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Wrike aide l'agence créative à honorer ses engagements de livraison en toute sérénité, malgré la hausse des demandes de projet

Wrike aide l'agence créative à honorer ses engagements de livraison en toute sérénité, malgré la hausse des demandes de projet
Siège social
San Francisco, Californie
Secteur
Publicité et marketing
Nombre de salariés
100
Nbre d'utilisateurs
30
Services utilisant Wrike
Marketing, direction
Fonctionnalités clés
Les tableaux de bord, pour améliorer la visibilité, les outils de révision, pour rassembler les retours, et un gain global d'efficacité
Défis principaux
« Réduire l'éloignement, en termes de distance et de temps, pour que nous puissions être sur la même longueur d'onde en même temps. »
Pourquoi Wrike
Pour sa transparence, grâce à ses vues sur les projets, à la fois globales et détaillées, et parce que cette solution est adaptée au processus créatif participatif de l'agence.
Sköna est une agence créative B2B basée dans la Silicon Valley et en Suède.

Son histoire

La collaboration sur plusieurs projets depuis différents pays a semé le doute chez la PDG de l'agence quant à ses capacités à maintenir une qualité de travail constante

En tant qu'agence créative basée en Suède et aux États-Unis, offrant une large gamme de services, Sköna sait que l'implication de chacun dans le processus créatif est une nécessité, et que les designs simples et épurés sont ceux qui retiennent l'attention. L'agence collabore au quotidien avec ses clients en B2B pour les doter d'une forte identité visuelle, en les aidant à prioriser leur marque pour se différencier des autres. La plupart de ses clients sont des entreprises à fort potentiel de croissance qui n'ont tout simplement pas eu le temps de travailler leur identité et leur message.

L'année dernière, Sköna a ouvert un bureau à Stockholm, dans le but de familiariser ses clients avec l'esthétique suédoise et de l'intégrer à ses créations. Mais l'ouverture de ce bureau, avec un décalage horaire de 9 heures avec le siège de San Francisco, a posé quelques problèmes.

« Les deux bureaux travaillent souvent sur les mêmes projets », explique Jenny Sagström, PDG et Co-fondatrice de Sköna. « Nous avons donc cherché une solution pour réduire cet éloignement, en termes de distance et de temps, pour que nous puissions être sur la même longueur d'onde en même temps ».

Jenny Sagström ressentait la pression d'être impliquée à chaque étape de chaque projet. Elle a commencé à chercher des solutions pour disposer d'une vue d'ensemble, afin de se consacrer davantage au développement de l'entreprise. « Nous avons essayé Asana, mais cela ne suffisait pas, explique-t-elle. Puis nous avons testé Basecamp, mais le logiciel n'offrait pas de fonctionnalité de gestion de projet ».

Jenny Sagström et son équipe ont continué à chercher une solution pour apporter de la transparence, avec des vues à la fois globales et détaillées sur les projets, mais aussi adaptée à son processus créatif participatif.

« Nous fonctionnons selon un modèle typiquement suédois, c'est à dire que tout le monde a son mot à dire », explique Kate Doyle, directrice Grands comptes chez Sköna. « Nous sommes donc très nombreux à participer au processus créatif, ce qui , à terme, enrichit notre travail, mais nous demande également beaucoup de rigueur pour mener à bien les projets ».

Sa victoire

Grâce à Wrike, la PDG dispose d'une vue d'ensemble sur tous les projets, ce qui lui assure que son équipe livrera un travail de qualité

Après avoir testé plusieurs outils de gestion du travail et constaté qu'ils ne répondaient pas à ses attentes, l'équipe a porté son choix sur Wrike.

« Notre entreprise est en pleine croissance, et je ne suis tout simplement pas assez disponible pour m'occuper personnellement de chaque client et de chaque projet, observe Jenny Sagström. Grâce à Wrike, je peux superviser les choses et intervenir pour vérifier que notre standard de qualité soit bien respecté ».

C'était l'élément clé qui manquait à tous les autres outils. Jenny Sagström recherchait une solution permettant à son équipe d'avancer sans qu'elle n'ait besoin de s'impliquer à chaque étape du processus. Grâce à Wrike, elle a pu déléguer sereinement en sachant que son équipe livrerait un travail de qualité.

« Ce que j'aime le plus chez Wrike, c'est qu'il me donne confiance en mon équipe, note Jenny Sagström. Je sais qu'elle ne baisse pas les bras et je peux faire des vérifications ponctuelles sur le travail quand je le souhaite... C'est important pour moi, car en fin de compte, tout ce qui sort d'ici porte ma signature ».

Pour Kate Doyle, Wrike offre une vision claire de tous les projets de l'entreprise, afin de s'assurer que chaque campagne de marketing a été pensée dans les moindres détails et réalisée selon les standards de qualité les plus élevés. « Wrike m'a permis de disposer d'une source unique d'informations, d'un outil où je peux tout mettre et que je peux consulter pour me rassurer », confie-t-elle.

Janessa Mason, directrice artistique de Sköna, peut traiter efficacement des demandes ponctuelles et organiser tous les projets en cours dans Wrike. « Je peux partir l'esprit tranquille le vendredi car je sais que rien n'a été oublié, explique-t-elle. Tout est à sa place, et chacun dans l'équipe sait ce qu'il a à faire ».

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Grâce à Wrike, je n'ai plus besoin d'être impliqué dans tous les projets. Je peux garder une vision globale. Je ne pense pas que ce serait possible avec un autre système de gestion de projet.

Ses superpouvoirs

Améliorer la visibilité grâce aux tableaux de bord

Avant d'adopter Wrike, l'équipe suédoise faisait une réunion hebdomadaire pour passer en revue les projets entrants et créer une fiche de production pour la semaine. Avec Wrike, cette réunion est devenue inutile, dès lors que l'équipe s'est mise à utiliser les tableaux de bord. « Nous avons complètement renoncé à notre fiche de production, qui était très fastidieuse, explique Jenny Sagström. Wrike offre suffisamment de rigueur pour hiérarchiser le travail, tout en proposant énormément d'options pour s'adapter aux différentes façons de travailler de chacun ».

Rassembler les retours grâce aux outils de révision

Les délais d'exécution rapides et les demandes de dernière minute sont chose commune chez Sköna. La fonctionnalité de révision de Wrike a permis de rassembler tous les retours dans un seul espace. "« Elle est extrêmement utile car elle nous permet de suivre le rythme soutenu de nos flux de travail, affirme Kate Doyle. En échangeant dans un seul et même endroit, nous sommes certains de disposer de tous les éléments nécessaires, et nous avons constaté une augmentation importante de notre réactivité auprès des clients grâce à Wrike ».

Améliorer l'efficacité

Wrike permet de savoir qui est le plus à même de réaliser un projet pour l'assigner à la meilleure personne. « Il me suffit de consulter la feuille de temps pour savoir rapidement qui est le plus compétent en matière de supports marketing, par exemple. Alors, lorsqu'une nouvelle demande se présente, je sais parfaitement à qui la confier », explique Kate Doyle.

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