. La mécanique s’est enfin mise en place une fois que les collaborateurs ont pu ouvrir des tâches suite à la réception de notifications, contenant le contexte de l’action, les informations requises et les documents nécessaires. Un projet porté par un groupe de champions, des formations et un accompagnement dans l’utilisation de l’outil en interne ont permis aux collaborateurs d’adopter Wrike au sein de Jaguar Network. Selon Thierry Weibel, c’est l’aspect user friendly de la solution Wrike qui fait sa puissance et favorise une adoption rapide par les collaborateurs, même pour les non digital natives.

Wrike est aujourd’hui l’outil de référence dans le déploiement de projets d’infrastructures au sein de Jaguar Network. Une fois qu’un projet est lancé, Wrike permet de centraliser et modéliser l’ensemble des jalons, correspondant aux différentes étapes clés : commande du matériel, réception, déploiement physique, configuration, documentation et mise en production. Le déclencheur d’un projet pour le département des Business Unit ? La demande d’un client en externe, ou bien une décision stratégique en interne. “Notre stratégie chez Jaguar Network est de nous implanter localement dans les régions. Récemment, nous nous sommes par exemple implantés à Lyon et avons fait l’acquisition d’un nouveau data center sur place. Notre département était en charge de l’ensemble du déploiement” explique Thierry Weibel.

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Jaguar Network accompagne plus de 1200 clients depuis les agences de Paris, Lyon, Marseille, Sophia Antipolis, Annecy et Genève.

Les Business Unit gèrent des projets de taille et de types différents (upgrade de matériel, mise en production de nouveaux services, etc). Depuis quelques mois, Thierry Weibel et son équipe ont intégré l’ensemble de ces projets dans Wrike via un macro-planning : de sorte à pouvoir organiser le travail et l’achèvement de ces projets sous forme de Sprint et ce tout au long de l’année. Le travail est désormais organisé, planifié et géré de façon agile pour chaque trimestre. Des flux de travail ont également été personnalisés par Thierry Weibel et son équipe, notamment sur la partie matériel avec les statuts suivants : “matériel reçu”, “matériel en stock”, “en préparation”, “matériel préparé”, “en déploiement”, “déployé”. Prochaine étape pour les équipes Jaguar Network ? Intégrer Wrike et Jira, outil de gestion de projet utilisé par les développeurs de l’entreprise, pour relier notamment des backlogs, des sprints ou encore des lots de développement Jira à des tâches Wrike. “L’un des plus grands avantages de Wrike selon moi,” déclare Thierry Weibel, “c’est de retrouver facilité et donc sérénité dans son travail : arriver le lundi matin au bureau après un agréable week-end et une bonne déconnexion, sans être perdu et en sachant exactement par quoi démarrer, ça vaut de l’or !” Les tableaux de bord de Wrike permettent de conserver et centraliser en un même espace le suivi et la priorisation des tâches, en bannissant l’utilisation non sécurisée et peu collaborative des post-its. Les réunions de l’équipe Business Unit ont été réduites en moyenne d’une heure, au profit de points de synchronisation plus court de 30 minutes, avec pour principal support les tableaux de bord de Wrike. Le gain en efficacité se ressent sur les projets grâce à une meilleure productivité mais surtout à grâce à une meilleure centralisation des données selon Thierry Weibel : aucune information ne pouvant désormais se perdre.

Leurs super pouvoirs

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Étiquetage

Cet outil permettant de cross-tagger projets et tâches pour les faire apparaître dans différents dossiers apporte plus de visibilité et une plus grande liberté aux collaborateurs, afin de visualiser leur travail comme ils le souhaitent.

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Diagramme de Gantt

Sa simplicité et son utilisation intuitive permettent de lier rapidement et facilement des tâches entre elles pour une vue macro des projets d’une équipe ou même d’une organisation.

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Tableaux de bord

Combiner différents tableaux de bord augmente la visibilité sur votre travail personnel mais vous permet également de piloter efficacement le travail des membres de votre équipe.

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