Electrolux simplifie son processus créatif grâce à Wrike

Un emplacement unique et transparent pour l'ensemble de la documentation

En tant qu'équipe créative gérant une série d'actifs pour plusieurs projets à la fois, devoir déterminer les exigences pour chaque tâche et récupérer les informations de base prenaient énormément de temps, ce qui pouvait retarder les designers. L'équipe d'Electrolux avait besoin d'une solution de gestion du travail qui permettrait de gérer ses processus en toute transparence, tout en offrant un emplacement unique capable de stocker et de rechercher les informations, exigences et actifs propres à chaque projet.

Ella Rudebeck revient sur la façon dont cette solution a aidé toute l'équipe : « Tout le monde est en mesure de voir l'ensemble des fichiers en permanence. Il n'est donc plus nécessaire de demander un accès par e-mail ou par messagerie instantanée pour les consulter. De plus, si quelqu'un importe un nouveau fichier, l'information est disponible immédiatement. »

Johan Alm ajoute : « Nous gagnons également du temps en disposant des informations et des documents nécessaires à nos projets au même endroit. En tant que responsable, je peux affecter des personnes à chaque tâche, et les membres de l'équipe sont précisément au fait des actions à entreprendre pour chaque projet. Ils connaissent la date d'échéance et savent quelles tâches leur incombent ; ils peuvent également consulter le calendrier par le biais du diagramme de Gantt. Wrike sera d'une aide précieuse pour les personnes qui ont des difficultés à planifier leur travail, car elles bénéficieront d'une vision claire des tâches à réaliser et des délais de livraison, et sauront où trouver l'information. »

Flux de travail et formulaires de demande automatisés

Les membres de l'équipe s'appuient actuellement sur trois blueprints Wrike personnalisés qui correspondent à trois flux de travail différents pouvant varier en fonction de l'ampleur de chaque projet. Ils ont également commencé à utiliser un formulaire de demande personnalisé qui les aidera à obtenir les informations nécessaires auprès d'autres équipes, avec pour objectif de lancer leurs propres projets de conception. « Nous avons intégré nos processus dans des blueprints, et notre choix est déterminé en fonction de la taille du projet, avec différentes tâches et différents délais », explique Johan Alm. 

Le fait que les tâches soient automatiquement créées à partir des blueprints permet également d'améliorer la communication au sein de l'équipe. Ella Rudebeck précise : « Nous avons réduit le nombre d'e-mails échangés entre nous, car nous communiquons désormais via Wrike. Cela représente une quantité importante de messages envoyés en moins et bien 50 % d'e-mails en moins à traiter pour les designers. » 

L'équipe de conception d'emballages s'est également efforcée de regrouper les données et les communications relatives aux tâches au sein d'une source unique d'informations. « Tout est connecté, car nous demandons à nos collaborateurs d'intégrer les informations dans Wrike », explique Ella Rudebeck. 

Outils de révision et d'approbation intégrés 

Chargée de concevoir jusqu'à 40 actifs par projet, l'équipe de conception d'emballages d'Electrolux passait beaucoup de temps à recueillir des retours d'information provenant de sources multiples. 

Johan Alm explique que leur processus repose en grande partie sur les commentaires des différents intervenants. « Une grande partie de notre travail consiste à créer des maquettes d'emballage, et de nombreuses parties prenantes doivent pouvoir commenter, approuver, réviser et effectuer les modifications nécessaires. » Wrike a mis à disposition de l'équipe une solution qui lui permet de gérer ces commentaires, de les appliquer ou de poser des questions directement à partir de l'actif, et de conserver chaque approbation au même endroit. « Lorsque nous échangeons des e-mails pour commenter le travail de conception, cela prend énormément de temps et entraîne de nombreuses erreurs », indique Johan Alm. « Nous pouvons désormais revoir l'agencement du design d'emballage directement dans le programme, et nos designers l'adorent. » 

L'équipe d'Electrolux utilise aussi régulièrement la fonctionnalité d'approbation par les invités. Johan Alm l'atteste : « Wrike a un réel intérêt pour nous, car cette solution nous permet de demander à des approbateurs invités d'examiner la maquette et de nous faire part de leurs commentaires directement dans Wrike. » Ce processus rationalisé de révision et d'approbation a permis de réduire de 30 % le temps consacré à chaque projet. 

En conclusion

Au cours des cinq dernières années, la plateforme de gestion du travail collaboratif de Wrike a permis à l'équipe de conception d'emballages d'Electrolux de réduire de moitié le nombre d'e-mails échangés, d'éliminer le stress engendré par le fait de devoir constamment rechercher des informations pour être en mesure de lancer des projets et demander des approbations pour pouvoir les clôturer, et finalement de produire jusqu'à 10 fois plus d'actifs par projet. 

Wrike a également favorisé une meilleure collaboration entre les services, améliorant activement le travail de l'équipe marketing d'Electrolux en regroupant tous les actifs créatifs d'emballage en un seul et même endroit accessible. 

Wrike a même permis à l'équipe de conception d'emballages d'améliorer le nombre d'actifs créés pour chaque projet sur lequel elle travaille. « Nous assumons le même nombre de projets, mais nous en faisons plus pour chacun d'eux ; alors que nous proposions auparavant quatre maquettes par projet, nous pouvons désormais en réaliser 40 pour un seul projet », explique Ella Rudebeck. 

« Ce type de programme permet de réduire le stress de toutes les personnes impliquées, car les ressources sont à portée de main ; nous savons où chercher les fichiers, nous pouvons discuter avec les collaborateurs ainsi que les différentes parties prenantes et poser des questions », précise Ella Rudebeck. « C'est pratique pour tout le monde. »